Effizientes und effektives Geschäftsprozessmanagement

Effizientes und effektives Geschäftsprozessmanagement „Wir haben sehr gute Prozesse, nur keiner hält sich daran“ Dieser Ausspruch aus dem Management eines mittelständischen Unternehmens beschreibt exzellent die Situation, wenn das Prozess- management nur in Archiven existiert und höchstens bei einem Audit zum Vorschein kommt. Die Problematik vorhandene Prozessvorgaben nicht zu nutzen beziehungsweise diese nicht durch entsprechende Implementierung zu sichern ist nur ein möglicher Problemfaktor für ein effizientes und effektives Management der eigenen Geschäftsabläufe. Nicht auf dem aktuellen Stand gehaltene Dokumentationen und damit entsprechender Wertverlust für das Prozessmanagement ein weiterer. Letztendlich können sich die Defizite bis zu einer völlig undefinierten Prozesssituation erstrecken Prozessmanagement im „Freistil“ ist eine Disziplin die nicht erst langfristig zu einem Problem werden kann. Mangelndes Risikomanagement, nicht erkannte Ineffizienz, Produktivitätshemmnisse, lange Durchlaufzeiten und schlechte Qualität der Abwicklung können sich schnell fatal auswirken. Business Process Management (BPM) als ganzheitlicher Ansatz Das aktive Management der Geschäftsprozesse ist sicherlich nicht als reine Dokumentation und Modellierung zu verstehen. Vom Prozesse beschreiben zum Prozesse leben ist ein entscheidender Schritt der an verschiedenen Stellen Unterstützung benötigt. Dieses kann zum Beispiel eine ergänzende Software, ein professionelles Monitoring und Automatisierung sein. Eine Business Process Management (BPM) Software Lösung eröffnet die Chance auf ein ganzheitliches Prozessmanagement. Grundlage hierfür ist die Vereinigung aller Zyklen eines Prozesses. Angefangen bei der Planung, Modellierung und Simulation, über Integration und Automatisierung, dem Management, bis zur Analyse und Optimierung. Hiermit wird der gesamte Lebenszyklus eines Prozesses unterstützt. Die definierten Abläufe und die damit verbundene Prozesslogik werden nicht nur beschrieben, sondern gleichfalls als Vorgaben für den Geschäftsalltag implementiert. Weiterhin kann die korrekte Durchführung automatisiert überwacht werden. Das entstandene Wissen wird erhalten, kann ausgewertet und zur Optimierung genutzt werden. Der geschaffene Kreislauf eröffnet die Chance einer stetigen Verbesserung. Nicht zuletzt wird hier auch einem dynamischen Umfeld, welches eine steige Überprüfung und Anpassung an veränderte Bedingungen verlangt, Folge geleistet. Seite 1 von 7 Effizientes und effektives Geschäftsprozessmanagement Übergreifende Prozesse und Automatisierung Die Abbildung der betrachteten Prozesse in ganzheitlicher Form, als medienübergreifende Integrationsplattform, ist ebenso eine BPM Disziplin wie die Automatisierung. In Anbetracht, dass Geschäftsprozesse sich nicht selten über verschiedene Medien, wie Papier und unterschiedliche Applikationen verteilen, wird damit ein beachtliches Potenzial geschaffen. Papierformulare können durch elektronische ersetzt werden und Teilprozesse aus verschiedenen Systemen zu einem Gesamtablauf vereint werden. Die Schaffung einer durchgängigen Prozesskette schafft Transparenz. Diese hilft nicht nur im operativen Prozess- management und Monitoring, sondern gleichfalls in der konzeptionellen und strategischen Betrachtung. Abläufe und Zusammenhänge werden deutlich und eine Grundlage für die Aufdeckung von Redundanz entsteht. Ein Beispiel kann die mehrfache Datenhaltung sein, die ein mehrfaches Datenmanagement erfordert und wahrscheinlich auch redundante Prozesselemente und Inkonsistenz birgt. Redundante und unnötig manuelle Tätigkeiten können automatisiert oder komplett eliminiert werden. Beispiele sind Datentransfers von Papierformularen in Systeme oder mehrfache Erfassungen identischer Daten in verschiedenen Systemen. Natürlich kommen aber auch ganz andere Überlegungen, wie die Automatisierung von Routing, Monitoring und Eskalationsmanagement in Betracht. Die Möglichkeiten der Automatisierung sind hiermit aber nur sehr oberflächlich angerissen. Je nach Fokus besteht an verschiedenen Stellen enormes Potenzial. Sowohl auf der Kostenseite, wie auch aus qualitativen Gesichtspunkten. Der Faktor Zeit wird maßgeblich beeinflusst. Durch eine Eliminierung von Prozessbrüchen und einer Automatisierung von Prozesselementen können Durchlaufzeiten massiv beschleunigt werden. Dies wiederum beeinflusst ebenfalls sowohl Qualität wie auch monetäre Aspekte. Prozesssteuerung Die Steuerung der Prozesse so abzubilden, dass sie sowohl dynamisch wie auch starr erfolgen können ist eine Spezialität des BPM. Je nach Bedarf ist Flexibilität oder eine präzise Definition der Abläufe erforderlich. Dies kann nicht nur in unterschiedlichen Prozessen, sondern auch innerhalb eines Workflows differieren. Einige Abläufe erfordern aus unterschiedlichen Erwägungen einen genau und fest bestimmten Ablauf. Das bedeutet, dass hier der Fokus auf einer klar abgesteckten Vorgabe liegt. Damit muss die Implementierung auch entsprechend erfolgen. Andere Abläufe benötigen die Möglichkeit eines flexiblen Routings. Dies kann der Fall sein, wenn je nach Inhalt verschiedene Personen oder Gruppen in einen Ablauf involviert werden. Entsprechende Varianten können sich innerhalb eines Ablaufs auch treffen, d.h. einige Schritte eine klare Definition haben und andere flexibel gestaltet sind. Ein sehr einfaches Beispiel kann das folgende Szenario aus dem Bereich „Beantragung von Investitionsgütern“ sein. Der sich aus der Anschaffung ergebende Betrag macht durch seine Höhe eine Abzeichnung aus der Geschäftsleitung erforderlich. Das Routing ergibt sich in diesem Fallbeispiel starr aus der Summe der Investition und Seite 2 von 7 Effizientes und effektives Geschäftsprozessmanagement der hinterlegten Liste der Genehmiger mit deren individuellen Rechten. Der Antrag wird also starr und ohne die Möglichkeit der Beeinflussung an den jeweiligen Abzeichnungsberechtigten geleitet. Dieser möchte sich Rat von einem Experten einholen. Hierfür steht eine Auswahlliste zur Verfügung. Die Auswahl aus dieser ermöglicht eine flexible Variante andere Gruppen in den Ablauf zu involvieren. Nach deren Bewertung des Antrags wird dieser wieder starr an den Genehmiger geleitet. Dieses sehr einfache Beispiel deutet die Möglichkeiten nur an. Ein weitergehendes Beispiel ist die Berücksichtigung von variablen Daten innerhalb von Prozessen und deren Auswirkung auf zeitliche und qualitative Vorgaben. Die Tatsache, dass Kunden unterschiedliche Verträge und damit auch unterschiedliche Service Level Agreements abschließen können, macht eine Überwachung zunächst einmal schwieriger. Durch die Hinterlegung von Kundenlisten nebst Status entsteht aber die Möglichkeit durch eine BPM Lösung selbständig und dynamisch Durchlaufzeiten für den aktuellen Ablauf zu definieren und deren Einhaltung zu überwachen. Gute Business Process Management Systeme bieten einfache Lösungen für solche Problematiken. Die genannten Szenarien deuten die Vorteile nur an, lassen aber Rückschlüsse auf das weitere Potenzial zu. Das Wissen über die eigenen Abläufe wird in die Prozesslogik transferiert und elektronisch überwacht. Business Activity Monitoring Das proaktive Monitoring der Geschäftsaktivitäten bietet die Chance Informationen zu einem Zeitpunkt zur Verfügung zu haben, an dem noch die Möglichkeit eines Eingriffs besteht. Der Vorteil gegenüber Auswertungen die sich auf bereits abgeschlossene Aktivitäten beziehen ist schnell zu erkennen. Die Übersicht über die Key Performance Indicators (KPI’s) in Realtime eröffnet die Chance abhängige Handlungen rechtzeitig zu entscheiden und einzuleiten beziehungsweise automatisch entscheiden und einleiten zu lassen. Die Notwendigkeit hierfür kann sich aus diversen zeitlichen, qualitativen oder monetären Aspekten ergeben. Ein einfaches Beispiel hier ist die Überwachung von Bestand im Gegensatz zum Bedarf und die damit verbundenen Aktivitäten, wie Nachbestellung und Überprüfung von Konditionen. Eine weitestgehende Automatisierung des Monitorings kann die Erzielung von einer deutlichen Effizienz - und Qualitätssteigerung bewirken. Das folgende Beispiel zeigt auf, dass sich dies vereinen lässt. Die manuelle Überwachung von vielen einzelnen Aktivitäten ist nicht nur sehr aufwändig, sondern auch Fehleranfällig. Gerade bei vielen gleichzeitigen Abläufen. Die automatisierte Überwachung filtert die kritischen Elemente aus einer Vielzahl von Abläufen und senkt damit den Aufwand für die manuelle Überwachung. Gegebenfalls kann auch automatisiert das Problem beseitigt werden. Weiterhin sinkt die Gefahr kritische Einzelfälle in der Masse oder aus Zeitgründen zu übersehen. Je nach Anforderung können auch weitere Anforderungen von Bedeutung sein. Die Selektion von benötigten Daten und eine anschließende Weiterverwertung für daraus resultierende Aktivitäten können Prozesse nachhaltig optimieren. In qualitativer und kostenseitiger Betrachtung. Seite 3 von 7 Effizientes und effektives Geschäftsprozessmanagement Prozesse und Lösungen - „Von klein bis groß..“ Prozessbeispiele die für den Einsatz einer Business Process Management Lösung geeignet sind und die damit verbundenen zu erzielenden Benefits sind breit gestreut. Je nach Blickwinkel können hier stark unterschiedliche Aspekte von Bedeutung sein.