Die Umsetzung der AEO-Zertifizierung

Pressemeldung Mannheim, 27. Februar 2009 Die Umsetzung der AEO-Zertifizierung Aus dem wachsenden Sicherheitsbedürfnis und dem Ziel, globale Lieferantenketten vom Hersteller bis zum Endverbraucher effektiv zu schützen, ergeben sich neue und umfangreiche Anforderungen. Vor diesem Hintergrund entwickelte die Weltzollorganisation Standards für den sicheren weltweiten Handel. Ein Baustein bildet hierbei die Zertifizierung als „Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter“ (Authorized Economic Operator, kurz AEO). Mit dieser weisen Unternehmen ihre Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit nach - und profitieren von den Vergünstigungen im Rahmen der Zollabfertigung. Zu den Voraussetzungen für die AEO-Zertifizierung zählen der Nachweis über die bisherige Einhaltung der zoll- und steuerrechtlichen Vorschriften, ein zufriedenstellendes System der Führung der Geschäftsunterlagen, nachgewiesene Zahlungsfähigkeit, praktische oder berufliche Befähigungen sowie geeignete Sicherheitsstandards. Eine zufriedenstellende Führung von Geschäftsunterlagen impliziert in diesem Zusammenhang die Einhaltung nationaler gesetzlicher Vorgaben. Der Status des zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ist in allen EU-Mitgliedsstaaten gültig und kann in drei Variationen erteilt werden:  "Zollrechtliche Vereinfachungen" (AEO C)  "Sicherheit" (AEO S)  "Zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit" (AEO F) Die aufgeführten Varianten unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Bewilligungsvoraussetzungen und den aus ihnen resultierenden Vergünstigungen. Der Inhaber des Zertifikats „Zollrechtliche Vereinfachungen“ (AEO C) erfährt zollrechtliche Vergünstigungen wie z.B. weniger physische Zollkontrollen oder Überprüfungen von Unterlagen. Zudem erfolgt eine vorrangige Abfertigung von Kontrollen, die auf Antrag an einem anderen Ort als der beteiligten Zollstelle durchgeführt werden kann. Der Inhaber des AEO-Zertifikats „Sicherheit“ (AEO S) genießt u. a. die Vorteile, dass er über eine Warenkontrolle gegebenenfalls zuvor unterrichtet wird und im Rahmen einer summarischen Eingangs- bzw. Ausgangsanmeldung lediglich einen reduzierten Datensatzumfang übermitteln muss. Das Zertifikat „Zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit“ (AEO F) verbindet die Vergünstigungen der beiden anderen Zertifikate. Vorteile nutzen – Potentiale ausschöpfen Aus den o.g. Vorzügen lassen sich weitere Vorteile, wie z.B. ein geringerer administrativer Aufwand, höhere Planungsgenauigkeit, mehr Flexibilität und Zeitersparnis ableiten. Zudem ergeben sich u.U. eine Steigerung der Effizienz aufgrund höherer Transparenz und geringeren Lieferverzögerungen sowie eine Abnahme von Diebstählen und Verlusten infolge höherer Sicherheitsstandards. Hoher Standard muss eingehalten werden Nach Antragsstellung und der Zuteilung des AEO-Zertifikats muss eine dauerhafte Einhaltung der AEO-Compliance sichergestellt werden. Andernfalls drohen der Entzug des Zertifikats, der Verlust sämtlicher Privilegien und der Verlust möglicher Aufträge. Im Fall des Zertifikatsentzugs kann dieses frühestens nach 3 Jahren erneut beantragt werden. Mit dem Einsatz einer speziell auf die AEO- Thematik ausgerichteten Softwarelösung kann der Zertifizierungsprozess unterstützt und zudem sichergestellt werden, dass der AEO-Status seine positive Wirkung auf ein Unternehmen umfassen und nachhaltig entfalten kann. Angemessene Kosten/Nutzen-Relation Camelot ITLab GmbH 1 Copyright © 2009 Bei der Beurteilung von Aufwand und Kosten müssen unterschiedliche Aspekte betrachtet werden. Hierzu zählen die Zuweisung und Beantwortung der Fragen durch ausgewiesene Experten sowie diejenigen Aktivitäten, die zum Erfüllen der AEO-Voraussetzungen notwendig sind. So können beispielsweise Investitionen für das Nachrüsten technischer Sicherheitsanlagen ebenso anfallen wie Maßnahmen zur Reorganisation von Unternehmensabläufen. Hinzu kommt der Aufwand für die Überprüfung von Lieferanten und Spediteuren hinsichtlich ihrer Sicherheit und Zuverlässigkeit und die Anbindung des Unternehmens an die elektronische Zollabwicklung. Auch die Kosten für die Einrichtung und den Betrieb eines kontinuierlichen Monitoring-Prozesses zur langfristigen Einhaltung der AEO-Compliance sind zu berücksichtigen. Die notwendigen Maßnahmen und Kosten erscheinen auf den ersten Blick unverhältnismäßig. Dennoch ist eine sachliche Auseinandersetzung und gründliche Abwägung der aufgeführten Vorzüge und Kosten ratsam. Generell ist davon auszugehen, dass die Bedeutung des AEO-Zertifikats als Qualitätssiegel zukünftig weiter zunehmen und letztlich zu einem Wettbewerbsvorteil im internationalen Handel werden dürfte. Vom AEO-Projekt zum kontinuierlichen Prozess Auf dem Weg zu einer erfolgreichen AEO-Zertifizierung sind verschiedene Planungs- und Umsetzungsphasen zu durchlaufen, die im Vorfeld sauber definiert und abgegrenzt werden sollten. Unter dem Gesichtspunkt eines Best-Practice-Ansatzes empfiehlt sich die Durchführung in sechs Phasen: 1. Evaluierung von Vor- und Nachteilen, Auswahl des Zertifikatstyps 2. Ist-Analyse und Ermittlung offener AEO-Anforderungen 3. Erarbeiten von Maßnahmen zum Schließen der zuvor aufgedeckten Lücken 4. Umsetzung der Maßnahmen 5. Beantragung des AEO-Zertifikats 6. Dauerhafte Sicherstellung der AEO-Compliance Die praktische Durchführung der AEO-Zertifizierung erweist sich ohne eine geeignete Softwarelösung als äußerst komplex und entsprechend langwierig. Insbesondere die dauerhafte Sicherstellung und Überwachung der AEO-Compliance auf die Einhaltung der Vorgaben erscheint ohne Softwareunterstützung kaum möglich. Im Folgenden wird daher die Umsetzung der AEO-Zertifizierung beispielhaft am Einsatz des Camelot AEO Audit Managers beschrieben. Dieser unterstützt den Camelot ITLab GmbH 2 Copyright © 2009 Zertifizierungsprozess in allen Planungs-, Umsetzungs- und Monitoring-Phasen und stellt überdies zahlreiche Instrumente der Projektsteuerung sowie detaillierte Auswertungsmechanismen bereit. Im der ersten Phase werden die möglichen Vor- und Nachteile in Zusammenhang mit einer AEO- Zertifizierung evaluiert. In diesen Kontext fällt insbesondere die Auswahl des zu beantragenden Zertifikats. Die Evaluierungsphase muss mit einer Entscheidung für oder gegen eine AEO- Zertifizierung abgeschlossen werden. Hierbei ist nicht zwangsläufig eine Zertifizierung des gesamten Unernehmens oder eines Konzerns notwendig, sondern auch eine schrittweise Zertifizierung einzelner Unternehmenseinheiten möglich. In Phase zwei folgen die Ist-Analyse der betroffenen Unternehmensorganisation und deren Prozesse. Hierbei ist u. a. anhand der gesetzlichen Vorschriften und des Fragekatalogs zu untersuchen, inwiefern das Unternehmen bzw. die gesamte Supply-Chain die AEO-Kriterien erfüllt. Mit dem Camelot AEO Audit Manager lassen sich die Anzahl und der Umfang der zu bearbeiten Fragen deutlich reduzieren, beispielsweise durch die Berücksichtigung bereits erworbener ISO-Zertifikate oder der Festlegung der eingenommenen Rollen innerhalb der Supply-Chain. Die verbleibenden Fragen lassen sich beliebig gruppieren und über einen mehrstufigen Prozess an unterschiedliche Spezialisten im Unternehmen delegieren. Als Ergebnis der Ist-Analyse sollte im Einzelnen festgehalten werden, in welchen Punkten die AEO-Kriterien derzeit verletzt werden. Sofern nicht alle Zertifizierungsvoraussetzungen erfüllt sind, müssen Maßnahmen zum Schließen der offenen Punkte erarbeitet werden. Hierbei sind verschiedene Alternativen abzuwägen und im Rahmen eines ganzheitlichen Lösungsansatzes auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Supply-Chain auszurichten. Die in dieser Phase getroffenen Entscheidungen sind in einem Fachkonzept inklusive der jeweiligen Maßnahmen und Zeitvorgaben festzuhalten. Camelot ITLab GmbH 3 Copyright © 2009 Im Rahmen der vierten Phase erfolgt die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen. Hierbei erfolgt die Abarbeitung der Punkte gemäß dem festgelegten Zeitplan, für dessen Einhaltung ein Projektmanager verantwortlich sein sollte. Zu dessen Unterstützung bietet die hier verwendete Softwarelösung umfangreiche Projektsteuerungsmechanismen wie Status-Tracking und Tracing an. Zum Abschluss dieser Phase müssen sämtliche AEO-Bewilligungsvoraussetzungen erfüllt sein. Nach Freigabe durch den Projektmanager erfolgt die elektronische Übermittlung an die betreffenden Zollstellen. Hierbei ist der Zeitpunkt der Antragsstellung von Bedeutung. Bis zum 01.01.2010 haben die Zollbehörden anstelle der vorgesehenen 90 Tage bis zu 300 Tage Zeit, über einen entsprechenden Antrag zu entscheiden. Nach dem positiven Abschluss des Zertifizierungsprozesses sichert der Einsatz des Camelot Audit Managers auch die langfristige Einhaltung der AEO-Kriterien. Die bereits beantworteten Fragen können einschließlich der bisher erfassten Antworten periodisch oder im Bedarfsfall an die benannten Experten zur Überprüfung versandt werden. Der Verlust des AEO-Zertifikats aufgrund nicht länger eingehaltener Voraussetzungen kann daher weitgehend ausgeschlossen werden. Schenker gibt die Richtung vor Experten rechnen damit, dass es in den nächsten drei bis fünf Jahren zu einer Marktdurchdringung von ca. 50% kommen wird und die Bedeutung des AEO-Zertifikats als Qualitätssiegel zukünftig zunehmen und zu einem Wettbewerbsvorteil im internationalen Handel werden dürfte. Unternehmen werden jedoch spätestens dann gezwungen sein sich mit der AEO-Thematik näher auseinanderzusetzen, wenn Dritte den AEO-Status zur Lieferantenbeurteilung heranziehen und AEO- Zertifikate vermehrt bei der Auswahl von Dienstleistungsanbietern berücksichtigt werden. Entsprechend haben die Deutsche Post, die Deutsche Bahn Tochter Schenker und der Logistikdienstleister Dachser bereits heute den AEO-Zertifizierungsprozess angestoßen.