Esker

Im Auftrag von Esker April 2009 Die wirtschaftliche Auswirkung (Total Economic Impact™) von Esker DeliveryWare im Unternehmen Projektleiter: Jeffrey North, leitender Berater ™ Der Total Economic Impact von Esker DeliveryWare INHALTSVERZEICHNIS Zusammenfassung.................................................................................................................................3 Ziel......................................................................................................................................................3 Vorgehensweise ................................................................................................................................3 Ansatz.................................................................................................................................................4 Wichtige Ergebnisse ..........................................................................................................................4 Haftungsausschluss...........................................................................................................................5 Esker DeliveryWare: Übersicht..............................................................................................................6 Analyse ...................................................................................................................................................7 Wichtige Ergebnisse der Kundenbefragung .....................................................................................7 TEI-Rahmenstruktur ..........................................................................................................................9 Kosten ................................................................................................................................................9 Nutzen ..............................................................................................................................................12 Risiko................................................................................................................................................15 Flexibilität..........................................................................................................................................17 Die TEI-Rahmenstruktur: Zusammenfassung ................................................................................18 Schlussfolgerungen der Studie ............................................................................................................19 Anhang A: Total Economic Impact™ – Überblick ...............................................................................20 Anhang B: Glossar ...............................................................................................................................21 Anhang C: Informationen zum Projektleiter.........................................................................................22 © 2009 Forrester Research, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Jede unbefugte Vervielfältigung ist strengstens untersagt. Die Informationen basieren auf den am besten geeigneten Ressourcen. Die hier dargelegten Meinungen sind Momentaufnahmen und können sich ändern. Forrester®, Technographics®, Forrester Wave, RoleView, TechRadar und Total Economic Impact sind Marken von Forrester Research, Inc. Alle anderen Marken sind das Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Nähere Informationen finden Sie auf www.forrester.com. 2 ™ Der Total Economic Impact von Esker DeliveryWare Zusammenfassung „Wir mussten einen Weg finden, effizienter zu werden und unsere Abhängigkeit vom Papier zu reduzieren“, erläuterte ein für diese Studie befragter Manager einen der Haupteinflussfaktoren für die Esker DeliveryWare-Investition. „Andernfalls hätten wir nicht wachsen können. Wir konnten die Nachteile der Papierlösung einfach nicht weiter hinnehmen. Die Abschaffung des Papiers war der wichtigste Faktor.“ 2008 wurde Forrester Consulting von Esker beauftragt, den Total Economic Impact (TEI) und den möglichen Return on Investment (ROI) zu untersuchen, welche Unternehmen durch die Bereitstellung von Esker DeliveryWare erzielen können. Esker DeliveryWare automatisiert den ein- und ausgehenden Fluss der Geschäftstransaktionsdaten von ERP-Anwendungen wie SAP und anderen Unternehmenssystemen. Diese Studie veranschaulicht die finanziellen Auswirkungen der Einführung von Esker DeliveryWare in den Vertriebsabteilungen eines multinationalen Fertigungsunternehmens mit 20 Milliarden US-Dollar Umsatz. Die für die Handelspartner dieses Unternehmens zuständige Auftragsbearbeitungsgruppe verwendet Esker DeliveryWare zur Automatisierung der Verarbeitung von per Fax oder E-Mail übermittelten Dokumenten über den gesamten Bestellzyklus. Bestellungen und andere Dokumente werden automatisch archiviert und dem entsprechenden SAP-Bestelldatensatz angehängt, was den Dokumentenabruf erleichtert. Zu einem Auftrag gehörende Dokumente werden ebenfalls elektronisch gebündelt und archiviert. Bei einer genauen Befragung dieses Esker-Kunden konnte festgestellt werden, dass die Unternehmensimplementierung zu Lohnkosteneinsparungen, einem geringeren Papierverbrauch und damit verbundenen Einsparungen sowie reduzierten Kosten für die externe (ausgelagerte) Dokumentenarchivierung führte. Ziel Der Zweck dieser Studie besteht darin, den Lesern eine Rahmenstruktur vorzustellen, um die potenzielle finanzielle Auswirkung des Einsatzes von Esker DeliveryWare in ihrer Organisationen besser einschätzen zu können. Forrester bemüht sich, alle in der Analyse verwendeten Berechnungen und Annahmen klar aufzuzeigen. Die Leser können diese Studie verwenden, um einen Business-Case für die Investition in Esker DeliveryWare besser zu verstehen und darzulegen. Vorgehensweise Esker hat Forrester aufgrund seiner Branchenkenntnis im Bereich Enterprise Content Management (ECM) und dokumentenbasiertes Prozessmanagement sowie seiner Total Economic Impact™- Methode (TEI) für dieses Projekt ausgewählt. TEI misst nicht nur Kosten und Kostensenkung (Bereiche, die in der IT in der Regel ermittelt werden), sondern gewichtet auch den unterstützenden Wert einer Technologie durch die Steigerung der Effektivität weiterer Geschäftsprozesse. Für diese Studie hat Forrester den Einsatz von Esker DeliveryWare anhand von vier grundlegenden TEI-Elementen modelliert: 1. Kosten 2. Vorteile für die gesamte Organisation 3. Flexibilität 4. Risiko 3 ™ Der Total Economic Impact von Esker DeliveryWare Angesichts der zunehmenden Perfektion, die in Unternehmen in Bezug auf Kostenanalysen im Hinblick auf IT-Investitionen herrscht, dient die TEI-Methodologie von Forrester einem nutzbringenden Zweck, denn sie erstellt eine vollständige Übersicht der gesamten wirtschaftlichen Auswirkungen von Technologieinvestitionsentscheidungen. Ansatz Forrester verwendete für diese Studie ein Verfahren, welches mehrere Schritte umfasst: 1. Zunächst wurden Daten aus bestehenden Forrester-Untersuchungen zu Esker DeliveryWare und zum Markt für dokumentenbasiertes Prozessmanagement im Allgemeinen zusammengestellt. 2. Forrester befragte Führungskräfte von Esker, um den beabsichtigten Wertansatz von Esker DeliveryWare umfassend zu verstehen. 3. Forrester führte eine Reihe detaillierter Befragungen innerhalb einer großen Unternehmensorganisation durch, welche die Esker DeliveryWare-Lösung gegenwärtig einsetzt. 4. Forrester erstellte ein für die Befragungen repräsentatives Finanzmodell. Dieses Modell wird im Abschnitt zur TEI-Rahmenstruktur weiter unten beschrieben. Wichtige Ergebnisse Forresters Studie ergab in den Hauptpunkten Folgendes: • ROI. Basierend auf den Befragungen eines Esker-Kunden entwickelte Forrester eine Kapitalrenditenanalyse, die veranschaulicht, in welchen Bereichen sich finanzielle Auswirkungen zeigen. Wie aus Tabelle 1 ersichtlich ist, beträgt der risikobereinigte ROI für den Esker-Kunden 128 % mit einem Break-Even-Point (Amortisationsdauer) von weniger als 11 Monaten nach Bereitstellung. • Nutzen. Als Hauptvorteil ergab sich eine jährliche Lohnkosteneinsparung von 5 Mio. US- Dollar über drei Jahre. Weitere finanzielle Vorteile resultierten aus dem geringeren Papierverbrauch und den reduzierten Kosten für die ausgelagerte Dokumentenarchivierung. • Kosten. Die wesentlichen Kostenkategorien betreffen den Aufwand für Softwarelizenzen und Wartung in Höhe von 471.000 US-Dollar über drei Jahre, Gebühren für Consulting und Implementierung in Höhe von 159.500 US-Dollar, implementierungsbedingte Lohnkosten von 522.500 US-Dollar, geringfügige Ausgaben für Serverhardware sowie Lohnkosten für Schulungen und Systemsupport von knapp unter 829.000 US-Dollar. Tabelle 1 veranschaulicht den risikobereinigten Cashflow für die Kundenorganisation basierend auf den Daten und Merkmalen, die im Zuge der Befragungen ermittelt wurden. Forrester nimmt eine Risikobereinigung dieser Werte vor, um die potenzielle Unsicherheiten bei der Kosten- und Nutzenschätzung einer Technologieinvestition zu berücksichtigen. Der risikobereinigte Wert soll eine konservative finanzielle Übersicht bereitstellen, die alle potenziellen Risikofaktoren mit möglichen späteren Auswirkungen auf die ursprünglichen Kosten- und Nutzenschätzungen einbezieht.

Esker DeliveryWare Lösungen im Überblick DeliveryWare 4.0 Vorteile des automatisierten Dokumentenmanagements Angesichts steigender Kosten und einem zunehmenden Wettbewerbsdrucks erkennen immer mehr Unternehmen Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei Dokumentenprozessen. Die manuelle Bearbeitung und Verteilung von Rechnungen, Bestellungen und anderen Geschäftsdokumenten macht oft mehr als 90 % der gesamten Zustellungskosten und praktisch die gesamte Zustellungsdauer aus. Hierdurch wird zudem die Durchlaufzeit für Finanztransaktionen in die Länge gezogen. Erfolgsorientierte Unternehmen sollten daher das enorme Potenzial nutzen, das in der der Optimierung der Unternehmenskommunikation steckt. Die ideale Lösung dafür heißt Esker DeliveryWare. Nutzen Sie das volle Potenzial Ihrer Vereinfachung der IT-Infrastruktur ohne Neu- Unternehmensanwendungen Programmierung und zusätzliche Komplexität ERP-, CRM- und benutzerspezifische Anwendungen Eliminierung der hohen Kosten und des automatisieren zwar wichtige Geschäftsprozesse, lassen unnötigen Zeitaufwands für die manuelle allerdings einen bedeutenden Bereich außer Acht: die Zustellung von Dokumenten aus Geschäfts- Dokumentenzustellung an Partner, Zulieferer und anwendungen heraus Kunden. Steigerung des Return on Investment (ROI) für Esker DeliveryWare ist eine End-to-End-Lösung für die ERP-, CRM- und andere Lösungen Übermittlung von Geschäftsdokumenten und unterstützt Verbesserung der Antwortzeiten, optimierte Unternehmen bei der Automatisierung des gesamten Kommunikation und Stärkung der Bindung von Dokumenten-Lebenszyklus. Sie sorgt dafür, dass die Kunden und Geschäftspartnern täglich anfallenden Kosten für die Dokumentverwaltung sinken, während Produktivität und Kundenzufriedenheit Schnellerer Cash-Flow steigen. Esker DeliveryWare verkürzt den Cash-Flow-Zyklus durch Esker DeliveryWare verschafft Unternehmen bedeutende die vollständige Automatisierung dokumentintensiver finanzielle Vorteile durch: Prozesse. So wird die Zeitspanne zwischen Herstellung Verkürzung der Transaktionszyklen, Reduzierung bzw. Erwerb von Produkten oder Dienstleistungen und dem der Umschlagsdauer für Forderungen und Zahlungseingang verkürzt. verbesserten Cash-Flow www.esker.com Esker DeliveryWare Solution Summary Esker DeliveryWare ermöglicht Unternehmen die Erkennung beliebiger Dokumente auf Basis des automatische Dokumentenzustellung in folgenden Inhalts Bereichen: Weiterleitung von Dokumenten bzw. relevanten extrahierten Daten nach vorgegebenen Workflows Beschaffung, Supply Chain Management, (inkl. Freigabeprozesse) an beliebige Empfänger und Kreditorenbuchhaltung – Anfragen, und Anwendungen mit verschiedenen Zustel- Bestellungen, Überweisungen lungsmethoden in unterschiedlichen Formaten Produktion und Lagerung – Produktionspläne, Formatierung und Umwandlung in Nachfrageprognosen personalisierte Dokumente, falls erforderlich. Auftragsabwicklung – Angebote, eingehende Aufträge/Bestellungen, Auftrags- und Unabhängig von Quellapplikation und Format Versandbestätigungen Die intelligente Automatisierung mit Esker DeliveryWare Rechnungsabwicklung, Debitorenkonten und ermöglicht die Dokumentenzustellung aus nahezu jeder Einzug von Forderungen – Rechnungen, Applikation sowie direkt vom Scanner oder Fax – Zahlungserinnerungen, Mahnungen unabhängig davon, welche Plattform Sie im Einsatz Kundenkommunikation – Rundschreiben an haben, ob Unix, IBM® Mainframe, Midrange oder Zulieferer, wichtige Benachrichtigungen, Windows® 2003/2000. Kontoauszüge Die DeliveryWare Rules Engine greift nicht in das bestehende System ein und erfordert keine Änderungen Leistungsstarke Unternehmenslösung auf Code-Ebene bei Ihren Quellapplikationen oder den generierten Daten- und Druckströmen. Eine Lösung für alle Bereiche Die flexible Esker DeliveryWare-Plattform akzeptiert Dokumente, Ausdrucke und Datenströme aus: Esker DeliveryWare verschlankt Prozesse durch die Abschaffung ineffizienter und langwieriger Arbeits- Führenden Enterprise-Lösungen (SAP®, Oracle®, schritte. Die umfassende Lösung sorgt für eine PeopleSoft®, Baan®, JD Edwards®) persönlichere und kosteneffizientere Kommunikation – Benutzerspezifischen oder Legacy-Anwendungen unabhängig von der Informationsquelle oder Desktop-Anwendungen Zustellungsart. Esker DeliveryWare erstellt Dokumente Faxgeräten und Scannern automatisch direkt aus Unternehmensanwendungen automatisch im gewünschten elektronischen Format und Flexible Zustellungsmethoden übermittelt diese Dokumente per Fax, E-Mail, Mail on Esker DeliveryWare bietet verschiedenste Zustellungs- Demand, Internet, Wireless-Nachricht oder als Ausdruck. möglichkeiten für jede Unternehmensanwendung. So können Unternehmen auf neue und effiziente Art mit Kunden, Partnern, Zulieferern und Mitarbeitern Hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit kommunizieren. Die Verteil- und Weiterleitungsoptionen Esker DeliveryWare verarbeitet alle wichtigen Geschäfts- für ausgehende Dokumente umfassen Fax, E-Mail, dokumente zuverlässig und kontinuierlich, und lässt sich Ausdruck, On-Demand-Zustellung (per Fax, Mail oder auch in einer Architektur mit mehreren Servern SMS), Web-Publishing, Wireless-Nachricht und einsetzen, die auf Microsoft® Cluster-Technologie Archivierung. installiert werden kann. Neue Funktionen von Esker DeliveryWare 4.0 Bei veränderten oder wachsenden Anforderungen an die ■ Automatisierte Bestellungseingangsverarbeitung für SAP Dokumentenzustellung lässt sich Esker DeliveryWare ■ Operative Kontinuität: leicht skalieren, indem Durchsatz und Leistung durch zusätzliche Server oder Lizenzen erhöht werden können. - Automatischer Spitzenkapazitätsausgleich und Ausfallgarantie über Fax on Demand* Der Mehrwert von Esker DeliveryWare - Server Überwachungs-Tool ‚WatchDog’, um die kontinuierliche und fehlerfreie Funktion der Software zu Esker DeliveryWare bietet drei wesentliche Mehrwert- Komponenten: gewährleisten ■ Einfache Dokumentenverwaltung für alle Mitarbeiter durch den DeliveryWare Rules Engine neuen Document Manager Web-Client Unabhängig von Quellapplikation und Format Flexible Zustellungsmethoden ■ Verbesserter und vereinfachter Zugriff auf Server- Verwaltungsfunktionen sowie zusätzliche Dashboards, DeliveryWare Rules Engine Wizards und erweiterte Arbeitsfenster Diese bewährte und patentierte regelbasierte Technologie ■ Flexiblere Lizenzmodelle sowie einfaches Management von automatisiert jede Phase im Prozess der Informationszustellung und umfasst drei wichtige Faxlines Features: * Fax on Demand ist Bestandteil der Outsourcing-Services Esker on Demand Weitere Informationen finden Sie auf den Esker Websites: Amerika www.esker.com Deutschland www.esker.de Spanien www.esker.