Exact Software Deutschland GmbH

1/2011 ExactAktuell Die Kunden- Zeitung für Exact Anwender Lohn-Outsourcing bei Exact LohnXL/XXL Interview: Schuh- und Sporthaus geht mit der Zeit Potential in der Haaf Entgeltabrechnung Die Zukunft beginnt schon heute Liebe Leserinnen, liebe Leser, ich kann es selbst kaum glauben, aber seit 30 Jahren entwickeln wir bereits Lohn- und Gehaltssoftware. 30 Jahre lang halten uns viele unserer Kunden schon die Treue und viele neue Kunden sind dazugekommen. Es ist seitdem sehr viel geschehen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat sich aufgrund zahlreicher gesetzlicher Änderungen und technischer Neuerungen stets weiter entwickelt. Und auch heute bleiben wir nicht stehen, sondern machen da weiter, wo wir bereits vor 30 Jahren begonnen haben: bei der Weiterentwicklung. Schon im vergangen Jahr gingen wir mit dem Lohn-Outsourcing-Angebot Exact Payroll Service sehr erfolgreich neue Wege. Viele Kunden haben sich seitdem dazu entschieden, ihre Löhne und Gehälter nicht mehr intern abzurechnen, sondern an uns abzugeben. So wie im Fall des Schuh- und Sporthauses Haaf, das seit Sommer 2010 den Exact Payroll Service nutzt. Warum sich das Unternehmen für Lohn-Outsourcing entschieden hat und wie zufrieden es mit dieser Entscheidung ist, erfahren Sie in dieser Exact Aktuell. Nicht nur mit neuen Service-Angeboten gehen wir mit der Zeit. Auch bei unserer Lohn- und Gehaltssoftware beginnt die Zukunft schon heute – oder genauer gesagt hat sie eigentlich bereits im Februar mit dem Startschuss eines Projekts begonnen. Was genau sich dahinter verbirgt möchte ich jetzt noch gar nicht verraten, lesen Sie doch einfach weiter auf Seite 4. An dieser Stelle noch ein letzter Blick zurück: Der Jahreswechsel 2010/2011 war der ruhigste Jahreswechsel seit vielen Jahren. Gründe dafür gibt es einige: Wie immer hat unser Entwicklungsteam ganze Arbeit geleistet, um die gesetzlichen Neuerungen in Exact LohnXL/XXL umzusetzen. Aber auch Sie als Kunde haben sich bestens vorbereitet, so dass unsere Support-Anfragen deutlich weniger waren als im Vorjahr. Dafür möchte ich mich bei allen Beteiligten bedanken. Jetzt wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen, genießen Sie Ihre Exact Aktuell! Daniel Csillag, Geschäftsführer Exact Software Deutschland 2 — Exact Aktuell Inhalt 4 Exact LohnXL/XXL geht mit der Zeit 6 §§-Dschungel 9 Interview: Potential in der Entgeltabrechnung 10 Aus der Praxis: Umstieg auf Exact Payroll Service spart Schuh- und Sporthaus Haaf viel Zeit 13 Neues aus der Entwicklung 14 Die wichtigsten Veranstaltungen rund um Personal und Lohn 15 Rätsel: Kreuz und quer durch‘s Personalwesen Impressum Herausgeber Exact Software Deutschland GmbH Karl-Hammerschmidt-Str. 40 85609 München-Dornach Telefon: 089 360 420 Telefax: 089 360 42 444 Sitz der Gesellschaft: Aschheim, Ortsteil Dornach, Registergericht München: HRB 170982 Geschäftsführer: Daniel Csillag, Max Timmer Verantwortlich für den Inhalt Stefan Kozole Redaktion Nadine Frankenberger Redaktion §§-Dschungel Sven Schaab, Sabine Kiefer, Inge Hoffmann Erscheinungsweise Zweimal jährlich – Alle Informationen wurden mit höchster Sorgfalt aufbereitet, für Irrtümer und Unterlassungen kann jedoch keine Haftung übernommen werden. Ein Teil der verwendeten Namen sind geschützte Handelsnamen und/oder Warenzeichen der jeweiligen Hersteller. Grafik Schindler’s Werbung www.schindler-werbung.de Druck Schwarzbach Graphic Relations GmbH www.schwarzbach-net.de Druckauflage 6.000 Bildnachweis: Titelseite, Seiten 4, 6, 10, 11 und 14 iStockphoto.com Seiten 11 und 12 Sport- und Schuhaus Haaf Die nächste Ausgabe erscheint im November 2011 Exact Aktuell — 3 Exact LohnXL/XXL geht mit der Zeit Die Lohn- und Gehaltssoftware Exact LohnXL/XXL wird fortwährend mit neuen Funktionen und Modulen verbessert. Seit Anfang des Jahres steht das Design – sprich die Oberfläche – im Fokus der Produktentwicklung. Die Bedienung soll einfacher und intuitiver werden und die Software in neuer Optik erstrahlen. Voraussichtlich ab dem zweiten Quartal 2012 wird diese neue Oberfläche schrittweise allen Kunden zur Verfügung gestellt werden. Ob Sie dann die alte oder die neue Oberfläche nutzen möchten, können Sie selbst entscheiden. Die Devise: Modern, intuitiv und effizient Die Ansprüche der Anwender sind gewachsen Alles begann vor 30 Jahren in München mit der und eine neue Generation an Lohnbuchhaltern Entwicklung einer branchenunabhängigen Stan- rückt nach. Bereits mit den beiden Modulen Exact dardlohn- und Gehaltssoftware. Seitdem hat sich MeldeCenter und Exact ControllingCenter ist das viel getan: Zur Standardversion kamen Branchen- Entwicklungsteam in München bei der Oberflä- lösungen für Baugewerbe und öffentlichen Dienst chengestaltung neue Wege gegangen, was von hinzu, Windows löste DOS ab und die Software Kundenseite sehr gut angenommen wurde. Mitt- wurde mit Modulen für ERA, Lohntaschendruck, lerweile haben gut 70 Prozent der Kunden eines Digitalen Prüferzugriff oder Personalcontrolling oder beide Module zusätzlich im Einsatz. erweitert. Ein Dauerthema der letzten Jahre und Monate waren die digitalen Meldepflichten wie Diese positive Resonanz hat uns bestätigt, auch ELSTER, DEÜV, ELENA, AAG oder das Zahlstel- der Lohn- und Gehaltssoftware Exact LohnXL/XXL len-Meldeverfahren, die im Exact MeldeCenter ein modernes, benutzerfreundliches und optisch umgesetzt wurden. ansprechendes Aussehen zu geben. Dieses wird 4 — Exact Aktuell Mit dem Design des Exact MeldeCenters sind wir bereits in Sachen Optik und Benutzerfreundlichkeit neue Wege gegangen. sich jedoch vom Design des Exact MeldeCenters Wünsche sind deshalb ausdrücklich gewünscht. und ControllingCenters unterscheiden. Das Ziel: Auf dem Exact Payroll Blog gibt es ab sofort den Eine freundliche, intuitive Benutzeroberfläche neuen Menüpunkt „WandelXXL“. Hier können mit noch mehr Übersichtlichkeit. So sollen zum Sie Ihre Wünsche äußern und Artikel kommentie- Beispiel die Masken in Exact LohnXL/XXL ver- ren. Doch nicht nur das: Während der gesamten bessert, die Anordnung am Bildschirm logischer Projektlaufzeit können Sie im Exact Payroll Blog und die Menüführung vereinfacht werden. Die die Entwicklung verfolgen: Dort finden Sie bei- Funktionalitäten der Software bleiben erhalten spielsweise Informationen zum Projektstatus und und werden gegebenenfalls erweitert. erste Design-Vorschauen. Erster Prototyp auf den Exact Payroll Tagen 2011 Entscheiden Sie selbst, welche Oberfläche Der Startschuss des Projekts ist im Februar mit der Sie möchten Auswahl einer erfahrenen Agentur gefallen, die Als Kunde haben Sie dann die Wahl, ob Sie die alte uns bei der Umsetzung des Projekts unterstützen oder die neue Oberfläche im Einsatz haben möch- wird. Den ersten Prototypen bekommen alle Teil- ten.

Exact LohnXL/XXL Freiraum schaffen für wertvolle Personalarbeit Lohn- und Gehaltsabrechnung Die Lohnabrechnung in Unternehmen und Organisationen muss hohen Anforderungen genügen: Dieser komplexe und sensible Bereich erfordert hohe fachliche Kompetenz, Verlässlichkeit und die genaue Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Regelungen. Die Software muss Datensicherheit garantieren und optimal in die vorhandene Infrastruktur integriert sein. Dafür ist nicht nur eine zuverlässige Software notwendig, die Ihren Anforderungen gerecht wird, sondern auch umfangreicher Kundenservice und Support. Die Vorteile von Exact LohnXL/XXL reichen von der einfachen Bedienung bis hin zu individuellen Auswertungen als Grundlage für Personalentscheidungen. Dabei umfasst Exact LohnXL/XXL das gesamte Meldewesen für ELSTER, dakotaag, Voll-DEÜV und ELENA sowie einen digitalen Prüferzugriff. Die schnelle Standardlösung für alle Unternehmen Unternehmen jeder Größe, mit 50 oder mehreren tausend Beschäftigten, finden in Exact LohnXL/XXL eine moderne, zuverlässige Entgeltabrechnung mit überzeugender Leistung, die als Ein- oder Mehrplatzlösung nutzbar und mehrmandanten- fähig ist. Exact LohnXL/XXL ist branchenunabhängig: Die Standardversion deckt für Dienst- leistung, Industrie, Banken und Versicherungen, Produktion und Logistik oder Handel nahezu alle praxisrelevanten Abrechnungsfälle ab. Sie rechnen mit Exact LohnXL/XXL schnell und mit minimalem Aufwand ab: Eine einfache Bedienung und eine moderne, übersichtliche Benutzeroberfläche ermöglichen eine leichte Durchführung Ihrer täglichen und periodischen Arbeiten. Bei Ihrer Abrechnung werden alle gesetzlichen, SV- und steuerrechtlichen Bestimmungen sowie unternehmensspezifische Prozesse automatisch berücksichtigt. Eine feldspezifische Hilfefunktion und eine umfangreiche themenbezogene Dokumentation führen Sie sicher durch anspruchsvolle Abrechnungs- aufgaben. Der passwortgeschützte Zugang und definierbare Zugriffsrechte geben Ihren sensiblen Personal- und Abrechnungsdaten die nötige Sicherheit. Auswertungen und Bescheinigungen Mit Exact LohnXL/XXL können Sie auf Knopfdruck Bescheinigungen und Übersich- ten erstellen. Ihnen stehen standardmäßig Vorlagen und individuell angelegte Listen per Mausklick zu Verfügung. Die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten ermöglichen Ihnen eine schnelle Reaktion auf alle geschäftsrelevanten Abläufe in Ihrem Unterneh- men und bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen. Exact LohnXL/XXL — 1 Branchen- Lösungen: Baugewerbe und Öffentlicher Dienst Übersichtliche Auswertung von Fehlzeiten pro Mitarbeiter auf Knopfdruck In der PLUS-Lösung sind alle tariflichen Besonder- heiten des Baugewerbes und des Öffentlichen Dienstes enthalten. Lohnausgleich, Schlechtwetter- geld oder Sonderzuschläge: Bei der Lohnabrech- nung im Baugewerbe müssen viele Besonderheiten beachtet werden. Unzählige Tarifverträge bestim- men das deutsche Baugewerbe. Einige gelten nur für bestimmte Bundesländer, andere nur für be- stimmte Berufe. Diese tariflichen Besonderheiten stellen sehr spezifische Anforderungen an eine Entgeltabrechnung. Diesen hohen Ansprüchen wird der Baulohn Exact LohnXL/XXL PLUS gerecht. Das gleiche gilt für den Öffentlichen Dienst: Umfassende Abbildung tariflicher Besonderheiten Personalstellen realisieren mit dieser Software komfortabel die Entgeltabrechnung für Beamte, Langjährige Kunden im gesamten Bundesgebiet, TVöD-Beschäftigte und TV-L-Angestellte. Die darunter zahlreiche Krankenhäuser, Schulen, spezifischen Anforderungen rund um Leistungs- Stadtverwaltungen, Ämter, wissenschaftliche zulagen und -prämien, Anwärterbezüge West und Institute, Industrie- und Handwerkskammern Ost, Berechnung des Vergütungsdienstalters oder sowie Theater, Landessportverbände, Rotes auch Vergütung für Auszubildende sind berück- Kreuz, Genossenschaften, Caritas, Diakonie und sichtigt. Ebenso werden anspruchsvolle Themen Werkstätten für behinderte Menschen belegen wie Abrechnung von Altersteilzeit, betriebliche den Erfolg von Exact LohnXL/XXL PLUS auch im Altersversorgung (ZVK, VBL, ATV), der Struktur- öffentlichen Dienst. ausgleich nach TVöD oder Kindergeld zuverlässig umgesetzt. 2 — Exact LohnXL/XXL Zusatzmodule Wir erweitern regelmäßig die Funktionen unserer Anforderung des Prüfers werden in Exact DPZ Lohn-Software – für das Meldewesen, den digi- gezielt Daten ausgewählt oder von der Aufberei- talen Prüferzugriff oder zur Überwachung Ihrer tung ausgeschlossen. Dabei ist eine Datenselektion Personalfristen. nach Mandant oder Geschäftsjahr möglich, bei Bedarf auch für zurückliegende Prüfzeiträume. Digitales Meldewesen: Exact MeldeCenter Die so vorbereiteten Informationen können auf Realisieren Sie schnell und sicher Ihre digitalen CD-ROM oder DVD gebrannt werden. Meldepflichten wie die elektronische Lohnsteuer- anmeldung und -bescheinigung sowie die ELENA- Exact Event Manager für Lohn und SV-Meldungen mit ELSTER, dakotaag und Mit dem Exact Event Manager für Exact LohnXL/XXL Voll-DEÜV. Dies gelingt Ihnen ganz einfach und haben Sie in Zukunft alle Termine und Fristen für in nur wenigen Schritten mit dem Modul Exact Ihre Personalaufgaben fest im Griff: Das Modul MeldeCenter – natürlich mit dem ITSG-Zertifikat. agiert wie eine Art 24-Stunden-Assistent und überwacht Termine wie das Ende der Probe- oder -- ELSTER: Elektronische Lohnsteuer- Elternzeit sowie Mitarbeiterein- bzw. -austritte. Anmeldung und -Bescheinigung Per E-Mail erhalten Personalverantwortliche, -- Voll-DEÜV: Erstellen der Listen und Manager oder auch die EDV-Abteilung frühzeitig Bescheinigungen für die Krankenkassen eine automatische Erinnerung zugeschickt. Der über alle meldepflichtigen Tatbestände Personenkreis kann je nach Bedarf individuell gewählt werden. -- dakotaag: Verschlüsselte Übermittlung der SV-Meldedaten und Beitragsnachweise an die Krankenkassen sowie verschlüsselte Über- Personalcontrolling: Exact ControllingCenter mittlung der ELENA-Daten an die Zentrale Das Exact ControllingCenter ist direkt in Exact Speicherstelle (ZSS) LohnXL/XXL integriert und liefert Ihnen aus dem Lohnprogramm die notwendigen Daten für ein effek- tives Personalcontrolling. Das Modul Personalkos- Digitaler Prüferzugriff: Exact DPZ tenhochrechnung ist das erste von drei Modulen und Das Modul Exact DPZ bereitet die Lohndaten bietet Ihnen alle Funktionen, um Ihre Personalkosten für Ihre digitale Steuerprüfung vor und dient optimal hochrechnen zu können. Die beiden anderen Ihnen darüber hinaus zur systemunabhängigen Module für Budgetierung und Kennzahlen werden Archivierung von Abrechnungsdaten. Je nach folgen. Exact LohnXL/XXL — 3 Flexible Integration und schnelle Implementierung „Ich kann mich darauf verlassen, auf meine Fragen kurzfristig kompetente Antworten zu erhalten. Die Personalverwaltung ist in den letzten Jahren immer komplexer geworden – da ist es beruhigend und sehr hilfreich, dass es bei Exact Fachleute für die unterschiedlichsten Abrechnungsthemen gibt.“ Ralf Jajes, Verwaltungsdirektor, Hotel Allgäu Sonne Der Start mit Exact LohnXL/XXL ist ganz einfach – die Software lässt sich bequem installieren und in die vorhandene IT-Landschaft Ihres Unternehmens einbinden. Regelmäßige Updates sorgen für eine permanente Anpassung an gesetzliche Änderungen und Funktionserweiterungen. Diese stehen Ihnen im Kundenportal zur Verfügung oder werden per CD-Rom verschickt. So ist Ihre Entgeltabrechnung immer auf dem aktuellsten Stand. Zahlreiche offene und flexible Schnittstellen sichern den problem- losen Datenaustausch mit allen gängigen Personalmanagement-, Zeiterfassungs- und Finanzbuchhaltungsprogrammen.

Exact Payroll Service Outsourcing-Service für Ihre Entgeltabrechnung Lohn-Outsourcing direkt über Exact Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist zeit- und kostenintensiv. Neue Gesetze, digitale Meldungen wie ELENA oder ELSTER, Tarife und Vorschriften müssen korrekt und zeitgenau umgesetzt werden. Viele Unternehmen vertrauen deshalb ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung externen Dienstleistern an. Die langjährige Erfahrung von Exact als Lohn-Spezialisten sichert Ihnen einen zuverlässigen, transparenten und günstigen Abrechnungs-Service. Sie sparen wertvolle Zeit für Ihre Kernaufgaben Mit dem Exact Payroll Service sind für Sie die jährliche Einarbei- tung in neue SV- und steuerrechtliche Änderungen und der lokale Pflegeaufwand mit aktualisierten Lohnsoftware-Versionen nicht mehr notwendig. Denn Exact garantiert die automatische Einhaltung und Anwendung der gesetzlichen Vorgaben. Dabei werden tarifliche und unternehmenseigene Regelungen berück- sichtigt. Ihre Lohn- und Gehaltszahlungen und Betriebsprüfungen werden so zum Kinderspiel. Lösen Sie sich mit Exact Payroll Service von zeit- und kostenintensiven Verwaltungs- aufgaben. Wir bieten Ihnen einen kompletten Rundum-Service für Ihre Entgeltabrech- nung bis hin zum Versand der Lohnzettel direkt an Ihre Mitarbeiter. So gewinnen Sie Zeit für wertvolle Personalarbeit. Exact Payroll Service — 1 Lohn-Outsourcing für alle Branchen Von dem Lohn-Outsourcing-Angebot Exact Payroll Service profitieren alle Branchen - auch Baugewerbe und Öffentlicher Dienst. Baugewerbe und Öffentlicher Dienst Gerade die tariflichen Besonderheiten von Bau- kurzen Vertragslaufzeiten verschaffen Ihnen gewerbe und Öffentlichem Dienst stellen die die notwendige Flexibilität, die Sie für Ihr Entgeltabrechnung vor große Herausforderungen Unternehmen benötigen. Sie haben die Wahl, und nehmen im Vergleich zur regulären Personal- ob Sie Standard-Leistungen oder Zusatzpakete abrechnung mehr Zeit in Anspruch. Nutzen Sie wie etwa Kurzarbeitergeld buchen möchten. deshalb den Exact Payroll Serivce als bequeme und Am Monatsende bezahlen Sie immer nur die zuverlässige Möglichkeit, über einen Dienstleister tatsächlich angefallenen Abrechnungs-Leistungen. Ihre Abrechnungen korrekt und zeitgenau umsetzen zu lassen. Ihre Vorteile auf einen Blick -- Über 25 Jahre Erfahrung als Lohn-Spezialist Einheitlicher Festpreis -- Einheitlicher Festpreis für alle Branchen Profitieren Sie vom einheitlichen Festpreis für alle -- Sie bezahlen nur die genaue Anzahl der Branchen. Sie bezahlen monatlich nur die genaue tatsächlichen Abrechnungen Anzahl der tatsächlichen Abrechnungen. Dank -- Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unserer hohen Preistransparenz können für Sie -- Keine versteckten Zusatzkosten so keine versteckten Zusatzkosten entstehen. Die -- Kurze Vertragslaufzeiten 2 — Exact Payroll Service Projektphase bis zur ersten Abrechnung Prozess- Festlegen Datenüber- Beratung nahme Go Live analyse der SLAs Professionelle Projekt-Beratung Da Löhne und Gehälter immer pünktlich und Das beginnt bei der Auswahl des passenden korrekt gezahlt werden müssen, ist eine gute Be- Outsourcing-Modells, reicht über eine Analyse ratung in diesem sensiblen Bereich wichtig. Wir Ihrer Abrechnungs-Prozesse, Erfassung interner übernehmen als Outsourcing-Anbieter nicht nur und externer Schnittstellen, der Erarbeitung von Ihre Entgeltabrechnung, sondern begleiten Sie Service Level Agreements bis zur Datenübernahme, auch beratend über den ganzen Projekt-Verlauf Testabrechnungen oder Parallelbetrieb und endet hinweg, um Prozesse und Zuständigkeiten für das beim Go-Live. Outsourcing zu klären. Ablauf der Entgeltabrechnung Kunde Exact Payroll Service Information, Datenver- Kommunikation Druck und z.B. Änderungs- Abrechnung arbeitung mit Dritten Versand meldungen ■ Stammdaten ■ Prüfung ■ Nach gesetzlichen ■ Krankenkassen ■ Webportal ■ Variable Daten ■ Erfassung und tariflichen ■ Finanzbehörden ■ E-Mail ■ Zeitdaten ■ Verarbeitung Bestimmungen ■ Banken ■ Post ■ Ämter ■ Fax ■ Institute Sichere und zuverlässige Entgeltabrechnung Sie legen in Ihrem Unternehmen einen Ansprech- Finanzamt, Banken, Ämtern und Institutionen. partner fest, der alle abrechnungsrelevanten Infor- Nach Beendigung der Abrechnung erhalten Sie alle mationen (z.B. geänderte Stammdaten, Zeitdaten Informationen und Dokumente wieder zurück. etc.) an den Outsourcing-Partner liefert. Als Ihr Je nachdem, welche Outsourcing-Variante Sie Outsourcing-Dienstleister prüfen, erfassen und gewählt haben, kann dieser Ablauf variieren. verarbeiten wir Ihre übermittelten Daten. Zum Beispiel ist es auch möglich, den Druck und Versand der Lohn- und Gehaltsabrechnungen Die Abrechnung erfolgt dann zu einem zuvor mit sowie die Bereitstellung von Daten für die weitere Ihnen vereinbarten Stichtag nach den gesetzlichen Verarbeitung (z. B. für Finanzbuchhaltungs- und tariflichen Bestimmungen. Dies beinhaltet auch oder Controlling-Systeme) an den Dienstleister den Austausch mit Dritten wie Krankenkassen, auszulagern. Exact Payroll Service — 3 „Zuerst hatte ich ein ungutes Gefühl dabei, die Lohnab- rechnung aus der Hand zu geben, aber jetzt möchte ich es nicht mehr anders haben.“ Martina Heidke, Prokuristin Schuh- und Sporthaus Haaf Standard Leistungsumfang der Lohn- und Gehaltsabrechnung -- Abrechnungen für alle Branchen inklusive ggf.