Fraunhofer IAO - Bereich Business Integration

Die Fraunhofer Portal Analyse und Design Methode (PADEM) Der effiziente Weg vom Prozess zum Portal Whitepaper Henning Hinderer, Thorsten Gurzki, Joannis Vlachakis, Anja Kirchhof Inhalt 1 Einleitung 5 1.1 Warum ein Vorgehensmodell für Portalprojekte? 5 1.2 Definition Portale 6 2 Aufbau der Fraunhofer Portal Analyse und Design Methode 9 2.1 Übersicht 9 2.2 Phase Strategie 11 2.3 Phase Analyse 12 2.4 Phase Konzeption 14 2.5 Phase Realisierung 17 2.6 Phase Einführung 18 3 Anwendungsvarianten 21 3.1 PADEM.strategie 21 3.2 PADEM.konzept 21 3.3 PADEM.business 22 3.4 PADEM.eco 22 3.5 PADEM.evaluation 22 4 Kontakt und weitere Informationen 23 4.1 Studien 23 4.2 Fraunhofer IAO 24 4.3 Ansprechpartner 25 3 1 Einleitung 1.1 Warum ein Vorgehensmodell für Portalprojekte? Die Einführung eines Unternehmensportals ist eine weitreichende strategische Entscheidung, die verschiedene Organisationseinheiten im Unternehmen tangiert und eine Vielzahl von inner- und zwischenbetrieblichen Prozessen betrifft. Die Optimierung dieser Prozesse erfordert ein objektives und neutrales Vorgehen. Neben prozessbezogenen Aspekten stehen technische Voraus- setzungen: Die strukturierte Konzeption einer geeigneten Plattform, die Auswahl der relevanten Dienstleister sowie einer passenden Software sind entscheidend für eine erfolgreiche technische Implementierung eines Portals. Und schließlich ist die Konzeption und Einführung eines Unternehmensportals eine organisationale Herausforderung. Die von der Einführung betroffenen Mitarbeiter müssen möglichst früh in den Prozess der Konzeption und Einführung einbezogen werden, um die Akzeptanz und damit die Nutzung zu gewährleisten. Die Realisierung und Einführung im Unternehmen beinhalten ein Change Management ebenso wie die Schulung der Mitarbeiter. Fraunhofer PADEM1 – Portal Analyse und Design Methode – wurde am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO auf der Basis verschiedener Forschungs- und Entwicklungsprojekte und im direkten Einsatz in Unternehmen entwickelt. Fraunhofer PADEM ist eine Methode, die das gesamte Vorgehen bei der Einführung eines Unternehmensportals von der Strategieplanung bis zu dessen Roll-out unterstützt und begleitet. Dabei werden die unterschiedlichen Herausforderungen eines solchen Einführungs- projekts berücksichtigt: die Unternehmensstrategie, organisationale Voraus- setzungen und Veränderungen, die Prozesssicht sowie technische Gegebenheiten und Anforderungen. Fraunhofer PADEM ist durch seinen modularen Aufbau flexibel und kann so an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden. Dennoch gewährleistet das standardisierte Vorgehen, dass alle relevanten Aspekte eines Portalprojekts berücksichtigt und die einzelnen Schritte strukturiert durchgeführt werden. 1 Fraunhofer PADEM ist eine eingetragene Marke der Fraunhofer-Gesellschaft. Weitere Informationen zu PADEM und dem Leistungsangebot von Fraunhofer IAO finden Sie unter www.padem.de. 55 Fraunhofer IAO unterstützt Unternehmen in der Konzeption und Einführung von Unternehmensportalen nach PADEM. Das Leistungsangebot umfasst verschiedene Varianten von PADEM, von einem Startprojekt, in dem die Unternehmensstrategie betrachtet und mit einer Portalroadmap ein Weg von der Konzeption bis zur Einführung aufgezeigt wird, bis hin zu einem vollständigen Projekt mit Realisierung und Einführung des ausgewählten Portals. Fraunhofer IAO erstellt eine neutrale Wirtschaftlichkeitsanalyse, überprüft Nutzen, Aufwand und Umfang einer Portaleinführung und fungiert bei der Auswahl einer geeigneten Software als anbieter- und technologieneutraler Begleiter und Berater. 1.2 Definition Portale In den vergangenen Jahren haben sich im Bereich der betrieblichen IT-Systeme verschiedene Technologien entwickelt, die sich unter dem Begriff »Portal« vereinen. Portale stellen eine direkte Weiterentwicklung der Intranets und der dynamischen Webauftritte unter Integration verschiedener Anwendungs- module dar. Zur Abgrenzung werden im Folgenden die Begriffe »Intranet« und »Unternehmensportal« definiert. Intranets haben sich in der Vergangenheit als eine Methode der unternehmens- internen Informationsverbreitung durchgesetzt. Der Zugang ist entsprechend auf die Mitarbeiter des Unternehmens eingeschränkt. Basierend auf statischen HTML-Seiten bzw. Content-Management-Systemen werden den Mitarbeitern Dokumente bereitgestellt. Als weitere Entwicklung verweisen zentral angelegte Linklisten auf eigenständige interne webbasierte Anwendungen. Die einzelnen Bestandteile des Intranets sind dabei nicht softwaretechnisch integriert. Aus diesem Grund besteht bei Intranetanwendungen die Notwendigkeit, sich jeweils an den verschiedenen eingebundenen Anwendungen einzeln anzumelden. Ein Unternehmensportal ist definiert als eine Applikation, welche basierend auf Webtechnologien einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellt. Unternehmensportale bieten so die Möglichkeit, Prozesse und Zusammenarbeit innerhalb heterogener Gruppen zu unterstützen. Charakterisierend für Portale ist die Verknüpfung und der Datenaustausch zwischen heterogenen Anwendungen über eine zentrale Plattform mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Eine manuelle Anmel- dung an den einzelnen in der Plattform integrierten Anwendungen ist durch Single Sign On nicht mehr notwendig. 6 Portale sind eine direkte Weiterentwicklung bestehender Ansätze für Internet- bzw. Intranettechnologien. Als wesentliches Merkmal kommt zur Informations- verbreitung die Prozessorientierung hinzu. Portale lassen sich nach verschiedenen Kriterien feiner untergliedern. Ein gängiges Kriterium ist die Zielgruppe des Portals. Damit lassen sich die Portale in die folgenden Untertypen aufteilen: − Geschäftskundenportale: Unterstützung der kundenorientierten zwischenbetrieblichen Prozesse wie z. B. Vertrieb und Service für Geschäftskunden (Business-to-Business); − Mitarbeiterportale: Unterstützung der unternehmensinternen Prozesse für die Mitarbeiter (Business-to-Employee); − Lieferantenportale: Unterstützung der zwischenbetrieblichen Prozesse mit Lieferanten wie z. B. Bestellung, Rechnungsstellung (Supplier Relationship Management); − Endkundenportale: Unterstützung der Prozesse mit Endkunden wie z. B. Vertrieb und Service (Business-to-Consumer); − E-Governmentportale: Unterstützung der Prozesse zwischen Staat und Bürgern bzw. Unternehmen. Zielsetzung von Unternehmensportalen ist die Bereitstellung bzw. Unterstüt- zung zielgruppenspezifischer und -gerechter Prozesse an der Schnittstelle zwischen Unternehmen und Nutzer. Dabei werden die verwendungsorien- tierten Prozesse auf Basis der vorhandenen unternehmensinternen Prozesse und Anwendungen realisiert und bilden für den Nutzer eine bedarfsgerechte Schnittstelle. 7 Portale, gleich welchen Typs, bilden eine Integrationsplattform für Prozesse (Abbildung 1). Bei der Konzeption eines Portals ist die Gestaltung der Schnitt- stellen ein entscheidendes Kriterium, da an dieser Stelle die Prozesse der Nutzer direkt ankoppeln.