Healy Hudson GmbH

Healy Hudson Case study Weltmarktführer in der Carbon Herstellung optimiert seinen Einkauf SGL Carbon verbindet Katalogeinkauf mit Ausschreibungen: Als eines der ersten Unternehmen profitiert der Carbon Hersteller von der reibungslosen Integration von Katalogbeschaffung und Sourcing. Leistungs-Verhältnis“ waren Gründe für eine Entscheidung zu Gunsten Healy Hudson. Anfang 2003 war es dann Unternehmensprofil soweit. Nach einer kurzen SGL Carbon ist der weltweit größte Hersteller von Implementierungszeit konn- Carbon, Graphit und Verbundmaterialien für Anwen- ten die Einkäufer der SGL Car- dungen in der Industrie sowie der Luft- und Raum- bon in der Niederlassung Bonn ihre ersten Bestellungen fahrttechnik. Das Aktienunternehmen entstand 1992 über die Software Professio- als Zusammenschluss zwischen SIGRI/Deutschland nal tätigen. Inzwischen sind und Great Lakes Carbon/USA und ist seit 1996 an der es rund 200 Nutzer, verteilt NYSE/New York gelistet (als zweites deutsches Unter- auf vier Standorte, die über Frank Josten, Black Belt, nehmen nach Daimler Chrysler). Das operative Geschäft die Healy Hudson-Plattform Project Manager SGL Excellence wird von vier global agierenden Business Units betrie- bestellen. Zunächst waren es ben. Diese operieren landes- und gesellschaftsüber- nur C-Güter, die geordert wurden, so zum Beispiel Papier, Büro- greifend. Weltweit sind 6.926 Mitarbeiter bei SGL bedarf, IT-Zubehör, Werkzeuge und kleinere Metallteile wie Carbon beschäftigt und erwirtschafteten 2003 einen Schrauben. Alles wurde mit nur ein paar Mausklicks aus einer Vielzahl von Katalogen bestellt: Ein enorme Entlastung für die Umsatz von 1.046 Mio. 3 . Die Hauptverwaltung des Einkäufer, die sich nun auf das Wesentliche ihrer Arbeit konzen- Unternehmens ist in Wiesbaden ansässig. trieren konnten. Doch nicht nur dort entstanden große Einsparungen: „Durch Die Entscheidung kam aus der Praxis. Der Einkauf am Standort die Bedarfsbündelung können wir jetzt viel bessere Konditionen Bonn machte sich stark für ein E-Procurement-System bei dem aushandeln, die Preise werden günstiger“ erläutert Frank Josten. Wiesbadener Unternehmen SGL Carbon. Denn bislang war der Die vier Standorte bestellen zusammen nun größere Mengen – Beschaffungsprozess bei dem weltweit größten Hersteller für profitieren somit von den Bündelungseffekten, die sich für SGL Carbon, Graphit und Verbundmaterialien nicht zentral gesteuert. Carbon in Lieferantenverhandlungen positiv auswirken. Zudem Hohe tägliche Bestellaufkommen schufen statische Prozesse. wurde jeder Standort individuell auf seinen jeweiligen Beschaf- Bestellungen, Anfragen, Ausschreibungen – alles erfolgte über- fungsbedarf eingestellt, besondere Einkaufskonditionen sind wiegend per Fax, Telefon oder E-Mail. Frank Josten, damaliger schon im System festgelegt und müssen nicht extra ausgehan- Projektleiter E-Procurement, wollte diese Situation ändern: „Die delt werden. Selbst Bestellungen von Fachbüchern und die Ver- Einkaufsprozesse sollten vereinfacht werden – unter Berücksich- waltung von Abonnements sind inzwischen über die Integration tigung unserer hohen Anforderungen und vor allem orientiert an eines Shops des Online-Buchhändlers LSL möglich. Doch nicht unseren Bedarfsträgern.“ Das System sollte möglichst unkompli- nur der C-Güter-Bedarf wird inzwischen an den vier deutschen ziert, intuitiv und komfortabel zu bedienen sein, keine langen Standorten komplett über elektronische Datenwege abgewickelt Einarbeitungszeiten sollten den Einkaufsprozess belasten. Dafür – auch die Meister in der Produktion bestellen über Professional analysierte Frank Josten die Marktsituation, informierte sich bei ihre B-Güter. Dazu wurden Rahmenverträge ausgehandelt und den verschiedenen E-Procurement-Anbietern und holte Ange- im System hinterlegt. Die Meister wissen, dass sie nun schnell bote ein. Überzeugt hat ihn schließlich Healy Hudsons – damals und komfortabel ihre Waren ordern können – ohne große noch unter dem Namen CaContent – elektronische Beschaf- Umwege. Eine Budgetierungs- und Autorisierungsfunktion hilft fungslösung. „Die einfache Maske, die Orientierung am Bedarfs- bei individuellen Einstellungen, jeder Nutzer bekommt bestimmte träger, die Praxiserfahrung und natürlich das sehr gute Preis- Kataloge und Rechte zugeordnet. „Die ständigen Ausschreibungen und Anfragen per Fax oder Telefon fallen weg, der Aufwand hat sich enorm verringert,“ kann Frank Josten bestätigen. Auch von den Lieferanten kam durchweg positives Feedback zu der für sie einfach zu bedie- nenden Angebotsabgabe. Der direkte Zugriff auf die aktuellsten Einem Missbrauch wird so vorgebeugt, Kompetenzen können Produkt-/Leistungsspezifikationen sowie der verkürzte und für nicht überschritten werden. beide Seiten transparente Verhandlungs- und Kommunikations- prozess mit Einkauf und Fachabteilung bringt auch den Lieferan- Auch die sinnvolle Anbindung von SAP verlief reibungslos: ten entsprechende Vorteile. Im Zuge eines SAP-Release-Wechsels wird eine Schnittstelle zum ERP-System hergestellt. Bestellungen und Wareneingänge SGL Carbon nutzt Professional, Staging und Sourcing im so- werden an SAP übertragen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt genannten ASP-Modell. Das heißt, dass alle zur Bestellung benö- ab 2005 mit dem Gutschriftverfahren, welches die Rechnungs- tigten Daten, wie Budgets, Kataloge und Lieferanten im Rechen- prüfung zum Lieferanten verlagert und ein weitere Optimierung zentrum von Healy Hudson zentral gespeichert und verwaltet im Prozessablauf darstellt. werden. Die Administration von Usern und Kontierungstypen erfolgt über ein web- basierendes Administrationstool durch Als eines der ersten Unternehmen nutzt SGL Carbon bereits das SGL Carbon selbst. Vorteil dieses Verfahrens: Da ein einfacher neue Ausschreibungs-Tool von Healy Hudson. „Wir haben schon Internet-Zugang zur Bestellung ausreicht, ist weder eine System- die ersten Ausschreibungen und Informationsanfragen getätigt – installation vor Ort noch eine Aufrüstung der bestehenden Hard- und sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis“ so Projektleiter Frank und Software notwendig. Für die Sicherheit sorgt eine ge- Josten und fügt hinzu: „Auf Basis schützte VPN-Verbindung über das einer Ausschreibung haben wir sogar Internet. Die gute Zusammenarbeit „Wir haben schon die ersten Aus- schon einen neuen Rahmenkontrakt mit Healy Hudson hat SGL Carbon schreibungen und Informations- und einen Katalog erstellt, aus wel- angeregt weiterhin bei der elektroni- anfragen getätigt – und sind sehr chem die Bedarfsträger jetzt direkt schen Beschaffung auf das Wiesba- zufrieden mit dem Ergebnis. Auf bestellen können.“ Die Integration dener Unternehmen zu setzen.

Healy Hudson Success Story E-Procurement-System erfolgreich bei Linde Gas eingeführt LINDE GAS Zahlen und Fakten Der Geschäftsbereich Linde Gas der Linde AG gehört in Deutschland und Europa zu den führenden Industrie- gaseproduzenten. Das DAX-notierte Unternehmen verbindet seit mehr als 125 Jahren Innovation und Tradition. Zu den Einsatzgebieten von Linde-Gasen zählen: Metallverarbeitende und chemische Industrie, © Linde AG Metallurgie und Lebensmittelwirtschaft, Umwelt- und Wasserstofftechnologie sowie die Medizintechnik. Für jeden Kunden bietet Linde Gas maßgerechte und wirtschaftliche Versorgungskonzepte – von der Ein- Intuitive Oberfläche und vereinfachter Bestellprozess Liter-Einwegflasche bis zur Großanlage beim Kunden „Das System hat sich erfreulich schnell durchgesetzt“, (On-Site-Versorgung). bemerkt Karl-Kaiser, „unter anderem wegen der leicht zu bedienenden Oberfläche.“ Selbst ungeschulte und inter- net-unerfahrene User kommen schnell mit dem System Das Bestellen dauert heute kaum mehr als ein paar Sekun- klar, die Struktur ist übersichtlich, die Benutzeroberfläche den. Mit einem Klick liegt der gewünschte Artikel im ist intuitiv aufgebaut. Eine ausführliche Suche erleichtert Warenkorb, die Bestellung wird abgeschickt und erreicht das Finden bestimmter Artikel, mit nur wenigen Klicks ist direkt den Lieferanten, der die vorrätigen Produkte sofort man so bei der gewünschten Ware. „Alle profitieren von versenden kann. Das war nicht immer so bei Linde Gas, L.E.O: Die Bedarfsträger von dem vereinfachten Bestellpro- früher gestaltete sich das Bestellen komplizierter: Zuerst zess, die Abteilungsleiter von der Kostenkontrolle und das wurde ein Bedarf gemeldet, Kataloge gewälzt, schließlich Finanzwesen von der automatisierten Rechnungsbearbei- wurde ein umfangreicher Anforderungsvorgang einge- tung“, fasst Karl-Kaiser zusammen. leitet. Doch diese Zeiten sind vorbei. 2001 ersetzte das vollautomatische E-Procurement-System L.E.O. flächen- 15 Online-Produktkataloge - ein Bestellsystem deckend die vormals manuellen Abläufe. L.E.O. bezeichnet Aus einer Auswahl von 15 Katalogen wählen knapp 600 lindeintern Healy Hudsons E-Procurement-Lösung Profes- User an allen deutschen Linde-Standorten ihre Artikel aus. sional. Die Produktpalette reicht von Büromaterial über Werk- zeug bis zu Artikeln aus dem Bereich der Arbeitssicherheit Höhere Effizienz bei der Beschaffung – und das über eine einheitliche Oberfläche. Ein beson- Heute läuft die neueste, auf Microsoft.NET-Technologie deres Augenmerk gilt dem Katalog des Arbeitsrings aner- basierende Version Professional V3 bei Linde Gas. Und das kannter Blindenwerkstätten Schlich GmbH. Von dieser zur vollsten Zufriedenheit von Projektleiterin Birgit Karl- Behindertenwerkstätte können Produkte wie Besen oder Kaiser: „Der Einkauf verläuft mit L.E.O. reibungslos“. Ent- Tücher bestellt werden: Soziales Engagement besitzt bei schieden hatte man sich damals für Professional, da „das Linde einen hohen Stellenwert. System die hohen Linde-Anforderungen – was Funktio- nalität und Preis-Leistungs-Verhältnis angeht – erfüllen Vier-Augen-Prinzip: konnte.“ Dabei konnte sich Healy Hudson gegen eine Jede Bestellung muss genehmigt werden Vielzahl anderer Anbieter durchsetzen und überzeugte Beim Bestellprozess greift das Vier-Augen-Prinzip: Nach- zudem durch seine flexiblen, ausgereiften Lösungen und dem der Bedarfsträger seine Bestellung initiiert hat, die materialwirtschaftliche Kompetenz. erfolgt ein Genehmigungs-Workflow über den Abteilungs- Bestellung einfach erneut abgeschickt werden – schnell und unkompliziert. Schneller ROI Mit der Einführung der Healy Hudson Procurement-Lösung war gleichzeitig eine Standardisierung der internen Pro- zesse, Reduktion der Lieferanten und dadurch eine Reduk- tion der Einkaufspreise verbunden. Schneller als geplant © Linde AG konnte dadurch der Return on Investment (ROI) realisiert werden. Weitere Einsparpotentiale wurden durch die SAP-Integration und den konsequenten Abbau von Lager- beständen erreicht. So konnten z.B. durch die Implemen- leiter. Gibt er seine Zustimmung zu der Bestellung, steht tierung eines Arbeitskleidungskatalogs die eigenen Lager- der Bestellabwicklung nichts mehr im Wege. Zudem bestände komplett abgebaut werden, da jeder Mitarbeiter können weitere Vorkehrungen gegen einen Missbrauch genutzt werden: Durch Budgetierungen zum Beispiel Professional ist lindeintern L.E.O. werden Kompetenzüberschreitungen vermieden. Auch können bestimmten Abteilungen oder Bedarfsträgern Mit L.E.O. (Linde Easy Ordering) wird lindeintern Healy nur bestimmte Kataloge zugänglich gemacht werden. Eine Hudsons erfolgreiche E-Procurement Lösung Professional volle Kostenkontrolle kann so gewährleistet werden. bezeichnet. Healy Hudson bietet mit Professional eine Plattform, die den gesamten Beschaffungstrans- SAP-Integration mit Releasefähigkeit aktionsprozess elektronisch und ohne Medienbrüche Für eine reibungslose SAP R/3-Anbindung ist gesorgt. abbildet. Mit Professional können nicht nur Standard- Professional ist über die modernste Netweaver-Techno- güter, sondern auch komplexe Produkte und Dienst- logie voll integriert in das Linde SAP-System. Der Anfang leistungen beschafft werden. Eine integrierte Qualitäts- 2005 durchgeführte Releasewechsel von SAP R3 4.6 auf sicherung sorgt für fehlerfreien Katalogcontent. die Version 4.7 konnte somit problemlos durchgeführt werden. Damit entfällt u.a. die manuelle Kontierung der nun direkt beim Lieferanten per Mausklick bestellen kann Rechnungen. Alle Belege werden automatisch in SAP und die Ware direkt vom Lieferanten an den jeweiligen gebucht, das gilt für Bestellungen, Materialbelege und Standort geliefert wird. FI-Belege. Somit ist der gesamte Prozess von der Bedarfs- erfassung über die Bestellung bis zur Abrechnung kom- Ausblick: Transportaufträge via Professional plett medienbruchfrei in die SAP-Systemlandschaft inte- Bei Linde Gas denkt man auch schon über die Zukunft des griert. Auch Ausnahmeprozesse wie die Fehlerbehandlung E-Procurement-Systems nach. Angedacht ist unter anderem wurden automatisiert. Konnte eine Bestellung aufgrund eine mögliche Transportabwicklung über das L.E.O.-System verschiedener Probleme mit dem System nicht gesendet Mittels des E-Procurement-Systems sollen so die Gastanks werden, wird eine Fehlermeldung herausgegeben und die von Linde Gas in Bewegung bleiben – der Bedarfsträger entsprechende Bestellung rot markiert. Bei anderen Syste- kann über die Einkaufsplattform eine geeignete Spedition men muss dann die Bestellung neu erstellt werden. Bei beauftragen. Linde Gas setzt also auch bei zukünftigen Linde Gas hingegen kann nach der nötigen Korrektur die Projekten auf E-Procurement von Healy Hudson. Stand: 03/05 Healy Hudson GmbH Laurenz Büschel Telefon: +49 (61 34) 29 81 36 Peter-Sander-Straße 32 laurenz.bueschel@healy-hudson.com 55252 Mainz-Kastel www.healy-hudson.com

Healy Hudson Success Story Fünf Jahre integrierte Beschaffungs- und Zahlungsprozesse beim Transport- und Energiespezialisten Alstom Reduktion der Prozesszeiten um 75% „One in four of the world’s light bulbs is powered Mit dem Umstieg auf Impact Ordering in Kombination mit by ALSTOM“. Eine von vier Glühbirnen weltweit der P-Card wurden die sehr zeit- und kostenintensiven Pro- wird mit Elektrizität versorgt, die durch die von zesse der Rechnungsversendung und des Rechnungsclea- Alstom hergestellte technische Infrastruktur erzeugt rings bei Alstom hoch automatisiert: Wird ein Warenein- gang bei Alstom durch den Bedarfsanforderer bestätigt, wurde. Alstom ist ein weltweiter Marktführer im löst dies automatisch eine Bezahlung über die P-Card aus. Energie- und Transportbereich, Alstom Deutschland Einmal im Monat wird eine Sammeldatei erzeugt, die alle deckt als Komplettanbieter die gesamte Palette von getätigten Buchungen und Zahlungen auflistet. Per Knopf- Alstom bis auf den Schiffbau ab. Die Deutsche druck landen diese Informationen in SAP FI – „genau dort, wo sie hinsollen“, freut sich Christina Klam. Gruppe beschäftigt rund 6100 Mitarbeiter an über 20 Standorten in Deutschland. Im Geschäftsjahr Manuelles Umkontieren am Monatsende gehört damit der 2005/2006 wurde ein Umsatz von 1,7 Mrd. Euro Vergangenheit an. Und zusätzlich sind die Zahlungsströme stets transparent: Impact Ordering kommuniziert direkt erwirtschaftet. mit dem Zahlungssystem, stößt alle erforderlichen Prozess- schritte automatisch an und protokolliert alle Bestellakti- vitäten. Durch Einsatz der P-Card hat Alstom statt Bergen Die ersten Erfahrungen mit E-Procurement machte Alstom von Rechnungen für alle über Impact Ordering abgewi- im Jahre 2001 mit „Drecos“, einem auf Healy Hudson-Tech- ckelten Bestellungen nur noch einen Kreditor, nämlich nologie basierendem elektronischem Marktplatz der American Express. Den Lieferanten garantiert die Abwick- Dresdner Bank. Der Übergang dazu repräsentierte für lung über die P-Card eine stets pünktliche und zeitnahe Alstom einen Quantensprung: Durch eine Bündelung der Bezahlung, vorausgesetzt die Leistung stimmt. Dank des so Bestellaktivitäten wurde die Zahl der Lieferanten um über weit optimierten, medienbruchfreien und geschlossenen die Hälfte reduziert, die jahrelang problematische Kosten- Prozesses erreicht Alstom heute eine Reduktion der Pro- stellenzuordnung wurde automatisiert, und der einzelne zesszeiten im Bereich Finance um bis zu 75 %. Bedarfsträger bestellte ab sofort eigenverantwortlich über das Internetsystem. Sowohl für die Mitarbeiter als auch für den Einkauf war dies eine völlig neue Form der Beschaf- fung – zum ersten Mal in der Geschichte von Alstom wurde eine Bestellung von A bis Z komplett elektronisch transpor- tiert. Manuelle Bestellanforderungen in Papierform waren damit glücklicherweise für Sekretärinnen, Meister in der Produktion und andere Bedarfsträger passé. Nach Einstellung des Marktplatzbetriebs durch die Dresd- ner Bank stand für Alstom somit fest, sich direkt an Healy Hudson zu wenden und eine eigene Beschaffungslösung zu erwerben. Dazu Christina Klam, Purchasing Manager, Alstom ITC: „Neben der ausgereiften Funktionalität konn- ten wir bei Healy Hudson sicher sein, keine Insellösung, sondern eine Beschaffungslösung mit Zukunft zu erhal- ten.“ Innerhalb kurzer Zeit implementierten die Wiesbade- ner Beschaffungsspezialisten ihre umfangreiche Katalog- beschaffungslösung „Impact Ordering“, die eine Schnittstelle zum Purchasing-Card-System (P-Card) von American Express enthält. Impact Ordering schützt vor missbräuchlichen Budget- überschreitungen Kontierungen lassen sich fix und ohne Umwege durch den Besteller selbst tätigen: Über ein Drop-Down-Menü kann jedem Warenkorb und bei Bedarf sogar jeder einzelnen Position eine eigene Kontierung zugewiesen werden. Nach dem Absenden geht die Bestellung auf elektronischem Wege direkt an American Express zur Prüfung des P-Card- Budgets, nach Freigabe dann an den jeweiligen Lieferan- ten. Oder es wird – falls erforderlich – ein vorgeschalteter Genehmigungs-Workflow initiiert. Dies verhindert Kompe- tenzüberschreitungen oder Budget-Missbrauch. Erst nach Freigabe durch den Genehmiger wird die Bestellung tat- sächlich an den Lieferanten versendet. Bei Ablehnung durch den Genehmiger kann der Bedarfsträger die Bestel- lung noch einmal bearbeiten und so den neuen Anforde- rungen anpassen. Insgesamt beziffert Christina Klam die Einsparungen im Bereich Rechnungswesen durch den sys- temgestützten Prozess auf 1,5 – 2 Mannjahre pro Jahr. Deutschlandweiter Roll-out in Planung Allein im Jahr 2005 wurde über Impact Ordering ein Rosa Glücksschweine helfen bei der Auswahl Bestellvolumen von 1 Mio. Euro abgewickelt. Von Qualität und Spareffekt überzeugt, hat Alstom deshalb einen Aktuell arbeiten in Deutschland über 200 Benutzer an ver- deutschlandweiten Roll-out ins Auge gefasst. Damit wird schiedenen Standorten mit sich das Einsparpotential in Impact Ordering. Bestellt den kommenden Monaten werden über die lilafarbene „Neben der ausgereiften Funk- noch erheblich vergrößern. Benutzeroberfläche, die sich tionalität konnten wir bei Als nächstes sollen Düssel- an den Designvorgaben des Healy Hudson sicher sein, dorf, Köln und Nürnberg Mutterkonzerns orientiert, keine Insellösung, sondern angebunden werden, weite- hauptsächlich C-Artikel wie eine Beschaffungslösung mit re Standorte – sogar die ganz Büroartikel, EDV-Materialien Zukunft zu erhalten.“ kleinen – werden folgen. Die und Industrieverbrauchsgü- Erfolgsgeschichte ist also Christina Klam, Purchasing Manager, Alstom ITC ter. Die Meister in der Ferti- noch nicht beendet, ganz im gung können über Impact Gegenteil: „Mit wenigen Ordering sogar Spezialbedarf beschaffen: Über eine Frei- Klicks Beschaffungsprozesse durchzuführen hat alles viel textbestellung und den Upload von Anlagen kann der einfacher gemacht, und das soll auch so bleiben“, resü- Bedarf genau spezifiziert werden - und der Hersteller kann miert Christina Klam. gezielt die gewünschte Ware liefern Falls ein Bedarfsträger mal nicht das Richtige finden kann, hilft die Suchfunktion, die durch eine Ähnlichkeits- Alles im Überblick suche gestützt wird. Der umgangssprachlich bezeichnete Eingesetzte Lösung: Impact Ordering (Katalogbeschaf- „Tacker“, in Katalogen als „Heftgerät“ gelistet, lässt sich fung), P-Card von American Express (E-Payment) so genauso leicht aufspüren wie eine im normalen ■ User: 200 + Sprachgebrauch als „Glühbirne“ bezeichnete „Allge- brauchslampe“. Über vordefinierte Warenkörbe können ■ Bestellvolumen: 1 Mio. EUR (2005) stetig wiederkehrende Bestellungen abgewickelt werden.

Healy Hudson Case Study Millioneneinsparungen in Österreich durch einen der größten E-Shops Europas den werden gerne entgegengenommen. Speziell die klei- Im Zuge von Reformmaßnahmen im Juni 2001 als nen und mittelständischen Unternehmen der regionalen Tochter des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) Wirtschaft werden unterstützt. gegründet, ist die Bundesbeschaffungsgesellschaft Die Grundidee für den e-Shop stammt bereits aus dem Jahr (BBG) der Einkaufsdienstleister der Republik Öster- 2002. Schon bald nach Gründung der BBG hatte man sich reich, der für andere öffentliche Auftraggeber – pri- Gedanken gemacht, wie man den Service für die Kunden mär für Bundesdienststellen – tätig ist. Das Ziel der weiter erhöhen und die Leistungen besser zugänglich BBG ist es, durch Bündelung und Standardisierung machen kann. Nach Marktbeobachtungen im In- und Aus- land und der genauen Spezifikation der Anforderungen der Beschaffungsaktivitäten optimale Einkaufskon- wurde das Projekt EU-weit ausgeschrieben. „Mit Healy ditionen für die Republik Österreich zu erzielen und Hudson haben wir dann die beste gemeinsame Basis dadurch einen Beitrag zur Senkung des öffentlichen gefunden“, erklärt Johannes Wimmer. „Die Referenzkun- Budgets zu leisten. Durch den zentralen strategi- den, die jahrelange Erfahrung und das Preis-Leistungs-Ver- hältnis haben überzeugt, außerdem war Healy Hudson schen Einkauf sollen Synergien über Behördengren- bereit, ihre Standardsoftware in enormem Maße an unsere zen hinweg genutzt, und somit Einsparungspotenzi- Bedürfnisse anzupassen.“ ale ausgeschöpft werden. Eingespart werden dabei rund 15% des Einkaufspreises, das entspricht über Zeitaufwand um 70% gesunken 100 Mio EUR pro Jahr. Implementiert wurden bis Ende 2005 die Healy Hudson- Lösung eBeschaffung, das Katalogmanagement-Tool Sta- ging, ein Reporting-Tool sowie eine Schnittstelle zum „Ein zentraler Einkauf heißt nicht nur, niedrigere Preise zu SAP-Haushaltsverrechnungssystem des Bundes. Diese Kon- erzielen, sondern auch, die Prozesse zu vereinfachen“, stellation ermöglicht es seitdem, eine Bestellung vollstän- erklärt Mag. Andreas Nemec, Geschäftsführer der Bundes- beschaffung GmbH (BBG). „Je besser der Einkauf funktio- niert, desto mehr Steuergeld wird gespart.“ Und das ist Österreich, laut Capgemini Europas E-Government-Spitzen- reiter, gelungen: Seit Januar 2006 decken Bundeskunden und auch immer mehr Länder, Gemeinden und ausgeglie- derte Einrichtungen einen Großteil ihrer Bedarfe auf elektronischem Bestellweg. 4 Mio. EUR Umsatz und persönlicher Service Möglich macht dies ein als „e-Shop der Republik“ bekannt gewordenes, auf Healy Hudson-Software basierendes E- Procurement-System, mit dessen Hilfe auf effizientestem Weg alles von Büromobiliar über Schultafeln und Feuerlö- scher bis zur Laborausstattung beschafft werden kann. Heute sind bereits über 5000 User im System registriert, und täglich kommen neue hinzu. Etwa 300.000 Artikel aus 80 Katalogen können in einem der größten E-Shops Euro- pas bei über 200 Lieferanten bestellt werden. Mit 100-200 Bestellvorgängen täglich werden im Monat über 4 Mio. PixelQuelle.de EUR Umsatz erzielt. „Und die Zahlen wachsen ständig wei- ter“, bestätigt Johannes Wimmer, Projektleiter e-Shop. Trotz Schwindel erregender Zahlen wird persönlicher Ser- vice bei der BBG groß geschrieben: Anregungen von Kun- Das Reporting-Tool ermöglicht Auswertungen der Bestell- aktivitäten in Echtzeit. Bedarfe können damit heute von der BBG vorausgeplant und punktgenau zum optimalen Preis eingekauft werden, z.B. 20.000 PCs, 10.000 Drehses- sel, 1.000 Schultafeln und 40.000 Toner im ersten Jahr des Produktivbetriebes. „Der e-Shop ist eine lebende Lösung“, „Mit Healy Hudson beschreibt es Johannes Wimmer. Das System wächst täglich und wird ständig weiter optimiert. Über spezielle Prüfme- haben wir dann die chanismen sichert die Plattform einen vergaberechtskon- beste gemeinsame formen Ablauf, so dass bei jeder Bestellung eine absolute Basis gefunden.“ rechtliche Sicherheit gegeben ist. Großes Ziel für die Johannes Wimmer, Zukunft ist es, alle Beschaffungsvorgänge über den e-Shop Projektleiter e-Shop abzuwickeln, auch Dienstleistungen und konfigurierbare Produkte. Dann wird es auch möglich sein, Notebooks indi- viduell zusammenzustellen und ganze Netzwerk-Infra- strukturen sowie Büroeinrichtungen zu konfigurieren. dig automatisiert abzuwickeln: Die Lieferantenkataloge werden über die Katalogplattform Staging automatisiert Die Erfolgsgeschichte des e-Shops ist mittlerweile über die und mit integrierter Qualitätssicherung in das Live-System Grenzen Österreichs hinaus bekannt. Auch andere europä- eingespielt. Im e-Shop sucht sich der Einkäufer die ische Länder würden ihre Beschaffung gerne so effizient gewünschten Artikel aus und legt sie in den Warenkorb. organisieren. 2006 hat die Bundesbeschaffungsgesellschaft Sobald er die Bestellung abschließt, werden die Daten an mit dem Projekt „e-Shop“ die zwei wichtigsten österreichi- das SAP-System des Bundes gesendet, wo die Mittelbin- schen E-Procurement-Awards, den „E-Procurement & SRM- dung geprüft wird und der Lagerbestand hinterlegt wer- Award“ sowie den „ebiz egovernment award 2006“ den kann. Danach geht der Vorgang an den Genehmiger gewonnen. Eine schöne Bestätigung zum 5-jährigen Beste- und wird – bei Freigabe – als Bestellung versendet. Der Lie- hen der BBG. Projektleiter Johannes Wimmer ist zuversicht- ferant erhält die Daten entweder per XML oder per E-Mail lich, den einzigartigen spezifischen Verkaufsvorteil des e- und kann – je nach Wunsch – seine Bestellbestätigung per Shops in Zukunft noch erfolgreicher positionieren zu E-Mail oder direkt aus dem System heraus versenden. können. Die Benutzerzufriedenheit soll mithilfe von Kun- denbefragungen und Zufriedenheitsanalysen weiter Ein Prozess, der für alle Beteiligten großen Nutzen bringt: gesteigert werden. Insbesondere kleine und mittelständi- Laut einer Studie der Wirtschaftsuniversität Wien im Auf- sche Unternehmen sollen die Plattform verstärkt für die trag der BBG sinkt der Zeitaufwand bei der Beschaffung eigene Vermarktung nutzen können. Auch dabei wird die durch den e-Shop um 70%. Eine einzelne Bestellung benö- Bundesbeschaffungsgesellschaft weiterhin auf die gute tigt so nicht einmal mehr ein Drittel der Zeit, die für den Zusammenarbeit mit Healy Hudson setzen, und so viel- klassischen Ablauf mit Formular und Katalogheft leicht erneut den einen oder anderen Preis gewinnen. gebraucht wurde. Zudem sind die über die BBG verfügba- ren Artikel und Dienstleistungen übersichtlich innerhalb eines benutzerfreundlichen Shopangebotes einzusehen. Alle Bestellungen haben ein einheitliches Format, der Alles im Überblick Bestellstatus ist jederzeit von allen Berechtigten abrufbar, und die Vertrags- und Bestellerdaten sind stets griffbereit. Eingesetzte Lösung: eBeschaffung, Staging Eine optionale Anbindung an die Warenwirtschaftssysteme (Katalogmanagement), Monitoring Enterprise der Lieferanten erspart eine doppelte Datenhaltung. (Controlling) ■ User: 5000 + Postleitzahlenfilter dient Förderung regionaler Wirtschaft ■ Artikel: 300.

Healy Hudson Success Story Traditionshandelshaus Globus setzt auf zentrale Bestellbündelung Das familieneigene Einzelhandelsunternehmen, wurde 1828 im saarländischen St. Wendel gegründet, wo es auch heute noch seinen Konzernsitz hat. Mit etwa 22.000 Mitarbeitern hat die GLOBUS-Gruppe im Ge- schäftsjahr 2003/ 2004 einen Bruttoumsatz von mehr als 4 Mrd. EUR erwirtschaftet. Sie betreibt derzeit 35 SB-Warenhäuser, 49 Baumärkte und 11 Elektrofach- märkte in Deutschland sowie 10 SB-Warenhäuser und Baumärkte in Tschechien. Die grün-orange gefärbten © GLOBUS Gruppe Outlets sind ganz groß, wenn es darum geht, die Kunden zufrieden zu stellen. Obwohl nicht in allen Teilen der Republik bekannt, landete Globus 2004 beim jährlichen Branchencheck „Kundenmonitor“, der die Kundenzufriedenheit misst, zum elften Mal in Folge auf zwei wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der geeigneten Platz eins. E-Procurement-Lösung. „Wir haben uns für den Kauf der Healy Hudson-Lösung Impact Ordering entschieden, weil wir sie schon als leistungsfähige Beschaffungslösung für Bis 2001 war der Einkauf von C-Artikeln bei Globus dezen- den Handel bei Markant kennenlernen durften“, erläutert tral aufgebaut. Folglich wurden so genannte Kosten- Norbert Schillo, Geschäftsführer der GLOBUS Logistik und artikel, wie z.B. Verpackungsmaterial, Büro- und Reini- Service GmbH. gungsartikel, von mehr als 1000 Mitarbeitern vor Ort eigenständig bestellt. Geordert wurde per Fax, Telefon Standardsoftware mit kundenspezifischem Zuschnitt oder auch direkt beim Außendienst. Dies konnte schon mal Obwohl Impact Ordering über alle Vorteile einer Standard- dazu führen, dass in einem Globus-Markt ein und derselbe software verfügt, lässt sich die Lösung dennoch branchen- Kostenartikel parallel bei verschiedenen Lieferanten zu und kundenindividuell auf die verschiedensten Bedürf- unterschiedlichen Konditionen beschafft wurde. Dieser nisse, z.B. die einer großen Handelskette wie Globus, Missstand entging auch einstellen. Impact Ordering Helmut Ortner, zuständig für „Healy Hudson hört zu und will nicht deckt nun bei Globus den die Einführung des neuen einfach nur verkaufen.“ ganzen Bereich der Kosten- elektronischen Bestellsys- Helmut Ortner, Koordinationsbereichsleiter C-Artikel, Globus artikelbeschaffung ab. Die tems, nicht: „Vor Einführung Beschaffung für das Hauptge- von Impact Ordering war unser Beschaffungsprozess schäft, der Warenverkauf in den Märkten, läuft über ein unstrukturiert. Die Abläufe waren einfach nicht standardi- gesondertes Warenwirtschaftssystem. Dies ist notwendig, siert. Es kam durchaus mal vor, dass eine Bestellung ganz um Kostenrechnungen von Warenrechnungen getrennt vergessen wurde.“ bearbeiten zu können. Zentrale Organisation des Einkaufs 24 an Impact Ordering angeschlossene Betriebe Ausgehend von dieser Situation beschloss Globus, den „Mit Impact Ordering konnte uns Healy Hudson ein Pro- Einkauf zentral zu organisieren und die Bestellabläufe dukt anbieten, das sehr genau auf unseren individuellen in klar definierte Schritte zu unterteilen. Gleichzeitig Bestellprozess angepasst werden konnte“, erklärt Helmut entschied man sich, ein System einzuführen, das die neu Ortner den Vorsprung, den die Healy Hudson GmbH vor definierten Abläufe auf elektronische Weise abbildet und anderen bekannten E-Procurement-Anbietern wie SAP, unterstützt. Ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und eine Ariba, Commerce One etc. hatte. „Sie hören ihren Kunden Orientierung an den Bedürfnissen des Handels waren die genau zu und wollen nicht einfach nur Standardsoftware verkaufen.“ Die erfreuliche Zwischenbilanz: 24 an Impact Bedarfsträger nur aus dem Sortiment wählen kann, das auf Ordering angeschlossene Betriebe, Aufschaltung des Logis- seine Bedürfnisse abgestimmt ist. tikzentrums in Bingen und der Koordinationsstelle in St. Wendel. Bis Mitte des Jahres 2005 sollen weitere Einfache elektronische Aktualisierung der Katalogdaten 13 Selbstbedienungs-Warenhäuser Zugang zur Bestell- Bei der Ermittlung von E-Procurement-geeigneten Liefe- lösung erhalten. ranten wurde deutlich, dass auch auf Industrieseite die Bereitschaft für eine elektronische Abwicklung sehr hoch Standardisierte Abläufe für alle Benutzer ist. Viele große Lieferanten bieten ohnehin ihr Sortiment In der Bedienung zeichnet sich Impact Ordering besonders schon in elektronischen Katalogen an. Für kleinere ist die aus durch hohe Benutzerfreundlichkeit, Transparenz in der Thematik zum Teil noch neu. In Lieferantentagen mit Abbildung der Bestellvorgänge und attraktive Zusatzfunk- Unterstützung der Healy Hudson konnte Globus jedoch tionen wie eine aufeinander viele von der Wirtschaftlich- abgestimmte Rechnungsprü- keit des Verfahrens über- fung und Wareneingangs- zeugen. Änderungen der erfassung. Es gibt saubere Katalogdaten werden heute Katalogstrukturen und ein- elektronisch in Impact Orde- heitliche, standardisierte Ab- ring eingespielt und so läufe für jeden Benutzer. ohne Aufwand allen Bestel- Vorher musste Globus als lern gleichzeitig zugänglich Hilfsmittel das Intranet be- gemacht. mühen, um Bestellunterlagen zentral für alle Bedarfsträger Ausblick: Anbindung der zur Verfügung zu stellen. restlichen Märkte Trotz großer Mühe war es Bereits vor Abschluss des schwierig, diese Dokumente Roll-outs sind bei Globus aktuell zu halten und von erhebliche Einsparungen der Struktur her übersichtlich durch Prozessstraffung und aufzubereiten. sinkende Bindung perso- neller Ressourcen bei der Be- Hohe Fehlersicherheit stellabwicklung erzielt wor- Heute gibt es in jedem der den. Für die Zukunft sind Globus-Warenhäuser einen die Anbindung der restlichen © GLOBUS Gruppe fest definierten Ansprech- Märkte, die weitere Optimie- partner für die Bestellung rung der Einkaufsprozesse so- der Kostenartikel, den „An- wie – damit einhergehend – sprechpartner für Eigenbe- die Erweiterung des Systems darf“, der als zentrale Bün- Norbert Schillo, Geschäftsführer der GLOBUS Logistik und Service GmbH, um neue Funktionen ge- ist zufrieden mit der erfolgreichen Einführung von E-Procurement bei delungsstelle fungiert. Er Globus.