Herausforderungen bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems

„Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems“ Name: Oswald Freisberg Funktion: Geschäftsführender Gesellschafter Organisation: SER Solutions Deutschland GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, ohne eine datenbankgestütze Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Der Markt aber will es, dass Unternehmen qualitativ und quantitativ sehr unterschiedliche Ansprüche an das Dokumentenmanagement System stellen. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig: Eingabe“ ... Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Freisberg, Frageblock 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Antwort: Ein elektronisches DMS ist eine Organisationslösung, die sich der spezifischen Organisationsstruktur eines Unternehmens anpassen und in seine Abläufe integrieren muss. Anders als bei klassischen Funktionslösungen wie Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation reicht es hier nicht, einfach die verfügbaren Funktionen verschiedener Programme zu vergleichen. Bei der Systemauswahl sollte man daher vor allem überprüfen, ob die angebotenen Funktionen die spezifische Aufgabenstellung gänzlich abdecken, ergonomisch akzeptabel und in der Praxis anwendbar sind. Berücksichtigt werden sollten auch die sogenannten „weichen“ Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Fachkompetenz des Anbieters und gegenseitiges Verständnis. Der Faktor Unternehmensgröße und die weitere Entwicklung spielen bei der Systemauswahl ebenfalls eine große Rolle. Der Erfolg einer neuen IT-Lösung steht und fällt mit ihrer „Passform“ für das Unternehmen. Dabei reicht eine aktuelle Passgenauigkeit nicht aus, um die richtige Lösung zu finden. Lässt sich die Software nicht an neue Anforderungen anpassen, wird sie schnell zu einem starren Korsett, das die Entwicklung des Unternehmens hemmt statt unterstützt. Insbesondere beim Dokumenten-Management ändern sich die Bedingungen ständig, Daten- und Dokumentmengen wachsen rasant, zusätzliche Abteilungen mit vielen zusätzlichen Anwendern möchten das System fachspezifisch parametrisiert ebenfalls nutzen, Drittsysteme sollen mit einbezogen werden. All‘ dies verlangt nach einem flexiblen und auf mehreren Ebenen skalierbaren System. www.competence-site.de Seite 2 Frageblock 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Antwort: Sie möchten wissen, wie man ECM-Projekte sicher zum Scheitern bringt? Aus unserer mehr als 25-jährigen Erfahrung mit elektronischer Archivierung, Dokumenten- und Enterprise Content Management lassen sich eine Reihe von Faktoren ableiten, die für erfolgreiche Projekte essentiell sind. Oder aber ins Gegenteil gewendet, nahezu jedes Projekt zu einem Misserfolg machen. Die wichtigsten „No Go‘s“ lassen sich in drei Stichworte fassen: Viel schreiben – wenig tun Benutzern misstrauen Still und heimlich! „Viel schreiben – wenig tun“, was ist damit gemeint? Akribische Analysen und pompöse Konzepte führen geradezu zwangsläufig zu enttäuschten Anwendern und ausufernden Kosten. Detailverliebte Analysen verteuern die Pflichtenhefterstellung, ewige Pilotphasen verzögern den Einstieg in die produktive Nutzung des Systems. Der Return-on-Investment rückt in weite Ferne. IT-Abteilungen neigen dazu, den „normalen“ Benutzern zu misstrauen. „Die machen doch nur wieder alles kaputt“, denkt sich da heimlich mancher Systemadministrator und bemüht sich nach Kräften, Zugriffe und Use Cases möglichst zu beschränken. Aber wenn keiner irgend etwas darf, wird der Enthusiasmus der Benutzer, das System selbst auszuprobieren und Nutzen daraus zu ziehen, schnell verfliegen. www.competence-site.de Seite 3 Und zu guter letzt: „Still und heimlich agieren!“ Wer zu zögerlich an die Umsetzung herangeht und die Anwender nicht fordert, wird wohl sehr lange auf die positiven Effekte von DMS für’s Unternehmen warten müssen. „Bloß keinen organisatorischen Druck aufbauen“, „Wir dürfen die Anwender nicht überfordern“ – bei diesen scheinbar gut gemeinten Ratschlägen sollten bei der Projektleitung die Alarmglocken angehen. Denn wenn das die Maxime bei der Einführung eines DMS ist, wird es wohl ein längerer Prozess werden. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheiden sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Antwort: Unsere DOXiS4 iECM-Suite wurde unter Berücksichtigung der Designmerkmale einer serviceorientierten Architektur und den spezifischen Anforderungen eines ECM vor zwei Jahren von Grund auf neu entwickelt. Dabei wurden Metadatenverwaltung und physikalischer Speicher voneinander getrennt. Modular kombinierbare ECM- Services nutzen die einheitliche Metadatenbasis als Grundlage für flexible ECM-Lösungen - zur Integration in vorhandene Systeme oder für fertige DOXiS4-Lösungspakete. Damit ist DOXiS4 die Basis für unternehmensweite Büroautomation und Produktivität für das nächste Jahrzehnt. Eine besondere Stärke unserer DOXiS4 iECM-Suite liegt im elektronischen Aktenmanagment. Der DOXiS4 Records Service stellt leistungsfähige Funktionen zur elektronischen Aktenbearbeitung zur Verfügung und unterstützt die gesamte Bandbreite aktenbezogener Prozesse. Elektronische Akten werden gemeinsam mit dem übrigen Schriftgutbestand flexibel, einheitlich und höchst effizient verwaltet. Dabei lassen sich Beziehungen zu Dokumenten, Vorgängen, Akten und jeder anderen Art von internen und externen ‚Informationsobjekten’ herstellen, so dass die Akte zu einem modernen und universellen “Informations- Cockpit” wird. Besonders die virtuellen Register spielen alle Vorteile der gemeinsamen Metadatenplattform aus und erlauben frei definierbare Sichten auf den Datenbestand. Darauf aufbauende, vorkonfigurierte Solution Packages für spezielle Aktenarten wie die Personalakte oder die Vertragsakte kommen dem Bedürfnis des Marktes nach „ready-to-use“ Lösungen entgegen und sind innerhalb kürzester Zeit mit wenig Customizing und damit kostengünstig zu implementieren. www.competence-site.de Seite 5 Frageblock 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kommen? Antwort: SER ist schon heute der größte deutsche ECM-Softwarehersteller und Direktanbieter von Komplettlösungen rund um die Informationslogistik in Deutschland. Und mit unserer vor zwei Jahren vollständig neu entwickelten DOXiS4 iECM-Suite auf einem guten Weg, unsere führende Position auch in den kommenden Jahren kontinuierlich auszubauen. Unsere Prognosen sagen ein jährliches Wachstum von ca. 10 Prozent voraus, das wir durch einen organischen Ausbau unserer Marktanteile nicht nur in Deutschland, sondern auch auf dem europäischen Markt erzielen wollen. Dies soll aber nicht durch ein sogenanntes Low-Margin-Business erreicht werden, sondern durch eine stetige Weiterentwicklung unserer intelligenten Produkte und Lösungen mit noch mehr Funktionalität im Standard. Den bereits erwähnten, vorkonfigurierten Solution Packages werden weitere folgen. Ziel ist es, Implementierungsaufwand, Customizing und Dienstleistungen weiter zu verringern, die Usability zu steigern und so die Akzeptanz der Benutzer für ein unternehmensweites ECM zu steigern. Damit unterstützen wir unsere Kunden in ihrem Kerngeschäft noch wirkungsvoller und sorgen für einen schnellen Return-on-Investment. Eine wichtige Säule unseres Erfolges ist unsere Direktvertriebsorganisation, die mit viel Expertenwissen und Erfahrung die Bedürfnisse unserer Kunden analysiert und maßgeschneiderte Lösungen anbietet. Mit über 350 Mitarbeitern in 14 Gesellschaften an 20 eigenen Standorten in Europa ist SER auch für die Zukunft bestens aufgestellt. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 6

„Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems“ Name: Bruno Handler Funktion: Marketing/Vertrieb Organisation: AXAVIA Software GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, ohne eine datenbankgestütze Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Der Markt aber will es, dass Unternehmen qualitativ und quantitativ sehr unterschiedliche Ansprüche an das Dokumentenmanagement System stellen. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig: Eingabe“ ... Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Handler, Frageblock 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Antwort: Klassischerweise werden Dokumente jeder Art im Windows Explorer abgelegt. Hierbei besteht oft das Problem, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Ablagesystem verwendet und somit das Weiterarbeiten für andere Mitarbeiter sehr schwer wird. Dadurch werden wertvolle Ressourcen verschwendet was Effektivität und den Workflow hindert. Ein gut funktionierendes Dokumenetnmanagementsystem (DMS) steigert also die Produktivität eines Unternehmens und wirkt sich wirtschaftlich langfristig positiv aus. Mit der Größe eines Unternehmens wächst meistens auch der organisatorische Aufwand und einzelne Dokumente durchlaufen mehrere Stationen bis zur Ablage. Hier ist es wichtig, dass jedes Dokument schnell gefunden, bearbeitet und wieder abgelegt werden kann. Branchenunabhängig kann gesagt werden, dass sich ein gut geführtes Dokumentenmanagement nicht nur wirtschaftlich positiv bemerkbar macht sondern auch die interne Organisation abteilungsübergreifend positiv beeinflusst. www.competence-site.de Seite 2 Frageblock 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Antwort: Grundlegend kann gesagt werden, dass ein Dokumentenmanagement System zu einem Unternehmen passen muss. Wir bei AXAVIA Software haben ein sehr flexiebles und anpassungsfähiges System geschaffen das genau an den Worflow des jeweiligen Kunden angepasst werden kann. Ist ein System nicht in der Lage das zu tun, bewirkt die Einführung eines solchen Systemes das Gegenteil davon was man sich erhofft hat. Dieser Umstand führt dann dazu, dass die Produktivität des ganzen Unternehmens leidet. Wenn Mitarbeiter aller Abteilungen ständig damit beschäftigt sind die benötigten Dokumente zu suchen oder den richtigen Platz für die Ablage derer zu finden, leidet nicht nur die Produktivität sondern auch die Moral der Mitarbeiter und beides wirkt sich negativ auf das Unternehmen aus. www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Antwort: Unser Produkt, AXAVIAdms, besticht durch seine „fast“ uneingeschränkte Anpassbarkeit und Flexibilität. Wir haben uns zum Leitsatz gemacht, dass sich unser System an den (Workflow) des Kunden anpasst und nicht umgekehrt. In AXAVIAdms werden Dokumente aus verschiedensten Quellen gesammelt und, wenn gewünscht, automatisch am richtigen Ort abgelegt. Sie stehen dann automatisch überall dort wieder zur Verfügung wo man sie auch benötigt. Durch die AXAVIA Volltextsuche, die mittles eines Plug Ins sogar gescannte Dokumente durchsuchen kann, wird das Finden abgelegter Dokumente zusätzlich vereinfacht. Diese Eigenschaften erlauben uns, dass AXAVIAdms in jeder Branche eingesetzt werden kann. Da AXAVIAseries (ERP Lösung) modular aufgebaut ist, ist es auch jederzeit möglich das Dokumentenmanagement System um weitere Module zu erweitern und den Worflow zusätzlich zu verbessern. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kommen? Antwort: Wir versuchen unsere Lösungen ständig weiterzuentwickeln und befinden uns dabei auf einem guten Weg welchen wir fortführen wollen. Natürlich hoffen wir, dass wir weiterhin stetig wachsen und immer mehr Kunden von unserer Software und unseren Dienstleistungen überzeugen können. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 5

„Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems“ Name: Marco Knöpp Funktion: Geschäftsführer Organisation: UTAX DocForms GmbH – TA Triumph-Adler GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, ohne eine datenbankgestütze Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Der Markt aber will es, dass Unternehmen qualitativ und quantitativ sehr unterschiedliche Ansprüche an das Dokumentenmanagement System stellen. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig: Eingabe“ ... Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Knöpp, Frageblock 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Antwort: Schaffung organisatorischer Rahmenbedingungen Bei der erfolgreichen Einführung eines Dokumenten- Management-Systems spielen viele Faktoren eine Rolle. Der Produktauswahl gehen notwendige strategische Überlegungen voraus. Folgende Punkte müssen seitens des Kunden organisatorisch erfüllt sein: Die Management-Unterstützung für das Vorhaben über alle Ebenen hinweg muss gesichert sein. Die Bildung eines qualifizierten Projektteams, das sich mit der Anforderung auseinandersetzt, das entsprechende Fertigkeiten und Fähigkeiten mitbringt sowie mit den erforderlichen Kompetenzen ausgestattet ist, muss erfolgen. Im Rahmen einer ersten groben Analyse müssen jene Organisationsbereiche identifiziert werden, die von der Einführung eines Dokumenten-Management- Systems betroffen sein werden. Nach der Identifikation der Organisationsbereiche muss in der nächsten Phase detailliert geprüft werden, welche Dokumente und Prozesse einzubeziehen sind. Daraus abgeleitet entsteht ein Pflichtenheft, aus dem möglichst konkret hervorgeht, welche Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System gestellt werden. Die Zielsetzung muss klar formuliert sein. Im nächsten Schritt werden mögliche Produkte/Lösungen identifiziert und diese hinsichtlich ihrer Funktionen gegen das Pflichtenheft überprüft. Dabei bietet sich an, eine Gewichtungsmatrix für einzelne Funktionen/Merkmale anzuwenden, die dann in ein Gesamtergbnis mündet. www.competence-site.de Seite 2 Jene Produkte, die dabei in die engere Wahl kommen - aus Effizienzgründen empfehlen wir zwei, maximal drei -, sollten seitens der jeweiligen Anbieter auch „live“ gezeigt werden können. Seitens der Anbieter sollten Referenzen mit ähnlichen Anforderungen genannt werden können, bei denen mit dem jeweiligen Produkt erfolgreich gearbeitet wird. Im Anschluss erfolgen die Umsetzungsplanung, der Pilotbetrieb, technisches Konzept, Migrationsplan für die Übernahme der Bestandsdaten und-prozesse, Testphase und Produktivschaltung. Die strategischen und organistorischen Aspekte sind immer nach vorne zu stellen. Die technische Umsetzung darf nur Konsequenz daraus sein. Erfahrungsgemäß liegen die Aufwände, die im organisatorischen Umfeld anfallen, deutlich über denen, die durch den Kaufpreis für das Produkt, die etwaige indidviduelle Anpassung des Produkts und die Anpassung der technischen Infrastruktur anfallen. Deshalb sind akribische Vorbereitung sowie professionelle Umsetzung die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Weiterhin gilt es, die späteren Anwender frühzeitig mit zu berücksichtigen und einzubinden. So wird sichergestellt, dass deren Belange in die Anforderungen und in die Umsetzung mit einfließen. Nur wenn die Anwenderakzeptanz stimmt, werden sich auch die gewünschten positiven Effekte einstellen. Faktor Wirtschaftlichkeit Dass die Wirtschaftlichkeit eines solchen Projekts immer eine grundlegende Rolle spielt und seitens des Dienstleisters eingehalten wird, setzen unsere Kunden voraus. Kommt im Rahmen der Analyse heraus, dass bestehende Vorgänge in der bisher gehandhabten Art und Weise effizient und rechtskonform waren, so erübrigt sich unter Umständen – für Teilbereiche oder komplett - die weitere Betrachtung der möglichen IT-technischen Abbildung für das Dokumenten-Management. www.competence-site.de Seite 3 Branchentrends Je nach Branche gelten unterschiedliche Schwerpunkte und auch Größenordnungen, was die Anforderungen an ein Dokumenten-Management angeht. Diese Aspekte fließen in den Auswahlprozess mit ein. Als Orientierung kann hier der Kontakt zu Unternehmen mit ähnlichem Basisgeschäft und Anforderungen hilfreich sein, soweit diese hier Einblick gewähren. Eine Grundvorraussetzung besteht im gemeinsamen Verständnis zwischen Dienstleister und Kunde: genauso wie Unternehmen sich in Organisation und Abläufen unterscheiden, gleicht kein DMS dem anderen. Ein Dokumenten- Management-System berührt oder durchzieht viele bzw. alle Organisationsbereiche, weshalb gilt, dass Stragie und Organisation vor der Technik und damit vor dem Produkt stehen müssen. Es geht daher zunächst darum, eine Basistechnologie auszuwählen, die die Grundstruktur für die Entwicklung eines individuellen Systems bildet. Ausnahmen sind Kleinstunternehmen oder größere Organisationen, die nur ganz konkrete Standardabläufe per Dokumenten-Management-System abbilden wollen. Nicht vergessen werden darf die Einbeziehung dritter Instanzen. Es ist zum Beispiel zu prüfen, ob die Behörden, mit denen im Tagesgeschäft zusammen gearbeitet wird, mit dem Vorhaben einverstanden sind bzw. ihrerseits Anforderungen stellen. Das können abhängig vom Geschäftssegment mehrere Instanzen sein. In den meisten Fällen ist aber immer das zuständige Finanzamt zu berücksichtigen. www.competence-site.de Seite 4 Frageblock 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Antwort: Leider muss man gar nicht nach fiktiven Beispielen suchen; Situationen, in denen bei der Einführung aufgrund einer unsorgfältigen Analyse einiges schief ging, finden wir im Alltag immer wieder vor. Viele Interessenten, die bereits ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, fragen dann Leistungen bei der DocForms in diesem Kontext an. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Organisation vor, die im Umgang mit Dokumenten bestimmten gesetzlichen Vorschriften unterliegt. Oft passiert es, dass bei der Analyse übersehen wurde, dass solche Anforderungen bestehen und die Umsetzung ist dann ohne deren Berücksichtigung erfolgt. Vielleicht kommt noch hinzu, dass nach der Einführung des Dokumenten-Management-Systems alle vorhandenen Orginal-Dokumente unumkehrbar vernichtet wurden. Nun stellt sich, weil eine Prüfungsinstanz vor Ort ist, heraus, dass hier ein Mangel vorliegt bzw. gegen bestehenden elementare Vorschriften verstoßen wird. Die Organisation steht dann vor einer massiven Herausforderung, die wiederum Zeit und Kapazitäten bindet oder hat gar ein echtes Problem. Oft erleben wir, dass Unternehmen ohne vorherige Rücksprache mit der für sie zuständigen Finanzbehörde Originale vernichtet haben. Wenn das Finanzamt jedoch darauf besteht, die Originaldokumente einzusehen, kann dieser Forderung nicht nachgekommen werden. Ähnliches kann im Rechtsumfeld Thema werden. Als Original gilt vor Gericht ein Stück Papier, das im besten Fall mit Tinte unterschrieben wurde. Einige Gerichte bzw. Richter akzeptieren ein „revisionssicher“ archiviertes Dokument als Nachweis, andere nicht. Im Zweifel steht man also ohne Nachweis da. Das sind Gründe, warum wir unseren Kunden meist empfehlen, bestimmte Dokumente auch weiterhin in Papierform (z.B. in nach Zeiträumen sortierten Kartons) aufzubewahren. www.competence-site.de Seite 5 Manchmal laufen Dokumenten-Management-System-Projekte aber auch in die falsche Richtung, weil nicht alle internen korrespondierenden Instanzen bzw. Systeme berücksichtigt wurden. So finden wir manchmal im Grunde sehr gute DMS-Technologien vor, die nur Bruchteile ihres Potentials ausschöpfen, weil sie als „Insellösungen“ laufen. Diese erfüllen deswegen häufig dann nicht einmal im Ansatz die gewünschten und erhofften Resultate. Auch hier wird wieder deutlich: Planung, Organisation und Kontrolle durch einen professionellen Dienstleister stehen vor dem Produkt. www.competence-site.de Seite 6 Frageblock 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Antwort: Wie zuvor schon beschrieben, gilt, dass ein Produkt im Einsatz nur so gut sein kann, wie die vorangegangene Professionalität bei der Planung und Einführung. Den gängigen Anforderungen werden wir aufgrund unserer Erfahrung und Lösungsvielfalt in Hard- und Software, die wir konzernübergreifend durch TA Triumph-Adler anbieten können, gerecht. Bei Bedarf können wir einfache Lösungen von der Stange implementieren. In den meisten Fälle finden wir jedoch komplexere Sachverhalte vor. Abhängig von den speziellen Anforderungen entwickelt die DocForms dann darauf abgestimmte modulare Lösungen.

„Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems“ Name: Rainer Weissert Funktion: Principal Consultant, Geschäftsführer der Alegri Niederlassung Stuttgart Organisation: Alegri International Group Liebe Leserinnen und liebe Leser, ohne eine datenbankgestütze Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Der Markt aber will es, dass Unternehmen qualitativ und quantitativ sehr unterschiedliche Ansprüche an das Dokumentenmanagement System stellen. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig: Eingabe“ ... Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrter Herr Weissert, Frageblock 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Antwort: Natürlich sollte zunächst die Zielsetzung des Dokumentenmanagement Systems (DMS) geklärt sein. Das hört sich banal an, aber es ist ganz entscheidend, was das DMS im Unternehmen erreichen soll. Ist es eher die Prozessoptimierung aus Sicht einer (oder mehrerer) Fachabteilungen, z.B. die Optimierung von Genehmigungsworkflows wie Reisekostenabrechnung oder Vertragsfreigaben, sollen umfassendere Prozesse verbessert werden wie beispielsweise das Reklamationswesen oder die Employee Self Services oder will man Lösungen für z.B. Fuhrparkmanagement oder Vertragsmanagement. Gleichzeitig ist der Fachbereich an sich bzw. die Branche zu berücksichtigen: müssen bestimmte regulatorische Richtlinien beachtet werden wie die FDA- Anforderungen in der Pharmabranche, die REACh-Vorgaben für die chemischen Betriebe oder generelle gesetzliche Bestimmungen wie Archivierungsvorschriften. Dann gibt es noch die inhaltliche Sicht, meist bei der Einführung eines DMS im Gesamtunternehmen, z.B. als Intranet. Hier werden die Fragen des Wissensmanagements interessant, die intelligente Aufbereitung von Themen, die das gesamte Unternehmen betreffen. Das schließt natürlich ausgeklügelte Suche, Indizierung usw. ein. Für den Bereich Zusammenarbeit – ein nicht zu unterschätzendes Thema im Dokumentenmanagement, z.B. um Doppelablagen zu vermeiden – sind Portale und Projektablagen wichtig. Dazu zählen auch Web 2.0-Möglichkeiten wie Chats, Instant Messaging und Präsenzinformationen. Bei der Auswahl eines DMS-Systems grundsätzlich entscheidend sind dann natürlich die technischen Kriterien und die Kosten – das ist klar, daher habe ich prozessuale und inhaltliche Aspekte an den Beginn gesetzt. www.competence-site.de Seite 2 Wichtig ist die Integrationsfähigkeit des Systems, also die einfache und automatisierte Anbindung von Drittsystemen wie SAP und die komfortable Möglichkeit von Schnittstellen zu Fremdsystemen. Denn der Zugriff auf die Dokumente und dazugehörende Daten, E-Mail-Attachments usw. erfolgt in der Regel ja über das Dokumentenmanagement System. Hier ist es ein Muss, dem User das Ganze so einfach wie möglich zu machen, so dass der Benutzer sowohl kontextual wie prozessual arbeiten kann – und natürlich alle Dokumente zu einem Vorgang zusammen hat, z.B. in einer Projekt Site oder einer Team Site. Von der Kostenseite her ist es wichtig, dass das gewählte System mit einem überschaubaren Aufwand implementiert werden kann.Beispielsweise sollten kleine Änderungen, Anpassungen und Auswertungen in bestimmtem Rahmen selbst gemacht werden können. Nicht jedes Mal muss dann ein Berater x Tage vor Ort sein, um kleinere Zusatzanforderungen anzupassen. Bestimmte Kundenwünsche müssen einfach out of the box umsetzbar sein. Es ist empfehlenswert, Funktionalität und Komplexität eines DMS genau gegeneinander abzuwägen. Beim Thema DMS ist also der Plattform-Gedanke aus meiner Sicht entscheidend: Das DMS sollte mehr können, als „nur“ DMS. Hier empfiehlt sich Microsoft SharePoint 2010, weil DMS, Content Management wie Intranet, Extranet und Internet und die Collaboration gut abbildbar sind. Die Anbindung von SAP läuft über Duet Enterprise problemlos. Spätere Zusatzwünsche anderer Abteilungen lassen sich gut realisieren. Das ist nachhaltig! www.competence-site.de Seite 3 Frageblock 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Antwort: Letztendlich lassen sich hier die Antworten zu Frage 1 einfach umkehren! Entscheidender Fehler bei der Auswahl eines DMS ist, die Zielrichtigung nicht präzise zu definieren. Es funktioniert nur, wenn IT und Fachbereiche sich von Anfang an zusammensetzen und über die Ziele und den Funktionsumfang diskutieren. Nur so erreicht man in einer gemeinsam verständlichen Sprache die optimale Lösung, den Blick auf Prozesse wie Inhalte. Das setzt natürlich voraus, dass die IT sich in den verschiedenen Technologien, vorhandenen Drittsystemen und deren Funktionsumfängen sehr gut auskennt. Oft ist hier ein erfahrener Berater, der beide Seiten kennt und versteht, von Nutzen. Denn nicht vergessen darf man, dass die Begeisterungswelle für so ein – in der Regel größeres Projekt –irgendwann verebbt. Der Schwung ist raus und die praktische Einführung und Nutzung macht dann das neue DMS oft zum Datengrab. Hier ist es wichtig, dass man durch die Zusammenarbeit die Motivation hochhält, z.B. durch einfache Click-Dummy-Piloten der IT zu einzelnen Themen, wo der Fachbereich sich abgeholt fühlt und sofort Anmerkungen machen kann. Das Gesamtkonzept und der Prozess der Einführung sind also meiner Meinung nach die kritischen Punkte. Dass – abgesehen von den eben genannten Punkten – natürlich das gewählte Produkt nicht das Richtige ist, kann ebenso passieren. Der gesamte Dokumenten Lifecycle wird ja mittlerweile bei fast allen Systemen komplett abgebildet, mit mehr oder weniger zugekauften Tools. Wichtig ist hier wieder die Sicht auf das Ganze: was könnte ein Jahr später noch gewünscht werden, wie gut läuft die Integration - Stichwort vorhandene Systeme, Schnittstellen - und was sind die Administrationsaufwände. Wie ausbaufähig ist das gewählte System – sprich: der Blick in die Zukunft und die gesamte IT-Strategie ist unabdingbar. www.competence-site.de Seite 4 www.competence-site.de Seite 5 Frageblock 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Antwort: Die Alegri International Group ist ein Consulting-Unternehmen. Für uns steht also der Bedarf des Kunden und seine Prozesse und nicht ein Produkt im Mittelpunkt. Wir möchten die Aufgabenstellung des Kunden bestmöglich umsetzen, bei der Anforderunganalyse beraten und suchen dann gemeinsam mit dem Kunden die passenden Module. Dabei entscheidend ist mit, wie die Informationen ins DMS kommen, also die Themen Scanning und Capturing, wie z.B. bei der Eingangspostbearbeitung, aber natürlich auch die optimale Workintegration, die compliance-konforme Archivierung, die Zusammenarbeit bis hin zu virtuellen Projektteams, das Wissensmanagement u.a. Mit Fokus auf Microsoft SharePoint und die Integration aller Microsoft-Produkte steht für uns der Plattformgedanke im Mittelpunkt: gegebene Systeme müssen integriert, Empfehlungen zur Produktwahl gegeben und Migrationen vorangetrieben werden. Die Lösung muss skalierbar sein, und bei Microsoft lassen sich natürlich dann Zusatzthemen wie Project Server, CRM Dynamics und Lync problemlos einbinden. So läuft ein DMS nachhaltig rund und man blickt zusosagen über den Tellerrand des DMS auf die unternehmerischen Gesamt-Prozesse. www.competence-site.de Seite 6 Frageblock 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kommen? Antwort: Für uns interessant ist die Weiterentwicklung der IT in den Unternehmen an sich. Das große Thema ist aktuell Enterprise 2.0, also die umfassende Business-Unterstützung der Fachbereiche durch die IT vor allem mit einem optimalen Wissensmanagement und Sozialen Netzwerken. Der Arbeitsprozess im Unternehmen ändert sich, eine neue Generation von Mitarbeitern kommt in die Firmen und diese arbeiten mit der IT anders und sehr viel selbstverständlicher und intuitiver. Diese Entwicklung nachzuvollziehen, bei den entscheidenden nächsten Schritten vorne dran dabei zu sein, das ist unser Ziel. So können wir dann unseren Kunden immer top-informiert und mit Professionalität und Expertise zur Seite zu stehen. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 7

„Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems“ Name: Dr. Olaf Holst Funktion: Geschäftsbereichsleiter Vertrieb & Partnermanagement Organisation: OPTIMAL SYSTEMS GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, Ohne eine datenbankgestützte Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Mittlerweile weisen die Systeme im Markt eine hohe Reife auf und auch Anbieter und Anwender verfügen über umfassende Erfahrungen. Trotzdem kann nicht naiv bei der Auswahl und Einführung eines DMS vorgegangen werden. Wenn das falsche Produkt eingesetzt genutzt wird, das z.B. besondere Anfor- derungen nur teilweise unterstützt (Compliance, Social, Mobile) oder die Vorbereitun- gen bei der Einführung unzureichend waren, ist auch heute noch ein Scheitern mög- lich. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber gleich einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer „Rückgängig: Eingabe“. In einem zweiteiligen Roundtable haben wir im Vorfeld der DMS Expo führende Exper- ten gebeten, zu relevanten Fragestellungen im DMS-Umfeld Stellung zu beziehen. In diesem Roundtable geht es bodenständig um Fragen zur Auswahl und Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen, im zweiten Roundtable werden wir einen Blick zurück nach vorne wagen. Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team www.competence-site.de Seite 1 Sehr geehrte Herr Dr. Holst, Frage 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Fakto- ren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Antwort: Es existieren viele und auch sehr unterschiedliche Einflussfak- toren bei einer Entscheidung und dem Auswahlprozess für ein Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Manage- ment-System (ECM). Dabei sollten Unternehmen bei der Auswahl eines neuen Systems unter anderem auf Flexibilität und Skalierbarkeit sowie auf Investitionssicherheit achten. Die Ausgewählte Software sollte auch die Möglichkeit bieten, die Lösung modular auf- und aus- zubauen. Ein flexibles, modular aufgebautes ECM-System mit Standardschnitt- stellen ermöglicht einen unkomplizierten Ausbau der IT-Infrastruktur. Der Vorteil liegt in der unkomplizierten Einbindung beliebiger Softwarekomponenten und somit können auf diese Weise individuelle und vielfältige Lösungen sukzessiv ausgebaut werden. Sie bedeutet Investitionssicherheit, sorgt für die langfristige sowie standortunabhängige Bereitstellung von Informationen und gewährleistet den reibungslosen Datenaustausch. Nicht minder wichtig ist jedoch auch die Benutzerfreundlichkeit, denn das schafft schnelle Akzeptanz bei den Anwen- dern. Darüber hinaus sollten immer die Gesamtprojektkosten betrachtet werden, nicht nur die Einstiegsanschaffungskosten. Nur so lassen sich Anbieter tatsächlich vergleichen. www.competence-site.de Seite 2 Frage 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Sys- tems? Antwort: Aus eigenen Projekterfahrungen und Studien wissen wir, dass sich die Top 3 der häufigsten Fehler wie folgt zusam- mensetzt: die Komplexität der eigenen Unternehmenspro- zesse zu unterschätzen, nicht frühzeitig die Wünsche und Erwartungen aller Beteiligten zusammen zu tragen und sich die Zeit für Test-Installationen nicht zu nehmen. Mancher sucht dann später die erhofften Funktionen. In jedem Fall empfiehlt sich vor einer Produktauswahl eine Analyse der eigene Unternehmens- und Informationsprozesse durchzufüh- ren sowie unternehmensweite Implementierungsteams für das Dokumenten- management-Projekt bzw. das ECM-Projekt zu bilden. Danach fällt die Soft- ware- und Herstellerauswahl hinsichtlich der Verfolgung einer Gesamtstrategie viel leichter, denn es liegen bereits erste grobe Bewertungskriterien und Vor- stellungen für Test- und Präsentationsszenarien vor. www.competence-site.de Seite 3 Frage 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einan- der. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Antwort: Die Auswahl eines Informationsmanagementsystems ist vom gewünschten Funktions- und Leistungsumfang abhängig. Wer einfache Archivierung will, wird heute z. B. auch im Sto- rage-Umfeld fündig werden. Genauso gibt es einfache Pro- dukte am Markt, die ein kleines Spektrum an Dokumenten- management-Funktionen abdecken. Wir setzten mit unserer Enterprise Content Management-Suite OS|ECM auf ein Gesamtkonzept: eine ganzheitliche Infor- mationsplattform als Zusammenspiel verschiedener Technologien - von digitaler Archivierung über Dokumentenmanagement (DMS) bis hin zu Business Pro- cess Management. Die Stärke unseres Konzeptes liegt darin, dass unsere Software praktisch in jedem Unternehmen einsetzbar ist. Wir glauben daran, dass Software sich den Unternehmen anpassen muss und nicht umgekehrt und das setzen wir um. OS|ECM ist ein Maßanzug von der Stange. Das erreichen wir durch eine freie Konfiguration der Standardsoftware. Wohlgemerkt durch freie Konfiguration, nicht durch Programmieren. So kann der Kunde das auch selbst vornehmen. OPTIMAL SYSTEMS hat nicht ohne Grund drei Jahre hintereinander im ECM- Kundenmonitor von Pentadoc mit OS|ECM den ersten Platz belegt. OS|ECM überzeugte besonders im Bereich der Anpassbarkeit mit einem Bewertungs- durchschnitt von 1,34. Ein System, das einfach und intuitiv zu bedienen ist, wird leichter von den Mitarbeitern akzeptiert und dadurch schnell umfassend ge- nutzt. Außerdem besteht die Möglichkeit, das System bis ins kleinste Detail an jede kundenspezifische Anforderung einfach und ohne Programmieraufwand anzupassen und das spart Zeit und Kosten. www.competence-site.de Seite 4 Frage 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kom- men? Antwort: Aus unserer Sicht wird sich die Weiterentwicklung von ECM an den Bedürfnissen der Kunden ausrichten. Es gibt viele Themen, mit denen Kunden aus diversen Branchen an Her- steller wie uns herantreten. Deshalb ist der ECM-Markt quasi das Abbild der Wünsche und der Schmerzen der Kunden aller Branchen, Unternehmensgrößen und Fachbereiche. Die ECM-Software sollte Geschäftsprozesse so modellieren können, wie sie gebraucht werden. In die- sem Sinne bemühen wir uns unseren Kunden zuzuhören, und nicht Trends hin- terherzujagen, um die Anforderung der Kunden schnell in Produkte und Lösun- gen umzusetzen. Zuerst einmal wird sich die Trennung zwischen Berufsleben und Freizeit wohl weiter auflösen. Wir werden zunehmend mobiler und flexibler. Künftig brauchen wir Werkzeuge, die dazu beitragen, Entscheidungs- und Freigabeprozesse zu beschleunigen oder überhaupt erst unterwegs möglich zu machen. Die aktuel- len Anwendungen für Smartphones sind ein erster Schritt. Dazu kommt, dass heute noch ein dokumentbasierter Informationsfluss dominiert, weil Menschen noch sehr daran hängen, Informationen in Form von Papierdokumenten zu be- trachten. Das wird sich ändern und in dieser Richtung werden wir uns weiter- entwickeln. Die Unternehmensgruppe OPTIMAL SYSTEMS ist in den letzten Jahren sehr stark gewachsen und wird weiter wachsen. Diese Entwicklung zu konsolidieren, uns international stärker aufzustellen und alle Potenziale optimal zu nutzen, ohne dabei mögliche Gefahren zu übersehen, ist unser Projekt. Dabei ist es essentiell, dass es unseren Mitarbeitern gut geht, sie sich bei uns wohl fühlen und Spaß an ihrer Arbeit haben. Vielen Dank für das Interview! www.competence-site.de Seite 5