Herbert Kindermann

Business Process Management dient heute immer mehr der Performance-Steuerung einer Organisation. Ohne automatisierte messbare Prozesse ist in einer Organisation nichts steuerbar. Ohne IT-Unterstützung für Prozesse leidet der Durchsatz, werden zu viele Fehler gemacht und die Qualität wird schlechter. Treten mehr Veränderungen auf - insbesondere unerwartete - steigt die Komplexität im Business weiter, wird die Ausnahme zur Regel und die Personalstärke weiter abgebaut. Dann laufen die Prozesse schlecht, der Kunde wird unzufrieden und in der Ablauforganisation geht jede Menge Geld verloren. Dies zu verhindern und stattdessen die Performance einer Organisation zu verbessern - auch wenn sich alles ständig ändert - darauf kommt es heute an. Damit wird BPM zur Management Aufgabe durch alle Ebenen einer Organisation.

 

Um Prozesse zu automatisieren und damit messbar zu machen, ist es natürlich notwendig, dass sich eine BPM Suite sehr gut in die vorhandene Infrastruktur integrieren lässt. Hierbei ist es heute wichtig, Integrationsmethoden einzusetzen, die es erlauben schnell und ad hoc Verbindungen zu vorhandenen IT-Systemen zu schaffen und zwar ohne großen Aufwand. Einfache Integrationen sollte der Business User selbst machen können oder er muss die Anforderungen so klar stellen können, dass die IT innerhalb kürzester Zeit diese umsetzen kann. Die Verbindung von einer BPM Suite mit Enterprise Service Bus (ESB)-Systemen ist daher sinnvoll und nützlich. So haben wir beispielsweise den Talend ESB in unsere Metasonic® Suite integriert. Dieser zeichnet sich dadurch aus, dass er von einer Open Source Community entwickelt wird und bereits über mehr als 400 verschiedene Schnittstellen verfügt, zu auf dem Markt gängigen IT-Systemen.

Gerade in einem Umfeld, das sich schnell verändert, in dem die Ausnahmen zur Regel werden und immer mehr ad hoc erledigt werden muss, ist es wichtig, Regeln und Regelungen, nach denen eine Organisation arbeitet, einzuhalten und gesteckte Ziele zu erreichen. Business Process Management stellt diesen Rahmen auf, in dem heute natürlich eine große Agilität zur Verfügung stehen muss. Doch trotz allem ad hoc-Vorgehen muss BPM sicherstellen, dass die Prozessziele erreicht werden. BPM muss also beides: Es muss Regeln vorgeben und es muss zulassen, dass ein laufender Prozess an die Gegebenheiten der aktuellen Situation angepasst werden kann.

Dazu werden sich die Ansätze „Push“ und „Pull“ mischen und sinnvoll ergänzen.  Agile BPM Software ermöglicht es dem Mitarbeiter der Fachabteilung, eben auch eine schon laufende Instanz eines vordefinierten Prozesses noch zu verändern. Dadurch wird es möglich zum Beispiel vom „Pull“- in den „Push“-Modus umzuschalten, eine Eskalation zu vermeiden und das Ergebnis doch sicherzustellen und dann wieder in den „Pull“-Modus zurückzukehren.

Dem Prozess Manager bleibt es dann überlassen, den geänderten Prozess in einen erweiterten neuen Standard zu übernehmen oder ihn als Einzelfall, gut dokumentiert im System weiter zur Verfügung zu halten.

Wenn ich mir die Anzahl der Standards ansehe, die es heute gibt, und dann auch noch feststelle, dass bei dem neuesten Standard BPMN 2.0 die Übertragbarkeit und Wiederverwendbarkeit von ausführbaren Prozessmodellen in den Systemen unterschiedlicher Hersteller nach wie vor nicht funktioniert (dazu gibt es gerade eine aktuelle Untersuchung der Hochschule in Deggendorf am Lehrstuhl von Herrn Prof. Fischer), die Umsetzung noch immer eine erhebliche Zeit in Anspruch nimmt und man schließlich feststellen muss, dass der Standard BPMN in der Fachabteilung doch gar nicht akzeptiert wird (siehe Blog von Jim Sinur, Gartner BPM Analyst: BPMN  … could be understood as Business People May Not understand) dann steht doch die Frage im Raum: „ Was ist denn ein BPM Standard?“

Heute kann man davon ausgehen, dass innovative BPM-Ansätze, die einen großen Nutzen besonders in der Fachabteilung bringen, einfach zu erlernen und einfach anzuwenden sind und sehr schnell zu Ergebnissen führen, sich als De Facto Standards schneller durchsetzen werden als jegliche Standardisierungsorganisation das jemals definieren kann. Niemand wird mehr auf einen Standard warten, der eigentlich kein Standard ist und auch noch sehr lange braucht, sich auf neue Gegebenheiten einzustellen, die sich im Prozess Management derzeit laufend neu auftun.

Der Standard im BPM Suite Bereich  muss in der Zukunft in den Schnittstellen liegen. Da sich der BPM Suite Bereich schnell und agil entwickeln wird, muss eine problemlose Zusammenarbeit von unterschiedlichen BPM Suites gewährleistet werden. Hier hat Metasonic begonnen, gemeinsam mit anderen USDL zu nutzen um Prozessschnittstellen zu definieren, die offen sind und es erlauben Prozesse zur Laufzeit sehr dynamisch miteinander zu verbinden.

Die Steuerung von Prozessen durch einen zentralen Kontrollfluss (Workflow) wird heute immer schwieriger und ist als höchst problematisch erkannt. Da Prozesse heute immer mehr mit Ausnahmen zu kämpfen haben und sich agil unterschiedlichen Gegebenheiten anpassen müssen, ist eine zentrale Steuerung aller an einem Prozess Beteiligten unmöglich. Neue Konzepte im BPM gehen davon aus, dass Prozesse in Teile zerlegt werden, die auf unterschiedlichen Devices laufen können und ihre Arbeitsschritte mit anderen durch Kommunikationen abstimmen.

Man kann einerseits schon davon ausgehen, dass Prozesse mehr und mehr darauf angewiesen sind, in einer IT-Umgebung zu laufen, in der immer eine Online Netzwerkverbindung besteht, was den zentralen browser-orientierten Ansatz erst einmal unterstützt. Wenn man aber anderseits sieht, wie rapide die Komplexität von Prozessen steigt, kann man sicher in der Zukunft Isolation als Mittel zum Komplexitätsmanagement einsetzen. Heute werden Konzepte verfolgt, die einen zentralen Kontrollfluss vermeiden (müssen). Dabei werden Teile eines Prozesses in eigene intelligente Einheiten bzw. Services gekapselt. Diese können auf verschiedene Geräte und Systeme verteilt und über eine strukturierte Kommunikation eigenständig koordiniert und synchronisiert werden. Prozessteile, die gerade nicht über eine Online-Verbindung verfügen, können so dennoch ausgeführt werden. Denn der Nachrichtenaustausch erfolgt asynchron und kann jederzeit wieder aufgenommen werden. Das spricht sehr stark für eine Mischung, die in der Zukunft vorhanden sein wird. Zentrale Prozessmanagement-Ansätze werden mit dezentralen koexistieren, aber Schritt für Schritt wegen ihrer wesentlich höheren Agilität von den dezentralen abgelöst werden.

Wir bei Metasonic setzen grundsätzlich auf eine kommunizierende Prozess Management Methode – Subjektorientiertes BPM. Hier werden einzelne Subjekte - Verhaltensweisen von Mitarbeitern oder Systemen - getrennt von anderen beschrieben und ausgeführt. Somit reduziert sich die Komplexität wesentlich und die Koordinierung untereinander erfolgt durch den strukturierten Austausch von Nachrichten. Solche Konzepte sind natürlich prädestiniert dafür, auch in verteilten Umgebungen sehr effektiv und effizient ablaufen zu können.

Natürlich wird der Begriff Arbeit gerade jetzt wieder neu definiert. Aber nicht in der Richtung, dass der Mitarbeiter entmündigt wird, sondern in der Richtung, dass die Anzahl der Arbeitsplätze von sogenannten Knowledge Workern dramatisch ansteigt und das wird auch weiter so anhalten. Warum? Weil die Ausnahme zur Regel wird, weil der Sonderfall ständig eintritt, weil immer wieder unvorhergesehene Ereignisse auftreten mit denen effektiv umgegangen werden muss. Hier ist also BPM nicht der Entmündiger der Mitarbeiter, sondern der Unterstützer und Enabler in einer kollaborativen Umgebung, in der sich Mitarbeiter miteinander vernetzen, um gute Ergebnisse zu liefern, um gemeinsam ihre Ziele zu erreichen und dies auch unter Effizienz- und Effektivitätsgesichtspunkten auf einem sehr hohen Niveau tun können.

Es ist also derzeit der umgekehrte Trend sichtbar: BPM unterstützt und koordiniert die Zusammenarbeit von immer mehr Leuten in immer komplexeren Umfeldern, die sich noch dazu immer schneller verändern. Das ist die Welt von morgen, die den mündigen, gut ausgebildeten, eigenständigen und dynamisch vernetzten Mitarbeiter erwartet. Metasonic unterstützt diesen Trend, indem wir Fachabteilungen dazu befähigen, schneller und effektiver auf Veränderungen reagieren zu können.

Damit eine Innovation sich durchsetzt, der Change wirklich stattfindet, müssen alle Register gezogen werden. Hier können wir noch sehr viel Unterstützung gebrauchen. Wir versuchen alle interessierten Verbände, Netzwerke und Medien auf uns aufmerksam zu machen und wir versuchen, sie dafür zu gewinnen mit uns die Innovation S-BPM in den Markt hinein zu tragen.
Da gibt es zum Beispiel das Institut für innovatives Prozessmanagement (kurz: I2PM - www.i2pm.net), das sich dem Thema S-BPM sehr stark widmet und versucht, wissenschaftliche Hintergründe und Business-Ansätze zusammenzubringen. Zudem treten wir sehr stark in den sozialen Medien auf, um dort die Nachricht von der Innovation und dem großen Nutzen von S-BPM in die Organisationen und die Unternehmen hinein zu tragen.
Natürlich wünsche ich mir und wünschen wir uns, dass mehr und mehr Institutionen und Verbände die Möglichkeiten von S-BPM aufnehmen, verbreiten und somit dazu beitragen, dass mehr und mehr Unternehmen und Organisationen die Chance haben, S-BPM überhaupt nutzen können.
Nachdem wir S-BPM nun vier Jahre intensiv in den Markt hinein gedrückt haben, merken wir, dass sich die Situation ändert. Langsam fängt der Markt an, an uns zu ziehen. Wir werden wahrgenommen. An uns werden Anfragen gestellt, ohne dass wir von uns aus aktiv waren. Dies sind alles Signale, dass sich Stück für Stück die gute Nachricht von der Innovation S-BPM auf dem Markt durchsetzt. Schließlich hoffen wir natürlich auch, dass durch unsere Zusammenarbeit mit der Competence Site ein weiterer wichtiger Kanal zur Verbreitung der S-BPM Innovation in Gang gesetzt wird und intensiv zu wirken beginnt.

Usability und Simplicity sind sicher zwei ganz zentrale Bausteine in der System- und Softwareentwicklung, um das Thema BPM weg vom Pro-zess- und IT-Experten hin zum Business-Experten zu bringen.
Wir haben mit S-BPM eine Methode und ein Tool entwickelt, das sehr einfach zu verstehen ist, die Komplexität drastisch reduziert und somit jeder Nicht-IT-Experte und Nicht-Prozess-Experte in der Lage ist, seine Prozessveränderungen und -optimierungen selbst in die Hand zu nehmen. Dennoch haben wir festgestellt, dass es für den Business-Experten gar nicht so einfach ist, sich vor einen Bildschirm zu setzen und dann mit einer Softwareumgebung Prozessbeschreibungen durchzu-führen. Deswegen haben wir uns dazu entschieden, ein neues User Interface zu entwickeln – Metasonic® Touch. Es handelt sich hierbei um einen Modellierungstisch, auf dem der Mitarbeiter anfassbare Bausteine platziert. Mit Hilfe der Intelligenz, die im Tisch steckt, ist er in der Lage seine Verhaltensweise im Prozess zu beschreiben und durch Verschieben der Bausteine ein Modell seines Verhaltens zu erzeugen, dass dann auch in unserer Metasonic® Suite sofort ablauffähig ist.
Wir haben festgestellt, dass am Metasonic® Touch Modellierungstisch unterschiedli-che Abläufe stattfinden. Zum einen ist er Diskussionspunkt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit unterschiedlichem Erfahrungshintergrund diskutieren am Tisch, wie sich der bestmögliche Ablauf an einem Arbeitsplatz in einem Prozess wirklich darstel-len könnte. Hier wird Wissenstransfer von erfahrenen zu nicht erfahrenen Mitarbeite-rinnen und Mitarbeitern betrieben.
Zum anderen ist der Tisch aber auch ein Signal für Innovation. Er soll allen, beson-ders den Mitarbeitern aus dem Businessbereich der Organisation, zeigen, dass es sich hier um eine neue Welt handelt, um ein noch nie da gewesenes Vorgehen, das jetzt möglich wird durch den subjektorientierten Ansatz. Viele haben sich von dem Thema BPM abgewendet, weil sie es für zu aufwendig halten sich aus einer Business-Sicht dort einzuarbeiten. Der Tisch ist ein Signal dafür, dass sich hier etwas verändert hat, dass es hier völlig neue Möglichkeiten gibt und dass S-BPM eine echte Innovation für das Business darstellt. Somit ist Metasonic® Touch auch eine Maßnahme zur Schulung und Einarbeitung in das Thema subjektorientiertes BPM. Wer gelernt hat, am Tisch zu modellieren, tut sich sicher dann auch mit der Software viel leichter, denn er kennt bereits die Vorgehensweise des subjektorientierten Ansatzes. So ist der Tisch heute auch zum Schulungstisch geworden, der Interessierte schnell in die Nutzung der Metasonic® Suite einführt.

An was ist das Top Management einer Organisation interessiert? Es ist sicher daran interessiert, die Strategie effektiv und effizient umzusetzen. Die Umsetzung findet auf der Ebene der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt, die in ihrer täglichen Arbeit dafür sorgen müssen, dass entspre-chende Detailergebnisse entstehen. Diese führen insgesamt dazu, dass die strategi-schen Ziele eines Unternehmens erreicht werden. Eigentlich liegt es auf der Hand, dass die Prozesse eines Unternehmens die Umsetzung der Strategie sicherstellen. Doch die Methoden und Tools, die heute zur Verfügung stehen, werden nur von wenigen Experten im Unternehmen verstanden. Dies macht es schwierig, auch auf der Top-Ebene klar zu machen, dass BPM die Strategieumsetzung eines Unternehmens tatsächlich sicherstellen kann.
Strategieumsetzung bedeutet eben auch im täglichen Leben immer wieder taktisch auf verschiedene Veränderungen, neue Situationen und überraschend auftauchende Herausforderungen reagieren zu können. Hier wird Prozessmanagement meist als viel zu langsam und zu starr angesehen. Deshalb ist es oft nicht einfach das Top-Management für das Thema BPM zu gewinnen.
Da sich die Situation bei den herkömmlichen BPM-Methoden und -Tools in den letz-ten 20 Jahren kaum verändert hat, ist es schwierig, auf der Ebene des Top-Managements klar zu machen, dass es zwischenzeitlich auch hier Innovationen gibt, die ein völlig neues Vorgehen ermöglichen. Wir erleben dies selbst, wenn wir unser subjektorientiertes BPM als Innovation auf der Top-Ebene vorstellen und dabei auf sehr viel Skepsis und Unglauben stoßen. Die meisten haben schon sehr viel probiert und meinen alles zu kennen, was es auf diesem Markt gibt. Es fällt ihnen offensichtlich schwer, sich auf eine Innovation einzulassen. Oft treffen wir auf ein bereits vorhandenes Tool, das eine Menge Verteidiger hat. Spricht man aber mit der Business-Seite, erfährt man, dass die Methoden und Tools vom Business wenig genutzt und geachtet werden und somit keinen Top-Management-Fokus haben.
Wir sind bereits international von Sydney bis Kalifornien mit der S-BPM Methode un-terwegs und haben festgestellt, dass Deutschland auf diesem Gebiet anscheinend ein sehr konservativer Markt ist. Wir wachsen im Ausland schneller, was mir zeigt, dass unkonventionelle innovative Lösungsansätze dort eher ausprobiert werden.