Jahresplanung von Trainings mit Bowline

Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Im Fokus Jahresplanung von Trainings mit Bowline® Dezember 2011 www.lighthouse-it.de Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Glossar Bedarfsermittlung Die Bedarfsermittlung dient der bedarfsgerechten Planung von Trainings. Aus den bereits vorhandenden Daten wird ein Bedarf an Trainings ermittelt, der es Ihnen ermöglicht eine gezielte Anzahl von Trainings, über einen bestimmten Zeitraum, planen zu können. Dynamische Planungsmenü Ein dynamisches Menü, mit dem Sie den Bedarf an Trainingsterminen ermitteln können (beispielsweise anhand der auf den Trainingstyp eingegangenen Vormerkungen) und auf dieser Grundlage eine diesem Bedarf entsprechende Anzahl von Trainingsterminen planen können. Entwicklungsplan Zusammenfassung von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen mit dem Ziel, bestimmte Qualifikationen zu vermitteln. Entwicklungspläne werden verwendet, um personenunabhängige, wiederverwendbare Vorlagen für komplexe oder gleichartige Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die häufig in einem Unternehmen absolviert werden, anzulegen. Diese Vorlagen können in die individuellen Entwicklungspläne verschiedener Personen übernommen und entsprechend angepasst werden. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Jahresplanung von Trainings Bowline® ermöglicht die Jahresplanung von Trainings für einen vorgegebenen Planungszeitraum. Diese Planungsfunktion ist mit einer automatischen Bedarfsermittlung gekoppelt. Anhand des Bedarfs und unter Berücksichtigung der verschiedenen Nebenbedingungen, die Sie festlegen können, werden Vorschläge für Trainingstermine automatisch ermittelt, die ausdrücken, wieviele Termine eines bestimmten Trainingstyps angeboten werden müssten, um auf eine dafür bestehende Nachfrage entsprechend zu reagieren. Der Trainingsbedarf wird dabei durch die Auswertung der Daten von zumindest einer der folgenden Optionen ermittelt: • Vormerkungen auf den Trainingstyp • Vorjahresbuchungen • Vorjahresbedarf. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Dynamisches Planungsmenü Von Bowline‘s dynamischen Planungsmenü, können Sie für einen Trainingstypen durch Aufrufen des Context-Menüs eine Planung anlegen. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Einstiegsmenü: Trainings planen Einstellungen Planungsdaten Sie können durch die folgenden Bedingungen festlegen wie die Trainings geplant werden sollen: • Welcher Trainingszeitraum • Welche Trainingsorte • Welche Trainingssprachen • Status in dem die Trainings angelegt werden sollen. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Einstiegsmenü: Trainings planen Einstellungen Ablauf Beim Trainingsablauf können Sie die folgenden Einstellungen unter der Option Ablauf: Anlegen festlegen: • Verwendung eines bestehenden Ablaufs • Verwendung eines neuen Ablaufs ohne Verwendung eines Ablaufmusters • Anlegen eines benutzerdefinierten Ablaufs. Zusätzlich können Sie kalendarische Nebenbedingungen einstellen, wie z.B. Beginntag berücksichtigen und/oder Arbeitsfreie Tage berücksichtigen, beim Letzteren werden nur Termine ermittelt, in deren Ablauf keine arbeitsfreien Tage enthalten sind. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Einstiegsmenü: Trainings planen Einstellungen Planungsoptionen Unter der Option Auswahl Ressourcentypen/ Ressourcen können Sie bestimmen, welche Ressourcenbedarfe beim Planungsvorgang berücksichtigt werden sollen. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Einstiegsmenü: Trainings planen Einstellungen Nachdem Sie mit allen Einstellungen zufrieden sind, können Sie die Trainings planen. Zunächst, erscheint eine Pop-up Box, in der Sie die Methode der Bedarfsermittlung auswählen. Sie können dabei eine oder mehrere auswählen, mehrere wirken dabei additiv: • Vormerkungen auf den Trainingstyp (innerhalb eines bestimmten Zeitraums, den Sie dazu angeben können - falls Sie keinen Zeitraum angeben, wird als Zeitraum für die zu berücksichtigenden Vormerkungen automatisch das zugrundeliegende Planungsjahr verwendet) • Vorjahresbuchungen • Vorjahresbedarf • Zwingend vorgesehenen Trainingstypen • Entwicklungsplänen. Bei allen Auswahlkriterien haben Sie die Option einen Zu- oder Abschlag in Prozent hinzuzufügen, welches Ihnen erlaubt Ihre eigenen Erfahrung und Einschätzung mit in die Planung einfließen zu lassen. In unserem Beispiel ermitteln wir den Bedarf nach den Vorjahresbuchungen. Hier berücksichtigt Bowline die Anzahl der Trainings, Teilnehmer und Wartelisten aus dem Vorjahr. Sobald Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, errechnet das System wie viele Trainings in dem nächsten Jahr benötigt werden. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Trainingsbedarf bearbeiten Der errechnete Trainingsbedarf wird in Form einer Tabelle angezeigt. Hier sehen Sie dann den errechneten Bedarf an Trainings je Quartal, Ort sowie Unterrichtssprache und die Anzahl der davon bereits gedeckten Trainings, welche bereits in Bowline und der LSO angelegt wurden. In unserem Beispiel ist noch kein Trainingsbedarf gedeckt. Wenn der Wunsch besteht, können Sie nach der Bedarfsermittlung den vom System ermittelten Bedarf modifizieren bzw. Bedarfe hinzufügen. Sobald Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie die Vorauswahl bzw. Eingaben übernehmen. Mit Übernehmen überschreiben Sie die Bedarfszahl nur für den folgenden Planungsvorgang. Mit werden die Eingaben dauerhaft geändert und in die Datenbank übertragen. . Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Absprung auf die Plantafel Nach der Übernahme der Trainingsbedarfe können Sie Ihre Trainings planen. Das System ermittelt Ihnen eine dem Bedarf entsprechende Anzahl von Terminen, falls es die Nebenbedingungen, die Sie festgelegt haben, zulassen. Unter Umständen ermittelt es den Nebenbedingungen entsprechend weniger bis gar keine Termine. Diese erscheinen grafisch auf der Bowline Plantafel. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Bowline: Trainings ausrollen Ansicht auf der grafischen Plantafel von Bowline Die ermittelten Terminvorschläge werden auf Bowline‘s grafischen Planungstafel angezeigt. Dabei werden ortsspezifische Werks- und Feiertagskalender berücksichtigt. Bowline hat die Trainings so positioniert, dass alle Nebenbedingungen, auch die vorher eingegebenen Ressourcenbedarfe, abgedeckt werden. Auf der grafischen Plantafel wird die Ressourcenbelegung in der Ressourcenübersicht auf der Plantafel durch Ampelsymbole gekennzeichnet. Wenn die Ampel rot ist, bedeutet dies, dass zum Training noch keine Ressourcenbelegung stattgefunden hat. Eine grüne Ampel zeigt an, dass die geplanten Trainings bereits ausreichend mit Ressourcen versorgt sind. In unserem Beispiel stehen noch einige Trainings auf gelb – ein Indikator dafür das noch offene Ressourcenbedarfe bestehen – z.B. dadurch das der Referent eines Kurses noch nicht festgelegt ist. Sie können diese Trainings entweder mit offenen Ressourcen stehen lassen, oder die Ressourcenbelegung sowie den Trainingsablauf ändern, indem Sie sich die zum Trainingstermin gehörende Ressourcenliste und den Trainingsablauf anzeigen lassen. In dieser Ansicht können Sie, wie in Bowline üblich, weitere Trainings anlegen und Trainings löschen. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Abschluss der Planung für Trainingsbedarfe Sobald Sie Ihre Planung abgeschlossen haben und alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf „Beenden“. Die Trainingsplanung wird nun inklusive der neuen Informationen zurück in die SAP LSO verbucht. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Planungsmenü Nachdem Ihre Jahresplanung zurück in das SAP- System verbucht wurde, sind nun alle Trainings auch im dynamischen Trainingsmenü einschließlich der dazugehörigen Ressourcen sichtbar. Natürlich können Sie jederzeit zurück in die Trainingsplanung gehen und weitere Trainings anlegen bzw. die bereits angelegten Trainings verändern und/oder fixieren. Im Planungsmenü gibt es pro Trainingstyp ein Ampelsymbol, das, sobald für diesen der Bedarf an zu planenden Trainingsterminen ermittelt wurde, erscheint: • Eine rote Ampel bedeutet, dass zum Trainingstyp noch keine Trainingstermine geplant wurden. • Eine gelbe Ampel bedeutet, dass bereits Termine geplant wurden, der Bedarf aber noch nicht gedeckt ist. • Ein grüne Ampel bedeutet, dass genügend Termine geplant wurden, um den Bedarf zu decken. Die Funktion Planen können Sie immer wieder neu starten, indem Sie den Trainingsbedarf entsprechend modifizieren. Im Fokus: Jahresplanung von Trainings mit Bowline Kontakt Hafenstraße 32a D-22880 Wedel T +49(0)4103 90 41 37 E info@lighthouse-it.de W www.lighthouse-it.de