Collaboration bzw. „ad-hoc Workflow“ sind keine Alternative, sondern als Ergänzung zu strukturierten Prozessen zu betrachten. Gute BPM-Werkzeuge müssen das ganze Spektrum abdecken können und integrieren sich in Kollaborationsumgebungen. Prozesse wie Rechnungseingangsprüfung sollten strukturiert abgebildet werden, informelle Abstimmungen aber besser im Rahmen eines kollaborativen Ansatzes. Einzelne Prozessschritte können an kollaborative Umgebungen übergeben und dort im Rahmen von Activity Streams bearbeitet werden. Nach Abschluss der Aktivitäten werden diese weiter im strukturierten Prozess fortgesetzt.

Der Einsatz des „Push“ und „Pull“-Prinzips ist abhängig von den jeweiligen Prozessen zu definieren. Wenn Aufgaben von bestimmten Personengruppen abgearbeitet werden müssen, sollte auf jeden Fall ein „Push“ erfolgen. Ansonsten kann das Pull-Prinzip deutlich flexibler sein, um den sogenannten „Information overload“ bei den Beteiligten zu vermeiden. Beim kollaborativen Pull-Prinzip kann die Aufgabe bzw. Beantwortung auch von Personen übernommen werden, die man im Vorfeld als Zielgruppe nicht berücksichtigt hat, die aber die benötigten Informationen trotzdem und u. U. deutlich effizienter liefern können. Der aktuelle Bearbeitungsstand kann auch bei diesem Prinzip immer nachvollzogen werden. Über Eskalationsmechanismen kann bei Bedarf nach einem gewissen Zeitraum von „Pull“ auf „Push“-Benachrichtigung gewechselt werden.

Wenn sich BPM-Werkzeuge nicht an den gängigen Standards orientieren, sind diese definitiv zu isoliert. Seit der Veröffentlichung von BPMN 2.0 geht der Trend bei den meisten BPM-Werkzeugen aber zur Unterstützung dieses Standards und ermöglicht somit ein einfacheres Austauschen der modellierten Prozessdefinitionen.

Bei BPEL und XPDL handelt es sich um XML-basierte Sprachen für die Beschreibung der Ausführungsregeln von Prozessen. Der Schwerpunkt von BPMN liegt in der grafischen Visualisierung der Prozesse. Mit der Version 2.0 von BPMN wurde ebenfalls das XML-Format für das Speichern standardisiert und kann somit auch zum Ausführen von Prozessen genutzt werden. Es ist davon auszugehen, dass BPMN mittelfristig BPEL und XPDL ablösen wird. Insofern erscheint mir BPMN 2.0 eine sehr gute Wahl für die Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdefinitionen zu sein.

Auch Prozessschritte, die lokal auf Notebooks, Tablets oder Smartphones ausgeführt werden, können koordiniert, synchronisiert und kontrolliert werden. Es werden ja immer nur einzelne Prozessschritte lokal ausgeführt, anschließend bei dem nächsten Serverkontakt wieder zentral synchronisiert und an den bzw. die nächsten Bearbeiter weitergeleitet. Die Prozesslogik für den jeweiligen Bearbeitungsschritt wird parallel zu dem eigentlichen Datenobjekt auf das Endgerät synchronisiert und bei der Bearbeitung und Weiterleitung des Prozessschrittes berücksichtigt.

Reine Browser-basierte Anwendungen sehe ich nach dem heutigen Stand der Technik für die mobile Nutzung noch nicht als eine bessere Alternative zu der lokalen Synchronisierung an, da die Netzabdeckung zur Zeit noch nicht optimal ist und darüber hinaus auch die Nutzung im Ausland sehr teuer sein kann. Insbesondere im Flugzeug stehen WLAN Netze noch sehr selten und wenn, dann zu sehr hohen Preisen zu Verfügung. Aktuell bieten gut gemachte lokale Apps noch eine bessere Endbenutzererfahrung und Performance. Dies kann sich in Zukunft aber sicherlich zu Gunsten des Browsers wandeln.

Aus meiner Sicht muss der Begriff „Arbeit“ nicht neu definiert werden. Auch in der Vergangenheit mussten die Prozesse im Unternehmen „gelebt“ werden. Heute sind einfach die Werkzeuge zur Unterstützung und Kontrolle dieser Prozesse andere.

Eine Überautomatisierung ist aus meiner Sicht auf jeden Fall zu vermeiden. Dies führt häufig zu Flaschenhälsen bei der Bearbeitung von Prozessinstanzen und zu mangelnder Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Gerade auch kreative Prozesse werden dadurch im Keim erstickt. Wichtig ist, das richtige Maß zwischen Freiheitsgraden und Automatisierung zu finden. Dann bleibt auch die Eigeninitiative und Kreativität der Mitarbeiter erhalten bzw. wird durch kollaborative Ansätze sogar gefördert.

Ich hoffe sehr, das Unternehmen BPM Technologien nicht dazu benutzen um Ihre Mitarbeiter zu entmündigen. Standardisierung und überhöhter Formalismus können auch ein Fluch sein. Allerdings sinnvoll eingesetzt erleichtern diese Technologien den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und entlasten Sie von nervenden Routinearbeiten. Je mehr Zeit die Mitarbeiter für Eigeninitiative und Kreativität hat, umso besser. Der Ansatz der Prozessorientierten Unternehmensführung ist übrigens darauf ausgerichtet den Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung und Raum für Kreativität zu geben.