Bonjour,
votre theme est tres interessant, mais ca nous laisse de fair un retour vers l'arriere et de revoir le module de la relation humaine et le comportement, c'est a dire nous vivons dans un monde ou la technologie est tres avance, les jeunes en plus de tentences vers un resultat rapide et celui qui est plus simple pour eux, donc faire appliquer un processus est l'inposer indirectement et en finalite leurs adaptation a cette organisation qui est obligatoir sans ce sentir ordonner.

Business Process Management dient heute immer mehr der Performance-Steuerung einer Organisation. Ohne automatisierte messbare Prozesse ist in einer Organisation nichts steuerbar. Ohne IT-Unterstützung für Prozesse leidet der Durchsatz, werden zu viele Fehler gemacht und die Qualität wird schlechter. Treten mehr Veränderungen auf - insbesondere unerwartete - steigt die Komplexität im Business weiter, wird die Ausnahme zur Regel und die Personalstärke weiter abgebaut. Dann laufen die Prozesse schlecht, der Kunde wird unzufrieden und in der Ablauforganisation geht jede Menge Geld verloren. Dies zu verhindern und stattdessen die Performance einer Organisation zu verbessern - auch wenn sich alles ständig ändert - darauf kommt es heute an. Damit wird BPM zur Management Aufgabe durch alle Ebenen einer Organisation.

 

Um Prozesse zu automatisieren und damit messbar zu machen, ist es natürlich notwendig, dass sich eine BPM Suite sehr gut in die vorhandene Infrastruktur integrieren lässt. Hierbei ist es heute wichtig, Integrationsmethoden einzusetzen, die es erlauben schnell und ad hoc Verbindungen zu vorhandenen IT-Systemen zu schaffen und zwar ohne großen Aufwand. Einfache Integrationen sollte der Business User selbst machen können oder er muss die Anforderungen so klar stellen können, dass die IT innerhalb kürzester Zeit diese umsetzen kann. Die Verbindung von einer BPM Suite mit Enterprise Service Bus (ESB)-Systemen ist daher sinnvoll und nützlich. So haben wir beispielsweise den Talend ESB in unsere Metasonic® Suite integriert. Dieser zeichnet sich dadurch aus, dass er von einer Open Source Community entwickelt wird und bereits über mehr als 400 verschiedene Schnittstellen verfügt, zu auf dem Markt gängigen IT-Systemen.

Gerade in einem Umfeld, das sich schnell verändert, in dem die Ausnahmen zur Regel werden und immer mehr ad hoc erledigt werden muss, ist es wichtig, Regeln und Regelungen, nach denen eine Organisation arbeitet, einzuhalten und gesteckte Ziele zu erreichen. Business Process Management stellt diesen Rahmen auf, in dem heute natürlich eine große Agilität zur Verfügung stehen muss. Doch trotz allem ad hoc-Vorgehen muss BPM sicherstellen, dass die Prozessziele erreicht werden. BPM muss also beides: Es muss Regeln vorgeben und es muss zulassen, dass ein laufender Prozess an die Gegebenheiten der aktuellen Situation angepasst werden kann.

Dazu werden sich die Ansätze „Push“ und „Pull“ mischen und sinnvoll ergänzen.  Agile BPM Software ermöglicht es dem Mitarbeiter der Fachabteilung, eben auch eine schon laufende Instanz eines vordefinierten Prozesses noch zu verändern. Dadurch wird es möglich zum Beispiel vom „Pull“- in den „Push“-Modus umzuschalten, eine Eskalation zu vermeiden und das Ergebnis doch sicherzustellen und dann wieder in den „Pull“-Modus zurückzukehren.

Dem Prozess Manager bleibt es dann überlassen, den geänderten Prozess in einen erweiterten neuen Standard zu übernehmen oder ihn als Einzelfall, gut dokumentiert im System weiter zur Verfügung zu halten.

Wenn ich mir die Anzahl der Standards ansehe, die es heute gibt, und dann auch noch feststelle, dass bei dem neuesten Standard BPMN 2.0 die Übertragbarkeit und Wiederverwendbarkeit von ausführbaren Prozessmodellen in den Systemen unterschiedlicher Hersteller nach wie vor nicht funktioniert (dazu gibt es gerade eine aktuelle Untersuchung der Hochschule in Deggendorf am Lehrstuhl von Herrn Prof. Fischer), die Umsetzung noch immer eine erhebliche Zeit in Anspruch nimmt und man schließlich feststellen muss, dass der Standard BPMN in der Fachabteilung doch gar nicht akzeptiert wird (siehe Blog von Jim Sinur, Gartner BPM Analyst: BPMN  … could be understood as Business People May Not understand) dann steht doch die Frage im Raum: „ Was ist denn ein BPM Standard?“

Heute kann man davon ausgehen, dass innovative BPM-Ansätze, die einen großen Nutzen besonders in der Fachabteilung bringen, einfach zu erlernen und einfach anzuwenden sind und sehr schnell zu Ergebnissen führen, sich als De Facto Standards schneller durchsetzen werden als jegliche Standardisierungsorganisation das jemals definieren kann. Niemand wird mehr auf einen Standard warten, der eigentlich kein Standard ist und auch noch sehr lange braucht, sich auf neue Gegebenheiten einzustellen, die sich im Prozess Management derzeit laufend neu auftun.

Der Standard im BPM Suite Bereich  muss in der Zukunft in den Schnittstellen liegen. Da sich der BPM Suite Bereich schnell und agil entwickeln wird, muss eine problemlose Zusammenarbeit von unterschiedlichen BPM Suites gewährleistet werden. Hier hat Metasonic begonnen, gemeinsam mit anderen USDL zu nutzen um Prozessschnittstellen zu definieren, die offen sind und es erlauben Prozesse zur Laufzeit sehr dynamisch miteinander zu verbinden.

Die Steuerung von Prozessen durch einen zentralen Kontrollfluss (Workflow) wird heute immer schwieriger und ist als höchst problematisch erkannt. Da Prozesse heute immer mehr mit Ausnahmen zu kämpfen haben und sich agil unterschiedlichen Gegebenheiten anpassen müssen, ist eine zentrale Steuerung aller an einem Prozess Beteiligten unmöglich. Neue Konzepte im BPM gehen davon aus, dass Prozesse in Teile zerlegt werden, die auf unterschiedlichen Devices laufen können und ihre Arbeitsschritte mit anderen durch Kommunikationen abstimmen.

Man kann einerseits schon davon ausgehen, dass Prozesse mehr und mehr darauf angewiesen sind, in einer IT-Umgebung zu laufen, in der immer eine Online Netzwerkverbindung besteht, was den zentralen browser-orientierten Ansatz erst einmal unterstützt. Wenn man aber anderseits sieht, wie rapide die Komplexität von Prozessen steigt, kann man sicher in der Zukunft Isolation als Mittel zum Komplexitätsmanagement einsetzen. Heute werden Konzepte verfolgt, die einen zentralen Kontrollfluss vermeiden (müssen). Dabei werden Teile eines Prozesses in eigene intelligente Einheiten bzw. Services gekapselt. Diese können auf verschiedene Geräte und Systeme verteilt und über eine strukturierte Kommunikation eigenständig koordiniert und synchronisiert werden. Prozessteile, die gerade nicht über eine Online-Verbindung verfügen, können so dennoch ausgeführt werden. Denn der Nachrichtenaustausch erfolgt asynchron und kann jederzeit wieder aufgenommen werden. Das spricht sehr stark für eine Mischung, die in der Zukunft vorhanden sein wird. Zentrale Prozessmanagement-Ansätze werden mit dezentralen koexistieren, aber Schritt für Schritt wegen ihrer wesentlich höheren Agilität von den dezentralen abgelöst werden.

Wir bei Metasonic setzen grundsätzlich auf eine kommunizierende Prozess Management Methode – Subjektorientiertes BPM. Hier werden einzelne Subjekte - Verhaltensweisen von Mitarbeitern oder Systemen - getrennt von anderen beschrieben und ausgeführt. Somit reduziert sich die Komplexität wesentlich und die Koordinierung untereinander erfolgt durch den strukturierten Austausch von Nachrichten. Solche Konzepte sind natürlich prädestiniert dafür, auch in verteilten Umgebungen sehr effektiv und effizient ablaufen zu können.

Natürlich wird der Begriff Arbeit gerade jetzt wieder neu definiert. Aber nicht in der Richtung, dass der Mitarbeiter entmündigt wird, sondern in der Richtung, dass die Anzahl der Arbeitsplätze von sogenannten Knowledge Workern dramatisch ansteigt und das wird auch weiter so anhalten. Warum? Weil die Ausnahme zur Regel wird, weil der Sonderfall ständig eintritt, weil immer wieder unvorhergesehene Ereignisse auftreten mit denen effektiv umgegangen werden muss. Hier ist also BPM nicht der Entmündiger der Mitarbeiter, sondern der Unterstützer und Enabler in einer kollaborativen Umgebung, in der sich Mitarbeiter miteinander vernetzen, um gute Ergebnisse zu liefern, um gemeinsam ihre Ziele zu erreichen und dies auch unter Effizienz- und Effektivitätsgesichtspunkten auf einem sehr hohen Niveau tun können.

Es ist also derzeit der umgekehrte Trend sichtbar: BPM unterstützt und koordiniert die Zusammenarbeit von immer mehr Leuten in immer komplexeren Umfeldern, die sich noch dazu immer schneller verändern. Das ist die Welt von morgen, die den mündigen, gut ausgebildeten, eigenständigen und dynamisch vernetzten Mitarbeiter erwartet. Metasonic unterstützt diesen Trend, indem wir Fachabteilungen dazu befähigen, schneller und effektiver auf Veränderungen reagieren zu können.

BPM ist mehr als ein rein technischer Ansatz. Aus technischer Sicht ist es sicherlich korrekt, das BPM einfach eine notwendige Infrastruktur moderner Informationssysteme sein sollte, wobei nicht jedes Informationssystem eine eigenständige BPM Implementierung unterstützen sollte. BPM ist aber darüber hinaus als eine ganzheitliche Disziplin zu betrachten, bei der die Prozesse innerhalb des Unternehmens und natürlich auch unternehmensübergreifend regelmäßig analysiert und optimiert werden müssen.

Bei der Auswahl eines BPM-Systems ist zu beachten, dass dieses über ausreichend Schnittstellen verfügt, über die dritte Systeme integriert werden können, und umgekehrt selber auch Schnittstellen anbietet, über die dritte Systeme auf das BPM-Werkzeug zugreifen können. Auf diesem Weg können auch mit einem eigenständigen BPM-System Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen im Unternehmen realisiert werden.

Solch ein System muss sich durch die Unterstützung von Standards wie beispielsweise WebServices, RESTfulAPI, BPMN 2.0 und OAuth nahtlos in eine moderne IT-Infrastruktur integrieren lassen.

Collaboration bzw. „ad-hoc Workflow“ sind keine Alternative, sondern als Ergänzung zu strukturierten Prozessen zu betrachten. Gute BPM-Werkzeuge müssen das ganze Spektrum abdecken können und integrieren sich in Kollaborationsumgebungen. Prozesse wie Rechnungseingangsprüfung sollten strukturiert abgebildet werden, informelle Abstimmungen aber besser im Rahmen eines kollaborativen Ansatzes. Einzelne Prozessschritte können an kollaborative Umgebungen übergeben und dort im Rahmen von Activity Streams bearbeitet werden. Nach Abschluss der Aktivitäten werden diese weiter im strukturierten Prozess fortgesetzt.

Der Einsatz des „Push“ und „Pull“-Prinzips ist abhängig von den jeweiligen Prozessen zu definieren. Wenn Aufgaben von bestimmten Personengruppen abgearbeitet werden müssen, sollte auf jeden Fall ein „Push“ erfolgen. Ansonsten kann das Pull-Prinzip deutlich flexibler sein, um den sogenannten „Information overload“ bei den Beteiligten zu vermeiden. Beim kollaborativen Pull-Prinzip kann die Aufgabe bzw. Beantwortung auch von Personen übernommen werden, die man im Vorfeld als Zielgruppe nicht berücksichtigt hat, die aber die benötigten Informationen trotzdem und u. U. deutlich effizienter liefern können. Der aktuelle Bearbeitungsstand kann auch bei diesem Prinzip immer nachvollzogen werden. Über Eskalationsmechanismen kann bei Bedarf nach einem gewissen Zeitraum von „Pull“ auf „Push“-Benachrichtigung gewechselt werden.

Eine strikte Prozessunterstützung ist immer dann wichtig, wenn ich Genehmigungsschritte, Freigabeschritte und Prüfschritte habe, die im Rahmen der Unternehmens- und/oder gesetzlichen Richtlinien vorgeschrieben sind. Diese müssen erfüllt und auch dokumentiert werden. Somit ist auch bei der Arbeit mit elektronischen Akten der Inhalt für die Art der Prozessarbeit ausschlaggebend. Für andere Bearbeitungsschritte bietet der Ansatz über Kollaboration bzw. ad-hoc Workflows eine deutlich höhere Flexibilität und daraus resultierend eine stärkere Akzeptanz bei den Beteiligten.

Wenn sich BPM-Werkzeuge nicht an den gängigen Standards orientieren, sind diese definitiv zu isoliert. Seit der Veröffentlichung von BPMN 2.0 geht der Trend bei den meisten BPM-Werkzeugen aber zur Unterstützung dieses Standards und ermöglicht somit ein einfacheres Austauschen der modellierten Prozessdefinitionen.

Bei BPEL und XPDL handelt es sich um XML-basierte Sprachen für die Beschreibung der Ausführungsregeln von Prozessen. Der Schwerpunkt von BPMN liegt in der grafischen Visualisierung der Prozesse. Mit der Version 2.0 von BPMN wurde ebenfalls das XML-Format für das Speichern standardisiert und kann somit auch zum Ausführen von Prozessen genutzt werden. Es ist davon auszugehen, dass BPMN mittelfristig BPEL und XPDL ablösen wird. Insofern erscheint mir BPMN 2.0 eine sehr gute Wahl für die Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdefinitionen zu sein.

Damit ein BPM-System vollständig in die IT-Infrastruktur integriert werden kann, benötigt das System standardisierte Schnittstellen, über die andere Systeme die BPM-Funktionalität nutzen können und das BPM-System wiederum auf die anderen Systeme zugreifen kann. Der aktuelle Trend geht hier zu RESTful-APIs, da diese deutlich schlanker als SOAP-basierte WebServices sind. Tiefere Integrationsmöglichkeiten bieten sich, wenn das BPM System auf den gleichen schon im Unternehmen benutzen Platform Standard aufsetzt (z.B. Java EE). Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass offene Authentifzierungsvarianten wie OAuth genutzt werden können.