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  • Zwei Dinge werden Ökonomie und Arbeitsleben in Zukunft beherrschen: Die zunehmende Volatilität der Märkte und der zunehmende Fachkräftemangel, verbunden mit einer sich strukturell ändernden Arbeitnehmerschaft. Die Belegschaft muss im Einklang mit der Unternehmensstrategie optimal und flexibel eingesetzt werden. In Zeiten schneller Veränderungen sind fluide Organisationen gefordert, die sich durch Wandlungsfähigkeit, Ressourceneffizienz und Ergonomie auszeichnen. Genau hier kommen unsere Workforce Management Lösungen ins Spiel. Sie versetzen Unternehmen in die Lage, auf die jeweilige Marktsituation schnell, prozess- und kostenoptimiert zu reagieren. Transparente Abläufe, lückenlose Kommunikation, agile Prozesse, die Echtzeitsteuerung von Wertschöpfungsketten und hohe Flexibilität im Personalumfeld entscheiden künftig über Erfolg und Misserfolg. Langfristig werden nur Unternehmen bestehen, deren Produktivität sich auf absolutem Spitzenniveau befindet. Diese lässt sich jedoch vielfach nur noch dort steigern, wo es um die wertvollste und zunehmend knappe Ressource, den Mitarbeiter, geht. Gleichzeitig gilt es ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Leistungsfähigkeit und Motivation aller Mitarbeiter, unabhängig von Alter, Geschlecht oder Herkunft, sicherstellt. Die Millenials beispielsweise legen Wert auf ein ausgeglichenes Verhältnis von Leben, Arbeit, persönlicher Entwicklung und Weiterbildung. Das lebensphasenorientierte Arbeiten ist für alle Generationen ein erstrebenswertes Ziel. Auf diese Anforderungen müssen Unternehmen künftig eingehen, wollen sie das Potenzial am Arbeitsmarkt nutzen und die eigene Workforce optimal nutzen. Damit wird eine mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung auf Basis unterschiedlichster Organisations-, Arbeits- und Lebensformen zum Erfolgsfaktor. Mit leistungsstarken Workforce Management Lösungen können Unternehmen eine Vielzahl von Arbeitszeitmodellen und individuellen Arbeitszeitregelungen anbieten und bedarfsoptimiert steuern. IT-gestützte Wunschdienstpläne, Tauschbörsen, Self Services und Apps, zum Beispiel für mobiles Arbeitszeitmanagement, ermöglichen eine aktive Beteiligung der Mitarbeiter an den Prozessen und eine Mitbestimmung bei der Arbeitszeit. Workforce Management wird zum strategischen Instrument, das die Wettbewerbsfähigkeit und das Employer Marketing gleichermaßen sichert. 
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  • Ich möchte das an einem ganz jungen Beispiel tun, das mir hierzu spontan einfällt und weil einen Anwender betrifft, den man vielleicht nicht unbedingt im Fokus hat wenn man an die üblichen Zielbranchen der Personaleinsatzplanung denkt. Es geht um eine in Norddeutschen Raum ansässige sehr expansive Bäckereikette mit derzeit ungefähr 30 Filialen zu denen immer wieder neue hinzukommen. Es geht also darum die geplanten mit den benötigten Zeiten einfach vergleichen zu können und diesen Vergleich zum internen Benchmarking zwischen den Filialen insgesamt und zwischen alten und neuen Filialen heranzuziehen. Als Frühwarnsystem für das Controlling werden aus den geplanten Zeiten die Personalkosten ermittelt und ins Verhältnis zum Umsatz gesetzt, den wir aus dem Kassensystem erhalten. Die Personalkosten dürfen sich dabei innerhalb einer bestimmten Bandbreite bewegen, die wir mit einer Unter- und einer Obergrenze überwachen. Das Kassensystem liefert uns auch die Daten zu welchen Zeiten Umsätze entstehen und auf welche Warengruppen sich Umsätze zu bestimmten Tageszeiten verteilen. Morgens um 06:00 Uhr kaufen weniger Kunden aber es muss Ware einsortiert und vorbereitet werden, wir haben also dort Personalkosten aber wenig Umsatz. Am späten Vormittag ist das Verhältnis anders, da dann die vorbereitete Ware verkauft wird. Auch dies kann berücksichtigt werden. Das hilft unserem Kunden eindeutig besser, strukturierter und wirtschaftlicher zu arbeiten. Ein großer Vorteil dabei ist zum einen die Daten sofort zur Hand zu haben und nicht erst dann, wenn keine Einflussmöglichkeit mehr besteht. Zum anderen hat das Controlling heute alle Filialen gleichzeitig im Fokus, und kann mit belastbaren Daten und Ergebnisse Verbesserungen in Angriff nehmen.
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  • Wie bereits erwähnt, wird das Thema Mobilität im Sinne von Planung auf mobilen Devices weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Zudem wird es für HR-Abteilungen, die sich heutzutage auch als Serviceabteilung für ihre Mitarbeiter verstehen, immer wichtiger, ihre eigene Arbeit zu überprüfen und damit eine gute Qualität ihrer Planung zu gewährleisten. Hier setzen wir mit unseren HR-Kennzahlen an, die wir zurzeit entwickeln. Diese dienen also keinesfalls dazu, Mitarbeiter zu kontrollieren oder zu bewerten. Im Gegenteil – HR-Abteilungen werden in die Lage versetzt, ihre eigene Arbeit zu überprüfen und sich so besser aufzustellen, um den Herausforderungen der HR-Welt zu begegnen. Darüber hinaus gewinnt das Thema eigenverantwortliches Planen weiter an Bedeutung. Bei diesem Modell ermittelt der Personalplaner mit Hilfe des Forecastingmoduls den Personalbedarf und gibt diesen dann frei. Die Mitarbeiter können sich dann auf Basis des definierten Bedarfs selbst planen.
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  • Wir merken, dass es unseren Kunden beim Thema Workforce Management nicht nur darum geht, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit den richtigen Qualifikationen am richtigen Ort einzusetzen. Auch die Mitarbeiterwünsche sollen im stärkeren Maße Berücksichtigung finden, da die Mitarbeitermotivation und auch –bindung immer stärker in den Fokus rücken. So kommt bei unserem Kunden, der MedicalContact AG, beispielsweise dem Wunschbuch, das als integrierter Bestandteil einer Personaleinsatzplanung zum Einsatz kommen kann, eine besondere Funktion zu, da dieses dazu genutzt wird, dass Teilzeitkräfte, berufstätige Eltern u.a. ihre Wunschdienste einreichen können. Auch wird darüber ermittelt, welche Mitarbeiter bereit sind, in der Endschicht am Abend zu arbeiten. Auf diese Art und Weise werden Transparenz und Mitarbeitermotivation gesteigert, was auch dazu führt, dass das System gut von den Mitarbeitern angenommen wurde.
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  • Die Unternehmen und auch die Mitarbeiter werden noch flexibler werden. Gerade die Generation Y möchte flexibler arbeiten – hierin liegt auch für die Unternehmen eine große Chance. In Verbindung mit Smartphone / Apps wird die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen im Planungsprozess einfacher werden. Auch kurzfristige Bedarfe werden besser gedeckt werden können. Fällt z.B. ein Mitarbeiter aus, kann man eine Anfrage an Mitarbeiter schicken, wer kurzfristig einspringen kann und ein Mitarbeiter kann die Anfrage annehmen oder ablehnen. Langfristig fixierte Schichtpläne wird es nur noch in wenigen Unternehmen geben, die nach wie vor einen konstanten Bedarf abarbeiten. Alle anderen werden in Richtung einer dynamischeren Personaleinsatzplanung aktiv werden müssen.
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  • Größte Treiber / Herausforderungen für Unternehmen und Personalmanagement: ·         Umgang mit alternden Belegschaften, insbesondere in Unternehmen mit Schichtarbeit und körperlich belastenden Tätigkeiten ·         Deckung des Bedarfs an qualifizierten Mitarbeitern in einer schrumpfenden und alternden Gesellschaft ·         Bewältigung des Wandels hin zu immer komplexeren Formen von Produktion und Kooperation ·         Weiter wachsender Flexibilitätsbedarf bei Unternehmen und Mitarbeitern   Für die Personaleinsatzplanung ist dabei vor allem das erste Thema von Bedeutung, das z.B. zur Abkehr von festen Schichtgruppen und wesentlich komplexeren, dafür aber auch flexibleren Schichtplänen führen wird. Daneben bleibt der Kostendruck in allen Organisationen ein Thema, der dazu zwingt, die gleichzeitig wertvollste und zumeist auch teuerste Ressource jeder Organisation, die Mitarbeiter, so effektiv wie möglich einzusetzen und damit ihren Einsatz durch gute Planung weiter zu optimieren. Das Thema Arbeitszeit ist mittlerweile für die Mitarbeiterzufriedenheit mindestens so wichtig wie eine gute Bezahlung. Eine Personaleinsatzplanung ist die Basis dafür, dass Arbeitszeiten attraktiv gestaltet werden können und gleichzeitig auch wirtschaftlich für das Unternehmen sind.
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  • CXM sehen wir ganz im Zeichen der Individualisierung. Der einzelne Kunde mit seiner persönlichen Historie und seinen individuellen Bedürfnissen rückt klar in den Mittelpunkt. Während sich das „alte“ CRM hauptsächlich darauf beschränkte, bestimmte Kundenzielgruppen zu segmentieren und anzusprechen, geht es beim CXM um den Aufbau einer interaktiven, transparenten, dauerhaften und emotionalen Beziehung zwischen Anbieter und Kunde. Befördert wird diese Entwicklung durch folgende Faktoren: Kunden werden mobiler und nutzen zunehmend mobile Applikationen, um sich zu informieren, einzukaufen und sich mitzuteilen. Die Transparenz wird immer höher. Dabei geht es nicht nur um die Vergleichbarkeit von Preisen im Internet, sondern auch darum, dass sich der Kunde schneller und zielgerichteter informieren und austauschen kann. Dadurch werden auch die Wünsche des Kunden transparenter, was für Unternehmen Chance und Herausforderung gleichermaßen ist. Nie haben Kunden durch Feedbacks, Likes, Kommentare und Bewertungen klarer und dezidierter ihre Meinung kundgetan wie heute in Onlineshops oder in Sozialen Netzwerken. Darauf können und müssen Unternehmen reagieren, um ihren Kunden möglichst positive Einkaufserlebnisse zu bieten. Kunden erwarten individuelle Angebote und Reaktionen in Echtzeit. Dazu brauchen Unternehmen neue Technologien und Systeme im Hintergrund, die Ihnen diese schnelle Kommunikation ermöglichen. CXM betrachten wir als klare Weiterentwicklung der klassischen CRM-Ansätze weg von einer One-Way-Kommunikation hin zu einer interaktiven Kundenbeziehung, die individuelles Kundenverhalten berücksichtigt und Unternehmen proaktiv und in Echtzeit agieren lässt.
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  • Die Personaleinsatzplanung wird bis 2020 keine Spezialdisziplin sondern eine Commodity-Lösung für die Unternehmen bedeuten. Unternehme ohne PEP (J) werden Probleme bekommen und vor allem im Recruiting inkl. der Nachfolgeregelung bei ständiger erforderlicher Weiterqualifizierung an Ihre Grenzen stoßen. Wir bauen unsere PEP-Systematik kontinuierlich aus und integrieren aktuell im Rahmen von zwei Hochschulprojekten innovative IT-Methoden in unsere Lösung. Die optimierte Bereitstellung eines effizienten Reportings inkl. Themen-Dashboards sind weitere wichtige Bausteine im Rahmen unserer Weiterentwicklung. Unsere Kunden werden bis 2020 mit Hilfe unseres Systems und unseres Beratungskonzepts „Nachhaltiges und achtsames Prozessmanagement“ eine sehr moderne erfolgreiche Lösung im Einsatz haben, die sowohl die Unternehmenseffektivität als auch den Faktor Mensch gleichermaßen berücksichtigt.
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  • Die Bedeutung der Personaleinsatzplanung in den deutschen Unternehmen hat vor allem in den letzten zwei Jahren einen immer höheren Stellenwert erhalten. Wir merken dies vor allem in unserem Hause an dem sprunghaften Nachfrageanstieg von Interessenten an die entsprechende Systematik inkl. Beratung. Unternehmen mit hohen Nachfrageschwankungen und z.T. intensivem Personaleinsatz (z.B. Logistikdienstleister, Service Center, Handelsketten, E-Commerce) sind bei diesem Thema bereits sehr gut aufgestellt und haben die integrierte Personaleinsatzplanung weitestgehend optimiert bzw. automatisiert. Im KMU Umfeld erfolgt die Planung im hohen Maße manuell oder mit Hilfe von Excel-Listen. Es ist jedoch auffällig, dass die Planung in diesem Bereich sehr persönlich und mit Bedacht erfolgt. Natürlich gibt es aber immer wieder Chefs, die die Planung nur nach den Firmenbedürfnissen ausrichten und z.B. Urlaubsanfragen erst sehr spät freigeben. Das ist ein einfaches aber leider immer noch typisches Beispiel für Mitarbeiter-Demotivation. Eine Skala-Angabe nach dem Muster des „Perfekten Dinners“ finde ich schwierig; eine 4 mit Tendenz zur 5 kann ich als persönliche Meinung angeben. Die Personaleinsatzplanung kann in Zukunft durch die enorm gestiegene Prozesskomplexität und die individuellen Bedürfnisse der MitarbeiterInnen nicht mehr ohne Systemunterstützung optimal und nachhaltig erfolgen. Das Personal muss die Möglichkeit haben, aktiv in den Einsatzplanungsprozess eingebunden zu werden. Hier bieten vor allem die verfügbaren IT-Technologien hervorragende Möglichkeiten.
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  • Der Demographische Wandel, die „neuen“ Anforderungen der Generation Y (und dann auch bald Z) an die Unternehmen sowie die langfristige Integration älterer ArbeitnehmerInnen sind die zukünftigen zentralen Themen im Personalmanagement mit den entsprechenden Herausforderungen an die Personaleinsatzplanung (PEP). Die Personaleinsatzplanung wird aktuell in den Unternehmen maßgeblich zur effizienten Reaktion auf Bedarfsschwankungen, zur Steigerung der Planungsqualität und zur Vereinheitlichung des Planungsprozesses eingesetzt. Weitere wichtige Faktoren sind Flexibilität der Einsatzplanung und die Transparenz durch die Bereitstellung von HR-KPIs aus den eingesetzten PEP-Systemen. Zukünftig wird die Einsatzplanung einen wesentlichen Einfluss auf die Motivation, Zufriedenheit und Stimmung der MitarbeiterInnen ausüben. Eine ausgewogene Planung kann vor allem die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sehr gut unterstützen. Für Young Professionals ist dies bereits jetzt ein wichtiger Punkt bei der Auswahl des zukünftigen Unternehmens. Die Beanspruchung und Ermüdung des Personals kann ebenfalls durch PEP-Systeme reduziert werden. Nachhaltige Schicht- und aktive Arbeitsplatzwechsel unterstützen vor allem die immer wichtiger werdenden Ergonomie-Herausforderungen in den technischen und kaufmännischen Bereichen der Firmen.
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