Marco Knöpp

Als DocForms bauen wir Brücken zwischen Dokumenten-Management-Systemen und Aus-/Eingabegeräten und intergrieren diese Welten anschließend zu einer Gesamtheit. Die DocForms Gmbh formiert sich zum gesamtheitlichen Anbieter für DMS sowie Lösungen für Archivierung und Formularmanagement. Im Unternehmensverbund mit TA Triumph-Adler bauen wir unsere führende Position als Dienstleister zur Abbildung des kompletten Dokumenten-Lebenszyklus weiter aus. Von der Erstellung und Digitalisierung von Dokumenten über Archivierung und Verwaltung, bilden wir mit unserem jahrzehntelangen Know-How den gesamten Dokumenten-Workflow ab. Unsere Lösungen setzen auf Vereinfachung, die unseren Kunden Liquidität und neue Kapazität für das Kerngeschäft geben.

Wie zuvor schon beschrieben, gilt, dass ein Produkt im Einsatz nur so gut sein kann, wie die vorangegangene Professionalität bei der Planung und Einführung. Den gängigen Anforderungen werden wir aufgrund unserer Erfahrung und Lösungsvielfalt in Hard- und Software, die wir konzernübergreifend durch TA Triumph-Adler anbieten können, gerecht. Bei Bedarf können wir einfache Lösungen von der Stange implementieren. In den meisten Fälle finden wir jedoch komplexere Sachverhalte vor. Abhängig von den speziellen Anforderungen entwickelt die DocForms dann darauf abgestimmte modulare Lösungen. DMS heißt, Dienstleistung zu implementieren Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ist in erster Linie eine Analyse- Beratungs- und Serviceleistung. Wir schauen uns zuerst sehr genau den Anforderer an, sprechen mit ihm über seine Motivationen, über sein Kerngeschäft, über seine Ziele und korrigieren gegebenenfalls zusammen mit ihm die eine oder andere Sicht. Dann betrachten wir sehr intensiv die Ist-Situation und besprechen mit dem Anforderer auf dieser Basis einen möglichen weiteren Weg. Erst dann sprechen wir konkret über die technische Umsetzung. Was die DocForms GmbH von vielen anderen Anbietern unterscheidet, ist, dass wir als Teil der TA-Triumph-Adler GmbH Zugriff auf zahlreiche unterstützende Hard- und Softwarelösungen wie Multifunktionssysteme und Drucker haben. Somit können wir die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen komplett begleiten und auf allen Ebenen betreuen, auch nach der Implementierung. Ein Beispiel dafür ist unsere neueste Applikation MFP2Archive. Die überführt gescannte Dokumente direkt vom Multifunktionssystem in das gewünschte Zielsystem, unabhängig ob es sich um ein Dokumenten-Management-, ein ERP- oder CRM-System handelt. Ohne Zwischenablage gelangt das Dokument direkt in die Anwendung. Die Papierarchivierung kann so auf ein Minimum beschränkt werden, der ganze Arbeitsprozess erfolgt dezentral sowie standortübergreifend und wird individuell konfiguriert. Dies gelingt über die Java-Schnittstelle HyPAS, die in zahlreichen Multifunktionssstemen unserer Muttergesellschaft integriert ist. Dies ist nur ein Beispiel, um Prozesskosten über einen kompletten Workflow sowie Papierverschwendung zu reduzieren.

Leider muss man gar nicht nach fiktiven Beispielen suchen; Situationen, in denen bei der Einführung aufgrund einer unsorgfältigen Analyse einiges schief ging, finden wir im Alltag immer wieder vor. Viele Interessenten, die bereits ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, fragen dann Leistungen bei der DocForms in diesem Kontext an. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Organisation vor, die im Umgang mit Dokumenten bestimmten gesetzlichen Vorschriften unterliegt. Oft passiert es, dass bei der Analyse übersehen wurde, dass solche Anforderungen bestehen und die Umsetzung ist dann ohne deren Berücksichtigung erfolgt. Vielleicht kommt noch hinzu, dass nach der Einführung des Dokumenten-Management-Systems alle vorhandenen Orginal-Dokumente unumkehrbar vernichtet wurden. Nun stellt sich, weil eine Prüfungsinstanz vor Ort ist, heraus, dass hier ein Mangel vorliegt bzw. gegen bestehenden elementare Vorschriften verstoßen wird. Die Organisation steht dann vor einer massiven Herausforderung, die wiederum Zeit und Kapazitäten bindet oder hat gar ein echtes Problem. Oft erleben wir, dass Unternehmen ohne vorherige Rücksprache mit der für sie zuständigen Finanzbehörde Originale vernichtet haben. Wenn das Finanzamt jedoch darauf besteht, die Originaldokumente einzusehen, kann dieser Forderung nicht nachgekommen werden. Ähnliches kann im Rechtsumfeld Thema werden. Als Original gilt vor Gericht ein Stück Papier, das im besten Fall mit Tinte unterschrieben wurde. Einige Gerichte bzw. Richter akzeptieren ein „revisionssicher“ archiviertes Dokument als Nachweis, andere nicht. Im Zweifel steht man also ohne Nachweis da. Das sind Gründe, warum wir unseren Kunden meist empfehlen, bestimmte Dokumente auch weiterhin in Papierform (z.B. in nach Zeiträumen sortierten Kartons) aufzubewahren. Manchmal laufen Dokumenten-Management-System-Projekte aber auch in die falsche Richtung, weil nicht alle internen korrespondierenden Instanzen bzw. Systeme berücksichtigt wurden. So finden wir manchmal im Grunde sehr gute DMS-Technologien vor, die nur Bruchteile ihres Potentials ausschöpfen, weil sie als „Insellösungen“ laufen. Diese erfüllen deswegen häufig dann nicht einmal im Ansatz die gewünschten und erhofften Resultate. Auch hier wird wieder deutlich: Planung, Organisation und Kontrolle durch einen professionellen Dienstleister stehen vor dem Produkt.

Schaffung organisatorischer Rahmenbedingungen Bei der erfolgreichen Einführung eines Dokumenten-Management-Systems spielen viele Faktoren eine Rolle. Der Produktauswahl gehen notwendige strategische Überlegungen voraus. Folgende Punkte müssen seitens des Kunden organisatorisch erfüllt sein: Die Management-Unterstützung für das Vorhaben über alle Ebenen hinweg muss gesichert sein. Die Bildung eines qualifizierten Projektteams, das sich mit der Anforderung auseinandersetzt, das entsprechende Fertigkeiten und Fähigkeiten mitbringt sowie mit den erforderlichen Kompetenzen ausgestattet ist, muss erfolgen. Im Rahmen einer ersten groben Analyse müssen jene Organisationsbereiche identifiziert werden, die von der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems betroffen sein werden. Nach der Identifikation der Organisationsbereiche muss in der nächsten Phase detailliert geprüft werden, welche Dokumente und Prozesse einzubeziehen sind. Daraus abgeleitet entsteht ein Pflichtenheft, aus dem möglichst konkret hervorgeht, welche Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System gestellt werden. Die Zielsetzung muss klar formuliert sein. Im nächsten Schritt werden mögliche Produkte/Lösungen identifiziert und diese hinsichtlich ihrer Funktionen gegen das Pflichtenheft überprüft. Dabei bietet sich an, eine Gewichtungsmatrix für einzelne Funktionen/Merkmale anzuwenden, die dann in ein Gesamtergbnis mündet. Jene Produkte, die dabei in die engere Wahl kommen - aus Effizienzgründen empfehlen wir zwei, maximal drei -, sollten seitens der jeweiligen Anbieter auch „live“ gezeigt werden können. Seitens der Anbieter sollten Referenzen mit ähnlichen Anforderungen genannt werden können, bei denen mit dem jeweiligen Produkt erfolgreich gearbeitet wird. Im Anschluss erfolgen die Umsetzungsplanung, der Pilotbetrieb, technisches Konzept, Migrationsplan für die Übernahme der Bestandsdaten und﷓prozesse, Testphase und Produktivschaltung. Die strategischen und organistorischen Aspekte sind immer nach vorne zu stellen. Die technische Umsetzung darf nur Konsequenz daraus sein. Erfahrungsgemäß liegen die Aufwände, die im organisatorischen Umfeld anfallen, deutlich über denen, die durch den Kaufpreis für das Produkt, die etwaige indidviduelle Anpassung des Produkts und die Anpassung der technischen Infrastruktur anfallen. Deshalb sind akribische Vorbereitung sowie professionelle Umsetzung die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Weiterhin gilt es, die späteren Anwender frühzeitig mit zu berücksichtigen und einzubinden. So wird sichergestellt, dass deren Belange in die Anforderungen und in die Umsetzung mit einfließen. Nur wenn die Anwenderakzeptanz stimmt, werden sich auch die gewünschten positiven Effekte einstellen. Faktor Wirtschaftlichkeit Dass die Wirtschaftlichkeit eines solchen Projekts immer eine grundlegende Rolle spielt und seitens des Dienstleisters eingehalten wird, setzen unsere Kunden voraus. Kommt im Rahmen der Analyse heraus, dass bestehende Vorgänge in der bisher gehandhabten Art und Weise effizient und rechtskonform waren, so erübrigt sich unter Umständen – für Teilbereiche oder komplett - die weitere Betrachtung der möglichen IT-technischen Abbildung für das Dokumenten-Management. Branchentrends Je nach Branche gelten unterschiedliche Schwerpunkte und auch Größenordnungen, was die Anforderungen an ein Dokumenten-Management angeht. Diese Aspekte fließen in den Auswahlprozess mit ein. Als Orientierung kann hier der Kontakt zu Unternehmen mit ähnlichem Basisgeschäft und Anforderungen hilfreich sein, soweit diese hier Einblick gewähren. Eine Grundvorraussetzung besteht im gemeinsamen Verständnis zwischen Dienstleister und Kunde: genauso wie Unternehmen sich in Organisation und Abläufen unterscheiden, gleicht kein DMS dem anderen. Ein Dokumenten-Management-System berührt oder durchzieht viele bzw. alle Organisationsbereiche, weshalb gilt, dass Stragie und Organisation vor der Technik und damit vor dem Produkt stehen müssen. Es geht daher zunächst darum, eine Basistechnologie auszuwählen, die die Grundstruktur für die Entwicklung eines individuellen Systems bildet. Ausnahmen sind Kleinstunternehmen oder größere Organisationen, die nur ganz konkrete Standardabläufe per Dokumenten-Management-System abbilden wollen. Nicht vergessen werden darf die Einbeziehung dritter Instanzen. Es ist zum Beispiel zu prüfen, ob die Behörden, mit denen im Tagesgeschäft zusammen gearbeitet wird, mit dem Vorhaben einverstanden sind bzw. ihrerseits Anforderungen stellen. Das können abhängig vom Geschäftssegment mehrere Instanzen sein. In den meisten Fällen ist aber immer das zuständige Finanzamt zu berücksichtigen.

Wie zuvor schon beschrieben, gilt, dass ein Produkt im Einsatz nur so gut sein kann, wie die vorangegangene Professionalität bei der Planung und Einführung. Den gängigen Anforderungen werden wir aufgrund unserer Erfahrung und Lösungsvielfalt in Hard- und Software, die wir konzernübergreifend durch TA Triumph-Adler anbieten können, gerecht. Bei Bedarf können wir einfache Lösungen von der Stange implementieren. In den meisten Fälle finden wir jedoch komplexere Sachverhalte vor. Abhängig von den speziellen Anforderungen entwickelt die DocForms dann darauf abgestimmte modulare Lösungen. DMS heißt, Dienstleistung zu implementieren Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ist in erster Linie eine Analyse- Beratungs- und Serviceleistung. Wir schauen uns zuerst sehr genau den Anforderer an, sprechen mit ihm über seine Motivationen, über sein Kerngeschäft, über seine Ziele und korrigieren gegebenenfalls zusammen mit ihm die eine oder andere Sicht. Dann betrachten wir sehr intensiv die Ist-Situation und besprechen mit dem Anforderer auf dieser Basis einen möglichen weiteren Weg. Erst dann sprechen wir konkret über die technische Umsetzung. Was die DocForms GmbH von vielen anderen Anbietern unterscheidet, ist, dass wir als Teil der TA-Triumph-Adler GmbH Zugriff auf zahlreiche unterstützende Hard- und Softwarelösungen wie Multifunktionssysteme und Drucker haben. Somit können wir die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen komplett begleiten und auf allen Ebenen betreuen, auch nach der Implementierung. Ein Beispiel dafür ist unsere neueste Applikation MFP2Archive. Die überführt gescannte Dokumente direkt vom Multifunktionssystem in das gewünschte Zielsystem, unabhängig ob es sich um ein Dokumenten-Management-, ein ERP- oder CRM-System handelt. Ohne Zwischenablage gelangt das Dokument direkt in die Anwendung. Die Papierarchivierung kann so auf ein Minimum beschränkt werden, der ganze Arbeitsprozess erfolgt dezentral sowie standortübergreifend und wird individuell konfiguriert. Dies gelingt über die Java-Schnittstelle HyPAS, die in zahlreichen Multifunktionssstemen unserer Muttergesellschaft integriert ist. Dies ist nur ein Beispiel, um Prozesskosten über einen kompletten Workflow sowie Papierverschwendung zu reduzieren.

Leider muss man gar nicht nach fiktiven Beispielen suchen; Situationen, in denen bei der Einführung aufgrund einer unsorgfältigen Analyse einiges schief ging, finden wir im Alltag immer wieder vor. Viele Interessenten, die bereits ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, fragen dann Leistungen bei der DocForms in diesem Kontext an. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Organisation vor, die im Umgang mit Dokumenten bestimmten gesetzlichen Vorschriften unterliegt. Oft passiert es, dass bei der Analyse übersehen wurde, dass solche Anforderungen bestehen und die Umsetzung ist dann ohne deren Berücksichtigung erfolgt. Vielleicht kommt noch hinzu, dass nach der Einführung des Dokumenten-Management-Systems alle vorhandenen Orginal-Dokumente unumkehrbar vernichtet wurden. Nun stellt sich, weil eine Prüfungsinstanz vor Ort ist, heraus, dass hier ein Mangel vorliegt bzw. gegen bestehenden elementare Vorschriften verstoßen wird. Die Organisation steht dann vor einer massiven Herausforderung, die wiederum Zeit und Kapazitäten bindet oder hat gar ein echtes Problem.
Oft erleben wir, dass Unternehmen ohne vorherige Rücksprache mit der für sie zuständigen Finanzbehörde Originale vernichtet haben. Wenn das Finanzamt jedoch darauf besteht, die Originaldokumente einzusehen, kann dieser Forderung nicht nachgekommen werden. Ähnliches kann im Rechtsumfeld Thema werden. Als Original gilt vor Gericht ein Stück Papier, das im besten Fall mit Tinte unterschrieben wurde. Einige Gerichte bzw. Richter akzeptieren ein „revisionssicher“ archiviertes Dokument als Nachweis, andere nicht. Im Zweifel steht man also ohne Nachweis da. Das sind Gründe, warum wir unseren Kunden meist empfehlen, bestimmte Dokumente auch weiterhin in Papierform (z.B. in nach Zeiträumen sortierten Kartons) aufzubewahren. Manchmal laufen Dokumenten-Management-System-Projekte aber auch in die falsche Richtung, weil nicht alle internen korrespondierenden Instanzen bzw. Systeme berücksichtigt wurden. So finden wir manchmal im Grunde sehr gute DMS-Technologien vor, die nur Bruchteile ihres Potentials ausschöpfen, weil sie als „Insellösungen“ laufen. Diese erfüllen deswegen häufig dann nicht einmal im Ansatz die gewünschten und erhofften Resultate.
Auch hier wird wieder deutlich: Planung, Organisation und Kontrolle durch einen professionellen Dienstleister stehen vor dem Produkt.

Schaffung organisatorischer Rahmenbedingungen Bei der erfolgreichen Einführung eines Dokumenten-Management-Systems spielen viele Faktoren eine Rolle. Der Produktauswahl gehen notwendige strategische Überlegungen voraus. Folgende Punkte müssen seitens des Kunden organisatorisch erfüllt sein:
Die Management-Unterstützung für das Vorhaben über alle Ebenen hinweg muss gesichert sein.
Die Bildung eines qualifizierten Projektteams, das sich mit der Anforderung auseinandersetzt, das entsprechende Fertigkeiten und Fähigkeiten mitbringt sowie mit den erforderlichen Kompetenzen ausgestattet ist, muss erfolgen. Im Rahmen einer ersten groben Analyse müssen jene Organisationsbereiche identifiziert werden, die von der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems betroffen sein werden. Nach der Identifikation der Organisationsbereiche muss in der nächsten Phase detailliert geprüft werden, welche Dokumente und Prozesse einzubeziehen sind. Daraus abgeleitet entsteht ein Pflichtenheft, aus dem möglichst konkret hervorgeht, welche Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System gestellt werden. Die Zielsetzung muss klar formuliert sein. Im nächsten Schritt werden mögliche Produkte/Lösungen identifiziert und diese hinsichtlich ihrer Funktionen gegen das Pflichtenheft überprüft. Dabei bietet sich an, eine Gewichtungsmatrix für einzelne Funktionen/Merkmale anzuwenden, die dann in ein Gesamtergbnis mündet. Jene Produkte, die dabei in die engere Wahl kommen - aus Effizienzgründen empfehlen wir zwei, maximal drei -, sollten seitens der jeweiligen Anbieter auch „live“ gezeigt werden können. Seitens der Anbieter sollten Referenzen mit ähnlichen Anforderungen genannt werden können, bei denen mit dem jeweiligen Produkt erfolgreich gearbeitet wird. Im Anschluss erfolgen die Umsetzungsplanung, der Pilotbetrieb, technisches Konzept, Migrationsplan für die Übernahme der Bestandsdaten und﷓prozesse, Testphase und Produktivschaltung. Die strategischen und organistorischen Aspekte sind immer nach vorne zu stellen. Die technische Umsetzung darf nur Konsequenz daraus sein. Erfahrungsgemäß liegen die Aufwände, die im organisatorischen Umfeld anfallen, deutlich über denen, die durch den Kaufpreis für das Produkt, die etwaige indidviduelle Anpassung des Produkts und die Anpassung der technischen Infrastruktur anfallen. Deshalb sind akribische Vorbereitung sowie professionelle Umsetzung die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Weiterhin gilt es, die späteren Anwender frühzeitig mit zu berücksichtigen und einzubinden. So wird sichergestellt, dass deren Belange in die Anforderungen und in die Umsetzung mit einfließen. Nur wenn die Anwenderakzeptanz stimmt, werden sich auch die gewünschten positiven Effekte einstellen. Faktor Wirtschaftlichkeit Dass die Wirtschaftlichkeit eines solchen Projekts immer eine grundlegende Rolle spielt und seitens des Dienstleisters eingehalten wird, setzen unsere Kunden voraus. Kommt im Rahmen der Analyse heraus, dass bestehende Vorgänge in der bisher gehandhabten Art und Weise effizient und rechtskonform waren, so erübrigt sich unter Umständen – für Teilbereiche oder komplett - die weitere Betrachtung der möglichen IT-technischen Abbildung für das Dokumenten-Management. Branchentrends Je nach Branche gelten unterschiedliche Schwerpunkte und auch Größenordnungen, was die Anforderungen an ein Dokumenten-Management angeht. Diese Aspekte fließen in den Auswahlprozess mit ein. Als Orientierung kann hier der Kontakt zu Unternehmen mit ähnlichem Basisgeschäft und Anforderungen hilfreich sein, soweit diese hier Einblick gewähren. Eine Grundvorraussetzung besteht im gemeinsamen Verständnis zwischen Dienstleister und Kunde: genauso wie Unternehmen sich in Organisation und Abläufen unterscheiden, gleicht kein DMS dem anderen. Ein Dokumenten-Management-System berührt oder durchzieht viele bzw. alle Organisationsbereiche, weshalb gilt, dass Stragie und Organisation vor der Technik und damit vor dem Produkt stehen müssen. Es geht daher zunächst darum, eine Basistechnologie auszuwählen, die die Grundstruktur für die Entwicklung eines individuellen Systems bildet. Ausnahmen sind Kleinstunternehmen oder größere Organisationen, die nur ganz konkrete Standardabläufe per Dokumenten-Management-System abbilden wollen. Nicht vergessen werden darf die Einbeziehung dritter Instanzen. Es ist zum Beispiel zu prüfen, ob die Behörden, mit denen im Tagesgeschäft zusammen gearbeitet wird, mit dem Vorhaben einverstanden sind bzw. ihrerseits Anforderungen stellen. Das können abhängig vom Geschäftssegment mehrere Instanzen sein. In den meisten Fällen ist aber immer das zuständige Finanzamt zu berücksichtigen.