Dr. Martin Bartonitz

Sicher ist, dass Menschen, die in einem zu starren Korsett arbeiten und denen kein Vertrauen entgegen gebracht wird, wenig Freude bei der Arbeit verspüren, und damit sicher auch nicht kreativ und innovativ sind. Ganz im Gegenteil, die Gallup-Studien zeigen gleichbleibend auf, dass Menschen, die überwiegend eintönigen Tätigkeiten nachgehen müssen und denen keinerlei Kreativität zugetraut wird (ich schreibe extra nicht „abgefordert“!) entweder schon innerlich gekündigt haben oder zumindest nur Dienst nach Vorschrift machen. Nur ca. 15% der Mitarbeiter seien so emotional an ihre Firma gebunden, dass sie sich richtig reinhängen. Was für eine Verschwendung an Ressourcen!

Daher bin ich absolut dafür, alles zu automatisieren, was irgendwo eintönige Arbeit ist. Zumal auch hier die meisten Fehler aufgrund mangelnder Konzentration vorkommen. Und wenn wir am Ende mehr Arbeitsplätze vernichten als neue nachkommen, dann könnten wir uns sogar freuen: Wir könnten alle gemeinsam weniger arbeiten und uns um Dinge kümmern, die wir immer schon mal machen wollten, z.B. um unser Familien und Freunde.

Auf der anderen Seite können wir aber auch die freigewordene Zeit für die kreativen Aufgaben nutzen, in denen wir unsere Potentiale ausschöpfen können. So könnten wir uns mit Fragen beschäftigen, wie diese:

Welchen Beitrag können wir in Zukunft noch erbringen?

Auf welche Tätigkeiten könnten wir verzichten, weil sie keine wirklichen Mehrwert erbringen?

Wie können wir zukünftig schneller zu Entscheidungen kommen, die möglichst von allen getragen werden?

Welche Daten brauchen wir noch, um unsere Entscheidungen besser zu fällen?

Was sollten wir tun, um unsere Kunden länger halten zu können.

OPTIMAL SYSTEMS hat sich dafür entschieden, für die mobilen Geräte neben der Nutzung des Standard Web-Clients native Apps für das jeweilige Betriebssystem zu entwickeln. Geschuldet wird diese Entscheidung den unterschiedlichen Bedienkonzepten. Die Anwender sollen sich so verhalten können, wie sie es auf ihrem mobilen Gerät gewohnt sind.

Die Apps sind dann typische Clients, die sich über eine entsprechende Schnittstelle mit dem Server unterhalten. Damit auch Offline gearbeitet werden kann, können dedizierte Daten heruntergeladen werden. Die Apps synchronisieren wieder mit dem Server, sobald das Gerät zurück am Funk ist.

Damit die runtergeladenen Daten auch geschützt sind, wenn das Gerät mal „liegengelassen“ wird, muss ein zusätzlicher PIN-Code hinterlegt werden. Nach einer bestimmten Anzahl von Fehleingaben werden angelehnt an „Kobra, übernehmen Sie“ die Daten vernichtet. Ansonsten liegen sie verschlüsselt auf dem Gerät.

Und nein, der BPM-Ansatz stirbt sicher nicht aufgrund der mobilen Geräte, so meine Meinung.

Ich befürchte, dass das Ziel der Interoperabilität von puren Prozessdefinitionen auch in einigen Jahren nicht erreicht sein wird. Ich traue der BPMN 2.0 mehr zu als dem Web-Servic-orchestrierenden BPEL oder der WfMC-Alternative XPDL. Aber meine ersten Gehversuche der Austauschbarkeit, die ich noch bei SAPERION machen durfte, zeigten, dass ca. 70% der zusätzlichen Workflow-Funktionen in die Extensions geschrieben werden mussten. Und es ist dann zu vermuten, dass ein anderes System als das von SAPERION mit diesen spezifischen Prozessdefinitionen nicht viel anfangen kann.

Hinzu kommt, dass die beiden Nutzergruppen zu unterschiedlich modellieren. Wer Prozesse dokumentiert wird deutich andere Modelle malen als jene, die Prozess produktiv ablaufen lassen wollen.

Vielleicht wird es ja einen neuen Schub in das Thema über die mobile Welt geben. Hier werden kleine aber feine Apps verwendet, mit einem (noch?) überschaubaren Funktionsset.

Oder wir kommen in die Welt der Commons, in der kooperativ und mit richtig viel Ressourcen via Open Source Modell an einer einheitlichen Business Operation Platform entwickelt wird. Dann wäre das Thema Interoperabilität von Prozessmodellen direkt vom Tisch. Aber dann würden in Summe noch mehr Arbeitsplätze vernichtet. Ob wir uns das wünschen sollten?

Nun, die von den BPM-, ECM bzw. EIM-Herstellern bereitgestellten Werkzeuge zum Malen der Prozesse sind inzwischen von der Handhabung recht gut. D.h. einfache Prozesse, in denen nur Dokumente oder ihre intelligentere Art der Formulare von einem Fachbereich in den nächsten geschubst werden, lassen sich gut auch von Verantwortlichen in den Fachbereichen bedienen. Sobald es aber um Integrationen von Fachanwendungen (z.B. ERP oder CRM) geht, müssen dann doch die IT-Experten mit ran.

Da nur 1/3 aller unserer Prozesse wirklich strukturiert ablaufen, sprich die Abfolge der notwendigen Arbeitsschritte im Vorhinein bekannt sind, wird in den meisten Unternehmen noch immer das Medium E-Mail oder ein ECM-/EIM-System mit Statuswechseln genutzt. In letzteren System können inzwischen die Sachbearbeiter adhoc kleine Lauflisten selbst erstellen, die sie nach Bedarf auch für eine wiederholte Nutzung abspeichern können.

Arbeiten mehrere Benutzer gemeinsam an einem Projekt, sei es an einem aufwändigeren Angebot oder an einem größeren Bauprojekt und ist es wichtig über neue Informationen oder Änderungen zu erfahren, bieten Abonnement- und Weidervorlagefunktionen entsprechende Hilfen.

Inzwischen werden wir allerdings mit so vielen Informationen überschwemmt, dass die Nutzung gerade der Abonnementfunktion gut bedacht sein will. Am Ende finde ich doch alles, was ich gerade brauche.

Auf 21 Jahre meines Schaffens im Bereiche Dokumenten- und Workflow Management rückblickend kann ich nur feststellen, dass unsere IT-Infrastukturen noch immer so kompliziert sind, dass sich eigenständige BPM-Systeme nur schwer vermarkten lassen. Ich habe so viele BPM-Systeme kommen und gehen sehen oder das Dasein eine Mauerblümchen-Nieschensystems fristen. Viele der eigenständigen Hersteller sind inzwischen unter die Fittiche der Großen gekommen und sind so weniger visibel geworden, weil sie dort eine von vielen anderen Produkten geworden sind.

BPM unter dem Aspekt des Kids zwischen den diversen Anwendungen im Unternehmen, sprich der Vermeidung von Medienbrüchen, können sich nur die Konzerne leisten. Der Mittelstand überhebt sich häufig genug an den Kosten der Systemintegrationen, die anfallen, will man Datendopppelerfassungen vermeiden.

Und bei den Großen sind es dann auch eher Prozesse, in denen Services ohne Menschen zu orchestrieren sind, BPEL without Humans lässt grüßen.

Dort, wo an den Prozessen doch deutlich mehr Hand angelegt werden muss, u.a. weil das Wissen noch immer in den Köpfen der Menschen entsteht (Information trifft auf Erfahrung ;-), zeigt sich, dass bisher die ECM- bzw. EIM-Systeme gerade im Mittelstand bevorzugt eingesetzt werden. Dennn noch immer kommt kaum ein Prozess ohne das elektronifizierte Papierdokument oder die klassische E-Mail aus. Auch wenn die Nutzung von Web-Formularen das herkömmliche Dokument zunehmend ablöst, übergangsweise aber auch noch als PDF-Reformatierung.

Und in diesem Umfeld ist auch das Thema Integration via Web-Service (siehe die SOA Philosophie) noch wenig spürbar.