Stefan Röcker

Stefan Röcker
 

Stefan Röcker

Adresse:

Vogelsangstrasse 22
73760 Ostfildern

agorum® Open Source Dokumentenmanagement
Vorschaubild einer externen URL
agorum® Blog von Stefan Röcker
Vorschaubild einer externen URL
Filter
Filter
ALLE THEMEN
ALLE BRANCHEN
ALLE REGIONEN
AKTUALITÄT
QUALITÄT
 
Dialog anlegen / suchen
Hinzufügen
Suchen
  • DMS-Projekte scheitern, neben der hier in den Antworten auf die Frage schon mehrfach erwähnten mangelhaften Analyse und Vorbereitung, wohl meist daran, dass Nutzer das System nicht annehmen. Es ist entweder zu kompliziert in der Handhabung oder die Anwender sind nicht mit den Zielen vertraut, welche mit der Einführung erreicht werden sollen und verstehen deshalb den Sinn dahinter nicht. Sobald ein DMS komplizierter zu handhaben ist als der gewohnte Windows Explorer, kann man die Zeit stoppen, bis wann gegen das Dokumentenmanagement-System gearbeitet wird anstatt mit ihm zusammen. Diesen Problemen kann man entgegenwirken, indem man das System an die Benutzer anpasst und es für sie sehr einfach zu bedienen ist oder am besten das System ganz direkt zum Nutzer bringt. Beispielsweise in den gewohnten Windows Explorer integriert, in den geliebten E-Mail-Client, das bereits vorhandene ERP-System oder die seit Jahren eingeführte Portalsoftware. Dabei ist zu beachten, dass die Handhabung auch hier so einfach wie möglich sein sollte. Alles andere als Klick-Öffnen-Bearbeiten-Klick-Speichern wird der Anwender auch hier gar nicht oder im besten Fall  nur sehr widerwillig akzeptieren. Weitere Fallstricke sind zu starre Systeme, die nur mit großem Programmieraufwand anpassbar sind und womöglich "Workarounds" beinhalten,  die beim nächsten Update unbemerkt wieder verschwunden sind. Deshalb sind flexible Systeme wichtig, die sich an Veränderungen im Unternehmen anpassen können, aber dabei nicht in Individual-Software ausarten. Der Appetit kommt oft erst dann, wenn das Essen schmeckt. Auf das DMS übersetzt heißt das: es sollte möglich sein, Erweiterungs- und Verbesserungsvorschläge die im laufenden Betrieb gemacht werden, einfach implementieren zu können.
    mehr lesenweniger lesen
    Antworten
  • Viele wichtige Kriterien für die DMS-Auswahl wurden in den vorhergehenden Beiträgen bereits genannt. Neben einer sorgfältigen Analyse und Planung ist unserer Ansicht nach besonders die Akzeptanz und Unterstützung für das DMS-Projekt von der Managementebene über die ausführende IT bis hin zu den einzelnen Benutzergruppen hervorzuheben. Diese wird aber nur dann gewährleistet sein, wenn das DMS von allen genannten Personenkreisen angenommen wird. Das bedeutet: Die Benutzer müssen das DMS einfach anwenden können, das System muss sich so einfach und schnell wie möglich in die bestehende IT-Landschaft einpassen lassen und es soll sich in die bestehenden Betriebsprozesse integrieren, diese verbessern und effizienter machen, aber nicht völlig neu definieren. Ergänzend zu den bisher geposteten Kommentaren möchte ich noch den ganz wichtigen Aspekt der Datensicherheit anführen, denn nichts währt für die Ewigkeit. Für jedes Unternehmen, welches sich in der Auswahlphase eines Dokumentenmanagement-Systems befindet, sollte sich die Frage stellen: Wie komme ich an meine Unternehmensdaten, wenn ich den Anbieter wechseln möchte oder im schlimmsten Fall der Hersteller des Systems nicht mehr existiert? Sind die Daten in einer Black-Box verschwunden, an die nur über einen Spezialisten heranzukommen ist?  Ist dann ohne Herstellerunterstützung gar kein Zugriff mehr möglich oder nur mit einem sehr hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand? Das sind mögliche Risiken, die zunächst weit weg erscheinen, aber zukünftig ein großes und kostenintensives Problem darstellen können. Deshalb lohnt es sich, schon bei der Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems darüber Gedanken zu machen und auf offene Schnittstellen zu achten. Am einfachsten lassen sich alle gestellten Anforderungen in einem ausgiebigen Test des Dokumentenmanagement-Systems überprüfen. Daher sollte bei der Auswahl berücksichtigt werden, welche Testsysteme zur Verfügung gestellt werden und mit welchem Aufwand diese zu installieren sind. Am besten ist es natürlich, wenn der Hersteller das komplette System zum uneingeschränkten und kostenlosen Test anbietet.
    mehr lesenweniger lesen
    Antworten
  • Der konkrete Nutzen liegt in der effektiven Verteilung,  Bereitstellung und Verknüpfung von Informationen, ohne sie langwierig zusammensuchen zu müssen. Dadurch beschleunigen und verbessern sich sowohl Geschäfts- als auch Entscheidungsprozesse. Beispielsweise durchlaufen über Workflows gesteuerte Dokumente das Unternehmen schneller und die Bearbeitung derselben ist weniger fehleranfällig und kann zu großen Teilen automatisiert werden. Entscheidungen können fundierter und schneller getroffen werden, da die Informationen sofort und vollständig zur Verfügung stehen.
    mehr lesenweniger lesen
    Antworten
  •   Organisationagorum Software GmbH
    Archivauslagerung | Archivierung / Storage Management | Automatisierte Rechnungserfassung, -bearbeitung | Cloud Computing | Dokumenten Management Systeme - DMS | Dokumentenerfassung, -klassifikation | Elektronische Postbearbeitung |
    mehr lesenweniger lesen
    Antworten
Bisher gibt es in dieser Liste noch keine Einträge
Bisher gibt es in dieser Liste noch keine Einträge
  • ECM Enterprise Content Management gibt es seit über 10 Jahren - aber so richtig ist die Botschaft beim Endanwender in Deutschland immer noch nicht angekommen. Microsoft hat mit Sharepoint viel für die Bekanntmachung von ECM getan, aber auch eine eigene Sicht auf das Thema verbreitet und nicht erfüllbare Erwartungen geschürt.
    mehr lesenweniger lesen
    Antworten
current time: 2014-10-27 15:09:50 live
generated in 1.971 sec