Stefan Röcker

Der konkrete Nutzen liegt in der effektiven Verteilung,  Bereitstellung und Verknüpfung von Informationen, ohne sie langwierig zusammensuchen zu müssen. Dadurch beschleunigen und verbessern sich sowohl Geschäfts- als auch Entscheidungsprozesse. Beispielsweise durchlaufen über Workflows gesteuerte Dokumente das Unternehmen schneller und die Bearbeitung derselben ist weniger fehleranfällig und kann zu großen Teilen automatisiert werden. Entscheidungen können fundierter und schneller getroffen werden, da die Informationen sofort und vollständig zur Verfügung stehen.

Wichtiger werden der Wissenstransfer zur gemeinsamen Weiterentwicklung und Bewertung von Inhalten im Unternehmen, die effiziente Informationsbereitstellung und die Bewertung von Informationen. Dazu wird es notwendig sein, Unternehmensstrukturen flexibler zu gestalten und abteilungsübergreifend offen zu halten. Das Wissen über das Knowhow und die Kompetenzen von Abteilungen und einzelnen Personen muss transparenter im Unternehmen verbreitet und verfügbar gemacht werden. So dass sich Projektgruppen über das für die Aufgabe benötigte Knowhow praktisch von selbst definieren. 

Die richtigen Daten, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. Das hört sich zunächst simpel an, ist aber, im Detail betrachtet, eine immer komplexer werdende Herausforderung für ECM-Lösungen. Denn wenn man es etwas genauer ausdrücken will, müsste man eigentlich formulieren: Die richtigen Daten sollen vollständig für alle, die sie benötigen, zur richtigen Zeit und zwar schnell, an allen denkbar möglichen richtigen Orten sein. Um das gewährleisten zu können, benötigt man zukünftig ein ECM-System, welches Daten aus allen möglichen Quellen sammelt, strukturiert und intelligent miteinander verknüpft, eine einfach und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche besitzt, die sich an die verschiedenen mobilen und immobilen Endgeräte anpassen lässt und ein Benachrichtigungssystem bereitstellt, welches die Anwender sofort darüber informiert, wenn es neue Daten  gibt, die für den Anwender von Interesse  sind. Dieses Benachrichtigungssystem sollte natürlich auch den Austausch untereinander fördern, womit wir beim beliebten Thema Social Media wären. Sicherlich wäre es ein Wettbewerbsvorteil, Social Media Funktionalitäten im Unternehmen zu nutzen, um das Zusammenarbeiten zu fördern, Synergien zu schaffen, Kompetenzen sichtbar zu machen und zu fördern. Aber dazu muss auch die Unternehmenskultur sich anpassen, denn wenn keine Bereitschaft vorhanden ist, Wissen zu teilen und dem sozialen Unternehmensnetzwerk zur Verfügung zu stellen, nutzt auch die beste Social Media Funktionalität in der ECM-Lösung nicht.

ECM-Lösungen könnten aber tatsächlich die zentralen Systeme werden,  die Informationen aus allen Unternehmensteilen und IT-Anwendungen zusammenführen.

Die agorum® Software GmbH baut Ihr Partnernetzwerk im deutschsprachigen Raum stetig weiter aus. Die aktuell neu installierte Premiumpartnerschaft bietet den Partnern neben der Technologie und umfangreichen Produktschulungen auch aktive Unterstützung in Marketing und Vertrieb. agorum®  versetzt damit seine Partner in die Lage, den weiterhin wachsenden DMS-Markt optimal bearbeiten zu können.

Das Produkt agorum® core wird weiterhin in die Richtung, in die auch unsere Kunden streben, weiterentwickelt. Der Tenor liegt dabei auf den Themen: Prozessoptimierung, Mobilität, gemeinsames Arbeiten - auch über weltweit verteilte Standorte hinweg, Wissensmanagement und Social Media Funktionalitäten.

Unser Dokumentenmanagement-System agorum® core differenziert sich von den meisten anderen DMS-Lösungen in der Tatsache, dass es als Open Source-Software unter der GPL2-Lizenz verfügbar ist. Damit ist sichergestellt, dass alle Schnittstellen dokumentiert sind und jeder Verwender von agorum® core ohne Zuhilfenahme des Herstellers jederzeit an seine Daten kommt –  natürlich unter der sicherheitsrelevanten Voraussetzung, dass er seine eigenen Passwörter noch kennt.

Ziemlich einmalig dürfte auch das agorum® DMS-Laufwerk auf der Basis des CIFS-Protokolls sein. Damit erscheint agorum® als ganz normales Netzlaufwerk, mit dem der Anwender unter Windows, Mac und Linux exakt genau so  arbeiten können wie mit seinem bekannten Filesystem – unter Windows beispielsweise dem Windows-Explorer. Die DMS-Funktionalitäten sind, zusätzlich zu den Funktionen des Betriebssystems, in das Kontextmenü integriert, welches über die rechte Maustaste aufgerufen wird. Damit führt agorum® core die oben genannte Argumentation der notwendigen intensiven Vorausplanung und Involvierung sogar teils ad absurdum, denn unter Umständen und wenn gewünscht, bleibt das DMS völlig unsichtbar. Es sieht für den Anwender aus wie das gewohnte Filesystem und kann auch genauso genutzt werden. Die Daten werden allerdings nicht in einem Filesystem abgelegt, sondern komplett im Dokumentenmanagement-System gespeichert und sind dort für alle DMS-Funktionalitäten verfügbar. Bei agorum® core heißt das, dass alles (sic!) in einer Datenbank gespeichert wird. Das gewährleistet 100-prozentige Transaktionssicherheit und verhindert mögliche Dateninkonsistenzen. Ein weiterer Vorteil der Speicherung der Daten in der Datenbank liegt in der zuverlässigen Datensicherung. Eine Sicherung der Datenbank beinhaltet alle notwendigen Daten, um ein System nach einem Desaster-Fall sehr schnell wieder komplett herzustellen.

Das DMS agorum® core beruht auf einem strukturierten Informationsspeicher, dem agorum® Next Generation Object System (NGOS). Darin werden alle Daten als Objekte gespeichert und mit Attributen und Methoden versehen. Das ermöglicht es, die Daten strukturiert sichtbar und in vielfältiger Weise verfügbar und verwendbar zu machen. Neben der Integration in Prozesse und der Abbildung von Geschäftsprozessen per Workflows, können Daten aus verschiedenen im Unternehmen zum Einsatz kommenden Systemen miteinander verknüpft werden und über agorum® core in verschiedensten Anwendungen zur Verfügung gestellt werden. DMS-Integrationen sind unter anderem für Outlook, Open Xchange sowie verschiedene ERP-Systeme, CRM-Lösungen, Portalanwendungen und einigen Content-Management-Lösungen verfügbar. So kann zum Beispiel eine Bestellung einmal im NGOS abgelegt werden und über Verknüpfungen im „Filesystem“ in einer Kundenakte sichtbar sein. Die  Daten der Bestellung werden automatisch im ERP-System hinterlegt, in Outlook als zentraler Arbeitsoberfläche angezeigt und auch im CRM-System für den Vertriebsmitarbeiter verknüpft. Die Datei lässt sich dabei von jedem Punkt mit einem Klick öffnen, bearbeiten und wieder schließen.

Das bewirkt agorum® core:

Geschäftsprozesse werden mit agorum® core durch Workflows automatisiert, über alle  Softwareanwendungen im Betrieb vernetzt und dadurch ohne Zeit- und Informationsverluste wesentlich effizienter gestaltet. Kooperatives Arbeiten wird durch die zentrale Ablage von Dokumenten in elektronischen Akten vereinfacht. Papier, Datenmüll und E-Mail-Aufkommen werden stark reduziert sowie das Suchen und Finden von Informationen deutlich beschleunigt.

Die Bearbeitungsschritte aller Dokumente werden protokolliert, in Versionen aufgezeichnet und revisionssicher archiviert, Aufbewahrungsfristen können automatisiert eingehalten werden. Alle Arbeitsplätze sind über die Browseroberfläche des Systems mobil und hochflexibel.

DMS-Projekte scheitern, neben der hier in den Antworten auf die Frage schon mehrfach erwähnten mangelhaften Analyse und Vorbereitung, wohl meist daran, dass Nutzer das System nicht annehmen. Es ist entweder zu kompliziert in der Handhabung oder die Anwender sind nicht mit den Zielen vertraut, welche mit der Einführung erreicht werden sollen und verstehen deshalb den Sinn dahinter nicht.

Sobald ein DMS komplizierter zu handhaben ist als der gewohnte Windows Explorer, kann man die Zeit stoppen, bis wann gegen das Dokumentenmanagement-System gearbeitet wird anstatt mit ihm zusammen. Diesen Problemen kann man entgegenwirken, indem man das System an die Benutzer anpasst und es für sie sehr einfach zu bedienen ist oder am besten das System ganz direkt zum Nutzer bringt. Beispielsweise in den gewohnten Windows Explorer integriert, in den geliebten E-Mail-Client, das bereits vorhandene ERP-System oder die seit Jahren eingeführte Portalsoftware. Dabei ist zu beachten, dass die Handhabung auch hier so einfach wie möglich sein sollte. Alles andere als Klick-Öffnen-Bearbeiten-Klick-Speichern wird der Anwender auch hier gar nicht oder im besten Fall  nur sehr widerwillig akzeptieren.

Weitere Fallstricke sind zu starre Systeme, die nur mit großem Programmieraufwand anpassbar sind und womöglich "Workarounds" beinhalten,  die beim nächsten Update unbemerkt wieder verschwunden sind. Deshalb sind flexible Systeme wichtig, die sich an Veränderungen im Unternehmen anpassen können, aber dabei nicht in Individual-Software ausarten. Der Appetit kommt oft erst dann, wenn das Essen schmeckt. Auf das DMS übersetzt heißt das: es sollte möglich sein, Erweiterungs- und Verbesserungsvorschläge die im laufenden Betrieb gemacht werden, einfach implementieren zu können.

Viele wichtige Kriterien für die DMS-Auswahl wurden in den vorhergehenden Beiträgen bereits genannt. Neben einer sorgfältigen Analyse und Planung ist unserer Ansicht nach besonders die Akzeptanz und Unterstützung für das DMS-Projekt von der Managementebene über die ausführende IT bis hin zu den einzelnen Benutzergruppen hervorzuheben. Diese wird aber nur dann gewährleistet sein, wenn das DMS von allen genannten Personenkreisen angenommen wird. Das bedeutet: Die Benutzer müssen das DMS einfach anwenden können, das System muss sich so einfach und schnell wie möglich in die bestehende IT-Landschaft einpassen lassen und es soll sich in die bestehenden Betriebsprozesse integrieren, diese verbessern und effizienter machen, aber nicht völlig neu definieren.

Ergänzend zu den bisher geposteten Kommentaren möchte ich noch den ganz wichtigen Aspekt der Datensicherheit anführen, denn nichts währt für die Ewigkeit. Für jedes Unternehmen, welches sich in der Auswahlphase eines Dokumentenmanagement-Systems befindet, sollte sich die Frage stellen: Wie komme ich an meine Unternehmensdaten, wenn ich den Anbieter wechseln möchte oder im schlimmsten Fall der Hersteller des Systems nicht mehr existiert? Sind die Daten in einer Black-Box verschwunden, an die nur über einen Spezialisten heranzukommen ist?  Ist dann ohne Herstellerunterstützung gar kein Zugriff mehr möglich oder nur mit einem sehr hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand? Das sind mögliche Risiken, die zunächst weit weg erscheinen, aber zukünftig ein großes und kostenintensives Problem darstellen können. Deshalb lohnt es sich, schon bei der Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems darüber Gedanken zu machen und auf offene Schnittstellen zu achten.

Am einfachsten lassen sich alle gestellten Anforderungen in einem ausgiebigen Test des Dokumentenmanagement-Systems überprüfen. Daher sollte bei der Auswahl berücksichtigt werden, welche Testsysteme zur Verfügung gestellt werden und mit welchem Aufwand diese zu installieren sind. Am besten ist es natürlich, wenn der Hersteller das komplette System zum uneingeschränkten und kostenlosen Test anbietet.