Ulrich Jänicke

Beispiel für eine gelungene Initiative ist die sogenannte „aconso Meet the Experts Veranstaltung“ von Personalern für Personaler. Hier fördern wir  den Austausch von Interessenten und Bestandskunden untereinander. Dieser Informationsaustausch von Personen, die die Systeme bereits im Einsatz haben und Interessenten, die eine Einführung planen, ist ein sehr interessanter Weg um einen hohen  Erfahrungsaustausch zu gewährleisten. Diese Möglichkeit des Informationsaustausches ist ideal, um aktuelle Themen rund um die Digitale Personalakte zu diskutieren und Fragen zur Einführung oder dem Projektablauf kompetent zu beantworten.

 

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Veranstaltungen großen Anklang finden und das positive Feedback der Teilnehmer bestärkt uns darin, diese Art des Austausches weiterhin anzubieten. 2013 wird die aconso AG weitere Meet the Expert Veranstaltungen und Round Tables abhalten. Darüber hinaus wird es im Juni 2013 wieder eine HR Conference geben – die ideale Plattform zum Austausch auf Augenhöhe, bei der Kunden, Interessenten und Partner zu aktuellen Themen aus dem HR-Bereich auf fachlichem Niveau diskutieren können.

 

In all diese Veranstaltungen bringen wir das Know-How von über 11 Jahren Erfahrung bei der Einführung der digitalen Personalakte ein. Wir haben in dieser Zeit über 130 Kunden (vom Mittelstand über die öffentliche Verwaltung bis hin zu Großkonzernen) gewonnen die jederzeit gerne als Referenz zur Verfügung stehen.

Der ROI für die Einführung einer Digitalen Personalakte liegt heute bei unter 18 Monaten. Daran sieht man bereits, dass sich der einzusetzende Aufwand (sowohl finanziell als auch personell) sehr schnell rechnet. Hier die Beispiele zweier Kunden, bei denen die Einführung der Digitalen Personalakte zu enormen Effizienzsteigerungen geführt hat:

1. Bei der GFK Gruppe leistet die aconso Digitale Personalakte einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der HR-Prozesse

 Mit der aconso Digitalen Personalakte hat die GfK eine zeitgemäße Technologie eingeführt, um mehr Zeit und Raum für strategische Personalarbeit zu haben. Elisabeth Huj, Senior Specialist HR Administration bei der GfK, fasst das Projekt zusammen: „Die aconso Digitale Personalakte hat eine papieraktenähnliche Oberfläche, die dem Nutzer vertraut erscheint und die Bedienung erleichtert. Der für unser Unternehmen unerlässliche standortunabhängige Zugriff sowie die Übernahme von Berechtigungen aus dem bestehenden HR-System waren ausschlaggebende Voraussetzungen bei der Entscheidung für aconso. Mit Hilfe dieses hervorragenden Instruments haben wir einen wichtigen Schritt bei der Optimierung unserer Prozesse getan. Unsere Arbeitsabläufe haben sich spürbar verbessert und nicht zuletzt macht es auch Freude, mit der neuen Digitalen Personalakte zu arbeiten“.

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2.Globaler Roll-out bei Accenture: HR-Management effizient steuern

Die weltweit agierende Accenture GmbH setzt die aconso Digitale Personalakte international ein. Über einen direkten Zugang aus dem HR-Verwaltungssystem SAP ERP HCM können die Personaler einfach per Mausklick auf die gesuchten Informationen zum jeweiligen Mitarbeiter zugreifen. „Eine enge Integration mit dem SAP-HR-System und die gleichzeitige Unabhängigkeit waren für uns der ausschlaggebende Punkt für die Wahl der aconso-Lösung," sagt Ioannis Blume von Accenture, Solution Manager für SAP ERP HCM Dokumentenmanagementlösungen. "In unserer heterogenen HR-Service-Landschaft benötigen wir ein flexibles Berechtigungsmodell, das von Land zu Land variieren kann. Mit der aconso Lösung haben wir alle Möglichkeiten, diese Berechtigungsmethoden und –systeme flexibel zu gestalten. „

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Die besten Partner sind diejenigen, die ein hohes Maß an HR-Know-How, Prozessverständnis und Beratungskompetenz zu den organisatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen mitbringen. Über diese Grundvoraussetzungen hinaus bedarf es auch einer Beherrschung der gesamten technischen Komplexität. Kompetente Anbieter der Digitalen Personalakte bieten hier umfassende Beratung anfangend von Betriebsvereinbarungen über Datenschutzfragen, Unterstützung bei der Erstverscannung, Softwareinstallation und dem kompletten After Sales Service.

 

Deshalb hat sich vor über 11 Jahren die aconso AG gegründet, die beide Themen, HR-Know-How und Archivierungstechnik vereint. Bis heute sind wir der einzige Spezialanbieter für Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen im HR und konnten bereits über 130 Top-Projekte weltweit realisieren.

Zu einem erfolgreichen Projekt gehört es, das Projekt in mehrere Schritte zu unterteilen. Gerade die Einführung der Digitalen Personalakte kann wunderbar in Einzelprojekte unterteilt werden und lässt sich dann einfach und auf einzelne Projektschritte aufgeteilt umsetzen. Wir empfehlen daher grundsätzlich die schrittweise Einführung um die Komplexität des Projektes zu reduzieren. Im ersten Schritt sollte ein Medienwechsel, weg vom Papier zum digitalen Dokument erfolgen. Ist dies erfolgreich umgesetzt, werden Ablageprozesse teil- und vollautomatisch gestaltet, z.B. mit Office Einbindung durch den Office Connector und Barcodeunterstützung. Im dritten Schritt wird die Prozesseinbindung beispielsweise von Dokumenterzeugung, Überwachung, Vollständigkeitsprüfung und Unterschriftsprozessen vorgenommen.

 

Die Chancen der Digitalen Personalakte sind die enorme Zeitersparnis und damit einhergehende Effizienzsteigerungen, die innerhalb kürzester Zeit im Unternehmen sichtbar werden.

In Großunternehmen hat die Digitale Personalakte bereits eine sehr hohe Verbreitung. Das liegt an den Vorteilen und dem schnellen ROI, den die Digitalisierung der Personalakten mit sich bringt: Mit der digitalen Personalakte werden Grundsätze des Datenschutzes erfüllt, eine schnelle und sichere Wiederauffindbarkeit der Akten gewährleistet und die Geschwindigkeit der Informationsgewinnung erhöht. Dazu kommt, dass die Digitalisierung der Akten einen standortunabhängigen Zugriff ermöglicht und dies insbesondere für Unternehmen mit mehreren Firmenstandorten schon vor Jahren zentrales Argument für die Einführung der Digitalen Personalakte war.

 

Die Verbreitung im Mittelstand ist dahingegen noch nicht flächendeckend erfolgt. Der Mittelstand fängt gerade erst an, sich intensiv mit der Thematik zu beschäftigen. Oft wissen die Personalverantwortlichen noch nicht, dass es mittlerweile vorkonfigurierte Systeme gibt, die einerseits sehr schnell und andererseits zum Festpreis eingeführt werden können. Als Anbieter können wir neben dem vorkonfigurierten System mit Best-Practice Ansatz Beratung zur Erstverscannung der vorhandenen Akten sowie Unterstützung zu Fragen des Datenschutzes und Betriebsvereinbarungen leisten. Damit bieten wir schlüsselfertige Projekte inklusive Betreuung und Beratung während des Projektes. Wir gehen daher davon aus, dass in den nächsten Jahren vorwiegend Mittelständler aller Branchen auf die Digitale Personalakte umsteigen werden.

Besuchen Sie die aconso AG auf der Zukunft Personal vom 25.-27.09.12 in Köln. Sie finden uns mit unserem Partner MHM in Halle 11.2, Stand O.11. Hier bieten wir Ihnen HR-Dokument-Lösungen aus einer Hand.

Als Experte für die Erzeugung und Archivierung von Personaldokumenten zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Ihnen aconso zur Erstellung, Verwaltung und Prozessoptimierung Ihrer Personaldokumente bietet. Mit unseren modular aufgebauten Produkten, dem aconso Creator, Ihrer flexiblen Dokumentenerzeugung und der aconso Akte, Ihrer systemunabhängigen Digitalen Personalakte im Web haben wir alles Rund um Ihre Personaldokumente für Sie dabei. Auf Wunsch können Sie diese Lösungen auch auf Ihrem mobilen Gerät nutzen: aconso Mobile macht es möglich. Das ist HR-Software von Personalern für Personaler!

Die aconso AG hat sich zum Ziel gesetzt Ansprechpartner Nr. 1 zu werden, wenn es um das HR-Dokumentenmanagement geht. Sei es die Digitale Personalakte, das Bewerbermanagement, Mitarbeitergespräche, die Zeugniserstellung, die Mobile Personalakte oder die Vertragserstellung, überall hier werden effiziente Lösungen gebraucht, die die aconso AG bereit hält. Der erste Gedanke des HR-Managers soll sein: „Ich muss mit aconso sprechen!“

Ein Schwerpunktthema wird dieses Jahr neben der Digitalen Personalakte das Bewerbermanagement sein. Mit unserer neuen Digitalen Bewerbermappe wird der Bewerberprozess für Bewerber und für Unternehmen enorm vereinfacht: Bewerbungsunterlagen können einfach mit dem aconso Analyzer per Drag and Drop abgelegt werden. Auch die mobile Personalakte auf iPad oder iPhone – die iAkte© – wird wieder Thema sein, denn Personaler springen immer häufiger auf den Zug der Mobile Devices auf.