Unternehmensportale: Aufgabenstellung, Ansätze und Tipps für die Umsetzung

Unternehmensportale: Aufgabenstellung, Ansätze und Tipps für die Umsetzung Von Mario Kölzsch* Wenn man den IT Beratern glauben darf, sind „Portale“ wahre „Eier legende Woll- milchsäue“. Mit ihnen lassen sich fast alle Probleme der IT lösen. Schön, wenn es so wäre. Die Wirklichkeit ist wesentlicher komplexer. Der nachfolgende Artikel soll das Thema Portale transparenter machen: Was sind eigentlich Portale? Was können sie für den Geschäftserfolg leisten? Und worauf ist bei der Einführung zu achten? Aufgabenstellung, Typisierung und Zielgruppen Über den Einsatz von Portalen sollte immer dann nachgedacht werden, wenn es dar- um geht, bestimmten Zielgruppen unternehmensweite oder unternehmensübergrei- fende Zugänge zu Informationen sowie tätigkeitsunterstützenden Werkzeugen und Anwendungen einfach und einheitlich zur Verfügung zu stellen. Dabei wird auf eine „standardisierte“ Web-basierteTechnologie zurückgegriffen: Zahl- reiche Hersteller bieten entsprechende Portalplattformen für große und kleine Unter- nehmen an. Darüber existiert eine beachtliche Anzahl von Open-Source Produkten, die die erforderlichen Basisinvestitionen überschaubar machen. Nicht zuletzt deshalb werden zurzeit in vielen Unternehmen Portale „ausprobiert“. Trend in Richtung Portale Integration und Flexibilisierung von Anwendungen und Informationen unter dem Einfluss von Web-Technologien (2002 – 2005) • Treiber sind zunehmend unternehmens- übergreifende, internationale Prozess- und Wertschöpfungsketten sowie Portal Notwendigkeit zur flexiblen Reaktion auf Markt-/Kundenveränderungen auch im IT-Bereich “Unstrukturierte” “Strukturierte” • Steigender Bedarf hinsichtlich ziel- Informationen Informationen gruppen-spezifischem Informationsbedarf und Auskunftsfähigkeit Middleware • „Portal“ als zentraler Einstiegspunkt zu Intranet, Dokumente, BI, Excel, zielgruppen-spezifischen Informationen Web-Inhalte Internet Crystal Reports und Anwendungen Anwendungen Office z.B. Auftragsabwicklung z.B. Logistik/EDI • „Middleware“ zur flexiblen und sicheren Anwendungen SAP R/3 ) Verbindung von Informationsflüssen und Applikationen sowie Kosteneinsparung durch Wiederverwendbarkeit „Bürokommunikation“ kommerzielle operative Portale Abbildung 1 Trend in Richtung Portale 1 Je nach Zielgruppe unterscheiden sich regelmäßig Ausprägung und Inhalt eines Por- tals: Zielgruppen und Portaltypen Zielgruppe Ausprägung des Portals Management • Business-Information Portal (MIS) • CRM-Portal • Mitarbeiterportal (Human Resources) • News Portal (Unternehmenskommunikation intern/extern) • Collaboration Portal (z.B. Supply Chain Management) Spezielle • Mitarbeiterportal Anwender- • Wissensportal (z.B. Angebotserstellung, Konfiguration, Vertragsmanagement) Zielegruppen • Collaboration Portal (z.B. Projektmanagement) • Business Buyer Portal/B2B (z.B. Einkauf) • CRM/B2B Portal (z.B. Services für Kunden und Lieferanten) IT Bereich • Service-Management Portal (z.B. Help-Desk, Steuerung Outsourcing, Konfiguration) Portale Abbildung 2 Zielgruppen und Portaltypen Portale sind kein Selbstzweck und schon gar nicht eine technische Spielerei: Vor der Entscheidung, eine Portallösung einzuführen, muss deshalb der konkrete Business Case sehen. Was soll mit dem Portal erreicht werden? Wie kann das Portal die über- geordneten Unternehmensziele möglichst optimal unterstützen? Zur Implementierung eines Portals müssen die Inhalte, Rollen und mögliche techni- sche Komponenten und die Realisierungsmöglichkeiten bekannt sein. Es empfiehlt sich, mit Unterstützung eines Prototyps eine Vision zu Nutzung darzustellen. Im Idealszenario umfasst die Architektur der Portallösung, bezogen auf die Haupt- zielgruppen Kunden/Lieferanten, Anbieter, Mitarbeiter und Leistungserstellungspart- ner alle erforderlichen Komponenten und Services, insbesondere die folgenden: • Integration von Daten und Anwendungen • Workflow-Unterstützung (unternehmensintern und –übergreifend) • Content und Dokumenten Management Service • Collaboration und Knowledge Management Service • Benutzer- Rollen- und Berechtigungsfunktionalitäten einschl. Security und Single- Sign-on (SOO) Services. 2 Typische Portal-Architektur Lieferanten Kunden Mitarbeiter Partner Dienstleister Portal und Security Services Portal Services Unternehmens-Security Services Authorization Portal Gruppen/ SSO Authentication Rollenmgmt. Gruppen/Rollen- Identity- Management Management Profiling & Tracking Persistence Security User Management Content-Services Index & Taxonomy Collaboration Workflow Profile Unification (User, Appl, Content & Personali- Device) Document Knowledge-Mgt. Events & Tracking sation Application Development & Integration Framework Bus. App. Data Search Directory Content Integration Integration Integration Integration Integration Databases File Systems ERP, SCM WEB Folders LDAP CMS, DMS Data External CRM.. Data Feeds Reposit. SSO RDBMS.. Warehouses Content Portale Abbildung 3 Typische Portal-Architektur Nutzen von Unternehmensportalen Vor der letztendlichen Investitionsentscheidung sind Fokus und zu erwartender Nut- zen des geplanten Portals sauber zu definieren. Nach Erfahrungen von A’PARI Con- sulting liegt der potentielle Nutzen eines Unternehmensportals je nach Schwerpunkt in den folgenden Punkten: • Management Bessere Betreuung von Kunden, Lieferanten, Leistungspartnern Verbesserung der Transparenz (Management Information System, Monitoring) Bessere Qualität der Entscheidungen (Decision Support) Kostenersparnis durch schnellere Prozesse, durch einen besseren Workflow Unterstützung für die schnellere, einfachere, effektivere Ausübung von Mana- gement Aufgaben Aus Daten werden Informationen Umwandlung von stillem/verborgenem Wissen in unternehmensweit nutzbares Wissen Standardisierung von Prozessen Flexibilität bei (z.B.