Prozesscontrolling

Prozesscontrolling Jedes Unternehmen strebt nach einer Steigerung der Effektivität und der Effizienz der im Unternehmen vorhandenen Geschäftsprozesse. Diese kann nur erreicht wer- den, wenn das Unternehmen in der Lage ist, die Prozesse sowohl an der Geschäfts- strategie als auch an den Kundenbedürfnissen auszurichten. Geichzeitig müssen die Geschäftsprozesse zielgemäß gesteuert werden. Für die Steuerung werden hierbei Informationen benötigt, die mit Hilfe des Prozesscontrolling gewonnen werden kön- nen. Das Prozesscontrolling lässt sich nach Sesselmann/Schmelzer in das strategische und das operative Controlling unterteilen. Die Aufgaben beider Bereiche umfassen die Planung, Kontrolle, Informationsversorgung und Koordination. Ein Grundsatz des Controlling lautet: was man nicht messen kann, kann man nicht steuern. Es müssen also zunächst Ziele, Meßgrößen und konkrete Vorgaben für die Prozesse festgelegt werden. Aus diesem Grund stehen die Messung der Geschäfts- prozesse und die an den Messergebnissen auszurichtende Steuerung im Fokus des Prozesscontrolling. Als Basis für die Messung der Prozesse sollten Kennzahlen ver- wendet werden. Für diesen Zweck haben sich die Prozesszeit, die Prozessqualität und die Prozesskosten bewährt. Diese lassen sich mit Hilfe von IT-gestützten Tools messen. Ein Beispiel für ein solches Tool ist Business Activity Monitoring (BAM) von Oracle. Mittels BAM können beliebige quantitative Kennzahlen eines oder mehrerer Ge- schäftsprozesse gemessen werden. Die so ermittelten Messdaten können graphisch in einem so genannten Dash Board dargestellt werden. Das Besondere hierbei ist, dass das Dash Board für ganz unterschiedliche Bedürfnisse individuell angepasst werden kann. So kann sich der Verantwortliche für einen Geschäftsprozess in die- sem Board einfach nur die Durchlaufzeiten anzeigen lassen, während der Manager wahrscheinlich eher die Kosten und die Termintreue dargestellt bekommen möchte. Der Vorteil von BAM ist, dass alle Prozessinformationen in Echtzeit ermittelt werden können. Es ist nicht mehr notwendig auf die wöchentlichen oder gar monatlichen Prozessberichte zu warten. Nachtreilige Veränderungen für das Unternehmen wer- den nun frühzeitig erkannt. Es ist mittels dieses Tools möglich auf Abweichungen in Echtzeit zu reagieren und die vorher festgelegten Aktivitäten zur Verhinderung der Abweichungen oder die Maßnahmen zur Optimierung sofort durchzuführen. So kann nachhaltig Schwierigkeiten, wie z.B. durch zu lange Durchlaufzeiten, zu hohe Kosten oder zu großen Lieferverzögerungen vorgebeugt werden. Eine schnelle Verbesse- rung ist hierbei häufig mit einem Vorteil gegenüber der Konkurrenz gleichzusetzen. Auch wenn viele Kennzahlen mittels eines solchen Tools ermittelt werden können, besteht die Herausforderung des Prozesscontrolling darin, nicht nur die mit Hilfe von Tools ermittelten Kennzahlen, sondern auch die nicht direkt aus dem Prozessge- schehen zu ermittelnden Kennzahlen (z.B. die Kundenzufriedenheit) möglichst zeit- nah zu erfassen und in einen Zusammenhang zu bringen. Dies bedeutet, dass eine umfassende Betrachtung und Steuerung dieser Kennzahlen gewährleistet sein muss, da diese starke Interdependenzen aufweisen und eine getrennte Analyse die Gefahr von verzerrten Ergebnissen birgt. Auch heute noch scheitert das Prozesscontrolling häufig an der Synchronisation der Kontrolle und Steuerung der sowohl qualitativen als auch quantitativen Messfaktoren. Aber nur mittels dieser ist die gewünschte Steigerung der Effektivität und Effizienz überhaupt möglich. Das Bewusstsein beide Faktoren (sowohl Kontrolle als auch Steuerung) in die Betrachtung der Geschäftsprozesse miteinzubeziehen muss unbe- dingt gestärkt werden, damit ein erfolgreiches Prozesscontrolling im Unternehmen durchgeführt werden kann. Eine teilweise IT-basierte Unterstützung wie z.B. mit BAM ist hierbei ein erster Ansatz für eine einfache Realisierung eines Prozesscontrollings im Unternehmen. OPITZ CONSULTING Gummersbach GmbH Patricia-Kathrin Jonas - Dipl.Wirt.-Inf. Kirchstr. 6 - 51647 Gummersbach Phone: +49 2261 6001-0 - Fax -4100 - Mobile +49 160 97605355 patricia-kathrin.jonas@opitz-consulting.de - http://www.opitz-consulting.de