IBM Deutschland GmbH

Die manuelle Klassifikation, Deklaration und Metadaten-Vergabe ist sinnvoll im Bereich der „vital Records“, die notwendig für den Fortbestand des Unternehmens sind. Mit wachsendem Volumen nimmt die Qualität bei manueller Erfassung aber rapide ab und eine Automatisierung der Erfassung wird immer vorteilhafter.

Auch angesichts der Kosten arbeitsintensiver manueller Klassifizierung macht es Sinn, Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten, damit sich diese um die Behandlung von Ausnahmen kümmern können, wo menschliche Expertise eine qualitativ bessere Einordnung ermöglicht.

Datenabgleich und Datenvalidierung lassen sich oft sehr gut automatisieren. Auch eine automatische Klassifizierung ist in den meisten Fällen besser als ein manuelles Einordnen, abhängig vom Homogenitätsgrad des Dokumentenguts. In Hinblick auf Records Management lässt sich so beispielsweise die Aufbewahrungszeit automatisch auf Basis der Klassifizierungs-Informationen festlegen. Eventgesteuerte Aufbewahrungsfristen, die sich an fallrelevanten Ereignissen wie z.B. der Kündigung eines Vertrages orientieren, erfordern aber eine enge Interaktion mit bestandsführenden Systemen, um die Aufbewahrungszeit der damit verknüpften Informationen entsprechend anzupassen. Versicherungen erleben an dieser Stelle durch die Umsetzung des Code of Conduct, wie eng die Verzahnung sein muß, um Ihre Records entsprechend anpassen zu können und auch eine kontrollierte Vernichtung von Daten umzusetzen.