26.06.2014
Die Interne Kommunikation vermag sich nicht um ihre Kernaufgaben zu kümmern, solange sie mit ihrem produzierten Content keinen strategischen Ansatz verfolgt. Einen möglichen Ausweg aus dieser Situation könnte eine verstärkte Nutzung von Enterprise Collaboration-Tools darstellen. Einerseits lassen sich damit Planung und Steuerung deutlich verbessern. Aber vor allen Dingen ließe sich die Interne Kommunikation auf ein völlig neues Niveau heben und ein deutlicher Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Warum SharePoint?

Brachte SharePoint 2010 deutliche Verbesserungen zu SharePoint 2007, so ist SharePoint 2013 nochmals ein Quantensprung. Auf der diesjährigen Microsoft-Entwicklerkonferenz built erklärte der neue CEO Satya Nadella den Paradigmenwechsel. Demnach öffnet sich Microsoft verstärkt für eine Integration verschiedenster Anwendungen in das eigene Ecosystem und ist dafür bereit, die eigenen Produkte teilweise kostenfrei anzubieten. SharePoint wird hier eine Schlüsselrolle übernehmen und die Symbiose zwischen Microsoft und seinen Drittanbietern weiter vorantreiben. Damit ließe sich zukünftig deutlich einfacher und dynamischer auf individuelle Geschäftsanforderungen reagieren.

 

Es gibt kaum Unternehmen, die nicht Microsoft-Produkte im Haus nutzen. Kleine- und Mittlere Unternehmen, die eher selten SharePoint im Einsatz haben, werden beim nächsten geplanten Office-Upgrade voraussichtlich auf die Office 365-Variante gehen und damit auch das Angebot cloud-basierter Dienste ausschöpfen wollen. Bei Geschäfthandys und Tablets könnten damit sogar mobile Windows-Betriebssysteme wieder interessant werden. SharePoint Online ist in diesem Szenario die zentrale Enterprise Collaboration Plattform, die in sich Office Professional, Lync, Yammer und OneDrive vereint – weit mehr als nur Dokumentenmanagement, sondern Messaging, Video Conferencing, Social Networking, Web Content Management, File Sharing und vieles mehr.

Mit dem SaaS-Abrechnungsmodell kann diese Form der Cloud-Collaboration auch für abteilungs- oder projektspezifische Szenarien in großen Unternehmen besonders interessant sein. Nämlich insbesondere dort, wo es um die Einbindung externer Mitarbeiter geht. Redaktionen, die viel Content einholen, produzieren und verteilen, sind hierfür ein typischer Anwendungsfall. SharePoint Online ist einfach, smart und kann dabei kostengünstig auch ganz unabhängig von der IT-Abteilung zum Einsatz gebracht werden.

 

Aber egal auch, welche SharePoint-Variante im Unternehmen eingesetzt wird: Es gibt keine andere Plattform, welche den Anforderungen von Redaktionen bezüglich Content Collaboration besser gerecht wird. Oftmals sind die technischen Voraussetzungen im Unternehmen bereits geschaffen, jedoch ist sich die Kommunikationsabteilung dessen nicht bewusst. Das gilt nicht nur für die Kommunikationsverantwortlichen, sondern gleichermaßen für die meisten Anwender im gesamten Unternehmen. Vor ihnen liegt ein wahrer Goldschatz, den es nur zu heben gilt. Warum dies jedoch nur selten geschieht und wie eine bessere Nutzung erreicht werden kann, lesen Sie weiter unten im Abschnitt zur SharePoint-Einführung und Anwenderakzeptanz aus Sicht der Internen Kommunikation.

Ein Anwendungsszenarium: Anforderungen an ein Redaktionssystem

In einer idealen Welt vereint ein Redaktionssystem alle Anforderungen zur Planung, Produktion und Steuerung von Inhalten und bündelt diese intelligent zu Themenkomplexen, die strategisch über alle Medien hinweg intern wie extern übersichtlich koordinierbar werden. Redundanzen werden dabei minimiert und Synergien bei der crossmedialen Aufbereitung geschaffen.

 

Das gesamte Content Management ist in die Arbeitsabläufe der Beteiligten integriert und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit bezüglich Themenplanung, gemeinsame Dokumente und Termine. Bei virtuell unterstützten Redaktionskonferenzen lassen sich schnell und komfortabel Analysen automatisiert ausgeben und Beschlüsse ins System zurückgeben. Themenarten, -volumen, -quellen sowie zielgruppenspezifische Segmentierungen lassen sich zu verschiedenen Ansichten führen. Dadurch können Themen geclustert und als solche auch exportiert werden. Über allem findet im System eine umfängliche Suchindexierung statt, die es erlaubt, sämtliche Inhalte nach einzelnen Kriterien gefiltert wiederzufinden.

 

Der Status eines jeweiligen Themas ist an Termine geknüpft wie z.B. Kommunikationsstart, Freigabe oder Veröffentlichung, womit eine am Bearbeitungsstand orientierte Themensteuerung möglich wird. Diese Statusangaben lassen sich zu individuell konfigurierbaren Reports zusammenfassen; über Statusänderungen werden zuständige Bearbeiter automatisch benachrichtigt bzw. entsprechende Freigabeprozesse in Gang gesetzt. Die Terminkoordination zwischen verantwortlichen Redakteuren, Übersetzer, Bewegtbild-Produzenten und Fotografen steht von jedem Arbeitsplatz aus in geteilten Kalenderansichten zur Verfügung und zwar unabhängig davon, ob es sich um interne Mitarbeiter oder externe Zulieferer handelt.

 

Zu schön, um wahr zu sein?

Der Kommunikationsplan 2.0

All diese Anforderungen an ein Redaktionssystem lassen sich mit SharePoint effizient umsetzen und entlang des Content-Lebenszyklus nahtlos verbinden. Microsoft SharePoint vereint in sich eine Reihe von Lösungen. Dazu zählen Enterprise Content Management (ECM), Web Content Management (WCM), Enterprise Search, Enterprise Social Networking und Business Intelligence (BI).  Selbst mit den Standardfunktionen lassen sich daher komplexe Anforderungen an ein Redaktionssystem komplett abdecken. Bei der Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung von Inhalten stehen den Autoren die typischen Module für eine Versionierungskontrolle, Freigabeprozesse, Archivierung und Verwendung von Vorlagen zur Verfügung. Um daraus ein vollumfängliches Redaktionssystem zu machen, erfordert es einige Anpassungen. Dies betrifft einerseits ein durchgängiges Corporate Design, zum anderen ein definiertes Process Design. Damit wird der bisherige Redaktionsplan als Excel- oder Word-Dokument abgelöst und in ein interaktives, integriertes Format überführt.

 

Eine besondere Stärke von SharePoint liegt in der Digitalen Rechteverwaltung und Workflow-Management. Damit ist eine volle Kontrolle gegeben darüber wer darf, wer muss und wer kann zu welchem Zeitpunkt was sehen. Und da sich SharePoint in die Office-Familie inklusive Outlook integrieren lässt, sind alle definierten Prozesse ohne Medienbruch durchführbar.

 

Als Web Content Management-System ist SharePoint dabei auch zugleich Ihr Intranet, welches eine Fülle von Collaboration-Features integriert. So lassen sich für die Content-Belieferung Web-Interfaces gestalten, die den Input-Geber über den Bearbeitungsstatus informieren. Die Redaktionsverantwortlichen können nun von Input über Produktion und Freigabe bis hin zur Veröffentlichung jedes Thema aus einer Hand bearbeiten und genau zurückverfolgen. In einer Themendatenbank werden schließlich bestimmten Anwenderkreisen die Recherche nach relevanten Materialien ermöglicht.

 

Für Redaktionskonferenzen stehen eigene Workspaces zur Verfügung, auf denen Unterlagen, Termine und Ergebnisse festgehalten werden können, die dann automatisch mit dem System synchronisiert werden. Und da SharePoint sich auch in Microsoft Lync integrieren lässt, können diese Redaktionskonferenzen auch virtuell über alle Distanzen hinweg abgehalten werden.

 

Es geht also.