IBM Deutschland GmbH

Die Informationsmenge wächst gigantisch, die Anzahl der Informationserzeuger und der Datenquellen nimmt dramatisch zu (Mobile, Social, Internet of Things). Gerade beim Einsatz von kollaborativen Systemen fällt es immer schwerer, Informationen nachvollziehbar wiederzufinden. Steht die Information im Blog, habe ich einen Teamraum oder eine Community angelegt, liegt alles in einer Aktivität oder doch im Wiki, auf dem Abteilungslaufwerk, in der Cloud oder auf meinem Smartphone? Das Teilen von Informationen hingegen wird immer einfacher und geschieht ad-hoc.

Diese Entwicklung steht im Wiederspruch zur wohlgeordneten Welt des Records Management. Dennoch müssen sich Unternehmen bei aller Informationsverteilung fragen: Wo ist mein „single place of truth“? Welches sind meine unternehmenskritischen Dokumente, und welches Risiko gilt es im Verlustfall abzusichern? Welche Aufbewahrungsregeln reflektieren geltendes Recht und nach welchen Kriterien werden diese zugewiesen? Der insbesondere in Europa existierende hohe Anspruch an Datenschutz und Kontrolle wird sich vermutlich in einem höheren Regulierungsgrad manifestieren, wobei der Code of Conduct der Versicherer hier schon einen wichtigen Meilenstein dartstellt.

Die Bedeutung von Records Management hängt auch immer an der Wahrnehmung in der Öffentlichkeit. Werden Verletzungen von Aufbewahrungsregeln künftig mit drastischen Strafen der Regulatoren bestraft? Vermutlich nein. Der Reputationsschaden bei öffentlich gewordenen Regelverletzungen spielt da zukünftig wohl eine immer größere Rolle, angesichts des immer schnelleren Verbreitungsgrades von Informationen mit unbegrenzter Aufbewahrungszeit und gläsernen Bewertungen von Unternehmen im Internet.

Für den Bereich der vitalen Records wird es weiterhin kleine wohlorganisierte Schubladen geben. Für den wachsenden Rest von ‚Dark Data‘ werden die Schubladen vergrößert und automatisch befüllt. Fehler bei der automatischen Klassifierung werden für den Anwender zukünftig immer mehr durch Verbesserungen bei der analytischen Suche aufgefangen.

Tags