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Ein nicht integriertes, nicht automatisiertes solitäres Records Management System wird von den Mitarbeitern oft nur als zusätzliche Arbeit wahrgenommen, entsprechend sinken Akzeptanz und Motivation, Metadaten mit hohem Qualitätsstandard zu erfassen.

Daher ist es wichtig, Records Management möglichst transparent ins Unternehmen zu integrieren. Wenn ein Dokument beispielsweise im Rahmen eines Geschäftsprozesses abgelegt wird, können hier die bisher getroffenen Entscheidungen aus den Prozess-Metadaten für die Bestimmung der Retentionzeiten herangezogen werden.

Ziel muss sein, dass nicht der Mitarbeiter deklariert, sondern der Kontext die notwendigen Metadaten liefert, sodass eine automatische Deklaration im Hintergrund durchgeführt werden kann. Durch Klassifikation und semantische Analyse kann das System das Dokument besser durchdringen und automatisch neue Metadaten erzeugen. Idealerweise sollte der Mitarbeiter Records Management gar nicht aktiv wahrnehmen.