IBM Deutschland GmbH

Ordnen ist Arbeit und ordnen ist zeitintensiv. Ist es zeitgemäß? Es kommt darauf an. Wissen Sie, wo sich Ihre Kreditkarten, der Personalausweis, Reisepass und das Smartphone befinden? Wahrscheinlich. Wissen Sie, wo sich der ebenfalls wichtige Garantiebeleg eines teuren Einkaufs befindet? Möglicherweise auf einem Stapel noch nicht abgehefteter oder abgelegter Dokumente.

Übertragen auf die Unternehmenswelt hängt die Ablageart von Art, Anzahl und Wichtigkeit der Dokumente ab, sowie dem individuellen unternehmerischen Risiko im Verlustfall. Somit kommen die hoffentlich wenigen „vital Records“ eines Unternehmens in eine wohlgeordnete und verständliche Struktur, während weniger kritische Dokumente auch etwas legerer abgelegt und dann über Suchmaschinen gefunden werden können. Statt des kompletten Durchklassifizierens - insbesondere bei Emails ein aufwändiges und bzgl. Semantik wenig nachhaltiges Unterfangen - bietet sich dann eine eher flache und metadatenarme Ablagestruktur an.

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