16.05.2014

Um trotz ihres hohen Personalbestands von insgesamt rund 600 Mitarbeitern wirt­schaftlich arbeiten zu können, richtet das norddeutsche Unternehmen seinen Personaleinsatz kon­sequent an den durch den Hafenbetrieb gegebenen Bedarfen aus. Durch die Einführung einer Personaleinsatzplanung gelang es dem Unternehmen, die Zahl der Überstunden innerhalb von neun Monaten signifikant zu senken.

 

Die rund 600 Mitarbeiter der 2 deutschen Standorte sind überwiegend in Teil- und Vollzeit beschäftigt. Das hat einen Grund: Das Unternehmen möchte schnellstmöglich mit bester Servicequalität und flexiblen Einsatz seiner Personalressourcen die ständig schwankenden Kundenanforderungen meistern.

 

Doch die Bedarfsschwankungen im Hafenbetrieb und -umschlag sind groß. So ist an Spitzentagen der Bedarf an Personalressourcen um ein vielfaches höher als im restlichen Wochenverlauf. Diese Unter­schiede oder schwankende Auftragsspitzen werden durch Teilzeitkräfte mit flexiblen Einsatzzeiten ausglichen. Das Zauberwort heißt „wertschöpfender Personal­einsatz".

 

Dafür rief das norddeutsche Unternehmen ein Personalmanagement-Projekt ins Leben. Im Rahmen des Projektes sollte der Personaleinsatz grundlegend op­timiert, gewachsene Strukturen vereinheit­licht und die Führungsinformationen verbes­sert werden. Es war klar, dass diese Ziele nur mit Hilfe von neuen IT-Instrumenten realisiert wer­den konnten. Das Unternehmen entwickelte unter Einbe­ziehung der Experten der bm-orga GmbH ein Konzept, das die Einführung von zwei Systemen, eines für Ar­beitszeitmanagement & Personaleinsatzplanung und eines für Personalinformation bzw. -abrechnung, vorsah.

 

In der Vergangenheit wurden Zeiterfassung, Personalbedarfsermittlung und Einsatzpla­nung manuell oder mit Excel-Listen durchgeführt. Zeitdaten mussten mehrfach erfasst bzw. übertragen werden, bevor sie für Lohn­abrechnung und Personalstatistik zur Verfü­gung standen. Auswertungen waren erst am Ende des Monats möglich und wiesen in der Regel Lücken auf. Den Personaldisponenten fehlten wichtige Planungsdaten wie Soll-Be­setzungen, Arbeitszeitsalden, Verfügbarkei­ten und Wunscharbeitszeiten.

Ziel des Projektes war es, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Per­sonalbedarfs-ermittlung zu optimieren, zusam­menzuführen und unternehmensweit zu verein­heitlichen. Die Software-Entscheidung fiel auf eine Standardsoftware, die mit entsprechenden unternehmensspezifischen Erweiterungen noch leicht auf die Gegebenheiten im Hafenumfeld angepasst wurde. Die Installation der Software, der Testbetrieb, die Schulung der Planungsmit­arbeiter sowie der Rollout nah­men rund acht Monate in Anspruch.

Die Arbeitszeiten der rund 600 Mitarbeiter wer­den heute im System abgebildet. Die Arbeitsstunden der Mitarbeiter werden über Zeiterfassungsterminals erfasst, die von den Abteilungsleitern überprüften Zeitda­ten stehen danach der Personalabteilung zur Verfügung. Dort werden sie ohne weite­re Bearbeitung über SAP HCM abgerechnet und in der Finanzbuchhaltung verbucht. Obwohl die Lohnabrechnung bis zur Einfüh­rung der Software outgesourct wurde, hat sich der Aufwand so stark reduziert, dass im Unternehmen nun zwei Mitarbeiter weniger mit Administration beschäftigt sind.

 

Die 7 Personaldisponenten führen die Personaleinsatzplanung mit dem System direkt durch. Dabei orientieren sie sich konsequent an den durch den Hafenbetrieb gegebenen Bedarfen - so lassen sich Leer­laufzeiten und Mehrarbeitsstunden reduzieren. Ein weiterer Vor­teil des neuen Systems: „Dank der Skalierbarkeit der neuen Lösung kön­nen neue Geschäftssegmente problemlos integriert werden“. Dies bedeutet für das norddeutsche Unternehmen einen nachhaltigen Investitionsschutz.