Bewertung des Einsatzes von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen

[->] Bewertung des Einsatzes von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen Studie der abaXX Technology AG © abaXX Technology AG, Februar 2004 Einleitung Über kaum ein Thema wird in der Öffentlichkeit und in den Unternehmen derzeit mehr diskutiert als über Mitarbeiterportale. Die Vorstellungen, was unter einem Mitarbeiterportal verstanden wird, gehen dabei aber sehr weit auseinander. Sie reichen von einfachen Intranets in denen gerade mal ein Essensplan veröffentlicht wird bis hin zu hochintegration Portallösungen, über die eine Vielzahl von internen und externen Geschäftsprozessen abgewickelt werden. Um zu erfahren, wie der tatsächliche Einsatz von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen ist, befragte die abaXX Technology AG zusammen mit der Firma TellIT knapp 5000 IT- und Personalleiter in Deutschland, von denen mehr als 1000 antworteten. Die Zusammensetzung dieser Gruppe spiegelt dabei im Wesentlichen die Struktur der deutschen Anwenderunternehmen von Mitarbeiterportalen wider. Planen Sie ein Mitabeiterportal? Planung 2004 Planung bis Kein Bedarf 6% Ende 2005 12% 2% Selbstentwickelt 14% Lösung im erste Einsatz Überlegungen 14% 52% Abbildung 1: Planung eines Mitarbeiterportals über alle Unternehmen hinweg Wenig verwunderlich sind denn auch die Antworten zum Einsatzgrad dieser innovativen Technologie zur Mitarbeiterkommunikation. So setzt die Mehrzahl aller Unternehmen, egal ob Großunternehmen oder KMU bereits in der einen oder anderen Form ein Mitarbeiterportal oder Intranet ein oder sie sind zumindest in der Überlegung es zu tun. Insgesamt ist das Interesse der befragten IT-Leiter und © abaXX Technology AG. Die unberechtigte Weitergabe dieses Dokumentes ist ohne ausdrückliche Erlaubnis der abaXX Technology AG nicht gestattet. Personalleiter am Thema Mitarbeiterportal sehr hoch, wie Abbildung 1 zeigt. Demnach sehen nur 12% aller Befragten keinen Bedarf an einem Mitarbeiterportal. Warum das Interesse so hoch ist, zeigt vielleicht ein Zitat eines Marktforschers: „As economic conditions tighten and organisations look for ways to increase productivity, collaborative portals will become a main thrust in attempts to reduce sales, general and administrative costs - typically at around 35% of overall costs in the average company”1. Auch das zeigt das Ergebnis dieser Studie: Mitarbeiterportale werden vor allem als Mittel gesehen, um • Prozesse zu verbessern • Kosten zu senken • Die Zusammenarbeit untereinander zu intensivieren und • Wissen nutzbarer zu machen. Der Fokus von Portalen verändert sich. Lag er in den vergangenen Jahren vor allem auf der Frontend Seite, also in der Visualisierung von Inhalten und Applikationen (Stichwort Intranet), so gehen Unternehmen zunehmend dazu über Prozesse in Portale zu integrieren und Applikationen übergreifend miteinander zu verbinden und diese Prozesse schneller, flexibler und effizienter zu machen. Die Folge davon sind reduzierte Prozesskosten durch eine effizientere Prozessabwicklung, eine höhere Produktivität durch eine höhere Akzeptanz des Portals und eine höhere Profitabilität durch die Verlagerung von arbeitsintensiven Prozessen an 1 Martin Butler, Founder and President Butler Group, in: Butler Group: “Enterprise Portals - The key to collaboration and Information Sharing”, April 2003 Kunden oder Partner (Stichwort Self-Service). Das dies nicht nur Versprechen der Hersteller sind, zeigen eine Vielzahl von Einzelaussagen der Befragten, die über eine Reihe von Nutzenpotentialen berichteten. Unternehmen suchen also mittlerweile nicht mehr den Anbieter, der Ihnen das beste Frontend oder die meisten Portlets liefert, sondern den Anbieter, der am besten die Geschäftsprozesse abbilden kann, der in das Geschäftsprozessmanagement integriert werden kann und der eine Performancemessung des Portals gewährleisten kann. Vor allem die Fachabteilungen, wie der Personalbereich sind viel stärker in die Gestaltung des Portals eingebunden, so dass Portale nicht mehr als ein technisches Produkt betrachtet werden können, sondern auch mit den Mitteln der Fachabteilung bedient werden müssen. Dazu zählt etwa die Integration in die Tools, die diese Abteilungen für die Definition Ihrer Prozesse verwenden, etwas das Aris Toolset der IDS Scheer AG. Und natürlich sind diese Abteilungen viel stärker an den Ergebnissen eines Portals interessiert, so dass eine direkte Erfolgsmessung von Prozessen in einem Portal erfolgen muss und eine dauernde und einfache Veränderung möglich sein muss. Unter diesen Gesichtspunkten findet die Auswahl einer Portalsoftware, wie diese Studie festgestellt hat, nicht mehr nur nach rein funktionalen Kriterien statt, sondern vermehrt auch danach, wie Geschäftsprozesse unterstützt werden, welches Prozess Know-How der Hersteller mitbringt und wie vor allem sehr heterogene IT-Landschaften die übergreifenden Geschäftsprozesse unterstützen können. Damit spielt neben der Funktionalität auch die Technologie eine entscheidende Rolle. Denn kaum ein Unternehmen möchte sich ausschließlich von einem Lieferanten abhängig machen. © abaXX Technology AG. Die unberechtigte Weitergabe dieses Dokumentes ist ohne ausdrückliche Erlaubnis der abaXX Technology AG nicht gestattet. Für den Erfolg einer Portalimplementierung ist aber nicht das Produkt allein entscheidend, vor allem da die Lizenzkosten nur einen geringen Prozentsatz des Gesamtprojektes ausmachen.