E-Mail-Archivierung

Im Interview: Ceyoniq Technology E-Mail-Archivierung Andreas Ahmann, Leitung Business Development bei Ceyoniq Technology E-Mails sind heute nicht nur ein Synonym für schnellere Kommunikation, sondern auch für unübersichtliche Informationsstrukturen. Dabei ist die E-Mail als Geschäftskorrespondenz ist heute schon Standard. Die Herausforderung für Unternehmen ist die sinnvolle Aufbewahrung und Nutzbarmachung der elektronischen Kommunikation. Wir sprachen hierzu mit Andreas Ahmann, Leiter Business Development bei Ceyoniq Technology. E-Mails sind bereits ein unersetzliches Kommunikationsmedium. Die Archivierung von E- Mails gilt aktuell als eines der wichtigsten Themen der IT-Branche. Wie reagieren die Unternehmen aus Ihrer Sicht am sinnvollsten auf diese Herausforderung? Das Interesse an E-Mail-Archivierung ist zurzeit sehr groß und wird auch bei Ceyoniq stark nachgefragt. Viele Unternehmen sehen den dringenden Bedarf für Archivierung sowohl aufgrund der sich derzeit formenden gesetzlichen Bestimmungen als auch wegen der stetig wachsenden Informationsflut. Diese sprengt vor allem bei größeren Unternehmen die Speicherkapazität der E-Mail-Server. Viele Unternehmen haben daher bereits mit der Umsetzung von Lösungen dieses Problems begonnen. Weitere sind derzeit in der konkreten Planungsphase dies künftig mit unseren Lösungen »nscale for Microsoft Exchange«, »nscale for Lotus Notes« und »nscale for GroupWise«zu realisieren. E-Mails beinhalten einen großen Teil des im Unternehmen vorhandenen Wissens. Welchen Lösungsansatz empfehlen Sie Unternehmen, die dieses Wissen archivieren und zugänglich machen möchten? Aus meiner Sicht ist es wichtig, dass archivierte E-Mails auch mit Inhalten anderer Quellen, wie Fax, Scannern, Office-Applikationen und ERP-Systemen, kombinierbar sind. Wenn man im Rahmen eines Projektes über einen wichtigen Teil des »Wissens« im Unternehmen spricht, besteht ein Projekterfolg darin, dieses »Wissen« zu klammern und in beliebigen Szenarien weiter zu nutzen. Die E-Mail-Kommunikation gilt in vielen Unternehmen als „Platzfresser“. Sehen Sie das ebenso und was können Firmen machen, um dem ungezügelten Daten- und Mail- Aufkommen entgegenzuwirken? Wir sehen das genauso. E-Mails sind ein wichtiger Bestandteil der täglichen Kommunikation im Geschäftsleben geworden, wie früher schon das Telex oder Telefax. Am Markt ist heute die Geschwindigkeit einer der maßgeblichen Erfolgsfaktoren und man kann über den Fluch oder Segen von E-Mails denken was man will – ein schnelles Kommunikationsmittel sind sie auf alle Fälle. Wichtig ist es, in den entstehenden Bergen von Informationen den Durchblick zu behalten und die wichtigen von den unwichtigen Informationen zu trennen. Aber das war auch schon vor der Existenz von Mails so. Wo man früher noch händisch ungewollte Post aussortiert hat, geschieht dies heute über die Spam-Filter. Als Hersteller im Bereich ECM, DMS und Archivierung bringen wir unser Know-how mit ein und tragen dazu bei, dass Daten nicht mehrfach gespeichert und vorgehalten, leicht wieder gefunden und danach auch im Kontext der Geschäftsprozesse erneut verwendet werden, um unnötiges Datenaufkommen zu verhindern. Die Archivierung der E-Mail-Kommunikation kann auf zwei Wegen geschehen: unmittelbar nach dem Eingang oder nach der Bearbeitung. Wo sehen Sie die Vor- und Nachteile dieser Verfahren? Beide Verfahren haben in der Praxis Relevanz. Deshalb muss die eingesetzte Archivierungslösung in der Lage sein, anhand der eingestellten Anwendungs-Szenarien beide Ansätze zu unterstützen. Abhängig vom Anwendungsgebiet wird während der Beratung des Kunden das Vorgehen beschlossen. Dabei entstehen zumeist Mischformen je nach den jeweiligen konkreten Organisationseinheiten. So hat zum Beispiel der Einkauf für die weitere Verarbeitung von Eingangsrechnungen andere Anforderungen als das Marketing an die Bearbeitung von Unternehmensvorträgen. Revisionssicherheit archivierter E-Mails ist ein viel diskutiertes Thema. Was spricht Ihrer Meinung nach dafür, was dagegen und wie kann Revisionssicherheit gewährleistet werden? Bei der Revisionssicherheit geht es ja hauptsächlich um die Betrachtung des Gesamtprozesses während der Archivierung, den genauen Zeitpunkt und die Art der Archivierung. Es ist nicht so sehr eine Frage des Archivsystems - an der Stelle ist die Unterstützung meist kein Problem. Die Notwendigkeit der Revisionssicherheit besteht durchaus, aber die Praxis zeigt, dass der eigentliche Archivierungsablauf oft im Projekt gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet wird, um dann den individuellen Bedürfnissen angepasst zu werden. Ist das Verfahren einmal klar definiert, kann anhand der Verfahrensdokumentation auch das Thema Revisionssicherheit umgesetzt werden. Ist es Ihrer Meinung nach nötig, die Thematik E-Mail mit anderen Prozessen zu verknüpfen? Absolut. Ohne die Verknüpfung der archivierten E-Mails mit anderen, im Unternehmen erzeugten Contents lässt man die größten Potenziale ungenutzt. Wichtig ist es, gleichartige Informationen – zum Beispiel zu einem Kunden – egal aus welchen Quellen im Unternehmen in einer Struktur zu klammern und diese so den verschiedenen Geschäftsprozessen zugänglich zu machen. Der Zugriff auf Informationen im Gesamtzusammenhang ist der Schlüssel zur erfolgreichen Einführung von Enterprise Content Management. Christian Raum sprach mit Andreas Ahmann 2005 für www.ecmguide.de Update 2006