ECM ‑ Motor für den Mittelstand

ECM – Motor für den Mittelstand von Lars Onasch Enterprise Content Management (ECM) dient dem ganzheitlichen Management aller Informationen, die nicht von kaufmännischen Applikationen wie ERP, CRM, PPS und anderen verwaltet werden. Studien zufolge macht dieser unstrukturierte Teil rund 80 Prozent der gespeicherten Informationen in Unternehmen aus – unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Die übergeordnete Zielsetzung beim Einsatz einer ECM- Lösung ist es, relevante Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Personen kontextsensitiv bereitzustellen. Der damit verbundene Schritt hin zu einer nachhaltigen Informationslogistik bietet – ähnlich der Automatisierung von Produktionsprozessen – noch ungeahnte Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung. Mit Enterprise Content Management werden im Gegensatz zur klassischen Automatisierung jedoch nicht Güter und Maschinen, sondern Informationen und Systeme sinnvoll verbunden und den richtigen Empfängern im Rahmen von Geschäftsprozessen verfügbar gemacht. Dennoch wird ECM häufig noch als Lösung gesehen, die Konzernen vorbehalten ist. Ausschlaggebend für diese Einstellung ist vorwiegend die bisherige Dominanz mächtiger Systeme für Konzerne, die aus funktionellen und preislichen Gesichtspunkten nicht für Unternehmen mit einem Umsatz im ein- bis dreistelligen Mio.-Euro-Bereich in Frage kommen. Doch gerade mittelständische Unternehmer können und wollen es sich nicht länger leisten, immer mehr Geld und Kapazitäten für ein veraltetes Informationsmanagement aufzuwenden. Sie stehen vielfach in einem harten internationalen Konkurrenzkampf, in dem nicht nur effiziente Produktionsprozesse entscheidend sind, sondern zunehmend der systematische Umgang mit der Ressource Information. Hilfe bieten ECM-Suiten wie beispielsweise der RedDot Extended Content Management Server (XCMS), die speziell auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen zugeschnitten sind. Schnellere Prozesse und Einhaltung von Bestimmungen Im ECM-System können alltägliche Informationsprozesse und Abläufe – von der Bewerbung über die Online-Bestellung bis zum Urlaubsantrag – aber auch komplexe Wertschöpfungsketten abgebildet, gesteuert, dokumentiert, kontrolliert und dadurch optimiert werden. Verbindendes Glied zwischen Menschen, Systemen und Content- Quellen sind dabei Websites, Intranets und Portale. Sie bieten webbasiert einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen und Applikationen. Die praktischen Vorteile des ECM-Einsatzes sind zahlreich: Händler können über ein berechtigungsgeschütztes Extranet direkt auf die Backend-Systeme eines Herstellers zugreifen und dort z.B. ihre Stammdaten oder Lagerbestände selbständig pflegen. Kunden bestellen online via Website und stoßen damit einen vollständig automatisierten, digitalen Prozess im Unternehmen an. Interne Abstimmungsprozesse verlaufen mit integrierten Dokumenten- und Collaboration-Funktionalitäten schneller und nachvollziehbarer ab, als durch das heute noch gängige E-Mail Ping-Pong. Dies sind nur einige Beispiele. Aber auch aus rechtlichen Gesichtspunkten spricht einiges für ECM im Mittelstand - Stichwort ist hier Compliance: Nicht nur börsennotierte Unternehmen werden zunehmend gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Unternehmensinformationen entsprechend strenger Vorgaben zu verwalten. Vorstände und Geschäftsführer, die Informationen in ihrem Unternehmen nicht hoch sensibel entsprechend der Vorgaben wie dem GDPdU, Sarbanes-Oxley-Act und Basel II verwalten, stehen zukünftig mit einem Bein im Gefängnis. Das ist vielen mittelständischen Unternehmern in Deutschland noch gar nicht bewusst. ECM muss passen Die meisten Enterprise Content Management-Systeme kommen trotz der deutlichen Geschäftsvorteile für Mittelständler jedoch nicht in Frage: Neben unverhältnismäßig hohen Investitions- und Folgekosten spricht auch ein enormer administrativer Aufwand gegen deren Einführung. Ein System, das im Einsatz bei Konzernen Prozesse beschleunigt und verschlankt kann bei einem Mittelständler das genaue Gegenteil bewirken: Neue IT-Systeme müssen angeschafft, eingerichtet und gewartet werden, was über einen längeren, unbestimmten Zeitraum hinweg erhebliche Kapazitäten in der IT-Abteilung bindet. Dieses Risiko wollen viele Unternehmen nicht eingehen. Ein Kunde brachte die Situation mit folgendem Bild schön auf den Punkt. „Ich suchte einen PKW um mich schneller von A nach B zu bewegen und erhielt immer nur Angebote für Bausätze und Werkzeuge, um mir selber einen LKW zusammen zu bauen.“ Ein für mittlere Unternehmen passendes ECM-System sollte daher wesentliche Bedingungen erfüllen: Erstens muss es von seiner Funktionalität und Komplexität angepasst sein, so dass es problemlos und schnell integriert werden kann. Zweitens sollte es flexibel auf bestehenden Systemen aufsetzen. Kein mittelständischer Unternehmer kann es sich leisten, seine über Jahre gewachsene IT- Infrastruktur aufwändig zu überarbeiten und mit Schnittstellenprogrammierung an die Erfordernisse eines komplexen ECM-Systems anzupassen. Und drittens sollte es modular aufgebaut und skalierbar sein, um schrittweise eingeführt und bedarfsgerecht erweitert werden zu können. Das ist wichtig, da ECM-Projekte langfristig angelegt sein sollten, um nicht Web Content-, Dokumenten-, Business Process Management und Collaboration in einem Zuge einführen zu müssen. Der Preis muss natürlich auch stimmen, aber die ersten Faktoren sind erfahrungsgemäß wichtiger, denn ein ECM-System für Konzerne ist selbst mit einem Preis, der für den Mittelstand passt, aufgrund der hohen Anforderungen an die IT und der langen und komplizierten Integrationsphasen in der Praxis nicht geeignet. Letztendlich soll ECM die Welt ja einfacher machen und nicht komplizierter.