Elektronische Aktenlösung für Versorgungsunternehmen

Netzanschlussakte - Rechtssichere Dokumentation des Lebenslaufes eines Netzanschlusses Elektronische Aktenlösung für Versorgungsunternehmen Der Netzanschluss ist Dreh- und Angelpunkt eines Verteilnetzbetreibers. Die beschreibenden Daten und Dokumente liegen heute meistens in (zu) vielen dezentralen, unstrukturierten Informationsinseln nebeneinander vor. Die tägliche Arbeit gestaltet sich dadurch sehr zeitaufwändig und die Suche über mehrere elektronische und Papierablagen endet oft mit einem unvollständigen und unsicheren Ergebnis. Nicht nur die Gesetzeslage sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Netzbetreibers erfordert deshalb, für Instandhaltungs- und Baumaßnahmen oder in kritischen Situationen alle zum Netzanschluss gehörenden Informationen aktuell im Zugriff zu haben. Nur so können Planung und Service auf verlässlicher Basis erfolgen und anstehende Entscheidungen zügig und richtig getroffen werden. Um die Lücke zwischen Anforderung und Wirklichkeit zu schließen, bietet sich der Einsatz einer elektronischen Netzanschlussakte an. Mit dieser behalten Verteilnetzbetreiber in Zukunft den gesamten Lebenslauf eines Anschlusses (Strom, Gas, Wärme, Telekommunikation) zuverlässig im Blick. Dem Anwender werden alle dokumentationswürdigen Informationen, die von der Herstellung über die Erneuerung und Veränderung bis zur Stilllegung eines Netzanschlusses anfallen, übersichtlich und strukturiert bereitgestellt. Die elektronische Akte beinhaltet die Erstellung, Archivierung und Recherche der anschlussbezogenen Dokumente, die über das führende ERP-System (z.B. SAP) oder außerhalb erzeugt werden. Gleichzeitig lassen sich weitere Daten- und Dokumentenquellen (z.B. GIS) einbinden, so dass eine (nahezu) lückenlose Dokumentation des Anschlusses erreicht wird. Der Netzanschluss ist klar und unmissverständlich über eine Adresse (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer) zu identifizieren. Alle Informationen sind jederzeit schnell und umfassend verfügbar. Kein Dokument geht verloren. Ziel der Einführung einer Netzanschlussakte: • Rechtssicherheit im Geschäftsprozess • Trennung der Akten nach Vertrieb und Netzbetrieb gemäß EnWG bzw. Unbundling • Schnelle und umfassende Verfügbarkeit aller Informationen • Kein Dokumentenverlust dank revisionsicherer Ablage • Gewährleistung der Aufbewahrung auf Lebenszeit • Reduzierung des Aufwandes für Suche und Recherche • Keine Mehrfachablage der Dokumente Typische Projektmaßnahmen/ -voraussetzungen: • Einsatz des vorhandenen DMS (z.B. IXOS, forcont factory) • Definition des Inhaltes der Netzanschlussakte • Neustrukturierung der Archive (Registratursystem) • Struktur bzw. Aufteilung der elektronischen Akte • Integration relevanter IT-Systeme (z.B. MS Office, SAP, GIS) • Digitale Erfassung aller Dokumente und Vorgänge • Zusammenführung der Netzanschlussakten (Altaktenbestände) • Scannen der Altakten • Prüfen und ggf. Anpassung der Organisation und Abläufe Definition des Inhaltes der Netzanschlussakte: • In der Netzanschlussakte ist der Lebenslauf eines Netzanschlusses von der Herstellung, Erneuerung, Änderung bis hin zur Stilllegung zu dokumentieren. • Der Netzanschluss muss klar und unmissverständlich einer Adresse (PLZ, Ort, Straße, Hausnummer) zuzuordnen sein. • Die Abgrenzung eines Netzanschlusses (Eigentums- und Betriebsführungsgrenzen) ergibt sich aus den Allgemeinen Versorgungsbedingungen (AVB) und Technischen Anschlussbedingungen (TAB). Ausnahmen sind in Netzanschlussverträgen zu regeln. • Der Netzanschluss ist hinsichtlich seiner technischen Daten (Dimensionierung, Werkstoff, Hersteller, Anschlussleistung usw.) vollständig zu erfassen. Die Mitarbeiter greifen über einen herkömmlichen Web-Client im lokalen Netzwerk auf die Anwenderoberfläche zu. Über eine spezielle URL wird eine Anmeldemaske angezeigt und nach erfolgreichem Login stehen die Funktionen zur Arbeit mit der elektronischen Netzanschlussakte zur Verfügung. Dokumente und Daten können bei entsprechender Berechtigung recherchiert, angezeigt, neu abgelegt und gelöscht werden. Motivation für Anwender der Netzanschlussakte: • Sofortiger Zugriff in Sekunden auf beliebige Dokumente direkt am Arbeitsplatz (hohe Auskunftsbereitschaft) • Reduzierung der Zeiten für Ablage und Wiedervorlage (keine Wartezeiten für Dokumente) • Keine falsch abgelegten, fehlgeleiteten oder verlorenen Akten mehr • Ordnungsprinzip und Vollständigkeit einfacher und kontrollierter herstellbar • Schnelle Dokumentenweiterleitung hausintern und –extern • Parallele Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht Prozessbeschleunigung • Gleiche Backup- und Recovery-Qualitäten wie für andere IT-Systeme • Gleiche Sicherheitsmechanismen zur Verhinderung von Dokumentmanipulation entsprechend anderer geschäftskritischer Anwendungen • Integrationsmöglichkeit dokumentenbasierter Prozesse • Raumersparnis