Portale als Instument zur Kostensenkung - Funktionen, Architektur, Vorgehen

Portale als Mittel zur Kostenreduktion –Funktionen und Architektur [->] Der Portalmarkt im Wandel Portale Portale als Instrument zur Kostensenkung – Funktionen, Architektur, Vorgehen Kostensenkung Sebastian Grimm; abaXX Technology AG, 2003-05-20, Version 4 Die abaXX Technology AG ist einer der führenden Anbieter von prozessorientierten gemeinsamen J2EE-basierenden Plattform, den abaXX.components auf. Sie verbinden auf Portallösungen. Die komponentenbasierten abaXX Produkte erlauben eine individuell auf einzigartige Weise umfangreiche, fertig benutzbare Portal-, Beratungs- und Bezieh- den Kunden zugeschnittene Lösung. abaXX Philosophie dabei ist, dass die Software den ungsmanagement- Funktionalitäten mit einer effizienten Unterstützung für die Abbildung Prozessen folgt und nicht die Prozesse der Software. Die abaXX Produkte bauen auf einer unternehmensspezifischer Prozesse. Portale als Mittel zur Kostenreduktion –Funktionen und Architektur Inhalt Executive Summary 3 Entwicklung des Portalsoftwaremarktes 4 Anforderungen von Unternehmensseite 6 Funktionen eines Portals 8 Content/Dokumenten Management 8 Business Process Management 9 Collaboration 9 Context Management 9 Knowledge Management 9 Suchfunktionen 9 Integration 10 Personalisierung 10 Frontend 10 Zugriff 10 Architektur 10 Architekturen von Portalen 11 Präsentationsschicht 12 Informations- und Personalisierungsschicht 12 Prozessmanagementschicht 12 Metadatenschicht 12 Integrationsschicht 12 Applikationsschicht 12 Auswahl einer geeigneten Portalsoftware 13 Projektvorgehen 14 Aufbau des Grundlayouts 14 Erstellung bzw. Integration von Portlets 14 Abbildung erster Geschäftsprozesse 14 © October 2002 by abaXX Technology AG. abaXX Technology AG abaXX Technology Schweiz AG All rights reserved. The abaXX logo is a registered trademark of Forststraße 7 Brunngasse 6 abaXX. All other trademarks are the property of their respective D-70174 Stuttgart CH-8400 Winterthur owners. T: +49 711 61416 - 0 T: +41 52 264 50 00 F: +49 711 61416 - 1111 F: +41 52 264 50 20 info@abaXX.com info@abaXX.ch www.abaXX.com www.abaXX.ch Portale als Mittel zur Kostenreduktion –Funktionen und Architektur Executive Summary „As economic conditions tighten and organisations look for ways to increase productivity, collaborative portals will become a main thrust in attempts to reduce sales, general and administrative costs – typically at around 35% of overall costs in the average company“, Martin Butler, Founder and President – Butler Group1 Der Fokus von Portalen verändert er sich. Lag er in den vergangenen Jahren vor allem in auf der Frontend Seite, also vor allem in der Visualisierung von Inhalten und Applikationen, so gehen Unternehmen zunehmend dazu über Prozesse in Portale zu integrieren und Applikationen übergreifend miteinander zu verbinden und auf diese Prozesse schneller, flexibler und effizienter zu machen. Die Folge davon sind reduzierte Prozesskosten durch eine effizientere Prozessabwicklung, eine höhere Produktivität durch eine höhere Akzeptanz des Portals und eine höhere Profitabilität durch die Verlagerung von arbeitsintensiven Prozessen an Kunden oder Partner (Stichwort Self-Service) Unternehmen suchen also mittlerweile nicht mehr den Anbieter, der Ihnen das beste Frontend oder die meisten Portlets liefert, sondern den Anbieter, der am besten die Geschäftsprozesse abbilden kann, der in das Geschäftsprozessmanagement integriert werden kann und der eine Performancemessung des Portals gewährleisten kann. Vor allem die Fachabteilungen, sei es HR oder der Vertrieb sind viel stärker in die Gestaltung des Portals eingebunden, so dass Portale nicht mehr als ein technisches Produkt betrachtet werden können, sondern auch mit den Mitteln der Fachabteilung bedient werden müssen. Dazu zählt etwa die Integration in die Tools, die diese Abteilungen für die Definition Ihrer Prozesse verwenden, etwas das Aris Toolset der IDS Scheer AG. Und natürlich sind diese Abteilungen viel stärker an den Ergebnissen eines Portals interessiert, so dass eine direkte Erfolgsmessung von Prozessen in einem Portal erfolgen muss und eine dauernde und einfache Veränderung möglich sein muss. Unter diesen Gesichtspunkten findet die Auswahl einer Portalsoftware nicht mehr nur nach rein funktionalen Kriterien statt, sondern vermehrt auch danach, wie Geschäftsprozesse unterstützt werden, welches Prozess Know-How der Hersteller mitbringt und wie vor allem sehr heterogene IT-Landschaften die übergreifenden Geschäftsprozesse unterstützen können. Damit spielt neben der Funktionalität auch die Technologie eine entscheidende Rolle. Denn kaum ein Unternehmen möchte sich ausschließlich von einem Lieferanten abhängig machen. Für den Erfolg einer Portalimplementierung ist aber nicht das Produkt allein entscheidend, vor allem da die Lizenzkosten nur einen geringen Prozentsatz des Gesamtprojektes ausmachen. Vielmehr muss das Projekt sich auf die wirklich notwendigen Funktionen konzentrieren, muss das Projekt sehr stark mit der Unternehmensstrategie abgestimmt sein und muss das Projekt einen inkrementellen Ansatz verfolgen, so dass Fehler in einer Stufe in der nächsten behoben werden können. Nur so kann die Qualität des Portals sichergestellt werden. Und diese wiederum ist wichtig für die Akzeptanz des Portals. Denn nur mit einem akzeptieren Portal können die Ziele der Kostenreduktion erreicht werden.