Erstattung von Reisekosten

Arbeitsrecht Was gilt es zu beachten? Erstattung von Reisekosten Dr. Alexandra Henkel, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Definition Arbeitsrecht, FPS Fritze Wicke Seelig, Die Auswärtstätigkeit ist beruflich veranlasst Rechtsanwälte & Notare, Berlin ❯ wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird oder ❯ wenn er bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Im nächsten Schritt wird nun noch das Erfordernis der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ definiert. Definition Der Reisekostenbegriff ist in den Steuerrichtlinien festlegt. Daraus ergibt sich, dass Reisekosten insbesondere lohnsteuer- Eine regelmäßige Arbeitsstätte zeichnet sich dadurch aus, dass sie den orts- rechtliche Relevanz haben. Aber auch aus arbeitsrechtlicher gebundenen Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers darstellt, wobei es irrelevant ist, ob es sich dabei um eine Ein- Perspektive stellen sich einige interessante Fragen rund um richtung des Arbeitgebers handelt. den Anspruch eines Arbeitnehmers gegen seinen Arbeitgeber auf Erstattung der Reisekosten. 1 Lohnsteuerfreie Reisekostenerstattung 2 Incentive-Dienstreisen Im Rahmen der „beruflichen Veranlassung“ stellt sich insbesondere das Der deutsche Verordnungsgeber definiert in R 9.4 Lohnsteuerrichtlinien Problem, ob und inwieweit Reisekosten zu erstatten sind, wenn es sich 2008 (LStR 2008) den Begriff der Reisekosten. um Dienstreisen handelt, die (auch) touristischer Natur sind. Bei den ech- ten Incentive-Dienstreisen (incentive, engl. = der Leistungsanreiz) be- Definition kommt der Arbeitnehmer eine Urlaubsreise als zusätzliche Entlohnung. Diese Reisen sind nicht beruflich veranlasst, so dass die Aufwendungen Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernach- des Arbeitgebers hierfür zu versteuern sind. tungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie aus- schließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entste- Anders aber bei Reisen, die zwar auch touristisch sind, denen aber gleich- hen. zeitig ein konkreter beruflicher Anlass zugrunde liegt. Hier differenziert die neuere Rechtsprechung, vgl. Übersicht. Damit unterscheidet die Verwaltung seit 2008 nicht mehr zwischen – Dienstreise (R 37 Abs. 3 LStR a. F.), Übersicht III Reisen, die sowohl touristisch sind als auch einen – Fahrtätigkeit (R 37 Abs. 4 LStR a. F.) und konkreten beruflichen Anlass haben: – Einsatzwechseltätigkeit (R 37 Abs. 5 LStR a. F.). ❯ Ist der eine Teil der Reise nach einer Gesamtschau nur von untergeordne- ter Bedeutung, ist er steuerrechtlich zu vernachlässigen. Eine Dienstreise mit kleinen touristischen Elementen kann dann als „vollwertige“ Dienst- reise gelten, so dass ihre Kosten steuerfrei ersetzbar sind (BFH, Urt. v. Folglich gehören nun auch die Kosten für Fahr- und Einsatzwechseltätig- 18.8.2005 – VI R 32/03, DStR 2005, S. 1810). keiten zu den nach § 3 Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) vom Arbeit- ❯ Verhält es sich andersherum, liegt also nach der Gesamtbetrachtung eine geber steuerfrei ersetzbaren Reisekosten. Urlaubsreise mit nur geringem Dienstbezug vor, dürfen die Kostenteile nur als Reisekosten abgezogen werden, wenn sie sich abgrenzen lassen Wichtigster Anknüpfungspunkt der Steuerfreiheit ist, dass die Auswärtstä- (BFH, Urt. v. 9.8.1996 – VI R 88/93, DStR 1996, S. 1768). tigkeit „beruflich veranlasst“ ist. Auch dies hat der Verordnungsgeber in R 9.4 Absatz 2 LStR 2008 näher definiert. ❯ Ist einer der beiden Teile hingegen nicht ganz unbedeutend (sog. In- centivereise mit Dienstreiseelementen), ist die Reise nach Zeitanteilen aufzuteilen (BFH, Urt. v. 18.8.2005 – VI R 32/03, DStR 2005, S. 1810). Arbeit und Arbeitsrecht – Personal-Profi · 5/09 273 Arbeitsrecht Möchte der Arbeitnehmer eine private Begleitperson, etwa seine Ehefrau, Gleichwohl ist – gerade im Hinblick auf die viel gepriesene Flexibilisierung mit auf die Dienstreise nehmen, berührt dies den Dienstreisecharakter und Dynamisierung des Arbeitslebens – davon auszugehen, dass jeder Ar- grundsätzlich nicht. Die Aufwendungen der Begleitperson sind aber natür- beitnehmer grundsätzlich zu Dienstreisen verpflichtet ist. lich nicht als Werbungskosten absetzbar (BFH, Urt. v. 30.6.1995 – VI R 26/95, BB 1996, S. 570). Das gilt auch, wenn die Vertragsparteien bei Vertragsschluss noch nicht damit gerechnet haben, dass das Unternehmen einmal eine Dienstreise Dies gilt selbst dann, wenn die Begleitperson den Mitarbeiter bei seiner anordnen wird. beruflichen Tätigkeit unterstützt. Rechtsprechung 4 Billiges Ermessen Selbst wenn der Arbeitgeber grundsätzlich Dienstreisen anordnen darf, Abschließend ist aus steuerrechtlicher Sicht festzuhalten, dass die Geschäfts- muss er sich gleichwohl bei einer entsprechenden Weisung im Einzelfall reise das Pendant zur Dienstreise bei Selbstständigen darstellt, für die die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 16 EStG analog gelten soll (BFH, Urt. v. an das billige Ermessen i. S. d. § 315 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) hal- 27.7.1988 – I R 28/87, DB 1989, S. 1171). ten. Die Vorschrift ist bei jeder Weisung und folglich auch bei der Anord- Diese Rechtsprechung ist auf Kritik gestoßen, weil sie sich nicht an den ein- nung einer Dienstreise anwendbar. Bei der Ausübung des Weisungsrechts deutigen Wortlaut („Vergütungen, die Arbeitnehmer [...] von ihrem Arbeitge- handelt es sich um eine Leistungsbestimmung durch den Gläubiger. ber [...] erhalten“) hält. Mittlerweile hat auch die Rechtsprechung die analo- Nach § 315 BGB hat die Weisung nach billigem Ermessen zu erfolgen. ge Anwendung des § 3 Nr. 16 EStG eingeschränkt (BFH, Urt. v. 19.11.2003 – Der Arbeitgeber muss die Interessen des Arbeitnehmers einerseits und die I R 22/02, BFHE 205, S. 37). betrieblichen Interessen andererseits gegeneinander abwägen.