Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Schweizer Traditionsbrauerei nutzt ReadSoft-Lösung „inhouse“ und künftig über internationales Shared-Service-Center

Success-Story ReadSoft 1/5 Schweizer Traditionsbrauerei nutzt ReadSoft-Lösung „inhouse“ und künftig über internationales Shared-Service-Center Feldschlösschen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung Bei Besucherrundgängen in der Brauerei Feldschlösschen gehört die Visite der imposanten Brauereipferde zu den Höhepunkten jeder Führung. Die acht „Belgier“ sind das bekannte und einzigartige Wahrzeichen der Traditionsbrauerei und gehören so selbstverständlich zum Feldschlösschen wie das bekannte Bier. Auch heute wird am Hauptsitz in Rheinfelden (Kanton Aargau) mit dem Zweispänner täglich Bier nach alter Tradition ausgeliefert. Als innovativste Brauerei und als führende Getränkehändlerin der Schweiz setzt die Feldschlösschen Getränke AG hinter den Kulissen allerdings auf deutlich mehr Pferdestärken: Hier kommen modernste Technologien zum Einsatz, wie zum Beispiel die SAP-integrierte Rechnungsverarbeitungslösung von ReadSoft. Feldschlösschen gehört zu den dänischen Carlsberg Breweries, die seit einigen Jahren die Software des schwedischen Anbieters von Prozessoptimierungslösungen verwenden. Nach dem dänischen Vorbild sollte Ende 2004 der vorherige manuelle, aufwändige Erfassungs- und Genehmigungsprozess auch in der Schweiz umgewandelt werden. Vorgabe des Mutterkonzerns war es, die Lösung DOCUMENTS for Invoices zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen einzuführen, um diese Prozesse zu beschleunigen. Mit der Lösung werden die Rechnungen gescannt, interpretiert und verifiziert. Anhand der ausgelesenen Daten der Rechnungen, zu denen auch die Bestellnummer gehört, sollten die Belege gegen die originäre SAP-Bestellung automatisiert überprüft werden. Das Projektteam von Dieter Success-Story ReadSoft 2/5 Neuschwander, Leiter Finanzbuchhaltung, setzte diese Anforderungen vor Ort gemeinsam mit dem IT-Dienstleister und ReadSoft-Implementierungspartner SAPITARIUS AG, Rombach, um und passte die Lösung perfekt an die Infrastruktur und Arbeitsabläufe der führenden Schweizer Brauerei an. Zeitkritische Rechnungen schneller buchen Bis zur Einführung der ReadSoft-Lösung arbeitete Feldschlösschen mit der Ablagestrategie "Spätes Ablegen mit Barcode". Eingehende Rechnungen wurden zunächst mit einem Barcodeaufkleber versehen und als Originale zur Prüfung und Genehmigung an die verantwortlichen Sachbearbeiter im Unternehmen weitergeleitet. Erst nach der Verbuchung im SAP-System in der Finanzabteilung wurden die Belege dann gescannt und elektronisch im Archivsystem IBM Common Store for SAP archiviert. Während des Papierumlaufes blieben immer wieder einmal Rechnungen liegen oder gingen im schlimmsten Fall verloren. Während für die Carlsberg Breweries bei der Entscheidung für die Lösung von ReadSoft die Effiziensteigerung im Vordergrund stand, war für die Verantwortlichen im Feldschlösschen-Rechnungswesen ebenso wichtig, mit der Softwareeinführung den Prozess insgesamt sicherer und schneller zu machen. Zusammen mit ReadSoft DOCUMENTS for Invoices wurde daher das „frühe Ablegen mit Barcode“ eingeführt, so dass die Dokumente den Anwendern direkt nach dem Scannen im Archivsystem zur Verfügung stehen. Feldschlösschen verarbeitet jährlich rund 100.000 Rechnungen. Hierunter fallen zahlreiche zeitkritische Vorgänge, die vor allem den Verpackungsbereich betreffen. Werden hier die Fristen zur Begleichung von Rechnungen nicht eingehalten, besteht die Gefahr, dass der Produktion keine Flaschen geliefert werden und die Abfüllanlagen dann still stehen. Das Projekt zur Einführung von DOCUMENTS for Invoices startete Anfang 2005. Die Implementierung dauerte etwa drei Monate. In dieser Zeit wurde die Software durch die Consultants der SAPITARIUS AG zentral in Rheinfelden installiert und bereits vorhandene Workflowteile ergänzt und in die SAP-Umgebung eingebunden. Von der SAP-Oberfläche aus können nun sowohl die FI- Rechnungen zur Prüfung und Success-Story ReadSoft 3/5 Genehmigung an die zuständigen Mitarbeitern weitergeleitet werden als auch die MM-Belege. Innerhalb des Rechnungswesens arbeiten die Mitarbeiter gerne und erfolgreich mit der Lösung, da die Abläufe sehr gut unterstützt werden. „Der Rechnungsprozess wurde im Vergleich zur früheren manuellen Rechnungserfassung und -prüfung vereinfacht und konnte deutlich beschleunigt werden“, sagt Dieter Neuschwander. Rechnungsverarbeitung wechselt in Shared-Service-Center Die positiven Erfahrungen bei Feldschlösschen wie auch in den anderen Gesellschaften der Carlsberg Breweries haben zwischenzeitlich zu einer neuen Entwicklung geführt, die ganz dem aktuellen IT-Trend in großen Unternehmen entspricht. In Poznan (Polen) wurde ein Shared-Service-Center der Firmengruppe aufgebaut, in dem die administrativen Dienstleistungen für die einzelnen Gesellschaften in Zentraleuropa zur Entlastung des eigentlichen Kerngeschäfts zentral erbracht werden sollen. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP mit der ReadSoft-Lösung ist dabei Mittelpunkt der Dienstleistungen für das Rechnungswesen. Daher wird sich bis Herbst 2007 auch die Rechnungsverarbeitung von Feldschlösschen in das Shared-Service-Center verlagern, wobei die Prozessabläufe in Poznan auf der von SAPITARIUS gelegten Basis aufbauen. Derzeit befindet sich das Projekt in einer Übergangsphase. Der Prozess des Scannens und Interpretierens erfolgt heute noch in der Schweiz, während die Success-Story ReadSoft 4/5 Verifizierung der Daten bereits im Shared-Service-Center stattfindet. Der Workflow zur Prüfung und Freigabe wird entsprechend bereits von Poznan aus angestossen. Selbstverständlich wird auch nach der Umstellung die Rechnungsautorisierung von den zuständigen Mitarbeitenden durchgeführt. Zurzeit wird die Lösung für den Shared-Service-Einsatz weiter ausgebaut, und es sollte dann ein Vielfaches an Rechnungen verarbeitet werden können. Aktuell wird hier mit einem Dokumentenvolumen von über 500'000 Rechnungen pro Jahr gerechnet. Über Feldschlösschen: In den schlossartigen Fabrikgebäuden der Brauerei Feldschlösschen in Rheinfelden wird heute jeder dritte in der Schweiz gebraute Liter Bier hergestellt. Die Feldschlösschen Getränke AG ist damit das führende Schweizer Getränkeunternehmen. Neben dem gleichnamigen Bier werden elf weitere eigene Marken und insgesamt 50 verschiedene Getränke hergestellt. Das Unternehmen betreibt drei Brauereien und zwei Mineralwasser-Abfüllbetriebe, in denen jährlich rund 340.000.000 Liter Bier und Mineralwasser hergestellt werden. Das breite Sortiment eigener Biere und eigener Mineralwässer wird ergänzt durch Hauptmarken von Drittproduzenten. Die Gründung der Brauerei Feldschlösschen war bereits im Februar 1876. Seitdem wurden zahlreiche Brauereien in der Schweiz von Feldschlösschen übernommen. Seit 2000 gehört die Feldschlösschen- Getränkegruppe zu den Carlsberg Breweries. Success-Story ReadSoft 5/5 Kontaktadresse: ReadSoft GmbH Frau Sandra Müller Hugenottenallee 175 D - 63263 Neu-Isenburg Tel.: + 49 6102 / 7162-40 Fax: +49 6102 / 7162-62 eMail: sandra.mueller@readsoft.de Internet: http://ww.readsoft.de Autorin: Leonie Walter Walter Visuelle PR GmbH L.Walter@pressearbeit.de www.pressearbeit.de