Einführung von ReadSoft-Lösung für die automatisierte Rechnungverarbeitung mit SAP in der Europazentrale von John Deere

Success-Story ReadSoft 1/3 DOCUMENTS for Invoices mit SAP-Add-ons automatisieren bald 180.000 Papierrechnungen jährlich Europazentrale von John Deere in Mannheim hat ReadSoft-Lösung eingeführt Die Europazentrale von John Deere Deutschland setzt die ReadSoft-Lösung zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen auf der Basis der Software DOCUMENTS for Invoices ein. Genutzt werden am Standort Mannheim zusätzlich die SAP-Add-ons Invoice Cockpit und Web Cycle als Rechnungsbearbeitungsplattform inklusive des Genehmigungsworkflows für den Einkauf. Ende 2004 hatte die John Deere Zweigniederlassung in Frankreich die ReadSoft-Gesamtlösung erfolgreich in einer Pilotinstallation eingeführt. Dieses Lösungskonzept wurde dann auch in der Europazentrale in Mannheim umgesetzt, die ein Vielfaches an Eingangsrechnungen für die deutschen John-Deere- Einheiten verarbeitet. Insgesamt 250.000 Rechnungen verarbeitet der Hersteller von landwirtschaftlichen Maschinen pro Jahr, davon sind rund 180.000 papierbasierte Belege. Zunächst begann man im Projekt damit, die Rechnungen der A-Lieferanten zu verarbeiten. Hierbei handelt es sich zum großen Teil um Rechnungen für Produktionsteile der John Deere Fabriken in Mannheim, Bruchsal und Zweibrücken, die mit einem Bestellbezug versehen sind und so vollautomatisiert mit Bestelldaten und Wareneingängen im SAP abgeglichen werden können. Weitere Rechnungstypen werden sukzessive in den Prozess integriert. „Im Verlauf der kommenden Monate wollen wir alle Rechnungen komplett mit der ReadSoft-Lösung verarbeiten. Wir werden dann auch die Belege integrieren, die keine Wareneingangsbuchung und Beste llbezug aufweisen und daher durch Mitarbeiter geprüft und genehmigt werden müssen“, sagt Projektleiter Josef Bierhalter, Leiter Rechnungswesen für die deutschen John Deere Einheiten. Im Rechnungswesen von John Deere am Standort Mannheim, wo auch das modernste Traktorenwerk Europas Success-Story ReadSoft 2/3 beheimatet ist, arbeiten heute 16 Anwender mit der Lösung. Im SAP werden die auf den Eingangsrechnungen ausgewiesenen Preise automatisch mit den Bestellpreisen abgeglichen. Weichen diese ab, wird ein Workflow gestartet, um mit dem auf der Rechnung angegebenen Einkäufer den neuen Preis abzuklären. Die Arbeit mit dem Web Cycle ist für die Mitarbeiter im Einkauf sehr einfach: Die Anfrage trifft im jeweiligen Outlook-Posteingang des Anwenders ein und kann dann intuitiv geprüft werden. Per Knopfdruck steht die gescannte Rechnung aus dem elektronischen Archivsystem zur Verfügung. Der Vorgang kann so zeitnah vom jeweiligen Anwender bearbeitet werden. Die Einführung der ReadSoft-Lösung dauerte bei John Deere in Deutschland knapp vier Mona te. Dabei konnte Projektleiter Josef Bierhalter auf zahlreiche Erfahrungen der französischen Kollegen zurückgreifen, mit denen er einen sehr intensiven Austausch pflegt. „Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung. Besonders überzeugt hat unser Team das Invoice Cockpit, mit dem die Arbeit in SAP in der bekannten Logik und dem gewohnten look&feel durchgeführt werden kann“, so Josef Bierhalter. Das Projekt soll nun auch außerhalb der Europazentrale seine Fortsetzung finden. In Kürze soll die Lösung auch bei John Deere in Spanien eingeführt werden, und auch die Implementierung in den USA ist geplant. „Wir wollen die bewährte Lösung als Standard bei John Deere etablieren“, kündigt Bierhalter an. Über John Deere: Mit dem ersten wirtschaftlich erfolgreichen selbstreinigenden Stahlpflug legte John Deere 1837 den Grundstein für sein Unternehmen Deere & Company. Heute betreibt Deere & Company mit rund 46.500 Mitarbeitern Werke in 11 Ländern und verkauft seine Produkte in über 120 Ländern. Die Produktpalette von Deere & Company und seiner Verkaufshäuser umfasst nicht nur landtechnische Produkte, sondern auch Baumaschinen, Forstmaschinen und Kommunaltechnik sowie Maschinen für die Rasen-, Grundstücks- und Golfplatzpflege. Darüber hinaus bietet das Unternehmen Finanzdienstleistungen an. Success-Story ReadSoft 3/3 Kontaktadresse: ReadSoft GmbH Frau Sandra Müller Hugenottenallee 175 D - 63263 Neu-Isenburg Tel.: + 49 6102 / 7162-40 Fax: +49 6102 / 7162-62 eMail: sandra.mueller@readsoft.de Internet: http://ww.readsoft.de Autorin: Leonie Walter Walter Visuelle PR GmbH L.Walter@pressearbeit.de www.pressearbeit.de