Einsparung von 75.000 Euro pro Jahr bei 20.000 Eingangsrechnungen

D I E N U M M E R 1 F Ü R U N T E R N E H M E N A U F D E R G A N Z E N W E LT. „Bei 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr sparen Sie mindestens 75.000 Euro!“ Warum Einbußen bei Verarbeitungskosten, Zeit und Genauigkeit hinnehmen? Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen Wie viel Zeit müssen Sie aufwenden? ist ein notwendiges Übel. Dabei keine Die eigentliche Bearbeitungsdauer ist Fehler zu machen, ist unternehmenskritisch. messbar. Aber es sind die Wartezeiten – im Andererseits bindet eine sorgsame manuelle Posteingang, auf jemandes Schreibtisch, bis Rechnungsbearbeitung viel Personal, das mit zur Prüfung der Daten – die die Einhaltung produktiven Aufgaben nutzbringender einzu- von Zahlungsfristen erschweren. Und Zinsen setzen wäre. oder nicht genutzte Skontoabzüge treiben die Kosten noch weiter nach oben. Bedenken Sie zum Beispiel Folgendes: Wie erkennt man Fehler? Wie viel kostet Sie die manuelle Ganz gleich, wie sorgfältig man arbeitet, Bearbeitung von Rechnungen Fehler passieren. Wie lange es dauert, Fehler insgesamt? zu finden und zu korrigieren, hängt davon ab, Dazu gibt es viele Schätzungen, an welcher Stelle im Ablauf eine Inkonsistenz sowohl von Unternehmen als auch von auffällt. Aber auch dies ist in jedem Fall ein Forschungsinstituten. Zwar liegen die Kostenfaktor. Ergebnisse weit auseinander, aber in jedem Fall sind die Zahlen erschreckend hoch. Um die Aberdeen Group zu zitieren: „… die Titelgeschichte: Durchschnittskosten liegen bei $ 34,8, bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung Substanzielle Einsparungen dagegen nur noch bei $ 12,51.“ durch automatisierte Rechnungsverarbeitung Das folgende Beispiel basiert auf Schätzungen der schwedischen Postbehörde und verdeut- „Bei 20.000 Eingangsrechnungen pro licht das Problem. Jahr sparen Sie mindestens 75.000 Euro!“ Manuelle Bearbeitung Geschätzte Kosten Geschätzte Gesamtkosten Hier eine konservative Schätzung, Öffnen und sortieren  1,50  1,50 basierend auf folgenden Annahmen: Sammeln, verifizieren, stempeln  10,50  12,00 Kosten für die manuelle Bearbeitung Hauspost manuell  6,75  18,75 pro Rechnung: 15,00 – 45,00 Zwischenbuchung/vorläufige Buchung  6,75  25,50 Einsparungspotenzial durch Hauspost manuell Automatisierung des gesamten Validierung und vorläufige Genehmigung Prozesses: 25 – 50 % Hauspost manuell Endgültige Genehmigung 20.000 Rechnungen/Jahr x 15 x 25 % = 75.000/Jahr gespart! Buchung/Endverbuchung  9,75  35,25 Hauspost manuell Und das ist eine konservative Zahlung und Archivierung  12,00  47,25 Schätzung! 2 Setzen auch Sie auf den Marktführer in automatisierter Rechnungsverarbeitung! INVOICES von ReadSoft, jetzt Bestandteil ReadSoft: Die Nummer 1 bei der von ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, Menge verarbeiteter Rechnungen ist seit fast zehn Jahren als problemlos zu Wir dürfen mit einigem Stolz behaupten, implementierende, dokumentenspezifische dass die weit überwiegende Mehrzahl aller Lösung bekannt. Rechnungsautomatisierungsinstallationen in großen und kleinen Unternehmen der unter- ReadSoft: Die Nummer 1 in schiedlichsten Branchen unseren Namen tra- technischer Kompetenz und gen. Jahr für Jahr verarbeiten Lösungen von Innovation uns etwa 125 Millionen Rechnungen! 1997 entwickelte ReadSoft eine revolutio- Zu unseren Kunden zählen IKEA, näre Selbstlerntechnologie für die auto- Porsche, Pfizer, SAS, Tetra Pak, Carlsberg, matische Rechnungsverarbeitung. Über DaimlerChrysler, LEGO, Bosch, DFDS die Jahre haben wir die Wünsche und Transport, Canon und etwa 1.000 weitere Anforderungen von Finanzabteilungen, die Unternehmen, groß und klein, in aller Welt. Routinen in der Kreditorenbuchhaltung und die Fakturierungsprozesse einer Vielzahl Wir haben die größte Erfahrung mit von Organisationen in den verschiedensten Volumina, Verarbeitung, regionalen Ländern weltweit sehr genau kennen gelernt. Varianten, Benutzeranforderungen usw. Heute, etwa 1.000 Kunden später, ist ReadSoft mit den meisten Installationen und ReadSoft: Die Nummer 1 in der größten Erfahrung in der Branche die ERP-Integration Informationsaustausch entwerfen, doch in Nummer 1. Auf Wunsch kann ReadSoft DOCUMENTS den meisten Fällen sind unsere bewährten for Invoices Transaktionen ganz ohne Zudem ergänzen wir unsere Software perma- Integrationslösungen absolut ausreichend. Eingriffe seitens Ihrer Mitarbeiter auto- nent um neue, leistungsstarke Funktionen wie matisch buchen. Über den Grad an Für einige der bekanntesten ERP-Systeme automatische Sortierung, Genehmigungs- Automatisierung entscheiden Sie. Sie wie SAP® R/3® oder Oracle ® E-Business oder Überwachungsfunktionen. können auch eigene Strukturen für den Suite bieten wir eine vom Anbieter getestete und genehmigte Standardintegration an. Als erste Anwendung zur Rechnungsverarbeitung ReadSoft – Pionier und Experte wurde INVOICES für die integrierte 1991 – Automatische Formulardatenerfassung, einschließlich Handschriften Nutzung mit SAP® zertifiziert – und mit Hunderten von Kunden ist sie nach wie vor 1994 – Schnelle Verifizierung, Batchverarbeitung, mehrere Sprachen die verbreitetste. 1997 – Lernfähige Technologie für Rechnungen mit automatischen Lern- und Einige ERP-Unternehmen bieten selbst eine Erkennungsfunktionen Integration in ihr System an. In allen anderen 2000 – Verarbeitung von Farbdokumenten Fällen, auch bei kundeneigenen Systemen, verfügen wir über die nötige Erfahrung für 2000 – Einheitlicher Prozess für alle Eingabemedien, einschließlich E-Mail-, Fax-, Web- und eine maßgeschneiderte Integration. Dank gedruckten Dokumenten unserer bewährten Methoden, der großen 2001 – Als erstes Unternehmen von SAP ® für die Integration von INVOICES in SAP ® R/3 ® Erfahrung, dem Einsatz von Best Practices zertifiziert und der Kooperation mit Ihrem ERP-Berater können Sie sicher sein, dass wir auch Ihr 2002 – Bildbasierter elektronischer Datenaustausch (EDI) für Rechnungen per E-Mail System zum Laufen bringen – rechtzeitig und budgetgerecht.