Kosten und Zeit sparen durch automatisierte Eingangspostverarbeitung

Kosten und Zeit sparen durch automatisierte Eingangspostverarbeitung Leo Vondenbusch CSO, Docutec AG vondenbusch@docutec.de voi-DMS-Forum, 25. September 2007, 10:30 – 11:00 Uhr © Docutec AG 2006 Übersicht Intelligente Eingangspostverarbeitung – was heißt das? Automatische Dokumentenklassifizierung - wie geht das? Anwendungsbeispiele Ihre Fragen © Docutec AG 2007 Geschäftsprozessoptimierung durch intelligente Eingangspostverarbeitung Was heißt das ? © Docutec AG 2006 Eingangspostbearbeitung heute ... (Dokumentengestützte) Geschäftsprozesse „vom Posteingang in die EDV“: (*) Eingangsrechnungen Finanzsoftware Bestellungen ERP-System Auftragsbestätigungen .... ... Leistungsanwendung Leistungsabrechnungen Kundendatenbank Änderungsmeldungen .... .... CRM-System .... Formulare Arbeitsplatzrechner ... Briefe Papier, Papier, Papier … Faxe …. Emails, .... ... Sortieren, Zuordnen, Weiterleiten, Erfassen … Suchen ... Es geht auch anders ... © Docutec AG 2007 (*) Quelle: Simply your Life, Werner Tiki Küstenmacher mit Lothar J. Seiwert, Campus-Verlag 2002 Erfolgsfaktor Digitale Poststelle Entwicklung einer „Digitalen Poststelle“ wird von immer mehr Unternehmen als wichtiger Erfolgsfaktor für die eigene Organisation erkannt • Digitale Poststelle = sichere (elektronische) Erfassung, Zuordnung, Verteilung und Ablage ... • aller eingehenden Dokumente, unabhängig von ihrem Inhalt, ihrem Format und ihrer Quelle elektronische Akte Klassifizierung @ ! Metadaten und Geschäftsprozessdaten Geschäftsprozesse Erkennungssoftware ECM-System / Fachanwendung © Docutec AG 2007 Digitale Poststelle mit automatisierter Eingangspostverarbeitung (1) frühes Scannen zur Reduzierung des Papieraufkommens in der Organisation - plus Integration anderer Datenquellen (Faxserver, Emails, ...) (2) automatisch Erkennen (und Prüfen) – Klassifikation: „Welches Dokument / welcher Vorgang liegt vor?“ – Informationsextraktion: Indexdaten und wichtige Nutzdaten (3) elektronische Dokumente und Daten weiterleiten und managen – Email, Groupware, Workflow, … , Archiv (4) bearbeiten in der Fachabteilung / Fachanwendung – ERP-System (SAP), Leistungsanwendung, ... – Zugriff auf Dokumentenimages + Nutzung der automatisch erfassten Daten © Docutec AG 2007 Nutzen Zeit: deutlich verkürzte Bearbeitungszeiten Zeit für die Zustellung und Einspeisung eingehender Informationen in die EDV-Systeme beträgt heute bei vielen Unternehmen immer noch etliche Tage Service: schnellere Auskunftsfähigkeit, sichere Einhaltung und Verbesserungsmöglichkeit bestehender SLA‘s, mehr Zeit für den Kunden Kosten: deutlich weniger Arbeitsaufwand für Sortieren, Weiterleiten und Erfassen > 2/3 Aufwandsersparnis durch automatisierte Erkennung Qualität: niedrigere Fehlerquoten bei der Zuordnung heute: 5-10 % aller eingehenden Dokumente werden falsch weitergeleitet Compliance: einfachere Einhaltung gesetzlicher Auflagen © Docutec AG 2007 Automatische Klassifizierung Dokumente / Digitalisierung + Automatische Erkennung Geschäftsprozesse / Informationen Digitale Akten Vorgangstyp 1 ... Vorgangstyp 2 ... Vorgangstyp 3 ... Docutec Xtract ... ... Erkennungssoftware ... ... ... ... • Automatische Klassifizierung ... ... • Automatische Indexierung Vorgangstyp n ... z.B.