Potenziale im Posteingang erschließen - Intelligente und automatisierte Informationsgewinnung aus Dokumenten

FACHBERICHT von Beta Systems Potenziale im Posteingang erschließen Intelligente und automatisierte Informationsgewinnung aus Dokumenten Ein Bericht von Ralf Klinkhammer Senior Manager Product Line Management, Business Line Enterprise Content Management, Beta Systems Software AG Die Vorteile, den Posteingang frühzeitig zu digitalisieren, liegen auf der Hand: Die in der Eingangspost enthaltenen Informationen werden schnell, automatisiert und zielgerichtet im Unternehmen verteilt. Darüber hinaus lassen sich eingehende Dokumente zu existierenden Geschäftsvorfällen zuordnen und archivieren. Das spart Zeit und Geld. Voraussetzung für eine in die IT-Strukturen von Unternehmen tief integrierte Posteingangsbearbei- tung ist eine intelligente Erstbearbeitung, bei der Dokumente nicht einfach nur gescannt werden. Vielmehr müssen darüber hinaus deren Inhalte aus- gelesen, erfasst, indiziert und an weiterverarbeitende Systeme wie ERP, CRM oder Warenwirtschaft übergeben werden. Lösungen wie das univer- selle Posteingangssystem FrontCollect der Beta Systems Software AG be- rücksichtigen alle Dokumentenarten – unabhängig davon, ob diese papier- basierend oder elektronisch eingehen. Solche Systeme schließen die in vielen Unternehmen nach wie vor existierende Lücke zwischen der Postbe- arbeitung und der Unternehmens-IT und ermöglichen somit ein einheitli- ches, unternehmensweites Input Management. -2- Aufgaben der Posteingangsbearbeitung wie eingehende Post sichten, bewerten, sortieren und zielgerichtet verteilen sind eine klassische Domäne der zentralen Poststelle. Diese stehen jedoch im Zeitalter zunehmender Digitalisierung der Ar- beitsabläufe auf dem Prüfstand. Denn die Zeit zwischen dem Eintreffen von Do- kumenten in einem Unternehmen und der eigentlichen Weiterverarbeitung der Dokumenteninhalte ist sehr lang. Zahlreiche Unternehmen gehen angesichts der hohen Kosten für den Betrieb und die Pflege papierbasierender Archive dazu über, Posteingänge zu digitalisie- ren und entsprechend zu archivieren. Liegen alle Informationen digital vor, kön- nen über intelligente Systeme Posteingänge gezielt ausgelesen, klassifiziert und indiziert werden. Damit werden die Voraussetzungen geschaffen, um Dokumente und deren Inhalte elektronisch zu verteilen und die Informationen automatisch in die Backoffice-Systeme und damit die digitale Prozesskette im Unternehmen ein- zupflegen. Das gilt für papierbasierende Posteingänge ebenso wie für elektroni- sche wie Faxe, E-Mails, PDF- oder XML-Dateien. Elektronische Postverteilung Bei der elektronischen Postverteilung werden zunächst alle eingehenden Infor- mationsquellen mittels einer Posteingangslösung wie beispielsweise FrontCollect zusammengeführt und an nachgeschaltete Systeme übergeben. Hierfür werden sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Eingangsdokumente gelesen und analysiert und die Vorgangsart sowie weitere Kriterien für die richtige Weiterlei- tung selbständig identifiziert. Eine solche Klassifikation ist die Ermittlung des Do- kumententyps beziehungsweise des dahinter liegenden Geschäftsvorfalls. Dar- über hinaus ist es mit der entsprechenden Posteingangslösung möglich, Nutzda- ten zu extrahieren, was die anschließende Sachbearbeitung erheblich optimiert. Es spielt keine Rolle mehr, ob Kundenanfragen auf Papier oder elektronisch in das Unternehmen kommen. Selbst unstrukturierte Dokumente können in einem gemischten Posteingang ohne vorherige manuelle Sortierung automatisiert be- arbeitet werden. Das gesamte Input Management kann an zentraler Stelle erfol- -3- gen, was die Stellung der Poststelle in der zunehmend digitalisierten Unterneh- menswelt stärkt. Die Eingangspost wird von dort aus zielgerichtet auf die jeweili- gen Standorte und Filialen verteilt und den zuständigen Sachbearbeitern zur wei- teren Bearbeitung des Vorgangs zugeführt. Für Unternehmen mit mehreren Standorten ist diese elektronische Postverteilung eine kostengünstige Alternative. Darüber hinaus können bei Bedarf zusätzliche Funktionen für weitere Dokumentenarten oder zur Erhöhung der Erfassungsleis- tung hinzugefügt werden. Ein hohes Maß an Investitionsschutz erzielen standar- disierte Schnittstellen und Protokolle. Damit lässt sich die Lösung einfach in be- stehende Anwendungen mit offener Systemarchitektur integrieren. Durch die au- tomatische Extraktion und Zustellung relevanter Informationen profitieren Unter- nehmen von einem schnellen Durchlauf im Posteingang und einem unterneh- mensweit effizienten Informationsfluss.