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Beschreibung
Der Automobilzulieferer ElringKlinger hat seine ReadSoft-Lösung zur Rechnungsverarbeitung um die Möglichkeit erweitert, Auftragsbestätigungen zu
verarbeiten. Diese werden bei ElringKlinger gescannt und alle relevanten Daten wie Bestellnummer, Mengen, Preis und Lieferdatum ausgelesen. Zum Einsatz kommen dabei die Standardmodule „Scan“, „Interpret“ und „Verify“ von ReadSoft DOCUMENTS. Die Daten werden von der ReadSoft-Software als XML-File bereitgestellt und von dort über ein eigenes SAP-Programm abgeholt und in SAP importiert. Dort können die Auftragsbestätigungen mit Abweichungen über eine Selektion von Einkauf und Disposition bearbeitet werden. Stimmen die einzelnen Positionen mit der originären Bestellung überein, wird der Beleg direkt zur Bestellung hinzuarchiviert. ElringKlinger verarbeitet auf diesem Wege wöchentlich rund 50 Auftragsbestätigungen. Bei 75 Prozent passen die Auftragsbestätigungen mit der Bestellung zusammen, die Unstimmigkeiten bei den restlichen Belegen müssen individuell geklärt werden. Würden die Daten nicht auf Übereinstimmungen geprüft, habe das möglicherweise rechtliche Konsequenzen, weil die Auftragsbestätigung dann wie ein neues Angebot zu werten sei, welches angenommen wurde. „Außerdem ist es unser Ziel, alle Dokumente die zu einem Vorgang gehören, zusammenhängend im Archivsystem zu speichern. Dadurch sind die Informationen für die Sachbearbeiter im Einkauf und der Buchhaltung gleichermaßen im Zugriff und die Vorgänge damit für alle Prozessbeteiligten transparent“, erläutert Hartmut Gerberich, bei dem Automobilzulieferer verantwortlich für diese Erweiterung der bestehenden Lösung.
verarbeiten. Diese werden bei ElringKlinger gescannt und alle relevanten Daten wie Bestellnummer, Mengen, Preis und Lieferdatum ausgelesen. Zum Einsatz kommen dabei die Standardmodule „Scan“, „Interpret“ und „Verify“ von ReadSoft DOCUMENTS. Die Daten werden von der ReadSoft-Software als XML-File bereitgestellt und von dort über ein eigenes SAP-Programm abgeholt und in SAP importiert. Dort können die Auftragsbestätigungen mit Abweichungen über eine Selektion von Einkauf und Disposition bearbeitet werden. Stimmen die einzelnen Positionen mit der originären Bestellung überein, wird der Beleg direkt zur Bestellung hinzuarchiviert. ElringKlinger verarbeitet auf diesem Wege wöchentlich rund 50 Auftragsbestätigungen. Bei 75 Prozent passen die Auftragsbestätigungen mit der Bestellung zusammen, die Unstimmigkeiten bei den restlichen Belegen müssen individuell geklärt werden. Würden die Daten nicht auf Übereinstimmungen geprüft, habe das möglicherweise rechtliche Konsequenzen, weil die Auftragsbestätigung dann wie ein neues Angebot zu werten sei, welches angenommen wurde. „Außerdem ist es unser Ziel, alle Dokumente die zu einem Vorgang gehören, zusammenhängend im Archivsystem zu speichern. Dadurch sind die Informationen für die Sachbearbeiter im Einkauf und der Buchhaltung gleichermaßen im Zugriff und die Vorgänge damit für alle Prozessbeteiligten transparent“, erläutert Hartmut Gerberich, bei dem Automobilzulieferer verantwortlich für diese Erweiterung der bestehenden Lösung.
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