Balanced Scorecard in Verwaltung und Non-Profit-Organisationen

3-7910-2043-9 - Scherer, Balanced Scorecard in Verwaltung und Non-Profit-Organisationen VIlI © 2002 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) Inhaltsverzeichnis Vorwort ................................................................................................................... v Abkürzungsverzeichnis ........................................................................................... X A Theoretischer Teil: Rahmenbedingungen und Herausforderungen der BSC-Steuerung in Offentlichen Institutionen .............................................. 1 Besonderheiten der strategischen Steuerung in Öffentlichen Institutionen und der Beitrag der Balanced Scorecard (Andrem Georg Scherer) ......................................................................................... 3 Die Steuerungsfahigkeit wiedererlangen - Die Balanced Scorecard fir das Management von Non-Profit-Organisationen (Markus Gmür/Julia Brandl) ................................................................................. 27 Balanced Government - Die Eignung der Balanced Scorecard als Organisationsentwicklungsprozess in der Öffentlichen Verwaltung (Jens Michael Alt) .................................................................................................. 43 Ist die Balanced Scorecard ein innovativer Ansatz oder ein herkömmliches Kennzahlensystem? (Rainer Beyer) ........................................................................................................ 73 B Praktische Anwendungsfalle: Die BSC in Verwaltung und Non-Profit-Organisationen ................................................................................. 91 Balanced Scorecard als Steuerungsinstrument für Kommunalverwaltungen (Cornelia Gottbehüt).............................................................................................. 93 Ergebnisorientierte Steuerung von Großstädten mit Hilfe von Balanced Scorecards (John LührdKatrin Vernau/Ute Lysk) ................................................................. 117 Balanced Scorecard als Instrument des Controlling in der Bundeswehr am Beispiel des Heeres (Frank HippleriGuido Benzler) ........................................................................... 141 IX Die Balanced Scorecard als Grundlage für ein integratives kennzahlengestütztes Controlling in der Jugendhilfe (Michael Worschischek) ...................................................................................... 165 Einführung der Balanced Scorecard in einer großen diakonischen Wohlfahrts eiririchtung (Rainer BeyerMarkus Horneber) ........................................................................ 191 Einsatz strategischer Steuerungssysteme für stationäre Pflegedienste (Adelheid Susanne Esslinger) .............................................................................. 2 11 Entwicklung einer Balanced Scorecard als strategisches Steuerungsinstrument in einem öffentlichen Klinikum (Sonja Roth) ......................................................................................................... 239 Zur Anwendbarkeit einer Balanced Scorecard im Sportverein (Albert Galli/'arc Wagner)................................................................................ 265 Leistungsorientierung mit der Balanced Scorecard als Baustein eines kirchlichen Controlling (Martin Mertes).................................................................................................... 283 C Synopsis und Kritik ........................................................................................... 3 17 Strategisches Management in öffentlichen Verwaltungen - Zur Funktion und Leistungsfähigkeit der Balanced Scorecard als strategisches Planungs- und Managementkonzept (Dietrich Budüus) ................................................................................................ 3 19 Autorenverzeichnis .............................................................................................. 339

3-7910-2043-9 - Scherer, Balanced Scorecard in Verwaltung und Non-Profit-Organisationen © 2002 Schäffer-Poeschel Verlag (www.schaeffer-poeschel.de) V Vorwort Der vorliegende Band erscheint zu einer Zeit, in der der öffentliche Sektor in der Bundesrepublik mit einer neuerlichen Sparwelle rechnen muss: Die hohen Haushalts- defizite im Bund, in den Ländern und in den Gemeinden zwingen zu einschneidenden Maßnahmen, nicht zuletzt auch um die Stabilitätskriterien der EU einzuhalten. So ist zu erwarten, dass öffentliche Leistungen auf allen Ebenen einer umfassenden Wirt- schaftlichkeitsprüfung unterzogen werden. Hiervon ist auch der Non-Profit-Sektor berührt, insoweit sich die öffentliche Hand aus vielen Bereichen weiter zurückzieht und Private in die entstehenden Lücken einspringen müssen. Zudem ist zu cnvarten, dass die öffentlichen Zuschüsse zurückgehen, so dass die Institutionen sich nach neu- en Geldgebern umsehen bzw. mit geringerer finanzieller Unterstützung besser haus- halten müssen. In einer solchen Situation kommt die „Balanced Scorecard" (BSC) für Verwaltung und Non-Profit-Organisationen gerade recht. Dieses Controlling-Instrument wurde vor zehn Jahren zunächst in der Privatwirtschaft entwickelt und verspricht eine kon- sequente Ausrichtung aller Aktivitäten an der effizienten Umsetzung vorgegebener strategischer Ziele. Dabei steht nicht nur die Kostenersparnis im Vordergrund, son- dern die günstige Positionierung im Wettbewerb um Kunden und knappe Ressourcen. Die BSC ist in der Privatwirtschaft gut eingeführt. So verwundert es nicht, dass neu- erdings auch der Öffentliche Sektor dieses Instrument zur Kenntnis nimmt und zur Steuerung einsetzen will. Hierzu muss die BSC allerdings an die spezifischen Anfor- derungen Öffentlicher Institutionen angcpasst werden. Konkrete Konzepte und de- taillierte Erfahrungsberichte sind jedoch rar. Es ist unsere Überzeugung, dass die hier anvisierte Problematik bislang weder durch die Literatur zum New Public Manage- ment noch zur BSC hinreichend abgedeckt wird: 1. Die bishcrigen Beiträge zur „Neuen Steuerung" bzw. zum ,,New Public Manage- ment" liefern zwar zumeist tiefgehende Diskussionen von Reformvorhaben im öf- fentlichen Sektor. Nach unserer Einschätzung fehlt es jedoch an konkreten Be- schreibungen strategischer Controlling-Instrumente und an Erfahningsberichten zu deren praktischer Umsetzung (Operationalisierungslücke der Venvaltungsreform). 2. Kaplan und Norton, die beiden Erfinder der BSC, haben in jüngster Zeit zwar im- mer wieder das Potenzial der BSC für den öffentlichen Bereich deutlich gemacht. Während aber für die Privatwirtschaft mittlerweile eine große Dichte an Publika- tionen und Fallbeispielen zur Balanced Scorecard zu verzeichnen ist, haben die Er- fahrungen mit der BSC in öffentlichen Organisationen erst begonnen. Systemati- sche Aufarbeitungen von B SC-Anwendungen im öffentlichen und Non-Profit- VI Bereich sind in der Literatur relativ selten und weit verstreut, Gesamtdarstellungen sind eher unterrepräsentiert (Anwendungslücke in öffentlichen Institutionen). Die Herausgeber betrachten es folglich als wichtige und lohnenswerte Aufgabe, die skizzierten Lücken zu schließen. Der Sammelband soll zwei Ziele erfüllen: Zum einen wollen wir die unterschiedlichen Rahmenbedingungen strategischer Steuerung in Öf- fentlichen Institutionen herausarbeiten, zum anderen sollen einige der bisher dort durchgeführten praktischen BSC-Einführungen exemplarisch referiert werden. Dabei wird auch auf die besonderen Implementierungsprobleme eingegangen. Der Sammelband umfasst 14 Beiträge aus der betriebswirtschaftlichen Forschung und aus der Beratungspraxis. In einem ersten theoretischen Teil werden die Spezifika und Steuerungsanforderungen Öffentlicher Institutionen dargestellt. Hierdurch lassen sich die bestehenden Problemfelder verdeutlichen und Anforderungen an eine wirksame strategische Steuerung im Öffentlichen Sektor ableiten. Im zweiten Teil soll die Ent- wicklung der BSC am jeweiligen Einzelfall detailliert nachvollzogen werden. Die Beiträge beziehen sich auf Beispiele aus Kommunalverwaltungen und Bundeswehr, aus dem Pflegebereich, dem Krankenhaus, aus Sportvereinen, Kirchen und aus JU- gendhilfeeinrichtungen. Jeder Beitrag greift darüber hinaus ein besonderes Problem der BSC-Einfuhrung auf. Das Buch richtet sich an Wissenschaftler und Praktiker auf dem Gebiet der strategi- schen Steuerung und des New Public Management, vor allem aber an Reformer, Um- setzungspraktiker und Controlling-Verantwortliche in Verwaltungen und Non-Profit- Organisationen. Entstanden ist dieses Buchprojekt im Rahmen unserer Arbeit am Fachbereich Politik- und Venvaltungswissenschaften der Universität Konstanz. Hier durften wir in den vergangenen zwei Jahren eine Reihe von Studien zur Steuerung mit der Balanced Scorecard in Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen, aber auch in privatwirt- schaftlichen Unternehmen, selbst durchführen oder aber begleiten. Die besondere Ausrichtung des verwaltungswissenschaftlichen Fachbereichs an der Schnittstelle betriebswirtschaftlicher und politikwissenschaftlicher Fragestellungen war in beson- derer Weise geeignet, sich des Themas anzunehmen. Die BSC-Projekte wurden in Form von Einzelfalluntersuchungen direkt mit den je- weiligen Institutionen, z.T. unter Beteiligung von Beratungsunternehmen, durchge- fuhrt. Für diesen Sammelband konnten darüber hinaus eine Reihe von Experten aus der Wissenschaft sowie aus der Organisations- bzw. Beratungspraxis gewonnen wer- den, dic wir irn Rahmen unserer Arbeit kennen lernen durften. Sie haben ihr Wissen und ihre Erfahrung mit uns geteilt. Allen beteiligten Personen und Institutionen gilt daher unser herzlichster Dank! VII Schließlich haben nicht zuletzt Frau Rollnik-Mollenhauer und Frau Knapp vom Ver- lagshaus Schäffer-Poeschel dank des in uns gesetzten Vertrauens sowie ihrer Unter- stützung beim Erstellen der Druckvorlage einen wichtigen Anteil am Zustandekom- men dieses Bandes. Alle Beteiligten haben zur fristgerechten Fertigstellung dieses Buches in hervorragender Weise zusammengearbeitet. Mögen die Beispiele aus diesem Sammelband zur kreativen Nachahmung, vor allem aber zum kritischen Nachdenken anregen. Konstanz und Zürich, im Februar 2002 Andreas Georg Scherer Jens Michael Alt Andreas Georg Scherer* Besonderheiten der strategischen Steuerung in Öffentlichen Institutionen und der Beitrag der Balanced Scorecard 1 Einführung: Strategische Steuerung, Balanced Scorecard und Öffentliche Institutionen 2 Funktionswandel in Öffentlicher Verwaltung und Non-Profit-Organisationen 2.1 Von der Bürokratie zum New Public Management 2.2 Herausforderungen für ein Controlling in Öffentlichen Verwaltungen und Non-Pro fit-Organisationen 3 Die Balanced Scorecard: Formale Grundidee und Integration in den Steuerungsprozess 3.1 Defizite klassischer Performance-Measurement-Instrumente 3.2 Formales Denkraster der Balanced Scorecard 3.3 Einbindung der Balanced Scorecard in den Steuerungsprozess 4 Perspektiven der Anwendung der Balanced Scorecard in der Öffentlichen Verwaltung und in Non-Profit-Organisationen 4.1 Die Balanced Scorecard als Steuerungsrahmen f7ir die Öffentliche Verwaltung 4.2 Problembereiche der Anwendung 5 Literaturverzeichnis * Prof. Dr. Andreas Georg Scherer, Institut für betriebswirtschaftliche Forschung (IfbF), Universität Zürich. 4 Andreas Georg Scherer 1 Einführung: Strategische Steuerung, Balanced Scorecard und Öffentliche Institutionen Die strategische Steuerung von Organisationen hat sich in den vergangenen Jahren zu einem der zentralen Themen in Managementforschung und -Praxis entwickelt. Neben den Managern (Entscheidern) kommt den Controllern und ihren Unterstützungsleis- tungen bei der Planung, Informationsbeschaffung, Kommunikation und Kontrolle eine steigende Bedeutung zu.’ Gleichzeitig vollzieht sich ein Wandel im Controlling- Verständnis. Die Entwicklung weist hier weg vom klassischen Finanzcontrolling, des- scn Kcnnzahlensysteme in erster Linie auf vergangenheitsorientierten, eher kurzfris- tigen Finanzdaten basieren, hin zu einem ganzheitlichen, strategischen Controlling- Verständnis (vgl. u.a. Pietsch/Scherm 2000, Steinle et al. 1998, SteinmandScherer 1996a, dics. 1996b, Weber 1999). Ein strategisches Controlling stützt sich sowohl auf monetäre als auch auf nicht- monetäre Messgrößen, berücksichtigt kurzfristige sowie langfristige Erfolgsindikato- ren und versucht, den gesamten Leistungserstellungsprozess strategieadäquat abzu- bilden, d.h. nicht bloß die Leistungsergebnisse zu erfassen, sondern auch die wich- tigsten Erfolgsfaktoren, um im Sinne einer Vorsteuerung eingreifen zu können. Ein solches Steuerungsverständnis muss zwei Dinge sicherstellen: Zum einen soll die effiziente Umsetzung der Strategie gewährleistet werden, zum anderen soll dafür Sorge getragen werden, dass Veränderungen in der Umwelt oder in der Organisation, die ein Umsteuern des strategischen Kurses erforderlich machen, rechtzeitig erkannt und notwendige Reformulierungen der Strategie initiiert werden. Strategische Steue- rung kann dabei aber nicht mehr als eine exklusive Aufgabe der Organisationsspitze oder einzelner Manager verstanden werden, sondern muss vielmehr von der gesamten Organisation getragen werden (vgl. Steinmann/Kustermann 1996, Steinmannhchrey- ögg 1986, Simons 1995).