Projektmanagement via Internet - Projekte unabhängig von Zeit und Ort effizient und flexibel planen und erfolgreich durchführen

hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick Projektmanagement mit hyScore® Webbasiert Projekte und Massnahmen erfolgreich planen und durchführen Version 4.5 – Ausgabe 1.3 – März 2010 Seite 1 hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick Inhalt Projektmanagement mit hyScore .............................................................................................. 3 Direkter Zugriff auf Ihre Projekte ........................................................................................... 3 Meine Projekte und Aktionen .............................................................................................. 3 Meine Projekt-Scorecard .................................................................................................... 4 Projekte............................................................................................................................. 5 Projektstatus ................................................................................................................... 5 PDCA-Status .................................................................................................................... 6 Projekt-Budgets: Schlüssel für erfolgreiches Projekt-Controlling................................................ 6 Aktionen ......................................................................................................................... 7 Aktionsgruppen ................................................................................................................ 7 Meilensteine .................................................................................................................... 8 Das Gantt-Diagramm ........................................................................................................... 8 Dezentrales Management von Aktionen ................................................................................... 9 Automatische Benachrichtigungen.......................................................................................... 9 Dokumentenmanagement................................................................................................... 10 Berichtswesen .................................................................................................................. 10 Mehr Informationen.............................................................................................................. 12 Version 4.5 – Ausgabe 1.3 – März 2010 Seite 2 hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick Projektmanagement mit hyScore Als ganzheitliches Performance Management System verfügt hyScore über ein leistungsfähiges und ausgereiftes Projektmanagement-Modul, das nahtlos in die anderen hyScore-Anwendungen integriert ist. Durch die webbasierte Technologie von hyScore wird es damit sehr einfach, Aufgaben und Tätigkeiten für Akteure an verschiedenen Standorten übergreifend zu planen und zu koordinieren. In der Version 4.5 haben wir das Projektmanagement- Modul weiter verbessert, noch übersichtlicher gemacht und das Gantt-Diagramm auf eine neue Technologie umgestellt (Flash und XML). Die wichtigsten Funktionen und Leistungsmerkmale der neuen Version stellen wir Ihnen auf den folgenden Seiten vor. Direkter Zugriff auf Ihre Projekte Der Zugriff auf die persönlichen Projekte und Aktionen erfolgt am einfachsten direkt von der persönlichen Startseite aus. Diese wird als erste Seite sofort nach dem Login angezeigt und enthält einen Link auf die Übersicht „Meine Projekte und Aktionen“: Meine Projekte und Aktionen Die Liste zeigt Ihnen einen Überblick über den Status aller Projekte und Aktionen, für die Sie verantwortlich sind und können diese mit einem Mausklick sofort bearbeiten. Den angezeigten Zeitraum der Liste können Sie beliebig festlegen, der Mindestzeitraum beträgt 1 Monat. Überfällige Projekte werden jedoch unabhängig vom gewählten Zeitraum immer angezeigt, solange Sie keine Filter anwenden oder einen Suche durchführen. Version 4.5 – Ausgabe 1.3 – März 2010 Seite 3 hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick Meine Projekt-Scorecard Ebenfalls direkten Zugriff auf Ihre Projekte und Aktionen erhalten Sie mit Ihrer persönlichen Projekt- Scorecard, die Sie ebenfalls über Ihre persönliche Startseite oder aus der Projektstruktur aufrufen können: Die Projekt-Scorecard zeigt alle aktuellen Projekte und Aktionen übersichtlich mit allen relevanten Informationen auf einer Seite an. Auch hier genügt ein einziger Mausklick, um Ihre Projekte oder Aktionen zu bearbeiten oder die Details anzusehen. Version 4.5 – Ausgabe 1.3 – März 2010 Seite 4 hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick Projekte Projekte stellen den Kern des Projektmanagements in hyScore dar. Sie bestehen (mindestens) aus einem Namen und einem Start- und End-Datum sowie der Zuordnung zu der verantwortlichen Person. Darüber hinaus können Sie jedoch noch viele weitere Angaben speichern, wie z.B. ausführliche Beschreibungs- und Erläuterungstexte oder Ausführungen zu den Chancen und Risiken des Projektes. Zudem können Sie Projekte detailliert in einzelne Aktionen untergliedern, Aktionen zu Gruppen zusammenfassen und Meilensteine definieren. Die Anzahl der untergeordneten Elemente und auch die Gliederungstiefe ist dabei nicht begrenzt. Sobald Sie ein Projekt weiter untergliedert haben, werden Start und Ende des Projektes automatisch anhand der darin enthaltenen Einzelaktionen berechnet. Projektstatus Der Status eines Projektes, also die Ampelfarbe, kann automatisch ermittelt oder manuell gesetzt werden. Die Symbole unterscheiden sich ein wenig, damit ein manuell gesetzter Status auch erkannt wird: automatisch gesetzt manuell gesetzt Version 4.5 – Ausgabe 1.3 – März 2010 Seite 5 hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick Der automatische Status eines Projektes wird anhand folgender Regeln gesetzt: • Abgebrochene oder wartende Projekte erscheinen in gelb • In-Time-Projekte erscheinen in grün (d.h. sie wurden rechtzeitig begonnen oder beendet) • Überfällige Projekte erscheinen in rot (d.h. sie wurden nicht rechtzeitig gestartet oder beendet) Status und Fertigstellungsgrad („% fertig“) werden automatisch und tagesaktuell für alle Projekte, Aktionsgruppen und Aktionen berechnet. Darüber hinaus werden diese Angaben auch jedesmal aktualisiert, wenn Sie das Projekt oder eine enthaltene Aktion bearbeiten. PDCA-Status Falls Sie mit hyScore Projekte innerhalb eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses oder innerhalb eines Prozessmanagementsystems durchführen wollen, können Sie auch den PDCA-Status des Projektes manuell setzen. Die entsprechende Grafik wird dann in den Projektübersichten zusätzlich zum Ampelstatus angezeigt: noch nicht Plan Do Check Act definiert Projekt-Budgets: Schlüssel für erfolgreiches Projekt-Controlling HyScore beitet Ihnen drei verschiedene Projekt-Budgets an, die Maßeinheiten können für jedes Budget unterschiedlich sein. Sie können mit diesen Budgets arbeiten, müssen es aber nicht. Sie können die Budgets z.B. verwenden, um internen Aufwand (z.B. Stunden), externen Aufwand (z.B. externe Honorare) und die Investitionen zu verwalten, die im Rahmen des Projektes entstehen. Wenn Sie mit Aktionen arbeiten, um das Projekt zu untergliedern, sollten Sie die Budgets auf jeden Fall auf der Ebene der einzelnen Aktionen festlegen. Zum Einen ist das oft einfacher, da eine Aktion weniger komplex ist als das gesamte Projekt. Zum anderen können Sie anschließend das benötigte Projektbudget aus den einzelnen Aktionen berechnen lassen und erhalten sogar eine Hochrechnung Version 4.5 – Ausgabe 1.3 – März 2010 Seite 6 hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick über Budgetverbrauch und voraussichtlichen Zeitbedarf. Außerdem können Sie den Gesamt- Fertigstellungsgrad des Projektes anhand der Einzelaktionen berechnen lassen, wenn Sie mit Budgets arbeiten. Aktionen Aktionen dienen dazu, ein Projekt in einzelne Teilschritte zu untergliedern. Für Aktionen müssen Sie einen Namen, Startdatum und Endtermin festlegen und eine verantwortliche Person zuordnen. Darüber hinaus können Sie noch weitere Angaben speichern wie z.B. ausführliche Beschreibungen und drei verschiedene Budgets. Für jede Aktion können Sie einen Vorgänger festlegen. Das Startdatum der Aktion verschiebt sich dann automatisch, wenn sich das Enddatum des Vorgängers verschiebt. Vorgänger und Nachfolger werden im Gantt-Diagramm mit einer gestrichelten Linie verbunden dargestellt. Aktionsgruppen Sie können zur besseren Untergliederung mehrere Aktionen zu einer Aktionsgruppe zusammenfassen. Aktionsgruppen werden im Gantt-Diagramm separat dargestellt und erhalten einen eigenen Status und Fertigstellungsgrad, der automatisch anhand der enthaltenen Aktionen berechnet wird. Bei der Berechnung wird die Gewichtung (Dauer) der einzelnen Aktionen berücksichtigt. Version 4.5 – Ausgabe 1.3 – März 2010 Seite 7 hyScore Projektmanagement Leistungsmerkmale im Überblick Meilensteine Meilensteine werden im Wesentlichen so wie Aktionen definiert, allerdings haben Sie kein End-Datum. Meilensteine erscheinen im Gantt-Chart als Stern.