Shared Services im Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg

CASE STUDY Shared Services im Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg Transactions DER KUNDE zukünftige Finanzbuchhaltung war ein leistungsfähiges Das Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg, heute Debitoren-Management. Analysis Stiftung bürgerlichen Rechts, wurde 1817 von Königin Für das Wohlfahrtswerk war die effiziente technologische Katharina von Württemberg gegründet. Als modernes und betriebswirtschaftliche Anbindung seiner Einrichtungen Dienstleistungsunternehmen bietet das Wohlfahrtswerk Control zusammen mit seinen beiden 100%igen und Dienste an das zentrale Finanz- und Rechnungswesen der notwendige erste, entscheidende Meilenstein. Die Tochtergesellschaften, der Wohlfahrtswerk Altenhilfe Expert Services GmbH und der Silberburg Hausdienste GmbH, an 17 einfache und korrekte Abrechnung der Dienstleistungen war Standorten vielfältige Dienste und Angebote für ca. 2000 ein entscheidender Faktor, um den Ressourceneinsatz zu Senioren in stationären Einrichtungen, Betreutem optimieren, den Aufwand zu reduzieren und so Projekt Wohnen, teilstationären, ambulanten und höchstmögliche Wirtschaftlichkeit zu erreichen. • Einführung einer web-basierten Beratungsdiensten. Die Qualifizierung von Mitarbeitern Lösung für Rechnungswesen und in sozialen und pflegerischen Arbeitsfeldern und die Umsetzung des Shared-Services- Beratung von öffentlichen Einrichtungsträgern und Konzeptes für die dezentralen Investoren zu Dienstleistungsangeboten für Senioren Standorte des Wohlfahrtswerkes ergänzen das Leistungsprofil. Zusätzlich ist die Stiftung als für Baden-Württemberg Träger des Freiwilligen Sozialen Jahrs (FSJ) mit 650 Teilnehmern deutschlandweit tätig. Ergebnis Das Ziel ist, ein Angebot bedarfsgerechter, • Bündelung von Finanzprozessen DAS PROJEKT zukunftsweisender und wirtschaftlich tragfähiger im Shared Service Center Vor diesem Hintergrund startete das Wohlfahrtswerk, Dienstleistungen zu gewährleisten, bei denen der Mensch • Konzentration auf die klar im Mittelpunkt steht. Dazu bedarf es nicht nur unterstützt durch eine externe Unternehmensberatung, Kernkompetenzen in den innovativer Ideen in der Betreuung, sondern auch einen intensiven Auswahlprozess, der mit einzelnen Standorten größtmöglicher Effizienz im Zusammenspiel aller Produktpräsentationen der ausgewählten Hersteller- dezentralen und zentralen kaufmännischen Bereiche. Unternehmen abschloss. • Transparente Finanzbuchhaltung für alle Organisationsbereiche Hierzu gehört insbesondere das Finanzmanagement. Für Jörg Schultz, Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen beim Wohlfahrtswerk, stand die • Stringentes Debitoren- Entscheidung bereits während der ersten Präsentation fest: Management mit DIE AUSGANGSSITUATION automatisiertem Mahnwesen "Bei CODA-Financials war schon in der Präsentation Im Rechnungswesen fehlte dafür eine durchgängige erkennbar, dass unsere komplexen, individuellen • Reduktion der Kosten des Finanzlösung. Bei der Entscheidung, ein neues System zur Anforderungen schnell realisiert werden können. kaufmännischen Bereiches und Finanzbuchhaltung einzuführen, standen daher Aspekte Wir standen unter enormem Zeitdruck, wollten so Sicherung der wirtschaftlichen wie Zukunftssicherheit, Qualitäts- und Effizienzsteigerung schnell wie möglich mit dem neuen System live Tragfähigkeit der Stiftung im Mittelpunkt. gehen. Insbesondere die Transparenz, Lösungsmodule In der Stuttgarter Zentrale der Stiftung hatten die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit aller Verantwortlichen klare Vorstellungen von "ihrem" neuen Informationen auf einer einheitlichen Datenbasis, • CODA e-Finance System, aber auch von den Rahmenparametern: Als sprich auf einer Transaktionslinie sowie die • CODA e-Framework Mehrdimensionalität und Erweiterbarkeit Produktanbieter wurde ein Spezialist mit Erfahrung • CODA e-Assets beeindruckte. CODA überzeugte einfach – die gesucht, der wirtschaftliches und technisches Know-how • CODA-XL richtige Lösung, der richtige Partner!" zu verbinden weiß und der Sicherheit bietet, auch durch zukunftsorientierte Technologien. Darüber hinaus enthielt ein umfangreiches Pflichtenheft konkrete fachliche Anforderungen. Oberste Priorität für die w w w.coda.com/de CASE STUDY Dieses Vertrauen erwies sich im Nachhinein als gerechtfertigt. Das "Wir können in CODA-Financials zu den Buchungen individuelle Texte Wohlfahrtswerk konnte eine positive Bilanz ziehen: abspeichern, haben so im System von jedem Ort aus und jederzeit alle notwendigen Informationen zur Verfügung. Nur ein Klick in der • Exakt 5 Monate nach Vertragsunterzeichnung konnte das neue Funktion „Browse Details“ und wir sehen z.B. die Kostenstelle, die Finanzsystem bereits eingesetzt und der Jahresabschluss mit CODA- gesamten Abrechnungsdaten, die entsprechenden Bereiche oder das Financials durchgeführt werden. Gegenkonto und den Ursprungsbeleg (z.B. Lieferantenrechnung). Sogar • Die Integration der Module Anlagenbuchhaltung, Lohn & Gehalt, der Ursprungsbeleg ist direkt einsehbar und steht im System zentral zur Kontoauszüge/Zahlungen, Heimverwaltung und Fakturierung war nach 5 Verfügung. Früher mussten wir für diese Informationen in den Monaten weitgehend abgeschlossen. entsprechenden Unterlagen nachschlagen.