ECM zwischen Erfassung, Organisation und Nutzung von Informationen

ECM zwischen Erfassung, Organisation und Nutzung von Informationen: Dynamik der Geschäftswelt fordert schnelle Reaktionsmöglichkeiten Autor: Josef Huber, Vice President Central & Eastern Europe, Stellent GmbH Die Dynamik unserer Geschäftswelt fordert immer mehr leistungsfähige, flexible und kostensenkende Softwarelösungen, doch immer noch wird in Angebote investiert, die diese Dynamik behindern und wenig Zukunftssicherheit bieten. Wenn also Unternehmen und Behörden in neue Softwarelösungen investieren, dann sollten mindestens in zwei der drei folgenden Bereiche erhebliche Fortschritte erzielt werden: • Ersatz proprietärer und damit unflexibler, teurer Anwendungen • Konsoldierung von fragmentierten, isolierten Informationssilos • Konsolidierung einer kostspieligen, dezentralisierten, oftmals schlecht verwalteten und nicht ausreichend gesicherten IT-Infrastruktur Die Verwaltung von unstrukturierten Inhalten (Content) ist in diesem Zusammenhang in der Regel ein besonderes Dilemma, das nahezu jeden Mitarbeiter eines Unternehmens betrifft. Die Herausforderung bei der Verwaltung von Content liegt im Spannungsfeld zwischen Erfassung, Organisation und Nutzung von Informationen. Schnelle Reaktionsmöglichkeiten auf Veränderungen im Unternehmen und in dessen Umfeld auf der einen Seite – eine lückenlose Erfassung und Nachverfolgungsmöglichkeiten, die Einhaltung von Richtlinien (Compliance), Speicherung und Aufbewahrung andererseits erfordern eine klar formulierte Strategie und entsprechende Konzepte. Der aktuelle Status in vielen Unternehmen spricht eine deutliche andere Sprache – historisch gewachsene, oft im Grabenkampf Abteilung gegen Zentrale durchgeboxte, komplexe und schlecht oder gar nicht integrierte Systeme mit einer Vielzahl verschiedener Benutzerschnittstellen, unterschiedliche Security- Modelle, etc. kosten bereits Unsummen im Bereich IT und noch viel mehr, betrachtet man die Produktivitätsverluste, die aus schwer oder gar nicht zugänglichen Informationen entstehen. Eine homogene ECM-Plattform ermöglicht, sowohl die benötigten Business-Applikationen effizient bereitzustellen, wie auch die Anforderungen der IT nach Integration, Konsolidierung und Harmonisierung zu erfüllen. Die IT-Abteilungen der Unternehmen und deren Manager müssen endlich die Initiative ergreifen, ECM-Strategien und –konzepte entwickeln und umsetzen, und so kurzsichtige, abteilungsspezifische und oft im Nachhinein teure Lösungen verhindern. Technologie und Funktionen von Enterprise Content Management werden verstärkt durch Globalisierung, Verlagerung von Produktions- und Entwicklungsstätten und einem sich immer schneller verändernden Kunden- und Mitbewerbsumfeld, zunehmend zum Dreh- und Angelpunkt für Unternehmen, wenn es um die eigene Wettbewerbsfähigkeit geht, nämlich Unternehmenswissen schnell in Produkte und Dienstleistungen umzusetzen. Content repräsentiert mehr als 80% des Wissens eines Unternehmens, Wissen ist der Rohstoff der Zukunft, die von der optimalen Verteilung und Nutzung dieses Wissens noch mehr geprägt sein wird als heute. Die Bereitstellung von Wissen wird treibender Faktor eines neuen Unternehmensarbeitsplatzes, der kollaborative Anwendungen, Dokumente und Formulare, Content und Multimediadaten qualitätsgesichert und im Kontext mit strukturierten Daten zur Verfügung stellen wird. Solche Unternehmensarbeitsplätze werden auf einer Infrastruktur basieren, die alle Arten von Content und Daten integriert, den Zugang zu diesen Informationen vereinheitlicht und ermöglicht, informations- und wissensorientierte Aufgaben effizient und schnell zu erledigen. In dem Maße, wie Unternehmen wissensorientierte Arbeiten rationalisieren, werden sich Enterprise Content Management-Plattformen in Kombination mit Portalen als die wirksamsten Werkzeuge hierfür erweisen. Gleichzeitig werden Ansammlungen isolierter Anwendungen mit individuellen Benutzeroberflächen verschwinden. Derzeit verschwenden “Knowledge Worker“ 15% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, die im Unternehmen vorhanden sind, mit der Verwaltung von Emails oder ihrer individuellen Ablagesysteme, sodass zu wenig Zeit für produktive Aufgaben bleibt. Die Schnittstelle zum Wirtschaftsgut Information muss vollständiger, intuitiver und schneller werden und dabei die Offenlegung der zu Grunde liegenden Infrastruktur vermeiden. Angesichts des kontinuierlichen Informationsflusses innerhalb und außerhalb eines jeden Unternehmens ist es zwingend erforderlich, ein homogenes, zuverlässiges Informationsmanagementsystem sicherzustellen. Nur dann ist sichergestellt, dass die richtigen Informationen im richtigen Moment den richtigen Empfänger im richtigen Kontext erreichen – und das auf dem richtigen Gerät. Mit anderen Worten: Die Unternehmen brauchen eine vereinheitlichte Content Management-Plattform, die den Sauerstoff liefert, den das Unternehmen "zum Atmen" braucht. Für Unternehmen, die unstrukturierte Informationen effizient und sicher verwalten wollen, bieten Software-Hersteller mittlerweile vielfältige Lösungen an. Umfassende Tools wie Stellent Universal Content Management ermöglichen die automatisierte Abbildung von Geschäftsprozessen rund um das Management von geschäftskritischen Dokumenten, Multimedia Assets sowie Inhalten von Websites, Unternehmensportalen, Extranets und Intranets. Hierzu stehen spezielle Applikationsmodule für Web Content Management, Dokumentenmanagement, Digital Asset Management, Records Management, Digital Rights Management und Collaboration zur Verfügung. Leistungsfähige Lösungen wie die Stellent ECM-Suite enthalten neben einem Workflow-System auch eine Volltextsuchmaschine, Agenten für Archivierung und Replikation und eine Fülle weiterer wichtiger Funktionen. Die Anwender können Inhalte aus vertrauten Anwendungen wie Word, Excel oder Powerpoint aber auch über HTML-Formatvorlagen publizieren. Neben einer personalisierten Navigation gibt es verschiedene Suchmöglichkeiten und es können nutzerspezifische Lesezeichen beziehungsweise Abonnements für bestimmte Inhalte angelegt werden. Bei der Publikation werden Inhalte aus den unterschiedlichsten Quellen zusammengeführt, automatisch in das jeweilige Webformat (HTML, XML, WML, cHTML, pdf ) konvertiert und bei Bedarf im Intranet, Extranet oder Internet oder in anderen Unternehmensapplikationen publiziert, wo diese Inhalte dann für bestimmte Nutzergruppen, Ausgabemedien und Applikationen personalisiert dargestellt werden können. Leistungsfähige ECM-Suites können aufgrund ihrer service-orientierten Architektur (SOA) auf Basis von Standardtechnologien wie J2EE/EJB, Web Services, SOAP/XML oder NET nahtlos mit anderen Anwendungen integriert werden. Durch nachweisbare kurze Implementierungszeiten mit niedrigen Kosten wird ein schneller Return-On-Investment erreicht.