Zeitwirtschaft: Durch Transparenz Vertrauen schaffen

FACHTEIL Zeitwirtschaft Durch Transparenz Vertrauen schaffen Wer erstmals ein Zeiterfassungssystem einführt, sieht sich meist mit vielen Ängsten der Mitarbeiter konfrontiert. Sie befürchten übermäßige Kontrolle und weniger Freiheiten bei der Zeiteinteilung. Die AGES in Österreich hat mit Information und Transparenz mehr als nur Akzeptanz für das neue System erreicht. S owohl in der Sicherstellung der aufwand. Jeder Mitarbeiter erfasste sei- 2005 für die Lösung der GFOS mbH ent- Gesundheit von Menschen, Tieren ne Zeiten in einer eigenen Exceltabelle, schied. und Pflanzen als auch im eigenen Betrieb die einmal im Monat an den jeweiligen Die Anforderungen an das gesuchte Sys- überlässt die österreichische Agentur für Vorgesetzten übergeben wurde. Dieser tem waren hoch. „Wir benötigten nicht nur Gesundheit und Ernährungssicherheit hatte kaum die Möglichkeit, die geleiste- eine Zeiterfassungssoftware, sondern ein AGES nichts dem Zufall. Seit ihrer Grün- ten Stunden zu überschlagen und bei ganzheitliches System, das auch den dung Mitte 2002 nimmt sie im Auftrag Abweichungen steuernd einzugreifen. Bereich Zutrittskontrolle abdecken und der Republik Österreich vielfältige Auf- Anschließend mussten die Daten der ein- über eine Workflow-Komponente, also gaben auf dem Gebiet der Ernährungssi- zelnen Mitarbeiter zusammengefügt und Employee Self Services, verfügt“, erklärt cherheit wahr. Sie untersucht und begut- an die Lohnabrechnung übergeben wer- Dr. Gerald Benesch, Bereichsleiter Recht achtet nach dem österreichischen Lebens- den. und Verwaltung. mittelgesetz, führt veterinärmedizinische Außerdem kam eine weitere Schwierig- Ein wichtiger Grund, warum sich die Untersuchungen durch und beschäftigt sich keit hinzu: Nur ein Drittel der AGES-Mit- Bewertungskommission für das System mit der Bekämpfung sowie Prävention arbeiter sind Angestellte, die anderen X/Time entschied, war dessen hohe Para- von Infektionskrankheiten beim Men- zwei Drittel sind Beamte. Dies hat unter- metrierbarkeit, mit der die zahlreichen Zeit- schen. schiedliche Tarife bei der Abrechnung modelle einheitlich abgebildet werden Die AGES beschäftigt rund 1300 Mitar- zur Folge. Um diese Prozesse zu verein- können. Dadurch versprach sich die AGES beiter, aufgeteilt auf Standorte in Wien, fachen, beschloss die Institution 2004, zum einen eine bessere Kontrolle, zum Graz, Innsbruck, Linz, Mödling und Salz- sich auf die Suche nach einem geeigne- anderen aber auch die Gleichbehandlung burg. Die dezentrale Struktur mit den ten Zeitwirtschaftssystem zu machen. aller Mitarbeiter. verteilten Standorten sowie die daraus Gerade für Unternehmen, die zuvor auf resultierenden diversen Zeitmodelle stell- Erweiterbare Lösung gesucht Vertrauensarbeitszeit gesetzt haben, sind ten zunächst eine besondere Herausfor- Vor Ausschreibung des Projekts holten die die Benutzerfreundlichkeit und Transpa- derung bei der Erfassung der Arbeitszei- Wiener zunächst Marktinformationen ein. renz des neuen Systems von großer Bedeu- ten der Mitarbeiter dar. Die manuelle Anschließend wurde ein umfangreiches tung, denn somit wird in der Regel eine Planung mit Excel führte zu Ungenauig- Ausschreibungsverfahren auf den Weg schnellere Akzeptanz auf Arbeitnehmer- keiten. Hinzu kam ein enormer Arbeits- gebracht, auf dessen Grundlage man sich seite erreicht. „Unsere Mitarbeiter waren 50 09 | 2008 www.personalwirtschaft.de von der Einführung eines Zeiterfassungs- abdecken mussten und daher kleinere nur die Erfassung und Bearbeitung von systems zunächst nicht begeistert. Sie Schwierigkeiten unvermeidbar waren“, An- und Abwesenheitszeiten wurden befürchteten, ständig unter Beobachtung sagt Harald Schira. So gab es zum Beispiel erleichtert, auch hier ist die Transparenz zu stehen und kontrolliert zu werden“, anfangs Probleme beim Einpflegen von gestiegen. erläutert Dr. Harald Schira, Leiter des Überstunden. Da die Auszahlung der „Anfangs äußerten Vorgesetzte häufiger Bereichs Personal bei AGES. Um dieses Überstunden quartalsweise erfolgt, waren ihren Unmut, sie könnten den Nutzen Misstrauen dem System gegenüber abzu- die Mitarbeiter gewohnt, ihre Überstun- nicht unmittelbar erkennen. Ein solches bauen, setzte die Agentur auf die zahlrei- den am Ende eines jeden Quartals gesamt System muss auch genutzt werden, um chen Vorteile, die sich für die Belegschaft genehmigen zu lassen. Durch die nun- die Vorteile deutlich zu machen“, betont durch die neue Software ergeben. „So mehr notwendige tägliche Beantragung Franz Schuller, Bereichsleiter Organisa- haben wir zum Beispiel darauf verwiesen, der Überstunden mussten die Mitarbei- tion und Informationstechnologie. Für dass Vorgesetzte nun zweifelsfrei auf ter einen Veränderungsprozess durch- viele Personalverantwortliche bedeutet geleistete Überstunden aufmerksam wer- laufen. „Diese und ähnliche Probleme dies, dass sie ihrer Steuerungsfunktion den und diese so berücksichtigen kön- konnten aber in Zusammenarbeit mit dem auch nachkommen müssen. „Hier über- nen“, berichtet Helga Jäger, Verantwort- Anbieter schnell behoben werden“, resü- wog zunächst die Skepsis, doch nun sind liche für X/Time. miert Schira. Anfang 2007 wurde dann sich alle einig, dass ein Zeitwirtschafts- Durch die Workflow-Komponente profitie- mit dem endgültigen Rollout des Systems system ein wichtiger Baustein moderner ren die Mitarbeiter zudem vom geringe- auf alle Standorte begonnen. Personalpolitik ist. Ein subjektives Gefühl ren Verwaltungsaufwand. Sie können bei- kann nun objektiv nachvollzogen wer- spielsweise Urlaubsanträge und Fehlzei- Durch Reduzierung gewinnen den“, betont Helga Jäger. tenkorrekturen papierlos über das Intra- Schon heute ist ersichtlich, dass die Ein- net an den jeweiligen Vorgesetzten senden führung der Zeitwirtschaftssoftware zahl- Von Beginn an weiter denken und genehmigen lassen. Eine händische reiche Vorteile mit sich gebracht hat, Bedingt durch die dezentrale Struktur Erstellung und Übermittlung entfällt. sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeit- der AGES bestand auch im Sicherheits- nehmerseite. Allein die Vereinheitlichung bereich Handlungsbedarf. Die Sicherheits- Zeit für die Planung nehmen der Dienstzeiten, die zuvor an allen Stand- lösung ZUK aus dem Hause GFOS wurde Nachdem die Entscheidung für das Sys- orten unterschiedlich waren, führte zu parallel mit dem Zeiterfassungsmodul tem gefallen war, erfolgte eine ausführli- einer enormen Arbeitserleichterung für eingeführt. Die Institution plant zudem che Planungsphase. Deren Aufwand war die Personalabteilung. „Aktuell haben wir bereits eine dritte Ausweitung des Sys- verhältnismäßig groß, da umfangreiche noch 57 Zeiterfassungsmodelle, die neben- tems. „Als nächsten Schritt wollen wir AGES-spezifische Anforderungen abge- einander abgebildet werden. Unser Ziel auch die Personaleinsatzplanung einset- bildet werden mussten. Zu Beginn des ist es aber, in absehbarer Zeit auf 25 zen. Darüber hinaus arbeiten wir heute Projekts waren dies unter anderem mehr Modelle zu kommen, um den Verwal- bereits an einer Erweiterung der beste- als 100 Zeitmodelle, die inzwischen auf tungsaufwand erneut zu reduzieren“, so henden Workflow-Komponente. Diese soll 57 reduziert werden konnten. Aus Grün- Helga Jäger. noch intensiver zum Einsatz kommen, den der Aufwandsreduzierung hat die Einen großen Vorteil erkennen die Füh- damit zukünftig beispielsweise auch Aus- Agentur ähnliche Arbeitzeitmodelle, die rungskräfte in der verbesserten Kontroll- landsdienstreiseanträge darüber erfasst aus der Historie her resultierten, zusam- möglichkeit, die ihnen das System bietet. werden können“, erläutert Helga Jäger mengefasst. Auf einen Blick ist nun erkennbar, wer die weitere Planung. Das Projekt ist also Nach Abschluss dieser Phase wurden wann gekommen oder gegangen ist. Die noch lange nicht abgeschlossen, man sieht zunächst die Mitarbeiter in einer einwö- Agentur nutzt die Kontrollfunktion jedoch es eher als einen dauerhaften Weiterent- chigen Schulung mit dem System ver- eher indirekt, man setzt weiter auf sozia- wicklungsprozess, der Schritt für Schritt traut gemacht, bevor es ein halbes Jahr le Kontrolle und das Prinzip der Selbst- weiter ausgebaut werden soll. im Testbetrieb eingesetzt wurde. Diesen verantwortung. „Allein das Wissen um die Zeitraum nutzten die Projektleiter der Transparenz trägt dazu bei, dass Richtli- AGES und die Mitarbeiter für den Erfah- nien befolgt werden. Die Einhaltung sel- Autorin rungsaustausch und weitere Schulungen.