E-Interview "IT-Kosten optimieren statt ziellos senken" mit Norbert Kettner

E-Interview: IT-Kosten optimieren statt ziellos senken Name: Norbert Kettner Tätigkeit: Partner, Geschäftsführer für den Bereich Zulieferindustrie Unternehmen: Accenture Kurzeinführung in das Thema: Der konjunkturelle Druck erzwingt in diversen Branchen weitgehende Kostensenkungs- Maßnahmen, vor allem im Marketing und in der IT. In derartig schwierigen Phasen geplante Ausgaben zu überdenken, ist sinnvoll. Nicht selten werden dabei allerdings zur Zeit Ausgaben über alle Bereiche relativ „flächendeckend“ reduziert (10% runter!), nicht aber systematisch optimiert. So bleiben Kostensenkungspotenziale ungenutzt, gleichzeitig aber wird u. U. auch die Substanz eines Unternehmens gefährdet. Für die Unternehmen, die bei Kostensenkungen die langfristigen Unternehmensziele aus den Augen verlieren, – so die Unternehmensberatung Accenture – folgt allerdings schnell das böse Erwachen. Um nun in der IT Kosten zu optimieren, nicht wahllos zu senken, hat Accenture einen IT-Health Check entwickelt. In diesem E-Interview schildert Norbert Kettner, Partner von Accenture, den Status-Quo beim Kostensenken in Deutschland und skizziert das Vorgehen beim IT-Health Check. „Zehn Prozent geringere Kosten – 30 Prozent mehr Mittel für strategische Investitionen“ sind danach auf der Basis dieses Vorgehens realisierbar. Sehr geehrter Herr Kettner, Competence Site: Zur Zeit scheinen die Unternehmen vor allem drei Ziele zu verfolgen: 1. Kosten senken 2. Kosten senken und 3. Kosten senken. Wie wirkt sich die aktuelle Konjunkturlage Ihrer Erfahrung nach auf IT-Budgets und IT-Investitionen aus? Wird generell reduziert oder sind vor allem einige Branchen und Segmente besonders betroffen? Werden vor allem neue Projekte verschoben oder auch bereits begonnene Initiativen überdacht? Norbert Kettner: In bezug auf die IT-Landschaft gilt es, Kosten für Instandhaltung und Wartung der be- stehenden Systeme von solchen im Rahmen neuer Projekte zu unterscheiden. 85-95% der Kosten sind der erstgenannten Kategorie zuzuordnen, während nur 5-15% für innovative Vorhaben Verwendung finden. Im Rahmen der derzeitigen Budgetkürzungs- welle verschlechtert sich das Verhältnis weiter: Immer weniger Mittel werden für zukunftsorientierte Projekte freigemacht; man kann von einer Abwärtsspirale sprechen. Dabei wäre genau jetzt der Zeitpunkt gekommen, um strategische Investitionen zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit zu tätigen. Typisch für die derzeitige Situation ist auch, daß bei allen Projekten die Wirtschaftlich- keit und Sinnhaftigkeit der Vorhaben kritisch hinterfragt wird. Es erfolgt in zunehmen- dem Maße eine fundiertere Analyse der entstehenden IT-Kosten einerseits, und der resultierenden IT-Leistung andererseits – vor allem im Bereich E-Business. Nur wenn Effizienz und Effektivität substantiell gesteigert werden können, erfolgt die Genehmi- gung bzw. Weiterführung von Projekten. Die Investitionen müssen also Wert stiften. Competence Site: Wie systematisch gehen die Unternehmen bei der Kostenanpassung vor? Droht vielfach noch der Rasenmäher-Ansatz (10% runter) oder wird in der Regel schon differenziert? Gehen Großorganisationen dabei strategischer vor als der Mittelstand oder sind andere Aspekte eher entscheidend für den Unterschied zwischen und „Budgetierern“ und „Strategen“? Norbert Kettner: In puncto „Systematik bei der Kostenanpassung“ pauschale Aussagen für alle Unternehmen zu tätigen, ist schwierig. Tendenziell kann man sagen, daß Großunternehmen eher generalistisch vorgehen: Sie verhängen oftmals ein Projekt- Stopp, ohne Ausnahmen zu machen. Mittlere Unternehmen gehen hier i.d.R. differenzierter vor. Sie unterscheiden zwischen absoluten Budget-Kürzungen und notwendigen Investitionsgenehmigungen in bestimmten Bereichen. So wird bspw. noch umfangreich in E-Commerce-bezogene Initiativen investiert, insbesondere in eProcurement- sowie CPC-Lösungen. Gerade dort liegen nämlich große Einsparungspotentiale für die Unternehmen. Generell ist festzustellen, daß sich immer mehr Top-Entscheider sehr viel intensiver als früher um IT kümmern. Die IT gewinnt zunehmend an strategischem Gewicht. Competence Site: Bei Ihrem IT-Health Check wird zunächst per Fragebögen der Status-Quo erfaßt. Was sind hier typische Fragen bzw. wichtige Bereiche, die beleuchtet werden? Können Sie uns die Gliederung dieses Fragebogens verraten? Was geschieht dann im Rahmen des eintägigen Workshops? Norbert Kettner: Der IT-Health Check Fragebogen hat eine dreigliedrige Struktur. Im ersten Teil werden Aspekte der IT-Strategie beleuchtet. Im zweiten Abschnitt folgen Fragen zu den IT- Fähigkeiten des untersuchten Unternehmens. In diesem Rahmen gilt den informations- technologischen Prozessen, den Anwendungen und der Infrastruktur das Interesse. Der dritte und letzte Teil beschäftigt sich mit organisatorischen Fragestellungen. Eine typische Frage lautet etwa: Wie verteilen sich Ihre IT Kosten auf die beiden Positionen Betriebs- und Wartungskosten einerseits, und strategische Kosten andererseits? Der IT-Health Check Workshop dient zum einen dazu, die Verbesserungspotentiale, welche sich aus der Analyse der Fragebögen ergeben, in persönlichen Gesprächen erneut aufzugreifen und gegebenenfalls zu validieren. Zum anderen soll durch den Workshop noch weiteres Optimierungspotential identifiziert werden, damit der Gesundheitscheck tatsächlich umfassend ist. Competence Site: Nach der Analyse folgt bei Ihrem IT-Check die Festlegung der IT-Strategie. Was wird in diesem Zusammenhang festgelegt? Wie kann man sich konkret die Dokumentation der IT-Strategie vorstellen? Wie weit wird die IT-Strategie bei Ihrem Vorgehen „heruntergebrochen“? Norbert Kettner: Bei dem IT-Health Check handelt es sich um einen ersten, jedoch aussagekräftigen Blick auf die individuelle IT-Situation des analysierten Unternehmens. Was der Kunde erwarten kann, sind fundierte Handlungsempfehlungen für die wichtigsten erfolgsentscheidenden Themen. Ein solches zentrales Handlungsfeld ist z. B. CPC. Dieses Thema wurde zwar bereits von zahlreichen Kunden als erfolgskritisch erkannt, es wurden jedoch in vielen Fällen noch keine konkreten Maßnahmen eingeleitet. Competence Site: Welche Ansätze sind dann zur Steigerung der IT-Effizienz besonders vielversprechend und welche Potenziale bieten diese Ansätze? Zentralisierung, Insourcing/Outsourcing, Synchronisierung von Projekten, Optimierung des Projektmanagements oder ABC- Analysen – wo sind die größten Optimierungshebel zu erwarten? Norbert Kettner: Auch unsere Kunden stellen uns häufig die Frage nach In- oder Outsourcing. Unser Ansicht nach geht es weniger um die Entscheidung zwischen diesen, als vielmehr um die Entwicklung und Verfolgung einer ganzheitlichen Perspektive, d.h. um die Optimierung der gesamten Organisation und aller Prozesse. Das von Ihnen angesprochene Projektmanagement birgt in der Tat große Potentiale. Dies dokumentieren Studien, die nur 16% aller IT-Projekte einen erfolgreichen Abschluß attestieren. Mit anderen Worten: nur ein Bruchteil aller IT-Initiativen wird am geplanten Termin mit dem geplanten Budget und dem geplanten Nutzen bzw. den prognostizierten Einsparungen verwirklicht. Competence Site: Im letzten Schritt des Checks öffnen Sie Ihre Kunden für IT-Erweiterungen und strategische und innovative Funktionalitäten. Wie offen sind Ihre Kunden in dieser Zeit für e-Vorschläge? Norbert Kettner: Da zahlreiche Unternehmen mittlerweile – aufgrund des Kostendrucks der vergangenen Jahre - gut organisiert sind, rücken Aspekte wie die Vernetzung mit Kunden und Lieferanten (Logistik, Engineering, ...) ins Zentrum des Kundeninteresses. Grundsätzlich sind unsere Kunden immer dann sehr offen für „e“-Initiativen, wenn folgendes gilt: Die Wirtschaftlichkeitsrechnung muß kleine Amortisationsdauern erkennen lassen. Die Zeit des unreflektierten Experimentierens ist vorbei, es bedarf immer eines validen Business Case. Nur wenn die Investitionen im substantiellen Umfang Werte schaffen, werden diese (weiter) verfolgt. Competence Site: Können Sie beispielhaft (anonymisiert) das Vorgehen und die Ergebnisse bei einem Ihrer IT-Health Checks darstellen? Wie kam es zur Zusammenarbeit, was war die Ausgangssituation, was ergab die Analyse, wo waren Kostensenkungen möglich und welche Erweiterungen schlugen Sie vor? Norbert Kettner: Gerne möchte wir Ihnen ein solches anonymisiertes Beispiel schildern: Im vorliegenden Fall war der Auftraggeber der Vorstand, der sich an Accenture als führende Beratung gewendet hat. Ziel war es, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig Bewegungsfreiheit für die neuen strategisch wichtigen Themen zu erhalten. Die Analyse der Ausgangssituation des Kunden zeigte u.a., daß dieser 85% seines IT Budgets darauf verwendete, die bestehende IT-Landschaft zu pflegen bzw. aufrecht zu erhalten, und nur 15% für die Erweiterung in Richtung strategisch wichtiger Themen ausgab. Der Vorschlag von Accenture, von welchem wir hier nur einige Aspekte aufgreifen können, sah im Rahmen der sogenannten Effizienzphase u.a. vor, das Management der Wartungstätigkeiten für bestehende Systeme zu optimieren. Auf der Basis der Ergebnisse einer Wirtschaftlichkeitsanalyse wurde der Wartungsaufwand für die bestehenden Systeme beträchtlich reduziert. In der anschließenden Erweiterungsphase konnten die in der ersten Stufe frei gewordenen Ressourcen z.T. für die Bearbeitung neuer Themen eingesetzt werden, bspw. wurde eine umfassende CPC-Initiative eingeleitet. Competence Site: Wie ist bisher die Akzeptanz des IT-Health Checks? Besteht die Gefahr, dass Kunden den IT-Health Check nur als „trojanischen“ Einstieg in die Projektakquisition mißinterpretieren? Wie verdeutlichen Sie den Wert des IT-Checks? Wendet sich der IT- Check vor allem an Neu- oder auch an Altkunden? Norbert Kettner: Die Akzeptanz des IT-Health Check ist sehr hoch.