Budget planen mit Business Intelligence

Budgets optimal planen – Textildiscounter NKD setzt auf arcplan Edge Remo Scholz, NKD Oliver Schreyer, arcplan 31.03.2011 © arcplan 2011 Agenda ￭ NKD Daten & Fakten ￭ Allgemeine Ausgangssituation ￭ Die (BI) Herausforderung der NKD ￭ Das Ziel ￭ Bedarfsanalyse ￭ Entscheidung ￭ Die Lösung: arcplan Edge ￭ Kostenstellenplanung bei NKD ￭ Umsetzung ￭ Ergebnis ￭ Ausbau & Ausblick ￭ Fazit ￭ Ihre Fragen ? Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 2 Daten & Fakten  1962 eröffnet Burkard Hellbach das erste NK Discount Verkaufslokal in Essen - Rüttenscheid für den Handel mit preiswerten Textilien  NKD beliefert heute über 1.500 Filialen in Deutschland, Österreich, Schweiz, Italien, Slowenien und Kroatien  Hauptsitz ist Bindlach bei Bayreuth  Mehr als 6.800 Mitarbeiter  Umsatz: 578 Millionen Euro in 2010  #16 im Umsatzranking der deutschen Textileinzelhändler*  NKD - Logistik bewegt jeden Monat acht Millionen Teile bzw. 2.800 Tonnen Ware  32.000 m² großes Zentrallager in Bindlach *Quelle: Textil Wirtschaft 34/2010 Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 3 Allgemeine Ausgangssituation Der Textilhandelsmarkt heute ist geprägt von  zügigem Wachstum  zunehmendem Wettbewerbsdruck  schnelllebigen Trends  Internationalisierung der Märkte Entwicklung bei NKD  Online-Shop  Starke Expansion in Deutschland in neue Länder  Verstärkte Warenbeschaffung in Fernost  Ausweitung des Warenangebotes (Accessoires, Reisen, Wohnen,..) „Die Strukturen eines Textilfachhändlers werden durch die Internationalisierung zunehmend komplexer!“ Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 4 Die (BI) Herausforderung der NKD  Hoher manueller Aufwand  Mehrere Excel Sheets beim Planungsprozess im Umlauf  Keine automatisierte Reporterstellung (manuell mit Excel)  Große Fehleranfälligkeit / Manipulierbarkeit  Geringe Detailtiefe wegen zu hohem Datenvolumen  Keine Möglichkeit der automatisierten Verteilung  Flexible, unterjährige Planung sehr aufwändig  Internationalisierung des Reportings zeitintensiv und unflexibel  Schwierigkeiten bei der Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen birgt für Excel ein Risiko bei Änderungen in operativen Systemen „Wir brauchten dringend ein neues Business-Intelligence (BI)-System für die Budgetplanung! Jörg Hansen, Leitung Strategisches Reporting / MIS der NKD Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 5 Das Ziel „Das Ziel des Wechsels ist die… - Vereinfachung - Beschleunigung und - Verbesserung …. des Budgetierungsprozesses. Eine Optimierung und agile Planung in diesem Bereich schafft schließlich einen Wettbewerbsvorteil.“ Jörg Hansen, Leitung Strategisches Reporting / MIS der NKD Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 6 Bedarfsanalyse Oberstes Gebot: Sicherung der Qualität des Auswahlprozesses durch systematisches Vorgehen! ￭ Maßnahme: - Konsequente Detailevaluierung mittels QFD (Quality Function Deployment) ￭ Umsetzung: - Gründliche Prozessanalyse und -visualisierung - Formulierung der Anforderungen als konkrete Produkt- und Prozessvorgaben ￭ Ergebnis: - Verifiziertes Pflichtenheft - Aufgabenstellung für protoypisches Szenario Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 7 Auswahlprozess Sichtung des BI Marktes an Hand definierter K.O.-Kriterien: - TM1 Schnittstelle - individuelle, programmierfreie Prozess-Abbildung - Excel Add-in Folgende Hersteller wurden genauer evaluiert: - Jedox - IBM Cognos - Cubeware - arcplan Alle Anbieter mussten ein von NKD skizziertes prototypisches Szenario umsetzen: arcplan gelang dies in Rekordzeit und machte die Umsetzung (Technik & Verfahren) für die beteiligten Mitarbeiter der NKD transparent und nachvollziehbar Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 8 Entscheidung Warum arcplan Edge? ￭ pixelgenaue Visualisierung ￭ webbasierter Report-Viewer ￭ webbasierter Planungs-Viewer ￭ Reporting & Planung nahtlos integriert ￭ optimale Excel-Integration (Add-in) zusätzlich erhältlich ￭ beliebig definierbare Workflows ￭ über 20 Datenbank-Schnittstellen ￭ keine eigene Datenhaltung in arcplan ￭ sofortige direkte Verwendung vorhandener Datenbank-Hierarchien ￭ concurrent User Lizensierungsmodell ￭ transparente & ehrliche Demonstration Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 9 Die Lösung: arcplan Edge® Data & Information Sources ERP • Kostenstellenplanung/ • Budgetierung ETL MS SQL A • Investitionsplanung Applications & Business • Kostenartenplanung Logics IBM Cognos TM1 B OLAP Cubes Applications MS SQL Server (structured data) XML and Web Services RDBMS Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 10 Kostenstellenplanung bei NKD Als erstes Projekt wurde mit arcplan Edge bei NKD die Kostenstellenplanung realisiert. Die Budgetierung läuft dabei nach klar definierten Prozessschritten ab: 1. Definition der Budgetrichtlinien durch das Management abgeleitet aus der strategischen und Mittelfristplanung 2. Formulierung konkreter Ziele und Restriktionen durch die Unternehmensleitung 3. Aufstellung von Teilbudgets durch Kostenstellenverantwortliche auf Basis der Werteplanung und Erfassung der Geschäftsvorfälle im System 4. Budgetprüfung durch Controlling und Abstimmung von Änderungen mit Fachbereichen Zugriff der Fachbereiche auf arcplan Plan-Berichtswesen 5. Nach erfolgreicher Prüfung und Freigabe über alle Hierarchieebenen erhalten die Planverantwortlichen ihre genehmigten Budgets „Mit arcplan Edge sind die Prozessschritte praxisgerecht abzubilden.“ Remo Scholz, Leiter Controlling der NKD Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 11 Umsetzung strukturierter Business Plan automatisierter transparenter Planungsprozess Cost Center Analysis Cost Center Planning Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 12 Ergebnis + Mehrwert  Umsetzung einer automatisierten Kostenstellen- Planung  Einfache Überwachung des Planungsprozesses  Realisierung einer einheitlichen Plandatenerfassung  Flexible Erstellung von einfachen Planmasken  Umsetzung operativer Planung erfolgt; strategische Planung möglich  Abbildung von komplexen Berechnungen (z.B. Kennzahlen, die nicht in der Datenbank vorhanden sind)  Hohe Akzeptanz, aufgrund der pixelgenauen Nachbildung von vorhandenen Planmasken Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 13 Bewertung „Mit arcplan Edge haben wir auf Basis unserer Auswahlkriterien ein optimales Werkzeug zur Unterstützung von Vereinfachungen und Verbesserungen gefunden, die zur Beschleunigung des Budgetierungsprozesses führen. Ausschlaggebend für den Projekterfolg war neben der Software auch die hohe Einsatzbereitschaft der Projektbeteiligten in unserem Haus, sowie bei den Implementierungspartnern skyTec und arcplan.“ Remo Scholz, Leiter Controlling der NKD Vertriebs GmbH Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 14 Ausblick + Ausbau Aktuell arbeiten in der NKD-Zentrale ca. 40 Planungsverantwortliche mit arcplan Edge. Überzeugt vom weiteren Einsatz wurde die arcplan Installation im Januar erweitert: - Zusätzliche „concurrent user“ - Zusätzliches Testsystem Auf Grund der positiven Erfahrungen sind folgende Projekte geplant: - Investitionsplanung - Kostenstellenübergreifende Kostenartenplanung - Umsetzung von Fachbereichen genutzter Vorplanungssysteme - Anbindung der Tochtergesellschaften an arcplan - Umstellung des Reportings auf arcplan Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 15 Fazit „Mit arcplan können komplexe und flexible Planungssysteme erstellt werden. Planung und Reporting greifen nahtlos ineinander. So muss Business Intelligence funktionieren.“ Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 16 Ihre Fragen ? Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 17 Kontaktdaten Remo Scholz Leiter Controlling NKD Vertriebs GmbH remo.scholz@nkd.de www.nkd.de Oliver Schreyer Key Account Manager arcplan Information Services GmbH +49 (0)2173 - 1676 112 +49 (0)151 – 52728112 oliver.schreyer@arcplan.com www.arcplan.de Budgetierung mit arcplan Edge bei NKD März 2011 18