Elektronisches Management von Rechnungseingängen: Bestandsaufnahme und Zukunftsaussichten der Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen in Europa

WHIT EPAPER Elektronisches Management vo n Rechnungseingängen: Bestandsaufnahme und Zukunftsaussichten der Software- as-a-Service (SaaS) Lösungen in Europa Gesponsert von Esker Franck Nassah Juli 2010 IDC France 13, rue Paul Valéry 75116 Paris. Tel : +33.1.56 26 26 66 Fax: +33.1.56 26 26 70 INHALT Zi e l s e t zunge n und M e t hodi k 1 Zielsetzungen ..................................................................................................................................... 1 Methodologie ...................................................................................................................................... 1 Da s M a na gem e nt v on e i nge he nde n Re c hnungen: e i n Pr oze s s , de r s i c h opt im i e r e n l ä s s t 2 Die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Rechnungswesens .......................................................................................................................................................... 2 Die meisten Rechnungen werden im Papierformat übermittelt .............................................................. 3 Die Buchhaltung verbringt mehr als 30 % ihrer Arbeitszeit mit der manuellen Eingabe von Rechnungen 5 De r Ei ns a t z v on Aut om a ti s i e r ungsl ös unge n bei de r Be a r bei t ung v on Li e f e r a nt e nr e c hnunge n: e i ne Not we n- di gk e i t 6 Immense Vorteile aufgezeigt ............................................................................................................... 6 Geplante Investitionen ........................................................................................................................ 7 Sa a S Ange bot e : Wa hr ne hm ung und Nut zung 9 SaaS Angebote: Lückenhafte Kenntnis der Tools................................................................................. 9 SaaS Angebote: Die Vorteile sind bekannt........................................................................................... 9 SaaS: Die meisten Unternehmen sind bereit dazu ............................................................................... 10 Das Management der Unternehmen ist stark an der Entscheidungsfindung beteiligt ............................. 11 Die entscheidenden Auswahlkriterien sind noch sehr „technologisch“ ................................................... 11 Fa zi t 12 ©2010 IDC ZIELSETZUNGEN UND METHODIK Zielsetzungen Das vorliegende Whitepaper zum Thema SaaS (Software-as-as-a-Service) im Rahmen der elektronischen Verarbeitung von Lieferantenrechnungen wurde von IDC im Auftrag von Esker erstellt. Drei konkrete Ziele sollen damit erreicht werden: Bestandsaufnahme der Bearbeitungsprozesse von eingehenden Lieferantenrechnungen in Europa Darstellung der wichtigsten Antriebs- und Hemmfaktoren in diesem Bereich Wahrnehmung von SaaS-Lösungen im Rahmen der elektronischen Bearbeitung von Rechnungseingängen Methodologie Das vorliegende Dokument zeigt die Ergebnisse einer Befragung, die IDC im Mai 2010 in 100 europäischen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern und in ausgewählten Branchen durchgeführt hat (Abbildung 1). ABBILDUNG 1 Aufteilung der befragten Unternehmen nach Betriebsgröße und Branche 100 – 199 Industrie 2000 Mitarbeiter 35% Mitarbeiter 34% Öffentlicher Dienst und mehr 12% 14% 1.000 - 1.999 Mitarbeiter 10% Handel 500 – 999 200 – 499 17% Dienstleistungen Mitarbeiter Mitarbeiter 34% 13% 31% Quelle: IDC/Esker, 2010 Über die Hälfte der befragten Personen (58 %) üben eine leitende Funktionen innerhalb der Verwaltungsdirektion (Direktion für Verwaltung und Finanzen) aus, 21% sind Geschäftsführer, 7 % IT-Leiter, 4 % gehören zur kaufmännischen Leitung und 10 % üben andere Funktionen innerhalb der Unternehmens aus. ©2010 IDC 1 ABBILDUNG 2 Verteilung der befragten Unternehmen nach Ländern Deutschland 23% Vereinigtes Königsreich 20% Spanien 15% Italien 23% Frankreich 19% Quelle: IDC/Esker, 2010 DAS MANAG EMENT VON EINGEHENDEN RECHNUNGEN: EIN PROZESS, DER SICH OPTIMIEREN LÄSST Die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Rechnungswesens Die zwei wichtigsten Herausforderungen für das Rechnungswesen in europäischen Unternehmen betreffen die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen. ִ Eine gute Lieferantenbeziehung ist sowohl für das Rechnungswesen als auch für das gesamte Unternehmen aus folgenden Gründen eine wichtige Aufgabe: Zum einen können bei frühzeitiger Bearbeitung der eingehenden Rechnungen Skonti genutzt werden, sofern die Zahlung vor dem Zahlungsziel erfolgt. Zum anderen kann ein unzufriedener Lieferant, der nicht mehr liefert, für ein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, wenn es deshalb die eigenen Kunden nicht mehr oder nur verzögert beliefern kann. ִ Durch die Reduzierung der fehlerhaften Bearbeitung von eingehenden Rechnungen kann die Anzahl der zeitraubenden und kostspieligen Rechtsstreitigkeiten gesenkt werden. Gleichzeitig kann die Qualität des Rechnungswesens verbessert werden, wodurch die Zufriedenheit der Lieferanten steigt und Anzahl von Zahlungsirrtümern abnimmt. Für 50 % der Befragten zählen die Produktivitätssteigerung, die möglichst frühzeitige Umsatzsteuerbearbeitung und die verstärkte Konsolidierung der IT-Infrastruktur zu den wichtigsten Zielen. Schließlich möchten 45 % der europäischen Unternehmen die Bearbeitung der Lieferantenrechnungen verbessern und 37 % möchten bestimmte Prozesse des Rechnungswesens auslagern. ©2010 IDC 2 ABBILDUNG 3 Prioritäten im Rechnungswesen Frage: Welche Bedeutung haben folgende Ziele für Ihr Rechnungswesen? Sehr hohe Priorität Hohe Priorität Mittlere Priorität Geringe Priorität Verbesserung der Lieferantenbeziehung 62% 21% 16% 1% Weniger Fehler bei der Bearbeitung der 57% 23% 18% 2% Lieferantenrechnungen Produktivitätssteigerung 50% 22% 25% 4% Möglichst frühe Umsatzsteuerbearbeitung 50% 21% 25% 5% Konsolidierung der IT-Infrastruktur 50% 22% 24% 5% Verbesserung des Prüfungs- und 45% 29% 24% 3% Freigabeprozesses Auslagerung betimmter Prozesse 37% 12% 37% 15% 0% 25% 50% 75% 100% Quelle: IDC/Esker, 2010 Die meisten Rechnungen werden im Papier- format übermittelt Die befragten Unternehmen bearbeiten im Durchschnitt 7.300 Lieferantenrechnungen im Jahr und 23 % erhalten jährlich über 10.000 Rechnungen.