Methodik in der Beratung ‑ Mit System zum Erfolg

Methodik in der Beratung – Mit System zum Erfolg Methodik in der Beratung – Mit System zum Erfolg - von Susanne Schreiber, Consultant (Wincor Nixdorf Retail Consulting) - Werden in einem Unternehmen Veränderungen geplant, sind die wesentlichen Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg dieser Veränderungen entscheiden, die Tragfähigkeit sowie eine erfolgreiche Umsetzung dieser Veränderungen. Einerlei, ob es sich um die Einführung einer neuen Software, Veränderungen in der Organisation und/ oder in den Prozessen handelt: Nur wenn die Mitarbeiter sich mit diesen Neuerungen identifizieren können; wenn Veränderungen ganzheitlich, zielgerecht und transparent umgesetzt werden, haben sie auch Erfolg. Aber wie kann erreicht werden, dass Projekte in Unternehmen diesen Zielsetzungen gerecht werden? Wincor Nixdorf Retail Consulting verfügt über ein Methodenframework, welches garantiert, dass die Abwicklung von Veränderungsprojekten genau diese Anforderungen erfüllt - VCP® (Value Circle Process). VCP® definiert ein Regelwerk über das generelle Vorgehen in komplexen Projekten. Dieses Regelwerk ist modulartig aufgebaut, je nach Kundenanforderungen und –gegebenheiten können einzelne Bausteine ausgewählt werden: Projektauftrag Am Anfang eines jeden Projektes steht der Kunde mit seinen Anforderungen und Wünschen. Schon in dieser frühen Anfangsphase ist es notwendig, gemeinsam mit dem Kunden das Projektziel und die kritischen Erfolgsfaktoren detailliert zu erarbeiten und den Projektauftrag zu definieren. Ergebnis der Projektauftragsphase ist eine Leistungsbeschreibung, die als Rahmen für den weiteren Projektverlauf dient. In der Leistungsbeschreibung wird gemeinsam mit dem Auftraggeber und dem Sponsor des Projektes das Projektziel (Was soll bis wann und wie erreicht werden?), die Projekt- abschlusskriterien, der Projektumfang, die Projektorganisation, Informations- wege, Meilensteine, Randbedingungen, Projektrisiken, Termine und Meilensteine, Schnittstellen sowie Überschneidungen zu anderen Projekten definiert. Entscheidend hierbei ist, dass Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten des Auftragnehmers und des Auftraggebers eindeutig beschrieben werden. Projekte sind dann erfolgreich, wenn für Auftragnehmer und -geber am Ende eine gemeinsame Win-Win-Situation erzielt wird. Zudem muss die Erreichbarkeit der Projektziele anhand von messbaren Kenngrößen nachvollziehbar sein. Möglich ist, dass der Kunde zwar weiß, dass er etwas tun muss, aber keine genauen Vorstellungen von seinen Problemen und daraus resultierenden Zielen hat. Hier ist es zunächst notwendig, gemeinsam mit dem Kunden das Problem deutlich zu sichten, zu charakterisieren und abzugrenzen und schließlich zu formulieren. © Wincor Nixdorf Retail Consulting GmbH 2004 Seite 1 Methodik in der Beratung – Mit System zum Erfolg Projektplanung Liegt der Projektauftrag in Form der Leistungsbeschreibung vor, erfolgt im Projektteam die Arbeitsplanung. Basis hierfür sind die in der Leistungs- beschreibung identifizierten Hauptaufgaben, Tätigkeiten und Ergebnisse. Sie bilden die Eckpfeiler für die Struktur des Projektes. Je komplexer und umfangreicher sich ein Projekt darstellt, desto mehr Zeit nimmt die Phase der Projektinitialisierung in Anspruch. Dies zahlt sich jedoch in der Projektumsetzung aus. Denn durch die Definition von Arbeitspaketen und die schriftliche Fixierung der Aufgaben reduziert sich die Komplexität des Projektes für den einzelnen Mitarbeiter. Zudem können bereits im Vorfeld Schnittstellen der Arbeitspakete zueinander identifiziert und Doppelarbeiten verhindert werden. Arbeitspakete führen jedes für sich schnell zu Ergebnissen mit hoher Qualität und greifbarem geschäftlichen Nutzen. Schon aus der Leistungsbeschreibung gehen die wichtigsten Meilensteine (Übergänge von einer Projektphase in die nächste) hervor. Im Projektplan werden sie mit konkreten Daten versehen. Jeder Meilenstein gilt erst als erreicht, wenn die formulierten Anforderungen auch tatsächlich erfüllt wurden. Bildgestaltung (Informationsbeschaffung) Diese Phase dient einerseits dem Austausch und der Zusammenstellung aller verfügbaren und notwendigen Informationen, andererseits deren Verarbeitung, so dass eine gemeinsame Wahrnehmung des Projektes zustande kommt, welche die Grundlage zur späteren Ausarbeitung von Lösungsalternativen liefert. Klassischerweise wird zur Aufnahme und Strukturierung aller relevanten Informationen das Beratungsprodukt VCP® ProcessFocus herangezogen, das auf einer iterativen und strukturierten Vorgehensweise basiert, um geplante Transformationen steuerbar, transparent und tragfähig zu gestalten. Customer trusts Statement of work WN Competence •what are the goals, responsibitities, restrictions? Technology Process Organization Data Applications Location Cooperation Models Transformation Plans Acceptance Business Change Management Customer earns value Abb.: VCP® ProcessFocus © Wincor Nixdorf Retail Consulting GmbH 2004 Seite 2 Methodik in der Beratung – Mit System zum Erfolg Auf Basis der in der Projektanfangsphase definierten Leistungsbeschreibung werden alle „Sphären der Veränderung“ modellartig beschrieben: Was soll konkret erreicht werden? Wer ist an welchen Prozessen wie beteiligt? Welche Ressourcen werden dafür benötigt? Welche Technologien können welche Prozesse unterstützen? Welche Veränderungen ergeben sich in der Organisation? Wie ist damit umzugehen? etc. Formulierung von Lösungsalternativen Sind alle relevanten Informationen zusammengetragen, werden kreative und realistische Lösungsalternativen für die bekannte Zielstellung formuliert. Hierbei werden vorher festgelegte Kriterien, die bestimmte Grundsätze beispielsweise über die Zielerreichung enthalten, mit einbezogen. Des Weiteren müssen alle Konsequenzen, die sich bei den verschiedenen möglichen Lösungen ergeben (z.B. auf der Ebene der Identität, der Beziehungen, der Prozesse, der Mittel), bewertet werden. So wird für den Auftraggeber und Projektsponsor eine bestmögliche Entscheidungsgrundlage für die Auswahl einer Lösungsalternative zur Umsetzung geschaffen. Umsetzungsplanung Die Phase der Umsetzungsplanung besteht aus:  Transformation-Plan  Acceptance-Plan  Business-Plan Der Transformation-Plan beinhaltet die konkrete Projektplanung mit terminierten und messbaren Meilensteinen und Zielen sowie der entsprechenden Ressourcen- zuordnung. Die Acceptance-Planung bildet die Grundlage für die Tragfähigkeit des gesamten Projektes. Hier werden Maßnahmen definiert, die sicherstellen, dass alle Prozessbeteiligten (eigene Mitarbeiter, Lieferanten etc.) die geplanten Transformationen auch mittragen. Konfliktsituationen auf der sozialen Beziehungsebene werden minimiert und vorhersehbar. Der Business-Plan schließlich beinhaltet resümierend aus den vorangegangenen Planungen konkrete Vorgehensweisen verknüpft mit wirtschaftlichen Messgrößen wie Kosten- und Nutzenabschätzungen, nötige Investitionsvolumen und Qualitätsvorgaben. © Wincor Nixdorf Retail Consulting GmbH 2004 Seite 3 Methodik in der Beratung – Mit System zum Erfolg Umsetzung und Projektbegleitung Auf Basis einer transparenten, detaillierten Projekt- und Umsetzungsplanung kann auch die aktive und erfolgreiche Steuerung des gesamten Projektablaufes erfolgen. Agieren, statt Reagieren – ein frühzeitiges Eingreifen in den Projektverlauf bedeutet eine frühzeitige Rückkehr auf den richtigen Pfad. Messbare Kennzahlen für den Projekterfolg in Form von beispielsweise Zeit-, Aufwands- und Qualitätsvorgaben sind aus dem Projektplan ableitbar und ermöglichen ein aktives Projektcontrolling.