Beteiligungsmanagement in SAP - Für jede Firma die richtigen Daten

Beteiligungsmanagement in SAP Für jede Firma die richtigen Daten (Erstveröffentlichung [ohne Abbildungen] in SAP INFO online, 26. Juli 2006) Komplexe Konzernstrukturen sind nicht einfach zu steuern. Hilfe bietet ein Beteiligungsmanagement, das heterogene Informationen zusammenführt und unterschiedliche Perspektiven auf das Geflecht aus Tochterfirmen, Beteiligungen und Kooperationen ermöglicht. IT-Lösungen, die diese Aufgaben unterstützen, müssen mehr leisten als reine Konsolidierungs- und Berichtswerkzeuge. Mehr und mehr Unternehmen organisieren sich als Konzerne mit zahlreichen Tochterunternehmen, Beteiligungen, Kooperationen und komplexen internen Organisationsstrukturen. Bei großen Firmen wie Siemens muss das Management nicht selten ein Netz aus weit über 1.000 Tochterunternehmen und Beteiligungen lenken. Ein solches Geflecht ist nicht einfach zu überschauen – zumal die Fülle der Daten mit jeder Beteiligung zunimmt. Gleichzeitig sind die Unternehmen verpflichtet, eine Vielzahl externer Richtlinien zu erfüllen. Internationale Rechnungslegungsstandards wie die International Accounting Standards/International Financial Reporting Standards (IAS/IFRS), Transparenzrichtlinien wie der Sarbanes-Oxley Act aus den USA oder der Corporate-Governance-Kodex sowie das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) in Deutschland erhöhen die Menge von Daten, die zu Berichtszwecken vorgehalten werden müssen. Dass diese Daten aktuell, genau und zuverlässig sein müssen, versteht sich von selbst. Abb. 1: Viele Abteilungen benötigen einen personalisierten Zugriff auf verlässliche Beteiligungsinformationen Beteiligungsmanagement schafft Wettbewerbsvorteile Zur Steuerung des Beteiligungsgeflechts reicht es nicht mehr aus, dass Konzerne erst im Quartals- oder gar im Jahresbericht auf ihre Unternehmensdaten blicken und sich vor allem auf Finanzkennzahlen stützen. Gefragt ist eine aktive Portfoliooptimierung, die beispielsweise die Risiken einer Beteiligung ermittelt und mit den richtigen Maßnahmen gegensteuert. Sie muss sich dabei auch an den strategischen Entscheidungen der Unternehmensführung orientieren. Statt also nur strukturiert vorliegende Daten aus der Buchhaltung und dem Rechnungswesen zu erfassen, muss die Informationsbasis in Richtung unstrukturierter, heterogener Daten erweitert werden. Dazu zählen operative Größen, etwa die Marktentwicklung oder ein Lagebericht, ebenso wie qualitative Merkmale, beispielsweise Informationen darüber, inwieweit Ziele in Sachen Mitarbeiterfluktuation oder Standortsicherung erreicht wurden. Damit verwandelt sich das Beteiligungscontrolling in ein Beteiligungsmanagement. Da die Zahl der Unternehmensbeteiligungen in Zukunft mindestens gleich bleiben, wenn nicht gar wachsen wird, stellt ein solches Steuerungsinstrument einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Denn jede neue Beteiligung potenziert die Anzahl der Abfragen, die unterschiedliche Unternehmensbereiche in regelmäßigen Abständen tätigen. Hinzu kommen Ad-hoc-Abfragen, etwa für strategische Unternehmensentscheidungen. Auch die Komplexität innerhalb der einzelnen Beteiligungsstrukturen ist eine Heraus-forderung, da jedes Unternehmen eine andere Struktur besitzt. Zudem machen die Die zetVisions AG bietet mit zetControl unterschiedlichen Formen von Beteiligungen Corporate Investment Managment (zetControl – direkte oder indirekte, Mehrheits- oder CIM) eine Software für das Beteiligungs- Minderheitsbeteiligungen – ein bedarfsge- management, die gegenwärtige und zukünftige rechtes Controlling und Management not- Ansprüche an Rechnungslegung, Berichtswesen wendig. Zwar werden viele dieser Formen und Analysen berücksichtigt. Neben den heute schon über die Konsolidierung in fachlichen beachtet sie dabei auch Software- einem quartalsmäßigen Rhythmus abgebil- technische Anforderungen. Dabei ist die Lösung det, jedoch noch längst nicht alle. So fließen tief in die SAP-Welt integriert. die Finanzkennzahlen nicht-konsolidierter Gesellschaften nicht automatisch in die zetControl CIM bietet ein umfangreiches und Konzernberichterstattung ein, sondern ausgefeiltes Stammdatenmanagement: Perso- müssen separat erfasst werden. nen und Gesellschaften sowie ihre Beziehungen untereinander werden präzise erfasst. In Eine dritte Herausforderung entsteht durch Transaktionen werden komplexe Vorgänge ab- die steigende Zahl von Interessenten. gebildet, etwa ein Aktiensplit, ein Zukauf von Interne Abteilungen, wie Steuern, Recht, Anteilen und anderes mehr. Auf diese Infor- Rechnungswesen, Vorstand und Investor mationen greifen die Berichte zurück, die Relations, aber auch externe Interessen- Anteilsbesitzstrukturen auch in historischer gruppen, zum Beispiel die Börsenaufsicht Sicht abbilden, Mandatsträgerlisten erstellen oder Finanzbehörden, benötigen aktuelle und und konsolidierte Kennzahlen über die Tochter- verlässliche Informationen. Sie verlangen gesellschaften darstellen können. Jeder melde- jedoch unterschiedliche Perspektiven sowie relevante Vorgang wird automatisch angezeigt. spezifische Details, so dass die Daten jeweils neu organisiert werden müssen. Während für Mit einem „Data Collection“-Modul könnnen die Segmentberichterstattung die Ergebnisse Beteiligungscontroller Berichtsprozesse über alle verschiedener rechtlicher Einheiten zusam- Gesellschaften und Abteilungen anstoßen und menzufassen sind, etwa Umsatz und Gewinn Ad-hoc-Fragestellungen beantworten. Ein einer bestimmten Produktgruppe, erfordert Berichtigungskonzept und entsprechende Work- die Sicht nach Ländern deren Ergebnis- flows sorgen für einen gestuften Zugang auf den zentralen Datenpool. beiträge über alle Produktgruppen und Beteiligungsarten hinweg. Nichts geht ohne einheitliche Datenbasis Dass hier die Unterstützung der IT notwendig ist, liegt auf der Hand. Viele der benötigten Daten sind bereits in irgendeiner Form vorhanden, der größte Teil stammt aus der legalen Konsolidierung. Eine Software für das Beteiligungs- management muss die einzelnen Datenquellen synchronisieren, nahtlose Prozessketten und Workflows sichern und ein flexibles Reporting für die verschiedenen Nutzergruppen ermöglichen. Eine einheitliche Datenbasis ist die Voraussetzung für fundierte Entscheidungen und bereichsübergreifend verlässliche Informationen. Dabei spielt ein leistungsfähiges und ausgereiftes Data Warehouse als zentrale Sammelstelle eine ausschlaggebende Rolle. Zudem bedarf es einer variablen Datenflussmodellierung. Die Heterogenität und die Vielzahl der Beteiligungen erfordert größtmögliche Flexibilität im Datentransport. Für große Datenmengen sollten die Anwender vorhandene Systeme automatisiert "anzapfen" können und gleichzeitig die Möglichkeit haben, Informationen manuell zu erfassen. Dafür stehen zum einen die Integration mit Hilfe einer automatisierten Schnittstelle zur Verfügung, zum anderen Import- funktionen von extrahierten Dateien sowie Webschnittstellen zum assistenten- gestützten manuellen Erfassen einzelner Kennzahlen. Letzteres ist unter anderem bei Risikoabschätzungen für den Lagebericht im Jahresabschluss von Bedeutung. Dazu fragen Konzerne die Risiken in ihren Tochtergesellschaften ab, die mit Finanzkennzahlen nicht zu erfassen sind, gleichwohl aber Auswirkungen auf den Mutterkonzern haben – zum Beispiel Lieferschwierigkeiten bei einem Geschäfts- partner. Nahtlose Integration in die SAP-Landschaft Da die meisten Großunternehmen SAP als Softwarebasis nutzen, sollte sich eine Lösung für das Beteiligungsmanagement nahtlos in die SAP-Landschaft integrieren lassen. Nur mit einer Anwendung, die problemlos mit den Konsolidierungslösungen von SAP – dem Business Consolidation System (BCS) aus SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM) EM/BCS sowie dem SAP-R/3-Modul Enterprise Consolidation (EC-CS) – kommuniziert, wird sich die benötigte einheitliche und verlässliche Datenbasis erstellen lassen. Abb. 2: Unternehmen, die eine einheitliche SAP-Strategie verfolgen, können mit zetControl CIM nun auch im Beteiligungsmanagement auf SAP setzen. Nahtlose Prozessketten wie auch Workflows vermeiden Medienbrüche und ermöglichen die automatisierte Dokumentation von Geschäftsabläufen. Sie erlauben es den Anwendern beispielsweise, zu verfolgen, wer wann welchen Datensatz geändert hat. So können unter anderem Transparenzrichtlinien leichter erfüllt werden. Eine leistungsfähige Software für das Beteiligungsmanagement gewähr- leistet zudem die Qualitätskontrolle, etwa indem Abteilungen geänderte Stammdatensätze dezentral erfassen, eine Freigabe aber nur über einen Workflow in der Zentrale realisieren können. Ein weiteres wesentliches Merkmal einer solchen Lösung ist, dass sich Daten automatisiert aus der ERP-Anwendung übernehmen lassen. Gleichzeitig sollte Manipulationen ein Riegel vorgeschoben werden. Eine Schönung der Umsatzzahlen zum Beispiel ist nicht möglich, wenn die Daten direkt aus dem Buchhaltungssystem in die Abschlüsse einfließen.