Elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen

Erschienen in: Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg.): Business Collaboration - Standortübergreifende Prozesse mit Business Software, München, Wien: Hanser Verlag, 2007, S. 127-134 1 Elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen Hans-Dieter Zimmermann Dieser Artikel behandelt die Grundlagen für elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen, es werden insbesondere die Entwicklungsgeschichte sowie die Rolle der Standardisierung beleuchtet. 1.1 Electronic Data Interchange – das Konzept Der Austausch von Dokumenten ist eine zentrale Begleiterscheinung des Ge- schäftsverkehrs insbesondere in Business-to-Business-Bereich. Mit dem Aufkom- men der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) und deren Nutzung im wirtschaftlichen Bereich in den sechziger Jahren wurden auch die ersten Geh- versuche eines elektronisch gestützten Dokumentenaustausches gemacht - der Beg- riff Electronic Data Interchange (EDI) war geboren. Mit Hilfe der IKT war es nun möglich Unternehmen über die Unternehmensgrenzen hinweg miteinander zu ver- netzen. Die zentrale Motivation zur Einführung von EDI war und ist die drastische Redu- zierung von papierbasierten Dokumenten und die damit zusammenhängenden Be- gleiterscheinungen wie die manuelle Bearbeitung und fehlerhafte Datenerfassun- gen. Gleichzeitig bedeutet EDI eine massive Beschleunigung des Dokumentenaus- tausches und damit der Geschäftsabwicklung. Hält man sich beispielsweise die ca. 440'000 Rechnungen vor Augen, welche die EDEKA Minden-Hannover Holding GmbH jährlich erhält, so werden die Potenziale einer EDI-Anwendung schnell deutlich (vgl. Fallstudie EDEKA S. XXX). Dokumente entstehen und begleiten jede Phase einer geschäftlichen Transaktion: Seien es der Austausch von Katalog- daten, Angebotsinformationen oder Preislisten, Bestellungen und Quittungen, Lie- ferscheine und Rechnungen, Frachtpapiere und Zahlungsunterlagen. 2 Elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen Die folgende Definition soll als Grundlage der weiteren Ausführungen dienen: EDI bezeichnet ein Konzept für den elektronischen Austausch standardisierter Geschäftsdokumente zwischen IT-Applikationen zweier oder mehrerer Unter- nehmen und Organisationen. Ein charakteristisches Merkmal von EDI und der primäre Unterschied zu anderen elektronischen Kommunikationsmedien, wie z.B. Telefax oder E-Mail, besteht in der Strukturiertheit der elektronisch übermittelten Daten und damit in der Möglich- keit einer medienbruchlosen Weiterverarbeitung in Anwendungssystemen wie Wa- renwirtschafts- oder ERP-Systemen. Wichtige Elemente des EDI – Konzeptes sind demnach: • Automatischer Austausch strukturierter Geschäftsdokumente, • Austausch zwischen Unternehmen und Organisationen, • zwischenbetriebliche Prozessintegration und –automation, • vollautomatisierte Abwicklung des interorganisatorischen Dokumentenaustau- sches ohne menschliche Intervention. Damit wird deutlich, dass die Realisierung von EDI neben der technischen vor allem auch eine organisatorische Herausforderung bedeutet. Technisch müssen die EDI Partner ihre jeweiligen internen Applikationen über ein Kommunikationsnetz koppeln. Organisatorisch müssen entsprechende Prozesse sowie die relevanten Dokumente vereinbart werden. Voraussetzung zur EDI-Nutzung sind also vielfälti- ge Abstimmungen und ggf. Anpassungen bzgl. IT-Infrastruktur und Prozessen. 1.2 Die Entwicklung von EDI 1.2.1 Klassisches EDI Ausgehend von der primären Motivation für den Einsatz von EDI waren zu Beginn insbesondere Fluglinien und Banken sowie Kreditkartenunternehmen Anwender von EDI. Die Branchen waren bereits in den siebziger Jahren global aktiv und verfügten über eigene globale Kommunikationsnetze (SWIFT, SITA) und entspre- chende Austauschformate. Zentraler Inhalt der Geschäftstätigkeit dieser Branchen ist die Informationsverarbeitung mit einer Vielzahl von standardisierten Transakti- onen. Auch die Automobilindustrie war ein EDI-Anwender der ersten Stunde. Erschienen in: Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg.): Business Collaboration - Standortübergreifende Prozesse mit Business Software, München, Wien: Hanser Verlag, 2007, S. 127-134 Die Entwicklung von EDI 3 Trotz der offensichtlichen Vorteile blieb die EDI-Anwendung lange Zeit vor allem Grossunternehmen vorbehalten. Die wesentlichen Gründe lagen in den hohen Kos- ten der notwendigen bilateralen geschäftlichen und technischen Vereinbarungen sowie den Kosten für die notwendige IT-Infrastruktur. Etabliert hat sich EDI auch deswegen vor allen zwischen Partnern mit langfristigen Geschäftsbeziehungen, die ihre jeweiligen IT-Applikationen direkt miteinander koppeln wollten. Diese klassische Architektur einer EDI-Lösung erfordert als zentrales Element einen Konverter bei den Partnern. Dieser konvertiert die Formate der ausgetausch- ten Dokumente zwischen den jeweils internen und den für den Austausch verein- barten Dokumentenformaten. Darüber hinaus wird ein entsprechendes Kommunika- tionsmodul benötigt; der Austausch der Dokumente erfolgt über beliebige Kommu- nikationsnetze. Diese Architektur ist insbesondere für Unternehmen mit hohen EDI Volumina und genügender IT-Kompetenz geeignet. Mit dem Ziel, die Kosten für die Teilnahme am EDI zu reduzieren, wurden Value Added Networks (VAN) etabliert. Von den Netzwerkbetreibern werden Netz- mehrwertdienste (Value Added Network Services, VANS) angeboten, die auch als EDI Clearing Center bezeichnet werden und folgende Funktionen haben: • Speichern von Nachrichten zur Weitergabe an den Datenempfänger in einer Mailbox, • Nachrichtenbearbeitungsservices, z.B. das Validieren und Verifizieren von Nachrichteninhalten sowie Überprüfung der Einhaltung entsprechender Nach- richtenstandards, -strukturen und -inhalte, • Ver- und Entschlüsseln der EDI Nachrichten, • Archivierung, • Gateway zu anderen Netzen, VANS, Verbindung heterogener Netze, • Management Services, z.B. Abrechungsdienstleistungen. Mit Hilfe der VANS wird die Teilnahme am EDI grundsätzlich einfacher und kos- tengünstiger. Ein Beispiel für ein EDI Clearing Center in der Schweiz ist STEPcom (vgl. Fallstudie Laumann S. XXX). 1.2.2 Open EDI Neben den Aufwendungen für notwendige technische Infrastrukturen zur Teilnah- me an EDI sind vor allem die notwendigen bilateralen Vereinbarungen auf der geschäftlichen und organisatorischen Ebene Kostentreiber. Aus dieser Problemstel- lung heraus wurde Ende der achtziger Jahre bei der International Organization for Standardization (ISO) eine Arbeitsgruppe eingerichtet mit dem Ziel, ein Frame- work zu entwickeln, das bilaterale Absprachen weitgehend unnötig macht. Als Erschienen in: Wölfle, Ralf; Schubert, Petra (Hrsg.): Business Collaboration - Standortübergreifende Prozesse mit Business Software, München, Wien: Hanser Verlag, 2007, S. 127-134 4 Elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen Ergebnis dieser Arbeiten wurde 1997 das Open-EDI Reference Model als ISO Standard Nr. 14662 verabschiedet. Open-EDI unterscheidet bei einer Transaktion die fachliche Sicht (Business Operational View, BOV) und die technische Sicht (Functional Service View, FSV) und sieht die getrennte Entwicklung von entspre- chenden Standards vor. Ein Kernelement von Open-EDI ist die Definition von standardisierten Geschäftsszenarien, auf deren Nutzung sich zwei EDI Partner einmalig verständigen müssen. Damit sollen notwendige bilaterale Detailabstim- mungen eliminiert werden. Die Open-EDI Aktivitäten sind in die Entwicklungen des Standards ebXML (Electronic Business XML) eingegangen, auf die im folgen- den Kapitel näher eingegangen wird. 1.2.3 Web-EDI Aufgrund der aufgezeigten Probleme bei der Umsetzung des EDI Konzepts wurde EDI bisweilen für gescheitert erklärt. Durch das Aufkommen des Internets und die rasanten Verbreitung seiner offenen Standards hat EDI eine Wiederbelebung erlebt. Waren bisher notwendige Technologien proprietär und teuer, so stehen heute sehr günstige und offene Lösungen auf Basis des Internets zur Verfügung und erlauben so auch Unternehmen mit nur wenigen Transaktionen EDI zu betreiben. Das sogenannte Web-EDI basiert auf der Idee, EDI-Transaktionen mit Hilfe eines handelsüblichen, benutzerfreundlichen Web-Browsers durchzuführen und damit die EDI-Anwendungsarchitektur tiefgreifend zu verändern. Hierbei unterscheidet man im Wesentlichen zwischen zwei Architektur-Varianten: 1. Ein Geschäftspartner ohne eigene EDI-Infrastruktur kann über elektronische Formulare in den elektronischen Datenaustausch einbezogen werden. Die Formulare werden typischerweise von einem EDI Clearing Center so zur Ver- fügung gestellt, dass der Geschäftspartner sie mit einem gewöhnlichen Web- Browser lesen und bearbeiten kann. Die ausgefüllten Web-Formulare werden vom EDI Clearing Center in EDI-Nachrichten konvertiert und an den Ge- schäftspartner mit EDI-Infrastruktur in dervgleichen Qualität wie andere EDI- Nachrichten übermittelt. Da weiterhin EDI-Nachrichten generiert werden, wird diese Variante auch als „indirektes Web-EDI“ bezeichnet. 2. Gänzlich ohne Umsetzung in eine EDI-Standardnachricht funktioniert das so genannte „direkte Web-EDI“. In diesem Fall werden Browser-Formulare für den Zugriff auf externe Datenbanken benutzt. Grosse Anwender stellen die zu exportierenden Daten ihren Handelspartnern auf dem Web Server als Web- Dokument bereit, wo sie mit Hilfe eines Web-Browsers abgeholt und entspre- chend weiterverarbeitet werden können. Zum Erfassen eingehender Daten werden für alle relevanten Geschäftsvorgänge elektronische Formulare bereit- gestellt, die von den Geschäftspartnern online ausgefüllt und via Web Server in die Datenbank übernommen werden.