Ohne Umweg an die relevanten Informationen

ANWENDERBERICHT / Eder GmbH Ohne Umweg an die relevanten Informationen Wer heterogene Geschäftsfelder, verteilte Standorte und mehrere operative Vorsysteme auf einen Nenner bringen will, braucht ’intelligente’ Werkzeuge. Die mittelständische Eder GmbH hat vor diesem Hintergrund die Business Intelligence (BI)-Lösungen von Cubeware eingeführt und damit beste Erfahrungen gemacht. Aus bloßen Daten entscheidungs relevante Informationen erzeugen – und das möglichst schnell, aktuell und ohne Umweg über die EDV-Abteilung. Vor dieser Herausforderung stand Anfang 2004 die Eder GmbH aus dem bayrischen Tuntenhausen, als eine bestehende Controlling-Lösung aus MS Excel und MS Access mangels Leistungsfähigkeit abgelöst werden sollte. Breites Arbeitsgebiet Der Tätigkeitsschwerpunkt des 350 Mitarbeiter zählen- den Unternehmens liegt im Großhandel, womit etwa vier Fünftel des 2004 erwirtschafteten Umsatzes in Höhe von 80 Mio Euro erzielt wurden. So liefert Eder eine Vielzahl von Produkten und Services aus Land- und Stalltechnik sowie Stapler- und Fahrzeugbau an Wiederverkäufer. Der Verkauf von Kommunal-Geräten und PKW- Anhängern wird sowohl als Groß- als auch als Einzel- handelsgeschäft betrieben; die reinen Endverbraucher bedient Eder über zwei Baumärkte. Hinzu kommt als eigene Produktions- und Vertriebssparte für europaweite Märkte der Fahrzeugbau mit Aufbauten für Abschlepp- fahrzeuge und -anhänger. Insgesamt zehn Standorte, und allein bei den Bau- märkten eine Bandbreite von 50.000 angebotenen 1 ANWENDERBERICHT / Eder GmbH Artikeln sowie eine heterogene IT-Landschaft aus drei Vorsystemen führten in Unternehmens- und Fachabtei- lungsleitung zu hohen Anforderungen an Transparenz und Aktualität, die nur noch durch ein zentrales Controlling-System zu gewährleisten waren, das zudem die Planung und Kennzahlen-Analyse besser unterstützt. Monat für Monat alleine für die Abschlüsse an die drei Tage für das manuelle und fehleranfällige Erstellen von Excel-Sheets aufzuwenden, war schlichtweg unbefriedi- gend geworden. Entscheidung nach Auswahlverfahren Anfang 2004 schaute man sich daher nach einer passenden BI-Lösung um und prüfte dabei neben einigen anderen Angeboten auch das der Rosenheimer Cubeware GmbH. „Wir haben drei bis vier Systeme näher unter die Lupe genommen“, erinnert sich Thomas Hugo, Kaufmännischer Leiter Controlling bei der Eder GmbH, an das Auswahlverfahren. „Dass wir uns für Cubeware entschieden haben, lag vor allem an der einfachen Bedienbarkeit der Lösun- gen und dem perfekten Import der Daten aus unseren kaufmännischen Vorsystemen.“ Bei diesen handelt es sich um eine Standard- Warenwirtschaftslösung von UBM für die Baumärkte, eine Eigenentwicklung zur Abbildung von Einkauf, Produktion und Verkauf sowie das SoftM Buchhaltungs- paket inklusive Kostenrechnung. Alle drei Anwendungen laufen zentral auf einer IBM eServer iSeries, Modell 810. 2 ANWENDERBERICHT / Eder GmbH Schlankes Projekt und Learning by Doing Innerhalb von sechs Monaten nach Projektbeginn war im Oktober 2004 das neue BI-Analysesystem mit Cubeware Importer und Cockpit betriebsbereit. Dem Eder-Projekt- team wurden hierfür im Rahmen des Lean-Consulting- Konzepts des Softwarehauses für insgesamt fünf Tage zwei externe Berater an die Seite gestellt. „Das genügte völlig“, wie Thomas Hugo feststellt. „Die Consulter haben die ersten Info-Cubes erstellt und mir bei dem Aufbau der nächsten nur über die Schultern gesehen und eingegriffen, wo immer das nötig war.“ Leichter Aufbau von Dimensionen und Cubes Es erfolgte eine Umsetzung der Eder-Unternehmens- struktur in 31 Dimensionen und 21 Cubes. Berücksichtigt sind sämtliche Geschäftssegmente, die verschiedenste spezifische Sichten sowohl nach Profit-Centern wie Landtechnik, Fahrzeugbau oder Baumärkte als auch nach Organisationsbereichen wie Verkauf, Ersatzteil- lager oder Werkstatt erlauben. Auf dieser Basis realisierte Eder beispielsweise ein fundiertes Vertriebs- controlling mit Auftragseingang, fakturiertem Umsatz sowie Auftrags- und Warenbestand mit Ist- und Plan- daten. Auf einen Blick ersichtlich und stets aktuell gehalten liegt seither außerdem eine OP-Liste mit Fällig- keitsstruktur im Debitorenbereich vor, und aus der Kostenrechnung wurde eine Kostenstellenrechnung abgebildet. Das Erstellen von Monatsabschlüssen – einst zeitraubende und aufwändige Tätigkeit – entfällt dank Automatisierung der Vorgänge heute komplett. Missstände auf einen Blick erkennen Wie konkret sich mit den Analysemöglichkeiten der neuen BI-Lösung Nutzenpotenziale eröffnen lassen, zeigt ein Beispiel aus dem Geschäftsbereich der Stapler- Vermietung. So signalisiert das System heute über ein 3 ANWENDERBERICHT / Eder GmbH Balkendiagramm die nur selten oder unter einen kriti- schen Wert abgefallene Mietauslastung von Fahrzeu- gen. Nicht rentable Stapler, die als solche bislang allen- falls über die händische Auswertung von Lieferscheinen als solche erkannt wurden, lassen sich somit schnell identifizieren und aus dem Angebot nehmen, um eine nicht gerechtfertigte Kapitalbindung zu vermeiden. Hohes Datenvolumen und ... Dem System liegen immer tagesaktuelle Daten vor, was gerade für die Analyse und Planung von Bestandsdaten – hier ist sprichwörtlich das Heutige morgen schon von gestern – von unschätzbarem Vorteil. Für den dafür erforderlichen täglichen Import der 500.000 Datensätze benötigt der Cubeware Importer in einem gegen 6.45 Uhr automatisch initiierten Prozess etwa 20 Minuten; wegen der großen Datenmenge, die zu bewältigen sind, wurde als Plattform ein SQL-Server gewählt. Die derzeit 30 Endanwender aus Management und Fachabteilungen greifen daraufhin über das Cubeware Cockpit auf die Daten zu und führen damit ihre individuellen Analysen durch. ... individueller Umgang Je nach persönlicher Präferenz kann hier eine Auswer- tung anhand von grafischen und/oder tabellarischen Darstellungen erfolgen. „Überhaupt bietet das Cockpit als zentrale Arbeitsumgebung ein Maximum an Flexibi- lität und Benutzerfreundlichkeit“, wie Thomas Hugo betont. Wesentlicher Vorteil: Alles wird von den Abteilungen autark und damit ohne Abhängigkeit von der IT-Abteilung gesteuert, die – wie so oft im mittelständi- schen Umfeld anzutreffen – personell eingeschränkt ist. 4 ANWENDERBERICHT / Eder GmbH Erfolgreicher Einsatz Durch seine einfache Bedienbarkeit und die direkt sichtbaren Ergebnisse erreichte das BI-System schnell eine hohe Nutzerakzeptanz. Jeder Fachabteilungs- bzw. Kostenstellenverantwortliche hat jetzt einen aktuellen Überblick über sein Themengebiet, und das Unterneh- men kann damit seine heterogenen Geschäftsbereiche erfolgreich unter einem Dach steuern. „Unsere Bereichs- verantwortlichen haben mit dem Cubeware Analyse- system jederzeit Zugriff auf ihre tagesaktuellen Kenn- zahlen“, bringt Thomas Hugo den Erfolg auf den Punkt. „Sie haben damit wesentlich mehr Sicherheit bei ihren Entscheidungen gewonnen.“ Darüber hinaus konnte die EDV-Abteilung um etwa zehn Prozent entlastet werden, da die Controlling-Abteilung das System vollständig selbst bedienen kann. Mit der Einbindung des Batch Reportings sollen zukünftig noch weitere Sachbearbeiter mit ihren speziellen Anforderungen an das Cubeware Analyse- system angebunden werden. So soll sich mit der geplanten Einbindung des Außendiensts der Nutzerkreis auf 80 Mitarbeiter ausweiten. Autor: Andreas Becker ABecker@ars-pr.de Ergänzendes zu Cubeware Die 1997 gegründete Cubeware GmbH mit Sitz in Rosenheim und Niederlassungen in Berlin und Pfungstadt ist einer der führenden Anbieter von Business Intelligence (BI)-Lösungen im deutschspra- chigen Raum. Das Angebot des OLAP-Spezialisten umfasst leistungsstarke Komplett-Lösungen für Analyse, Planung und Reporting sowie Connectivity-Werkzeuge für den Datenimport aus unterschiedlichen Vorsystemen. Seine Produkte sind plattform- unabhängig, flexibel skalierbar und nahtlos in die Welten von Microsoft und SAP integriert – dies belegen das Label Microsoft Gold Certified Partner und die Anerkennung des Cubeware 5 ANWENDERBERICHT / Eder GmbH Analysesystems als SAP® Certified Integration. Mit seinem Leistungsangebot adressiert Cubeware vor allem Controlling- und Fachabteilungen in mittelständischen Unternehmen und Groß- konzernen. Der Vertrieb und die Projektrealisierung erfolgen entweder direkt oder über das stetig wachsende Netz zertifizierter Business Partner in Deutschland, Österreich und der Schweiz.