Optimierte Sicht auf Businessdaten und Geschäftsprozesse am Beispiel Qualitätsmanagement und Logistik-Management

HINTERGRUNDBERICHT Optimierte Sicht auf Businessdaten und Geschäftsprozesse am Beispiel Qualitätsmanagement und Logistik-Management von Andreas Emhart, Principal Consultant, Alegri International Service GmbH Qualität und Effizienz der logistischen Prozesse bestimmen den Unternehmenserfolg maßgeblich mit: Beschaffung, Produktion, Lagerhaltung, Vertrieb – immer wieder ist die Logistik gefragt. Wesentliche Parameter der Logistik sind Bestände, Lieferservice, Durchlaufzeiten, Arbeitsproduktivität, Fehlerquoten, Verpackungen usw. - ebenso wie deren erheblicher Anteil an den betrieblichen Kosten. Und all diese Größen werden gemessen, abgeglichen und bewertet, um gute Ergebnisse auch für das Qualitätsmanagement zu liefern. Die IT ist dabei das Hilfsmittel: Logistische und qualitätsbezogene Standards im Unternehmen EDV-technisch erfolgreich zu führen, ist die Königsdisziplin der Wertschöpfung von IT für das Business. Das Kernproblem dabei ist die Zusammenführung vieler Informationen aus vielen unterschiedlichen Systemen und verschiedenen Standorten. Das bedeutet für Logistik und Qualitätssicherung konkret: • Steuerung von Logistik-Prozessen nach Qualitäts-, Wirtschaftlichkeits- und Kundenorientierung • Verknüpfung unstrukturierter Daten aus unterschiedlichsten Systemen mit Lieferantenkennzahlen • Messbarkeit von Systemen und Prozessen in Abgleich mit der Unternehmensstrategie • Up- and running-instant-Reporting für operative Arbeitsebene und Management Mit dieser ganzheitlichen Sicht könnte der Bereich Logistik kunden-, service- und kostenorientiert gesteuert werden. Und diese Aspekte gelten mit kleinen Perspektivenänderungen ebenso für das Qualitätsmanagement, um die S. 1 v. 10 Qualitäts-Performance multiperspektivisch, kunden-, kosten und strategieorientiert im Blick zu haben. Mit Business Intelligence zu erfolgreicher Unternehmensführung Die Basis einer erfolgreichen Unternehmensführung ist die ganzheitliche Betrachtung der Business Performance. Mit Business Intelligence-Lösungen lassen sich Strategien, Prozesse und Technologien integrieren, um aus verteilten und inhomogenen Daten (des Unternehmens, der verschiedenen Bereiche, des Marktes, des Mitbewerbs) Schlüsselinformationen über Status, Potentiale und Perspektiven zu generieren. Die Herausforderung dabei ist, dass alle wesentlichen Informationen tagesaktuell quellsystemübergreifend zur Verfügung stehen und diese intelligent miteinander verknüpft und auszuwerten sind. Nur so lassen sich für den Manager strategisches Wissen und Trendaussagen für die richtigen Firmenentscheidungen formen – und dies optimal strukturiert und visualisiert. In diesem Entscheidungswissen müssen aber nicht nur die topaktuellen Daten aus allen relevanten Bereichen enthalten sein, sondern auch der Stand der Projekte und eine prozessorientierte Sicht auf sämtliche konsolidierten Informationen. Die Entscheidungsträger wollen diese Informationen dann mit einem Maus-Klick in einer verlinkten Übersicht vor sich haben: unter Berücksichtigung und in Abgleich mit den definierten Unternehmens- bzw. Bereichszielen, inklusive Reportings und Charts und am besten mit der passenden Dokumentenbibliothek hinterlegt. Es gibt mit Hilfe von Scorecard & Prozessportalen Lösungsansätze, die sämtliche vorhandene Systemdaten einbinden können und in einer prognoseorientierten Konsolidierung, Evaluation und Darstellung vereinen. Dabei ist es gleichgültig, ob diese Datenzusammenführung, die Bewertung und Präsentation im Bereich IT, Finanzen, Human Relations, Key Account Management, Supplier Management, Logistik, Qualitätsmanagement oder anderen Bereichen stattfinden soll. Im Bereich Qualitätssicherung sind dies Daten aus ERP-Systemen (z.B. SAP, Mainframe-Anwendungen), Messmittelfähigkeits-Untersuchungen, BDM- S. 2 v. 10 Systemen, Maschinensteuerungssystemen, Prozessfähigkeits-Untersuchungen, Beanstandungsmeldungen, 8D-Reports. In der Logistik wiederum werden Daten benötigt aus ERP-Systemen, Excel- und Access-Datenbanken, Umfragen aus den Fachabteilungen, RFID-Erfassungsdaten, Lieferantenbewertungen, Benchmarks usw. Business Intelligence am Beispiel der Logistik Ich kann nur (wertorientiert) steuern, was ich (intelligent) messe, ist ein in diesem Zusammenhang oft zitierter und hier fortgeführter Leitsatz. Daher steht zu Beginn der erfolgreichen Steuerung von Gewicht und Volumina in der Logistik die Sammlung sämtlicher relevanter Daten aus den unterschiedlichsten Systemen: Daten aus der Beschaffungs-, der Transport- und der Lagerlogistik sowie aus der Produktions- und Vertriebslogistik. Logistic Management Scorecard System (Ausschnitt) Quelle: Alegri Diese Daten aus verschiedensten Quellsystemen werden mittels Datawarehouse und OLAP-Cubes zur Analyse aufbereitet: Die Daten werden als Elemente eines mehrdimensionalen Würfels angeordnet; die Dimensionen des Cubes S. 3 v. 10 beschreiben die Daten und erlauben den Zugriff auf verschiedene Aspekte der Daten auf immer die gleiche Weise. Die Ergebnisse dieser Auswertung (Online Analytic Processing) werden direkt mit den definierten strategischen Zielwerten abgeglichen. Ohne Ziele geht nichts In jedem einzelnen Bereich der Logistik gibt es strategisch erfolgführende Zielgrößen, die erreicht bzw. eingehalten werden sollen. Diese Zielgrößen müssen jedoch in vielen Unternehmen erst einmal ausgewählt, sortiert und definiert werden: Dies geschieht einerseits in sog. Scorecards, andererseits durch die Festlegung von Key Performance Indikatoren (KPIs), die maßgeblich (direkt) die unternehmerischen und logistischen Ziele beeinflussen. Der entscheidende Vorteil: die Ziele werden für jeden Mitarbeiter in seinem Umfeld transparent nachvollziehbar aufgezeigt. Scorecard-Systeme und Key Performance Indikatoren Die Erkenntnisse der amerikanischen Betriebswirtschaftler Robert S. Kaplan und David P. Norton zum System ausgeglichener Zielgrößen-Definitionen, sog. Balanced Scorecards, haben in den letzten zehn Jahren schnell ihren Siegeszug als Führungs- und Kommunikationsinstrument in den Unternehmen angetreten. Dabei ist für den Erfolg der Unternehmensstrategie maßgeblich das ausgewogene Zusammenspiel verschiedener monetärer und nicht-monetärer, inner- wie außerbetrieblicher Kenngrößen, üblicherweise: Finanzen, Kunden und Märkte, Interne Prozesse, Mitarbeiter und Innovationen. Im Bereich Logistik strukturiert sich die Kennzahlenhierarchie in folgende Hauptsegmente des logistischen Regelkreises: Einkauf/Transport = Beschaffung, Lagerlogistik, Produkt/Fertigungslogistik, Distributionslogistik. Diese festgelegten Ziele aus unterschiedlicher geschäftsrelevanter Perspektive werden an definierte Schlüsselfaktoren oder Messgrößen gekoppelt, die sog. Key Performance Indikatoren (KPIs), in denen zu erreichende Werte festgelegt werden ebenso wie Zielgrößen, die nicht über- oder unterschritten werden dürfen. Mit der Prüfung, der Analyse und dem Abgleich der KPIs mit den definierten Schwellwerten lassen sich konkret und problemlos Trends erkennen S. 4 v. 10 und Prognosen ableiten, aber auch kritische Werte anzeigen. Grenzwerte- Unterschreitungen bzw. –Überschreitungen werden sofort gemeldet und lösen Alarm aus. In der Logistik sind dies in der Regel Key Performance Indikatoren für sämtliche Bereiche des Wertschöpfungsprozesses. Dieses betrifft Schnittstellen und Prozesse der innerbetrieblichen Logistik (Intra-Logistik) wie auch der überbetrieblichen Logistik (Supply Chain Management). Auf diese Weise läßt sich die Effizienz der gesamten Wertschöpfungskette von der Rohstoffgewinnung bis zur Distribution beim Endverbraucher transparent messen und aktiv gestalten. Business Performance Scorecarding Quelle: Alegri Bei der Definition der KPIs ist das KISS-Prinzip empfehlenswert: Keep it simple and save - Verwendung von wenigen Kennzahlen, die sich aber ganz klar an der Wertschöpfungskette des Unternehmens orientieren. Weniger ist auch in diesem Fall mehr! S. 5 v. 10 Auch auf die Darstellung kommt es an Die Präsentation der Konsolidierungs- und Analyseergebnisse muß trotz aller Komplexität übersichtlich und strukturiert sein, um eine fundierte Entscheidungshilfe zu geben. Die Visualisierung der Inhalte in personalisierten Webportalen ermöglicht die gleichzeitige Übersicht von Scorecards, Charts und Analysen, die Anbindung des Reportings und den Verweis auf verlinkte Dokumentenbibliotheken. Schwellwertabhängige Alerts werden sofort realisiert und angezeigt. Damit ist eine gut gegliederte Darstellung der wesentlichen Business-Informationen gegeben, die bei Bedarf bis auf die unterste Informationsebene hinuntergebrochen werden kann. Strategische Informationen kompakt und interaktiv Quelle: Alegri Alle relevanten Informationen werden möglichst auf einer einzigen Seite dargestellt, der Drill down in die Kennzahlen für eine tiefer gehende Analyse der Daten ist gegeben. Die Anzeige von Scorecards, Grafiken und Dokumenten ist S. 6 v. 10 interaktiv und ein direkter Zugriff auf Kennzahlen und verknüpfte Dokumente damit möglich.