Projektmanagement - Modellfall

management BI-Praxis Projektmanagement Modellfall. Von Hilmar Buchta* Systematisches Vorgehen entscheidet in Business Intelligence-Projekten besonders über den Erfolg. Anwender und Entscheider müssen von Beginn an eingebunden werden. M ehr als bei anderen IT-Vorhaben sollten die Ver- antwortlichen bei Business Intelligence-Pro- Business Intelligence-Projekt jekten (BI-Projekten) alle notwendigen Vo- raussetzungen klären. Auch der Projektverlauf muss sich iterativ an schnell ändernde Geschäftsanforderungen an- passen. Klassische Methoden wie etwa das V-Modell oder 1 Analyse das Prince 2-Verfahren allein können diese Aspekte nicht abdecken. Diese basieren zwar auf mehreren Jahrzehnten an Erfahrung mit IT-Großprojekten und bilden im Hin- 2 Konzept Qualitätsmanagement blick auf Projektorganisation und Rollen, Verantwortlich- Projektmanagement keiten, Dokumentationen und Freigabeprozesse eine wich- 3 Realisierung tige Grundlage. Da ihr Fokus jedoch auf dem Vorgehen liegt, unterstüt- zen diese Modelle nicht die eigentlichen Projektinhalte. 4 Bereitstellung Tatsächlich können ein BI-Projekt und ein Release-Wechsel im ERP-System organisatorisch sehr ähnlich behandelt und 5 Betrieb Quelle: Oraylis gesteuert werden, fachlich gibt es jedoch gravierende Un- terschiede. Um den Projekterfolg in einer wiederholbaren Weise sicherzustellen, sollte neben der organisatorischen Herangehensweise ganz besonders auch das fachliche Vor- Klare Logik: Phasen eines Vorgehensmodells. gehen, zum Beispiel durch Werkzeuge, Checklisten, Fra- gebögen und Dokumentenvorlagen, standardisiert werden. ihr Ergebnis hinsichtlich der Auswertung zu reduzieren. Dadurch vermeidet das Management im Projekt Fehler und Dies wird in der Praxis leider oft ignoriert – und führt gelangt schneller zu einer hochwertigen Lösung. Dafür ist zu überfrachteten, schwer bedienbaren Systemen. Dies wie- es wichtig, die wesentlichen Erfolgsfaktoren und Risiken derum akzeptieren nur noch wenige Anwender. Denn der der konkreten Projektsituation zu kennen. Dialog mit ihnen ist aufwendiger als die reine Ist-Analyse Ein verbreiteter Fehler in BI-Projekten liegt vor allem der vorhandenen technischen Systeme. Ein Vorgehensmo- in einer rein technischen Wahrnehmung der Herausforde- dell kann hier Anleitungen und Moderationsmethoden be- rung: Weil die Quelldaten in den unterschiedlichen Syste- reitstellen, um die fachlichen Anforderungen in Workshops men bereits vorliegen, unterstellen die Verantwortlichen, und Interviews leichter zu verstehen. dass es gar keinen Spielraum dafür gebe, wie diese Daten Aber inwieweit können Projektmanager besser auf die den Anwendern bereitgestellt werden können. Die Praxis Anforderungen der Anwender eingehen? Bringt es denn et- zeigt, dass dieser Spielraum nicht nur besteht, sondern so- was, hier über Strukturen zu sprechen, die sich mit den vor- gar den eigentlichen Kern des BI-Projekts ausmacht. Die handenen Daten gar nicht abbilden lassen? Diese Vorbe- Projektmanager müssen den Mut aufbringen, die operative halte sind in den meisten Fällen unbegründet. Im Gegenteil Komplexität zu vereinfachen, Kennzahlen bereichsüber- findet man sich häufiger in der Situation, dass Anwender greifend einheitlich zu benennen und viele Sonderfälle auf sich über die rasant wachsenden technischen Möglichkeiten 30 Business Intelligence Magazine 2/10 Hohe Aufmerksamkeit: In Business Intelligence-Projekten lohnt sich die Entwicklung von Prototypen. nicht im Klaren sind und die Anforderungen eher zu einer wollten Grenzen der BI-Lösung abzustimmen. Kommuni- IT-Landschaft aus dem vorherigen Jahrzehnt passen. Ein In- kation kann vielen Problemen vorbeugen. diz für diesen Umstand ist die häufige Anforderung, Daten- Eine dritte Hürde ist oft das fehlende Vertrauen in die extrakte oder Berichte mit unglaublich vielen Spalten (soge- Datenqualität – was das BI-Projekt fast sicher die Akzep- nannte Datentapeten) bereitzustellen. In der Vergangenheit tanz kostet. Deshalb müssen die Verantwortlichen bereits war es häufig so, dass die Fachabteilung sich selbst bei der während der Modellierung Testverfahren konzipieren, die Aufbereitung und Auswertung der Daten helfen musste, da jederzeit die absolute Korrektheit der Ergebnisse sicherstel- die IT hierzu nicht die technischen und zeitlichen Möglich- len. Glücklicherweise lässt sich hier sehr viel automatisie- keiten hatte. Aber gerade bei Business Intelligence wächst das Angebot an gut bedienbaren Analyse- und Auswer- tungswerkzeugen unglaublich schnell. Im BI-Projekt sollte «Bereits während der Modellierung man daher immer einplanen, die Anwender vor der eigent- Testverfahren konzipieren.» lichen Aufnahme aller Detailanforderungen mit den aktu- ellen Möglichkeiten vertraut zu machen. Sehr gut bewährt haben sich hier Prototyp-Entwick- ren (zum Beispiel Vergleiche auf Vollständigkeit der Daten lungen oder Pilotprojekte, aber auch Schulungen in BI-Me- oder der Abgleich von Zwischensummen). Daneben ist es thodik. Nur wer die Möglichkeiten kennt, kann vernünf- aber auch wichtig, alle Berechnungen genau zu definieren tige Anforderungen formulieren. Anstatt eine Datentapete und für Anwender nachvollziehbar zu machen. mit 30 Spalten zu fordern, aus denen sich manuell die be- Spätestens bei der Konsolidierung aller Anforderungen nötigten Kennzahlen berechnen lassen, kann Business In- wird jedoch schnell klar, dass praktisch jedes BI-Projekt die telligence jetzt direkt die Kennzahlen liefern – und zwar Unterstützung des Topmanagements benötigt. Prozesse be- ohne zusätzliche Fehlerquellen und mit sehr viel geringerem treffen nur selten eine einzige Abteilung. Entscheidungen Zeitbedarf. müssen auf einer höheren Ebene getroffen werden können. Ein weiterer wichtiger Grund, warum Fachbereiche Sehr wichtig ist an dieser Stelle auch das Erwartungs- dazu tendieren, ihre Rohdaten komplett eigenständig zu management: Je konkreter sich Management und Anwen- analysieren statt dies einer zentralen BI-Lösung zu über- der die spätere Lösung vorstellen können, umso weniger lassen, liegt häufig in der Angst vor einer erhöhten Trans- wird es anschließend zu Überraschungen kommen. parenz der Kennzahlen. Denn während früher die Fachbe- Da sich die Anforderungen an BI-Projekte direkt aus den reiche die Zahlen selbst ausrechneten, aufbereiteten und Wertschöpfungs- und Geschäftsprozessen des Unterneh- erst nach genauer eigener Prüfung kommentiert weiterlei- mens ergeben und das Projekt vielfach inklusive Planung, teten, kann heute das Management diese Daten einfach per Analyse und Realisierung etliche Monate dauert, ist es eher Knopfdruck ermitteln. untypisch, dass die fachlichen Anforderungen während der Diese Ängste dürfen nicht ignoriert werden. Denn ein Umsetzung konstant bleiben. Geänderte Voraussetzungen BI-Projekt gedeiht am besten in einer Atmosphäre der Be- und Anforderungen nicht zu berücksichtigen, führt deshalb geisterung und der Aufbruchstimmung. Oft ist es hilfreich, zu einer schlechteren Anwendbarkeit der Lösung, Nutzen direkt zu Projektbeginn den Betriebsrat einzubinden, ein und Akzeptanz sinken. Hier ist ein solides Anforderungs- Konzept für die Datensicherheit zu erstellen und sich mit und Änderungsmanagement notwendig, um nicht den Pro- allen Beteiligten genau über die Möglichkeiten und ge- jekterfolg zu riskieren. Business Intelligence Magazine 2/10 31 BI-Praxis management Ein Vorgehen nach dem Wasserfallmodell ist nicht emp- Mit Checklisten kann dies gezielt hinterfragt werden. Ar- fehlenswert, da hier die Ergebnisse erst zu spät vorliegen, chitekturdefizite werden so erkannt, bevor sie in die Um- Änderungsanforderungen häufig verzögert erkannt und setzung gelangen. Auf diese Weise lässt sich die Notwen- Anpassungen dann sehr aufwendig werden. Viel besser ge- digkeit für Kurskorrekturen deutlich vermindern. Um eignet sind iterative Ansätze, bei denen in kurzen Schrit- Themen zu sammeln und zu standardisieren, bieten sich ten vollständige Lösungseinheiten fertiggestellt werden – Fragebögen an. Schnell kommt man hier auf mehrere hun- von der Datenbeschaffung bis zur Präsentationsschicht. In dert Fragestellungen, die sich in Checklisten bündeln las- kleinen Arbeitspaketen können hier die Ergebnisse fachlich sen. Diese können im Projektverlauf geprüft werden, wo- genau festgelegt und geprüft werden. Eine schnelle Anpas- durch sichergestellt wird, dass alle wichtigen Aspekte sung an neue Anforderungen oder eine Umpriorisierung beachtet wurden. Zwischen den einzelnen Projektphasen wird möglich.